Einen Projektwarenposten hinzufügen oder bearbeiten

SICHERHEIT  Berechtigung zur Anzeige von Projekten. Siehe Sicherheitseinstellungen für Projekte.

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1. Um einen neuen Warenposten für einen Vertrag, ein Projekt oder ein Ticket zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Warenposten.
   

HINWEIS  Wenn Sie einen Warenposten zu einem Projekt oder Ticket hinzufügen, das mit einem Vertrag verbunden ist, für den Warenpostenvorgaben für die von Ihnen gewählte Artikelgruppe konfiguriert ist, überschreiben die vertraglichen Warenpostenvorgaben die Einstellungen der Artikelgruppe. Siehe die Feldbeschreibungen in der nachfolgenden Tabelle.

2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feldname	Beschreibung
Artikel	Um einen Warenposten aus einem Artikel zu erstellen, beginnen Sie mit der Eingabe des Gerätenamens und wählen Sie aus der Liste der angezeigten Übereinstimmungen aus oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol rechts neben dem Feld Artikel und wählen Sie einen Artikel aus. Bei Artikeln, die Bestandsartikel sind, zeigt die Spalte Bestände verfügbar in der Tabelle der gefilterten Ergebnisse an, wie viele Artikel gegenwärtig in den Beständen vorhanden sind. Wenn Sie einen Bestandsartikel ausgewählt haben, werden die Tabellen Noch benötigte Artikel und Bereits entnommene, empfangene oder bestellte Artikel unten auf den Seiten Neuer Warenposten und Warenposten bearbeiten angezeigt. Siehe Bestandsraster auf der Seite „Warenposten“. Um Informationen zu Artikelkosten in der Artikelauswahl zu sehen, ist die Berechtigung zum Anzeigen von internen Service Desk- und Projektkostendaten erforderlich.
Artikelgruppe	Die Artikelgruppe ist die erforderliche Abrechnungsgruppe für Warenposten. Sie weist dem Warenposten eine Steuerkategorie zu. Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, wird die Artikelgruppe automatisch eingetragen, kann jedoch geändert werden (im Allgemeinen nicht empfohlen). Um einen Warenposten für ein Gerät zu erstellen, das nicht auf Ihrer Artikelliste steht, lassen Sie das Feld Artikel leer und wählen Sie eine Artikelgruppe aus. Die Felder Warenpostenname, Beschreibung, Einkaufspreis und Einzelpreis werden mit Daten aus der Artikelgruppenliste ausgefüllt, und der Warenpostenname ist standardmäßig der Name der Artikelgruppe. Sie können die Felder Warenpostenname und Beschreibung bei Bedarf bearbeiten. In der Datenauswahl für Artikelgruppen sind Kosteninformationen nur dann sichtbar, wenn Sie berechtigt sind, interne Ticket- und Projektkostendaten anzuzeigen. Beziehen Sie sich auf Service Desk- oder Projektberechtigungen im Thema Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten. Wenn Sie eine Artikelgruppe zu einem Vertrag mit Warenpostenvorgaben oder zu einem Projekt oder Ticket mit einem zugewiesenen Vertrag hinzufügen, überschreiben die vertraglichen Warenpostenvorgaben den Einkaufspreis, den Einzelpreis und die Abrechnungseinstellungen, die in Admin festgelegt wurden. Siehe Vertragliche Warenpostenvorgaben. Wenn die Systemeinstellung für die Fahrtkostenstandards aktiviert ist und Sie die in der Systemeinstellung festgelegte Artikelgruppe auswählen, wird das Feld Anzahl den Standardwert des zugehörigen Firmenstandorts für die Fahrstrecke des Hin- und Rückwegs übernehmen und das Kontrollkästchen Abrechenbar für Firma wird standardmäßig aktiviert. Die Systemeinstellung legt außerdem fest, ob die Felder Anzahl, Einkaufspreis, Einzelpreis und Abrechenbar für Firma vom Benutzer bearbeitet werden können oder schreibgeschützt sind. Dieses Feld ist für Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- und Ticketwarenposten deaktiviert. Der Name der Artikelgruppe wird standardmäßig auf die Systemgruppe gesetzt, die unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Abrechnungsgruppen > Registerkarte Artikelgruppe konfiguriert ist.
Warenpostenname*	Für den Warenpostennamen wird standardmäßig der Artikelname (wenn Sie aus der Liste Artikel ausgewählt haben) oder die Artikelgruppe (wenn Sie aus der Liste Artikelgruppe ausgewählt haben) eingetragen. Sie können einen anderen Warenpostennamen eingeben. Bei Vertragswarenposten, die automatisch für Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt werden, ist der Warenpostenname standardmäßig „[Artikelgruppenname] [Startdatum des Kaufs - Enddatum des Kaufs]“.
Beschreibung	Das Feld Beschreibung wird standardmäßig mit der Artikelbeschreibung (wenn Sie aus der Liste Artikel ausgewählt haben) oder der Artikelgruppenbeschreibung (wenn Sie aus der Liste Artikelgruppe ausgewählt haben) ausgefüllt. Sie können eine andere Beschreibung eingeben. Bei Vertragswarenposten, die einem Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkauf zugeordnet sind, ist die Beschreibung leer, kann jedoch bearbeitet werden.
Anzahl*	Geben Sie die Anzahl für diese Rechnungsposition ein. Beachten Sie, dass dieses Feld bis zu vier Dezimalstellen annimmt. Die Standardeinstellung der Anzahl ist 1,000. HINWEIS  Wenn Sie nicht berechtigt sind, interne Kostendaten anzuzeigen, dann ist die Zeile Einkaufspreis nicht sichtbar. Das bearbeitbare Feld Anzahl erscheint in der Zeile Einzelpreis. Wenn ein Bestandsartikel ausgewählt wurde, kann die Anzahl nicht kleiner sein als die Summe der entnommenen, übertragenen und versandten/gelieferten Einheiten für diesen Warenposten. Dieses Feld ist bei Vertragswarenposten, die über einen Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkauf erstellt wurden, schreibgeschützt und listet die Anzahl der gekauften Stunden (Stundenkontingentvertrag) oder Tickets (Ticketvertrag) auf. Die Anzahl für Vorauszahlungsverträge beträgt immer 1,000. HINWEIS  Wenn die Beschaffung aktiviert ist, wird durch Erhöhen oder Verringern der Warenposten-Anzahl die Menge in der zugehörigen Bestellung aktualisiert.
Einkaufspreis	HINWEIS  Wenn Sie nicht berechtigt sind, interne Kostendaten anzuzeigen, dann ist dieses Feld nicht sichtbar. Wenn Sie einen Artikel aus der Liste Artikel ausgewählt haben, wird der Einkaufspreis aus den Artikelkosten eingetragen. Wenn das Bestandsmodul aktiviert ist und ein Bestandsartikel ausgewählt wird, werden die tatsächlichen Kosten für einen Artikel oder eine Einheit verwendet, die während des Eingangsvorgang erfasst wurden. Wenn Sie eine Artikelgruppe ausgewählt haben und keine Warenpostenvorgaben gelten, wird dieser Wert aus der Liste Artikelgruppe übernommen. Wenn vertragliche Warenpostenvorgaben für die ausgewählte Artikelgruppe konfiguriert sind, überschreiben diese die Admineinstellungen für den Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird dieses Feld bzw. diese Spalte in der internen Währung angezeigt. Akzeptieren Sie den Betrag oder geben Sie einen neuen Einkaufspreis ein.
Gesamtkosten	Gesamtkosten HINWEIS  Wenn Sie nicht berechtigt sind, interne Kostendaten anzuzeigen, dann ist dieses Feld nicht sichtbar. Der Standardwert in diesem Feld wird anhand von Einkaufspreis x Anzahl berechnet. Sie können diesen Wert jedoch überschreiben. Wenn Sie diesen Betrag ändern, wird der Einkaufspreis neu berechnet (Gesamtkosten/Anzahl = neuer Einkaufspreis). Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird dieses Feld bzw. diese Spalte in der internen Währung angezeigt.
Einzelpreis	Einzelpreis Das Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören. Dies ist der Preis eines Postens für den Kunden, bevor ein Rabatt angewandt wird. Wenn Sie den Posten auswählen, wird der Einzelpreis aus der Bezugsliste eingetragen (falls vorhanden), kann jedoch bearbeitet werden. Warenposten: Wenn Sie eine Artikelgruppe ausgewählt haben und keine Warenpostenvorgaben gelten, wird dieser Wert aus der Artikelgruppenliste übernommen. Wenn vertragliche Warenpostenvorgaben für die ausgewählte Artikelgruppe konfiguriert sind, überschreiben sie die Admineinstellungen für den Warenposten. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. Standardmäßig wird der Stundenkontingent- oder Vorauszahlungsbetrag oder der Incident-Satz für den Kauf angezeigt. Wenn Sie jedoch Warenpostenvorgaben verwendet haben, um diese nicht abrechenbar zu machen, kann der Warenposten dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragliche Warenpostenvorgaben. HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird dieses Feld bzw. diese Spalte in der Kundenwährung angezeigt. Akzeptieren Sie den Betrag oder geben Sie einen neuen Einzelpreis ein. Beachten Sie, dass Sie einen negativen Betrag eintragen können, der den Abrechnungsvorgang durchlaufen wird.
Abrechenbarer Betrag*	Abrechenbarer Betrag Der Standardwert in diesem Feld wird anhand von Einzelpreis x Anzahl berechnet. Sie können diesen Wert jedoch überschreiben. Wenn Sie diesen Betrag ändern, wird der Einzelpreis neu berechnet (abrechenbarer Betrag/Anzahl = neuer Einzelpreis). Beachten Sie, dass Sie einen negativen Betrag eintragen können, der den Abrechnungsvorgang durchlaufen wird. Bei Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- und Ticketkäufen hängt dieses Feld von Ihren Warenpostenvorgaben ab. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragliche Warenpostenvorgaben. HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird dieses Feld bzw. diese Spalte in der Kundenwährung angezeigt. HINWEIS  Dieses Feld ist für Co-managing Mitarbeiter ausgeblendet.
Geschätzte Kosten (nur Projektwarenposten)	Geschätzte Kosten Der Betrag, den Sie von den vertragsarbeits- oder Projektwarenposten erwarten. Wenn Sie nicht berechtigt sind, interne Kostendaten anzuzeigen, dann ist dieses Feld nicht sichtbar. HINWEIS  Wenn Sie angebotene Artikelwarenposten aus QuoteWerks importieren, wird der angebotene Betrag in dieses Feld importiert.
Notizen	Speichern Sie hier zusätzliche auf den Warenposten bezogene Details. Sie können bis zu 2.000 Zeichen eingeben.
Kaufdatum*	Kaufdatum Das Datum, an dem der Posten gekauft wurde. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. Standardmäßig wird das Kaufdatum der Warenposten in diesem Feld angezeigt. Dieses Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch bearbeitet werden.
Abrechenbar für Firma	Abrechenbar für Firma Dieses Kontrollkästchen bestimmt, ob der Warenposten der Firma in Rechnung gestellt wird, die unter Genehmigen & Buchen angezeigt wird. Wenn Sie einen Warenposten erfassen, der dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden soll, entfernen Sie die Markierung dieses Kontrollkästchens. Dieses Feld ist standardmäßig ausgewählt. Wenn vertragliche Warenpostenvorgaben für die ausgewählte Artikelgruppe konfiguriert sind, überschreiben deren Abrechnungseinstellungen die Admineinstellungen für den Warenposten. Bei Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- und Ticketkäufen hängt die Standardeinstellung von Ihren Warenpostenvorgaben ab, kann aber bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragliche Warenpostenvorgaben. HINWEIS  Alle erfassten Warenposten erscheinen unter > Verträge > Genehmigen und Buchen > Registerkarte Warenposten, egal, ob das Kontrollkästchen Abrechenbar für Firma markiert ist oder nicht. Die endgültige Abrechnungsentscheidung liegt beim Finanzgenehmiger.
Warenpostenart	Warenpostenart Die Warenpostenart kategorisiert, wie Sie Warenposten für Ihr Geschäft handhaben. Sie können gegebenenfalls Operational oder Capitalized auswählen. Dieses Feld zeigt standardmäßig Betriebskosten für Vertragswarenposten an, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. Informationen über den Unterschied zwischen CAPEX (Investitionskosten) und OPEX (Betriebskosten) finden Sie in diesem Artikel (in englischer Sprache).
Service/Servicepaket	Wird nur dann angezeigt, wenn Sie über Zugriffsrechte zum Ändern des Services/Servicepakets auf einem Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten verfügen. Dieses Feld ist standardmäßig leer. Wenn jedoch der mit dem Warenposten verbundene Vertrag bzw. Projekt oder Ticket mit einem Servicevertrag verbunden ist, können Sie einen Service oder ein Servicepaket im Vertrag auswählen und dem Warenposten zuweisen. Wenn es sich beim ausgewählten Vertrag nicht um einen Servicevertrag handelt oder wenn kein Vertrag ausgewählt wurde, ist das Feld deaktiviert.
Gerät erstellen	Wenn Sie einen Artikel aus der Artikelliste ausgewählt haben und der Firma zuordnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gerät anlegen. Wenn der Warenposten gespeichert wird, wird der Geräteassistent automatisch gestartet. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Artikel als Gerät installieren. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden, nicht markiert und ist deaktiviert.
Bestellnummer	Bestellnummer Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, und wird immer auf Arbeitsaufwand und Warenposten angewandt. Wenn Sie einem Angebot eine Bestellnummer zuweisen (auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen) und dann die damit verbundene Verkaufschance unter Verwendung des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance abschließen, übernehmen alle Warenposten, die im Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt wurden, die Bestellnummer. Wenn Sie einem Vertrag eine Bestellnummer zuweisen, übernehmen die zugehörigen Rechnungspositionen die Bestellnummer des Auftrags. Wenn Sie Projekten, Tickets oder Aufgaben eine Bestellnummer zuweisen, setzt diese Bestellnummer die Bestellnummer des zugeordneten Vertrags außer Kraft. Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma. Siehe Mit Bestellnummern arbeiten.
Interne Bestellnummer	Interne Bestellnummer Eine interne Bestellnummer für einen Warenposten. Diese ist nur als interne Referenz gedacht und wird nicht bei der Abrechnung verwendet.
Interne Rechnungsnummer	Interne Rechnungsnummer Eine interne Rechnungsnummer für den Warenposten, die lediglich als Referenz verwendet wird.
Status	Dies ist der Beschaffungsstatus des Warenpostens. Wenn die Beschaffung aktiviert ist, basieren die Statusoptionen auf dem aktuellen Status, und einige Status werden automatisch festgelegt. Details zum Status des Warenpostens im Beschaffungsprozess finden Sie unter Einführung in die Bestandsführung. Wenn die Beschaffung nicht aktiviert ist, können Sie manuell einen beliebigen Status auswählen. Um Einheitlichkeit zu gewähren, sollte Ihre Firma Richtlinien für die Statuswahl bei Warenposten festlegen. Wenn Sie den Status eines Warenpostens zu Storniert ändern, werden die Felder Einkaufspreis und Einzelpreis auf Null gesetzt und der Warenposten wird aus „Genehmigen & Buchen“ entfernt. Wenn ein geschätztes Eingangsdatum zur Bestellposition hinzugefügt wurde, wird dies in Klammern nach dem Status angezeigt.

3. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Abrechenbare und nicht abrechenbare Warenposten erscheinen hier: > Verträge > Genehmigen und Buchen > Registerkarte „Warenposten“.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posten auf der Warenpostenseite des zugehörigen Vertrags, Projekts oder Tickets.
2. Definitionen der Felder finden Sie in der vorstehenden Tabelle.

Es gelten die folgenden Einschränkungen:

• Wenn ein Warenposten genehmigt und gebucht wurde, können Sie lediglich das Kontrollkästchen Gerät anlegen sowie das Eingabefeld Status bearbeiten. Sie können außerdem Änderungen an den Rastern „Noch benötigte Artikel“ und „Bereits entnommene, empfangene oder bestellte Artikel“ vornehmen.
• Das Feld Artikel ist für Warenposten deaktiviert, die für Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden.
• Sie können das Eingabefeld Anzahl nicht bearbeiten, wenn Sie einen Ticketwarenposten bearbeiten, der mit einem Gerät verbunden ist, und alle der folgenden Bedingungen zutreffen:
  • Das Gerät wurde mithilfe des Assistenten Geräteaustausch ersetzt
  • Das Gerät ist serialisiert und
  • Das Gerät wurde unter der ursprünglichen Seriennummer in den Bestand zurückgegeben.

Das erste Raster zeigt eine Liste der Lagerorte an, an denen die Artikel zur Erfüllung des von Ihnen hinzugefügten Warenpostens bereits im Lagerbestand sind.

Wenn Sie in der Lage sind, alle für diesen Warenposten benötigten Artikel aus dem Bestand zu entnehmen, wird das Raster Noch benötigte Artikel nicht länger angezeigt. Stattdessen sehen Sie das Raster Bereits entnommene, empfangene oder bestellte Artikel.

Artikel, die an keinem Lagerort verfügbar sind, starten den Beschaffungsprozess. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, wird der Status in Warten auf Genehmigung aktualisiert.

Wenn Sie nicht über genügend Einheiten in den Beständen verfügen, werden beide Raster angezeigt.

Das Raster listet alle Lagerorte auf, aus denen die Artikel entnommen oder bestellt wurden. Wenn Artikel an einen Mitarbeiter übertragen wurden, wird im Raster außerdem MITARBEITER: [Name des Mitarbeiters] angegeben.

WICHTIG  Auftragsänderungen für Projekte sind vollkommen unabhängig von Change Management (siehe Change Management). Sie sind einfach eine Möglichkeit, um zu erfassen, wenn Kunden in der Mitte eines laufenden Projekts Ihre Meinung ändern und optional dies dem Kunden in Rechnung zu stellen. Beispiel: Wir möchten iPhones statt den Android-Mobilgeräten, die ursprünglich angegeben wurden. Mithilfe von Change Management können Sie andererseits Änderungen in Ihrer eigenen Organisation verwalten.

Ein Auftragsänderungsposten ist mit einer Aufgabe verbunden. Damit können Sie Arbeitsaufwand protokollieren, der die ursprüngliche Projektschätzung für die Aufgabe übersteigt. Er kann auch zusätzliche Warenposten erfassen, die dem Projekt hinzugefügt wurden.

1. Wählen Sie im Kontextmenü der Aufgabe Neu > Auftragsänderung (Warenposten) aus.
2. Die Seite „Projektwarenposten“ wird geöffnet. Die meisten Felder sind mit den Standardfeldern bei Projektwarenposten identisch. Die sich anders verhaltenden Felder werden in der nachstehenden Tabelle beschrieben.

3. Wenn die Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Speichern. Der neue Auftragsänderungsposten wird auf der Seite Warenposten & Spesen angezeigt. Ein Häkchen in der Spalte Auftragsänderung zeigt an, dass die Auftragsänderung über das Kontextmenü der Aufgabe erstellt wurde.