Die Seite „Projektzeitplan“

Phasen sind Container, die Aufgaben und Projektprobleme in Gruppen organisieren. Die Gruppen können alles Mögliche darstellen: zum Beispiel Zeiträume, separate Ziele, die zum Abschließen des Projekts erfüllt werden müssen, oder Aufgaben, die einem bestimmten Team oder Mitarbeiter zugewiesen sind.

Die Aufgabenrubrik legt fest, ob Phasen optional oder erforderlich sind. Wenn sie nicht erforderlich sind, können Sie ein Projekt als eine einfache Liste mit Aufgaben erstellen. Oder Sie können mehrere (bis zu 15) verschachtelte Phasenebenen einrichten, um Ihre Aufgaben und Projektprobleme zu organisieren.

Phasen können sich zeitlich überschneiden. Ihre Position im Zeitplanraster deutet nicht unbedingt auf eine zeitliche Beziehung hin. Um Phasen und ihre Aufgaben und Projektprobleme auf einer Zeitachse anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol „Gantt-Diagramm“. Siehe Das Gantt-Diagramm (Zeitachsenansicht).

Im Zeitplan werden Phasenzeilen, die eine Aufgabe oder andere Phase enthalten, hellgrau schattiert dargestellt. Jede Phase besitzt eine eindeutige ID-Nummer, die die Position der Phase im Projektzeitplan anzeigt. Aufgaben und Projektprobleme in der Phase oder Unterphase verfügen ebenfalls über eine eindeutige ID-Nummer. Sie beginnt mit der Phasen-ID-Nummer, gefolgt von einem Dezimalpunkt. Die Zahl nach dem Punkt spiegelt die Position des Eintrags innerhalb der Phase wieder.

Das Enddatum der Phase wird aus dem letzten Enddatum der Aufgaben in der Phase übernommen. Wenn das Enddatum einer Aufgabe innerhalb einer Phase auf ein Datum nach dem Enddatum der Phase geändert wird, wird das Enddatum der Phase entsprechend angepasst.

HINWEIS  Phasen ist kein Status zugewiesen, wenn jedoch alle Einträge in einer Phase auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden, zeigt die Phase in der Statusspalte des Projektzeitplans „Abgeschlossen“ an.
Eine Phase ohne Aufgaben kann nicht auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden.

Im Projektzeitplan werden zwei Arten von Zuweisungen angezeigt:

• Aufgaben werden einem oder mehreren internen Mitarbeitern oder Kundenkontakten zugewiesen. Interne Mitarbeiter können an einer Aufgabe arbeiten, sie abschließen und Zeit darauf eintragen. Bei Kundenprojekten wird die Mitarbeiterzeit zu Abrechnungszwecken unter „Genehmigen und Buchen“ angezeigt. Kundenkontakte können an einer Aufgabe arbeiten und sie abschließen, wenn sie Zugang zum Kundenportal haben.

• Projektprobleme sind interne Aufgaben, die meist nicht Teil des ursprünglichen Projektzeitplans sind, sondern im Laufe des Projekts hinzugefügt werden, um unerwartete Bedürfnisse zu handhaben. Sie sind häufig von hoher Priorität, da sie das Projekt potenziell entgleisen lassen können.

Aufgaben und Projektprobleme sind mit Ausnahme von Folgendem identisch:

• Im Projektzeitplan werden Projektprobleme anhand eines Symbols für Projektprobleme identifiziert. Um das Symbol für Projektprobleme anzuzeigen, wählen Sie die Spalte „Projektproblem“ in der Spaltenauswahl aus.

• Im Dashboard „Projekte“ wird ein Link zu all Ihren offenen Projektproblemen angezeigt.

• Projektprobleme können im Gegensatz zu Aufgaben von Kundenportalbenutzern erstellt werden.

HINWEIS  Wir empfehlen Ihnen, Aufgaben für den Großteil Ihrer Projektarbeiten zu verwenden. Verwenden Sie Projektprobleme für Arbeitsaufgaben, denen Sie sich besonders widmen müssen, wie beispielsweise unvorhergesehene Aufgaben oder Aufgaben, die potenziell ein Projekt verzögern.

Aufgaben und Projektprobleme können auf Projektebene liegen oder in eine Phase oder Unterphase eingebettet sein. Sie können sich innerhalb des Projekts unabhängig verhalten oder zugewiesene Abhängigkeiten besitzen.

HINWEIS  Sofern nicht anders angegeben, beinhaltet „Aufgaben“ sowohl Aufgaben als auch Projektprobleme.

Jede im Projektzeitplan aufgeführte Phase, Aufgabe und Projektproblem hat eine ID-Nummer. Die ID-Nummern verwenden Dezimalstellen, um die Position für jeden Eintrag im Projektzeitplan sowie seine Beziehung zu den anderen Projektzeitplaneinträgen anzuzeigen. Wenn Sie eine Phase, Aufgabe oder ein Projektproblem im Projektzeitplan verschieben, wird die ID-Nummer des Eintrags aktualisiert, um der neuen Position im Projektzeitplan zu entsprechen.

ID-Nummern sind unabhängig vom Datum des Projektzeitplaneintrags. Eine hohe ID-Nummer bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt im Projekt geplant ist.

Um Einträge oder Datumsangaben von Einträgen zu verschieben oder einen neuen Eintrag unter einem bestimmten Eintrag hinzuzufügen, müssen Sie den Eintrag auswählen.

Sie können eine beliebige Zeile im Projektzeitplan auswählen und Sie an eine neue Position ziehen.

1. Klicken und halten Sie die ID-Nummer der Zeile.
2. Wenn Sie den Pfeil mit vier Spitzen sehen, halten Sie die Zeile weiterhin, während Sie sie an ihre neue Position ziehen.
3. Lassen Sie die Zeile los.

Die ID-Nummer des Eintrags, den Sie verschieben, sowie die der Einträge, die diesem im Projektzeitplan folgen, werden automatisch aktualisiert.

HINWEIS  Das Verschieben der Position eines Eintrags im Projektzeitplan hat keinen Einfluss auf die Start- und Enddaten von Einträgen.

Das Kontextmenü und das Sammelmenü enthalten Optionen, um die Hierarchieebene eines Projektzeitplaneintrags durch Ein- oder Ausrücken des Eintrags zu ändern.

• Durch Einrücken (Umschalttaste + Strg + Pfeil nach rechts) wird der Eintrag nach rechts verschoben, eine Ebene nach unten in der Projektdarstellung.
• Durch Ausrücken (Umschalttaste + Strg + Pfeil nach links) wird der Eintrag nach links verschoben, eine Ebene nach oben in der Projektdarstellung.

Die ID-Nummer wird angepasst, um die neue Position des Eintrags in der Hierarchie darzustellen.

Wenn Sie eine Aufgabe oder Phase einrücken, die sich bereits auf der untersten Ebene dieses Zweigs befindet, wird der Eintrag in der darüber liegenden Zeile eine Unterphase und eine Kopie der Aufgabe oder Phase wird erstellt und in die Unterphase verschoben.

Vor dem Einrücken:

Nach dem Einrücken:

Wenn Sie eine Aufgabe oder eine Unterphase ausrücken, verliert sie die ID-Nummerierung der darüberliegenden Phase. Durch das Ausrücken wird keine Phase oder Unterphase erstellt.

Die zweite Spalte für jede Zeile im Projektzeitplan zeigt das Kontextmenüsymbol  an. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um ein Befehlsmenü zu öffnen. Nicht alle Befehle sind für jede Art von Eintrag verfügbar.

Im Spaltenkopf der ID-Spalte wird ein kleiner Pfeil nach unten angezeigt, der das Sammelmenü öffnet. Das Sammelmenü bietet Befehle, um Handlungen an mehreren ausgewählten Zeilen vorzunehmen.

Der Zeitplan verfügt über sechs erforderliche Spalten: Warnung, Phase/Aufgabe/Projektproblem, Startdatum, Enddatum, Tätigkeitsart und Mitarbeiter. Mehrere dutzend zusätzliche Spalten stehen in der Spaltenauswahl zur Verfügung.

Wenn Sie versuchen, Aufgaben oder Projektprobleme mit einer Aufgabenrubrik hinzuzufügen, die zusätzliche erforderliche Felder hat, erhalten Sie eine Nachricht, dass Sie die Spalten zum Projektzeitplanraster hinzufügen müssen. Klicken Sie auf das Symbol für die Spaltenauswahl und verschieben Sie die erforderliche Spalte vom Bereich „Verfügbare Spalten“ in den Bereich „Ausgewählte Spalten“.

Die Warnungsspalte zeigt ein Kalendersymbol in einer Zeile an, wenn Änderungen an diesem Eintrag Abhängigkeiten von Vorgängern beeinträchtigen, den rechtzeitigen Abschluss einer Aufgabe verhindern oder andere Abweichungen von automatisch berechneten Daten verursachen.

BEISPIEL  Ein Datum wurde manuell angepasst oder das Datum einer Phase hat sich verschoben, und dadurch wurden untergeordnete Einträge ebenfalls verschoben. Es kann auch anzeigen, dass die Aufgabe eine andere Aufgabe von einem pünktlichen Start abhält, zum Beispiel, wenn eine Aufgabe mit festgelegter Dauer eine Vorgängeraufgabe und nicht abgeschlossen ist und das aktuelle Datum nach dem Enddatum der Aufgabe liegt.

Ein Ausrufezeichen im Kalender weist auf ein oder mehrere der folgenden schwerwiegenden Probleme hin:

• Die Aufgabe kann möglicherweise nicht pünktlich abgeschlossen werden oder ist bereits überfällig.
• Eine Nachfolgeaufgabe wurde vor der Vorgängeraufgabe abgeschlossen.
• Ein manuell eingegebener Wert für „% abgeschlossen“ unterscheidet sich vom systemberechneten Wert.
• Die Aufgabe hat mehr als eine Warnung ausgelöst.

Klicken Sie auf das Symbol, um die Seite für die Warnmeldung zu öffnen. Sie sehen eine oder mehrere Meldungen, welche die Bedingung für das Auslösen der Warnung beschreiben.

Für die meisten Warnungen bietet die Nachricht eine Option zum Korrigieren oder Verbessern des Zustands. Sie können klicken, um die Option zu implementieren, oder die Warnmeldung ohne weitere Maßnahmen schließen.

Um ein Meilensteinsymbol anzuzeigen und so jede im Projektzeitplan mit einem Meilenstein verbundene Phase leicht zu identifizieren, wählen Sie die Spalte „Meilenstein“ in der Spaltenauswahl aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Zugehörige Vertragsmeilensteine verwalten.