Anhänge hinzufügen und verwalten

SICHERHEIT  Zugriff auf das Objekt

SICHERHEIT  Für Anhänge an CRM-Entitäten, Sicherheitsstufe mit CRM-Zugriff und entsprechenden Objektberechtigungen für Anhänge

NAVIGATION  Unterschiedlich, siehe nachfolgend.

Informationen über Anhänge

Anhänge sind externe Dateien, die mit einem der folgenden Autotask-Objekte verknüpft sind:

  • Co-managing Benutzer
  • CRM-Notiz & To-Do
  • RMM-Gerät
  • Gerätename
  • Dokument
  • Spesenbericht
  • Knowledge Base-Beiträge
  • Notiz
  • Verkaufschance
  • Organisation
  • Projekt, Aufgabe, Projektproblem
  • Projektnotiz
  • Mitarbeiter
  • Auftrag
  • Ticket, Ticketserie

BEISPIEL  Sie können einen Lebenslauf zu einem Mitarbeiter hinzufügen, Arbeitsanweisungen zu einem Ticket, einen Projektplan zu einem Projekt und eingescannte Belege zu einem Spesenbericht.

HINWEIS  Wenn Sie von den meisten Seiten einen Anhang hinzufügen, können Sie den Anhang auch per E-Mail an einen Kontakt, einen anderen Autotask-Mitarbeiter oder an eine beliebige E-Mail-Adresse senden. Sie können keine Anhänge des Mitarbeiter-Managements per E-Mail versenden.

Es gibt keine Begrenzung bezüglich der Anzahl von Anhängen, die Sie an Autotask-Objekte wie beispielsweise Firmen oder Tickets anhängen können. Allerdings ist die Größe der individuellen Dateien beschränkt, und bei Anhängen bei Benachrichtigungsmails wird die kombinierte Dateigröße der Anhänge insgesamt begrenzt:

Anhangsvorgang Individuelles Dateigrößenlimit Kombiniertes Limit beim gleichzeitigen Hochladen mehrerer Dateien
In die Autotask-Benutzeroberfläche hochgeladene Dateien
Beispiel: Anhänge bei Projekten oder Firmen		 10 MB Kein Limit
Dateien werden über das Outlook-Erweiterungsmodul zu Autotask hochgeladen 10 MB Kein Limit
Anhänge werden von der eingehenden E-Mail-Verarbeitung oder ATES verarbeitet 5 MB* 10 MB*
Gesamtgröße der eingehenden E-Mail, einschließlich Anhänge 30 MB Nicht zutreffend
Dateien werden an Benachrichtigungsmails angehängt 10 MB** 10 MB**

* Wenn eine eingehende E-Mail über einen einzelnen Anhang verfügt, der größer als das Limit von 5 MB ist, oder mehrere Anhänge mit einer Gesamtgröße von mehr als 10 MB hat, dann wird das Ticket erstellt, jedoch werden die Anhänge nicht hinzugefügt. Die Anhänge können aus der ursprünglichen E-Mail abgerufen und manuell zum Ticket hinzugefügt werden.

** Wenn ein einzelner Anhang oder alle Anhänge zusammen größer als 10 MB sind, werden die Dateien zur Benachrichtigung in Autotask hinzugefügt und die E-Mail gesendet, jedoch werden die Anhänge nicht in der E-Mail beinhaltet.

Autotask blockiert bestimmte Dateitypen, die potenziell gefährliche Viren enthalten können.

Autotask akzeptiert die folgenden Dateiformate nicht: ade, adp, app, asp, aspx, bas, bat, bin, cer, chm, class, cmd, cnt, com, cpl, crt, csh, cshtml, der, exe, fon, fxp, gadget, hlp, hpj, hta, inf, ini, ins, isp, its, iw, js, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, osd, pcd, php, pif, plg, prf, prg, ps1, ps1xml, ps2, ps2xml, psc1, psc2, pst, reg, scf, scr, sct, sh, shb, shs, sys, tgz, tmp, url, vb, vbe, vbp, vbs, vsmacros, vsw, ws, wsc, wsf, wsh, xnk. Darüber hinaus werden Videodateien nicht unterstützt.

Anhänge hinzufügen

  1. Gehen Sie zu dem Objekt, dem Sie eine Datei hinzufügen möchten.
Objekt Pfad
Vertragsnotiz Vertragsnotiz > Registerkarte „Anhänge“ > Anhang hinzufügen
CRM-Notiz oder To-Do CRM-Notiz oder To-Do > Neue Anhänge hinzufügen > Anhang hinzufügen
RMM-Gerät

Ticketseite > Registerkarte „Anhänge“ > Neu

Geräteseite > Registerkarte „Aktivität“ > Neuer Anhang

Geräteseite > Registerkarte „Aktivität“ > Neue Notiz > Anhang hinzufügen

Dokumentationsverwaltung

 Seiten „Neues Dokument“ und „Dokument bearbeiten“ > Anhang hinzufügen
Spesenbericht Spesenbericht > Neuer Anhang

Knowledge Base

 Seiten „Neuer Beitrag“ und „Beitrag bearbeiten“ > Anhang hinzufügen
Verkaufschance

Verkaufschancenseite > Registerkarte „Aktivität“ oder Schnellzugriffsleiste > Neuer Anhang

Verkaufschancenseite > Registerkarte „Anhänge“ > Neu
Organisation

Firmenseite > Registerkarte für Extras „Anhänge“ > Neu

Firmenseite > Registerkarte „Aktivität“ > Neuer Anhang
Projekt Projektmenü > Anhänge > Neu
Projektnotiz Projektnotiz > Registerkarte „Anhänge“ > Anhang hinzufügen
Mitarbeiter > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer > Kontextmenü > Mitarbeiter bearbeiten > Registerkarte Anhänge > Anhang hinzufügen
Auftrag Auftrag > Neu > Anhang
Aufgabe oder Projektproblem Projektmenü > Projektzeitplan > Kontextmenü für Aufgabe oder Projektproblem > Neu > Anhang oder Aufgabendetails > Registerkarte „Aktivität“ oder Schnellzugriffsleiste > Neuer Anhang
Ticket

Ticketseite > Registerkarte „Anhänge“ > Neu

Ticketseite > Registerkarte „Aktivität“ oder Schnellzugriffsleiste > Neuer Anhang
Ticketnotiz Ticketnotiz > Anhang hinzufügen
Zeiteintrag Zeiteintrag > Anhang hinzufügen

Das Fenster Neuer Anhang wird geöffnet.

HINWEIS  Das Erscheinungsbild der Seite Neuer Anhang kann je nach Objekttyp und dem Ort, von dem aus Sie auf die Seite zugreifen, leicht von der gezeigten Abbildung abweichen.

  1. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Feld Beschreibung
Allgemein
Anhang zu diesem Ticket und seinem/n X Incident(s) hinzufügen
(Nur Problemtickets)		 Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, um den Anhang sowohl zum Problemticket als auch zu allen verbundenen Incidents hinzuzufügen. Dieses Kontrollkästchen wird nur dann angezeigt, wenn eine Notiz zu einem Problemticket hinzugefügt wird, das mindestens über einen Incident verfügt. Ausführliche Informationen zu Problem-/Incident-Tickets finden Sie unter Mit Problem- und Incident-Tickets arbeiten.
Art Wählen Sie aus, wie die Datei mit dem Objekt verknüpft wird. Zu den Optionen gehören:
Anhang : Die Datei wird auf den Autotask-Server hochgeladen. Dies wird empfohlen, wenn die Datei allen Benutzern mit Zugriff auf dieses Objekt zur Verfügung stehen soll.
Dateiverknüpfung oder Ordnerverknüpfung: Speichert den Pfad zur Datei auf Ihrem PC oder Netzlaufwerk. Wird empfohlen, wenn alle Benutzer über ein VPN Zugriff auf den Speicherort der Datei haben.

URL: Speichert die URL eine Webseite oder eines Dokuments auf einer FTP-Site. Sie müssen die vollständige URL kopieren und in das Feld einfügen.

HINWEIS  URL-Anhänge erscheinen in Autotask als Hyperlinks direkt zum Inhalt. Da externe Webadressen eine Sicherheitsbedrohung darstellen können, sobald ein Benutzer auf den Link klickt, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Benutzer im Begriff ist, die Autotask-Domain zu verlassen. Der Benutzer kann dann wählen, ob er fortfahren möchte oder nicht.
Datei* (erforderlich)

  • Wenn Sie den Anhangstyp ausgewählt haben, klicken Sie in das Feld, navigieren Sie zu der Datei, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf Öffnen oder doppelklicken Sie auf die Datei. In Firefox, Chrome und Safari können Sie Ihre Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen. Siehe Dateien per Drag & Drop in das Anhangsfenster ziehen (nur Chrome und Safari).

  • Wenn Sie Link zu Datei oder Link zu Ordner ausgewählt haben, kopieren Sie den kompletten Pfad zu der Datei oder dem Ordner in das Feld Datei/Ordner.

  • Wenn Sie URL auswählen, kopieren Sie die Ziel-URL in das Feld.
Name Ist standardmäßig der Dateiname, kann jedoch bearbeitet werden. Sie können mehrere Dateien mit demselben Namen anhängen.
Veröffentlichen für

Veröffentlichen für

Die Veröffentlichungsart legt fest, wer Notizen einsehen oder Anhänge öffnen kann, die von einem Mitarbeiter erstellt wurden (die Sichtbarkeit von Systemnotizen wird durch das Zugriffsrecht des Benutzers bestimmt). Dies wird entweder vom Notiztyp übernommen (jedoch kann bearbeitet werden) oder im Dropdown-Menü Veröffentlichen für ausgewählt. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Alle Autotask-Benutzer: Die Notiz oder der Anhang können von internen und Co-managing Mitarbeitern sowie Kundenkontakten mit Kundenportal-Zugriff auf das übergeordnete Objekt angezeigt werden. Siehe Kundenportal-Zugriffsrechte hinzufügen oder bearbeiten.
  • Nur intern: (nicht für Zugriffsrechte vom Typ „Co-managed“ beim Hinzufügen von Anhängen verfügbar) Die Notiz oder der Anhang kann von internen Mitarbeitern eingesehen werden, mit Ausnahme derer, die ein Zugriffsrecht vom Typ „Co-managed“ haben. Einige Objekte, bei denen dies die einzige Option ist, verfügen über das Kontrollkästchen Nur intern.
  • Intern & Gemeinsame Verwaltung (nur Tickets und Ticketnotizen): Die Notiz oder der Anhang können von internen Mitarbeitern und Mitarbeitern eingesehen werden, die über ein Zugriffsrecht vom Typ Mitverwaltung verfügen. Siehe Co-managed Helpdesk (System). Die folgenden Systemnotiztypen verwenden standardmäßig diese Einstellung für Veröffentlichen für:
    • Anderes Ticket aufgenommen
    • In Projekt kopiert
    • Notiz für Ticketduplikat
    • Notiz weiterleiten/ändern
    • In Ticket zusammengelegt
    • Wenn ein mitverwaltender Benutzer eine E-Mail sendet und die Postfachkonfiguration auf Nur intern festgelegt ist, wird sie unabhängig davon unter Intern & gemeinsam verwaltet veröffentlicht.
  • Projektteam (nur Projektnotizen): Die Notiz kann von internen Mitarbeitern und Kundenteammitgliedern des Projekts eingesehen werden.

Anhänge ohne die Auswahloption Veröffentlichen für übernehmen die Sichtbarkeit des übergeordneten Objekts.

BEISPIEL  Wenn Sie beim Bearbeiten einer Ticketnotiz einen Anhang hinzufügen, wird die Option Veröffentlichen für der Ticketnotiz auf den Anhang angewandt.
Benachrichtigung
Benachrichtigung

Klicken Sie darauf, um das Benachrichtigungsformular zum Senden des Anhangs per E-Mail zu erweitern. Siehe Eine manuelle Benachrichtigung erstellen.

Wenn sich der Abschnitt Benachrichtigung auf der Seite „Dateianhang“ befindet, können Sie die Anhänge an die Benachrichtigungsmail anhängen. Siehe Anhänge mit einer Benachrichtigungsmail senden.
  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen oder Speichern und Neu, um den Anhang hochzuladen.

Ein Anzeigebalken zeigt den Fortschritt beim Hochladen an.

HINWEIS  Wenn Sie Dateien auf den Server hochladen, prüft Autotask die Dateigröße und den Dateityp. Wenn der Dateityp nicht akzeptabel oder die Datei größer als 10 MB ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn Sie das Hochladen abbrechen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.

In Chrome und Safari können Sie statt zu einer Datei zu browsen, die Sie an ein Objekt anhängen möchten, die Datei per Drag & Drop anhängen. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Maus direkt über der Schaltfläche Datei auswählen befindet, bevor Sie loslassen.

Anhänge mit einer Benachrichtigungsmail senden

Wenn Sie Anhänge zu einer Autotask-Einheit hinzufügen, können Sie Benachrichtigungs-E-Mails verwenden, um diese Anhänge an einen Kontakt, Kollegen oder eine andere E-Mail-Adresse zu senden.

HINWEIS  Benachrichtigungs-E-Mails können nur Anhänge an die übergeordnete Entität enthalten, keine zufälligen externen Anhänge.

WICHTIG  Die Dateigröße für Anhänge bei E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Wenn Sie mehrere Anhänge per E-Mail senden (Anhänge bei Ticketnotizen, Aufgabennotizen und Projektnotizen), kann die gesamte Größe aller Anhänge das Limit von 10 MB nicht überschreiten. Wenn Sie 10 MB überschreiten, werden die Anhänge zu Autotask hinzugefügt, jedoch nicht zur E-Mail.

Bei den meisten Anhängen wird im Fenster Dateianhang unter den Feldern Anhang hinzufügen ein Abschnitt Benachrichtigung angezeigt.

HINWEIS  Wenn Sie mehr als einen Anhang hochladen (Speichern & Neu), wird bei Anhängen bei den meisten Objekten jeder Anhang in einer separaten E-Mail gesendet. Sie müssen das Benachrichtigungsformular ausfüllen, bevor Sie für den ersten Anhang auf Speichern & Schließen klicken (sowie bei allen weiteren Anhängen).

  1. Bevor Sie die Seite Neuer Anhang speichern und schließen, klicken Sie auf +, um den Abschnitt Benachrichtigung zu erweitern.
  2. Vervollständigen Sie die Felder für die Benachrichtigung.

HINWEIS  Das Menü für das Vorlagenfeld für die Benachrichtigungsmail beinhaltet die Vorlage „Anhang hinzugefügt“. Des Weiteren beinhalten die Formulare für benutzerdefinierte Vorlagen für Benachrichtigungsmails Ereignisse für „Anhang hinzugefügt“ für jedes Objekt, das die E-Mail-Funktion für Anhänge beinhaltet. Die Vorlagenformulare beinhalten außerdem eine Reihe von Anhangsvariablen. Weitere Informationen zu Benachrichtigungsvorlagen finden Sie unter Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen oder Speichern & Neu. Ihr Anhang wird zu Autotask hinzugefügt und per E-Mail an die angegebenen Empfänger gesendet.

Bei Ticket-, Aufgaben- und Projektnotizen sind mehrere Anhänge möglich. Die Gesamtgröße aller Anhänge in einer E-Mail darf 10 MB nicht überschreiten.

HINWEIS  Wenn Sie mehrere Anhänge zu einer E-Mail hinzufügen, muss die Benachrichtigungsvorlage die Variable Anhangsübersicht: verwenden, um den Namen oder Dateipfad für jeden Anhang im E-Mail-Text zu beinhalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um Anhänge für Ticketnotizen, Aufgabennotizen oder Projekt-Notizen hinzuzufügen und per E-Mail zu versenden:

  1. Öffnen Sie den Abschnitt Neue Anlagen hinzufügen auf der Seite Neue Notiz oder Notiz bearbeiten, um das Fenster Dateianlage zu öffnen.
  2. Laden Sie einen oder mehrere Anhänge hoch.
  3. Öffnen Sie das Panel Benachrichtigung. Wählen Sie im Feld Anhänge die Option Anhänge in E-Mail einfügen aus.
  4. Füllen Sie die weiteren Benachrichtigungsfelder je nach Bedarf aus und speichern & schließen Sie die Notiz. Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungspanel.

Wenn Sie einer Ticketnotiz, einer Aufgabennotiz oder einer Projektnotiz einen Anhang hinzufügen, können Sie den Anhang auf der Registerkarte Benachrichtigung hinzufügen. Die Einstellung wird für interne und externe Benutzer respektiert.

Wenn Sie eine Anlage zu anderen Entitäten hinzufügen, wird die Einstellung Veröffentlichen an respektiert. Wenn die Option Veröffentlichen an auf Interne Benutzer eingestellt ist, wird die Benachrichtigungs-E-Mail an alle Empfänger gesendet, aber externe Benutzer erhalten die Anhänge nicht.

Anhänge verwalten

Der Zugriff auf und die Verwaltung von Anhängen erfolgt über das entsprechende Objekt, an das sie angehängt sind. Sie können sich in einem Anhänge-Abschnitt oder auf einer Anhänge- oder Aktivität-Registerkarte für Extras befinden. Mit Ausnahme der Registerkarte Aktivität werden alle Anhänge an einen Eintrag in einem Raster aufgelistet. Die Optionen des Kontextmenüs hängen von der Art der Anhänge ab.

Mehrere Anhänge können gleichzeitig gelöscht werden, indem Sie die Anhänge auswählen und Ausgewählte Anhänge aus dem Massenmenü löschen auswählen.

Wählen Sie das Kontextmenü eines Anhangs aus, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:

Menüoption Art des Anhangs Beschreibung

Im Browser öffnen

Anhang

Bilder und HTML-Dateien werden im Browser geöffnet.

 

Wenn die Datei eine Desktop-App erfordert (z. B. eine PowerPoint-Datei), wird das Dialogfenster Öffnen ... geöffnet.

Link aufrufen

URL

Link zu Datei

Link zu Ordner

Bei Links wird die Meldung Autotask verlassen angezeigt. Klicken Sie auf Fortfahren, um die URL in einem separaten Fenster zu öffnen.

 

Bei Anhängen mit einem Link zur Datei und zum Ordner wird ein Dialogfenster mit dem Pfad zur Datei oder dem Ordner geöffnet. Der Pfad muss kopiert und in einen Browser oder Ihren Datei-Manager eingefügt werden.

Anhang herunterladen

Anhang

Im Dialogfenster Öffnen ... können Sie wählen, ob die Datei mit einem Browser-Plug-In geöffnet werden soll oder ob Sie die Anwendung zum Öffnen der Datei sowie den Speicherort der Datei auswählen möchten.

Anhang bearbeiten

Alle

Sie können den Namen, die Veröffentlichung in und die Datei oder URL des Anhangs bearbeiten.

Anhang löschen

Alle

 Wählen Sie die Option Anhang löschen und klicken Sie dann auf Ja, um das Löschen zu bestätigen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Um einen Anhang zu löschen, ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich. Bei Objekten, bei denen Sie eine separate Berechtigung zum Löschen von Anhängen konfigurieren können, ist die Berechtigung zum Löschen erforderlich. Andernfalls ist die Berechtigung zum Löschen des übergeordneten Objekts erforderlich. Bei Anhängen an Tickets und Aufgaben können Systemadministratoren alle Anhänge löschen, während andere Mitarbeiter lediglich die von ihnen hinzugefügten Anhänge löschen können.

  • Wenn der Anhang in die Autotask-Datenbank hochgeladen wurde, wird er entfernt.

  • Bei allen anderen Anhangsarten wird der Link zur Datei oder der URL gelöscht, jedoch bleibt die Datei, der Ordner oder die URL bestehen.

Anhang Geschichte

Alle

Öffnet die Seite Anhangsverlauf. Diese Seite verfolgt Änderungen an einem der Anhangsfelder, wer die Aktion ausgeführt hat, sowie einen Datums- und Zeitstempel.