Eine Aufgabe hinzufügen oder bearbeiten

1. Um die Aufgabe an einer bestimmten Stelle im Projektzeitplan hinzuzufügen, wählen Sie die Zeile direkt über der Stelle aus, an der Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.

HINWEIS  Wenn Sie keine Zeile auswählen, wird die neue Aufgabenzeile am Ende des Projektzeitplans hinzugefügt.

2. Wählen Sie über das Menü Neu die Option Im Projektzeitplan öffnen > Aufgabe (Standardrubrik verwenden) oder Aufgabe (Aufgabenrubrik wählen) aus.

Wenn Sie Aufgabe (Standardrubrik verwenden) auswählen, wird eine neue Zeile mit bearbeitbaren Feldern unter der ausgewählten Zeile geöffnet. Die Rubrik wird auf den Standard des Benutzers gesetzt und kann nicht bearbeitet werden.

Wenn Sie Aufgabe (Aufgabenrubrik wählen) auswählen, wird das Fenster „Eine Aufgabenrubrik auswählen“ geöffnet. Wählen Sie eine Rubrik aus dem Menü aus und klicken Sie auf OK. Eine neue Zeile mit bearbeitbaren Feldern wird unterhalb der ausgewählten Zeile geöffnet. Die Rubrik wird auf Ihre Auswahl gesetzt und kann nicht bearbeitet werden.

3. Füllen Sie alle erforderlichen Felder sowie bei Bedarf auch zusätzliche sichtbare Felder aus.

4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Wenn Ihre Aufgabe sich nicht an der gewünschten Stelle im Projektzeitplan befindet, können Sie die Befehle zum Einrücken und Ausrücken sowie „Drag & Drop“ verwenden, um die Aufgabe zu verschieben. Siehe Projektzeitplaneinträge ausrücken oder einrücken.

1. Klicken Sie im Projektzeitplan auf die Zeile mit der Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie nicht auf die Aufgaben-ID.
2. Bearbeiten Sie die verfügbaren Felder.

HINWEIS  Felder mit einem roten Dreieck in der oberen rechten Ecke sind erforderlich. Erforderliche Felder müssen einen Wert haben, bevor Sie speichern können.

1. Klicken Sie auf Speichern.

HINWEIS  Um ausgewählte Felder auf mehreren Aufgaben im Projektzeitplan gleichzeitig zu ändern, verwenden Sie die Funktion „Weiterleiten/Ändern“.

1. Öffnen Sie den Projektzeitplan. Wählen Sie über das Menü „Neu“ die Option In einer neuen Seite öffnen aus.

Wenn Sie Ihre Profileinstellungen so eingerichtet haben, dass Sie zur Auswahl einer Rubrik für neue Aufgaben aufgefordert werden, wird die Aufforderungsseite geöffnet.

Wählen Sie einen der farbkodierten Favoriten aus, die Sie in Ihren Profileinstellungen eingerichtet haben, oder wählen Sie eine andere Rubrik aus dem Menü „Aufgabenrubrik“ aus. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

Wenn Sie auf Überspringen klicken, wird das Fenster geschlossen und die standardmäßige Systemrubrik auf die neue Aufgabe angewandt.

2. Füllen Sie die verbleibenden Felder und Einstellungen wie nachfolgend beschrieben aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

1. Öffnen Sie den Projektzeitplan.
2. Suchen Sie die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, fahren Sie mit der Maus über das Kontextmenü und wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Füllen Sie die Felder aus oder bearbeiten Sie sie entsprechend.

HINWEIS  Sie können verbleibende Stunden über den Projektzeitplan oder die Seite „Aufgabe bearbeiten“ oder „Aufgaben-Zeiteintrag bearbeiten“ bearbeiten, jedoch nicht über die Seite „Neue Aufgabe/Aufgabe bearbeiten“. Informationen über verbleibende Stunden finden Sie unter Schätzungen und verbleibende Stunden.

Auf der Seite „Aufgabe bearbeiten“ können Sie die Rubrik einer vorhandenen Aufgabe entweder manuell ändern oder indem Sie eine Formularvorlage anwenden, die eine andere Aufgabenrubrik vorgibt.

Das Ändern der Aufgabenkategorie kann in den Standardfeldwerten ändern, welche Felder sichtbar und erforderlich sind, welche Optionen zur Auswahl in Auswahllisten verfügbar sind und welche Funktionen für die Aufgabe verfügbar sind.

Bevor Sie die Rubrik ändern, sollten Sie sich damit vertraut machen, wie die Änderung sich auf Ihre Aufgabe auswirken wird. Siehe Auswirkungen beim Ausblenden von Feldern.

Wenn Sie Änderungen an Feldern auf der Seite „Neue Aufgabe/Aufgabe bearbeiten“ vornehmen und diese nicht speichern, bevor Sie die Aufgabenrubrik ändern, wird eine Aufforderung angezeigt. Sie können wählen, ob Sie Ihre Änderungen speichern oder verwerfen möchten, bevor die neue Aufgabenrubrik oder Formularvorlage angewandt wird.

• Wenn Sie auf Ja, meine Änderungen speichern klicken, wird die Aufgabe mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen gespeichert. Dann wird die Aufgabenrubrik angewandt. Oder wenn Sie eine Formularvorlage ausgewählt haben, wird die Formularvorlage samt der neuen Aufgabenrubrik angewandt.
• Wenn Sie auf Nein, meine Änderungen verwerfen klicken, werden die nicht gespeicherten Änderungen auf der Seite verworfen. Dann wird die Aufgabenrubrik angewandt. Oder wenn Sie eine Formularvorlage ausgewählt haben, wird die Formularvorlage samt der neuen Aufgabenrubrik angewandt.

In beiden Fällen wird die Seite im Bearbeitungsmodus mit dem Layout der neuen Aufgabenrubrik neu geladen. Nehmen Sie weitere Änderungen vor und speichern Sie dann die Aufgabe.

Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen können Aufgabenfelder ändern, die sich darauf auswirken, wie die für die Aufgabe eingegebene Arbeit verarbeitet wird.

• Auf Projektebene können Sie den Abrechnungsvertrag ändern
• Auf der Aufgabenebene können Sie die Tätigkeitsart ändern

Diese Änderungen können sich nicht nur auf zukünftige Zeiteinträge auswirken, sondern auch auf alle Zeiteinträge, die noch nicht gebucht wurden.

• Auf Projektebene können Sie einen neuen Vertrag anwenden, aber Rollen und Tätigkeitsarten werden nicht geändert, auch wenn sie durch den neuen Vertrag ausgeschlossen sind.
  
• Auf Aufgabenebene kann das Aktualisieren der Tätigkeitsart nicht nur Modifikatoren für Abrechnungsrollen ändern, sondern auch, wie nicht gebuchte Zeiteinträge verarbeitet werden. Wenn Sie eine Tätigkeitsart auswählen, die eine zugehörige Feierabend-Tätigkeitsart hat, und die Zeiteingabe teilweise oder ganz außerhalb der normalen Geschäftszeiten liegt, wird die Feierabend-Tätigkeitsart angewendet.
  
  

Siehe Auswirkungen beim Ausblenden von Feldern.

Die folgenden Felder erscheinen in der Kopfzeile des Detailbereichs in der aufgelisteten Reihenfolge. Die Felder „Firma“, „Projekt“ und „Status“ sind immer sichtbar und erforderlich. Das Feld „Priorität“ ist nicht erforderlich und kann bei Aufgabenrubriken ausgeblendet werden.

Die folgenden Felder können im Detailbereich angezeigt werden. Die Felder müssen in einem Abschnitt enthalten sein. Die Rubrik der Aufgabe legt fest, welche Abschnitte bei der Aufgabe erscheinen und welche Felder sie enthalten. Die Abschnitte können je nach Aufgabenrubrik unterschiedlich sein. Eine Aufgabenrubrik muss nicht unbedingt alle der nachfolgend aufgelisteten Felder enthalten.

Feld	Wird auf der Seite „Weiterleiten/Ändern“ angezeigt	Beschreibung
Auftragsänderungsstunden		Schreibgeschützt. Wird nicht auf der Seite „Neue Aufgabe“ angezeigt.
Kundenportal-Zugriff		Dieses Feld bestimmt, ob die Aufgabe Kontakten über das Kundenportal zur Verfügung steht. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus: kann sehen und abschließen - Diese Option kann bei Aufgaben verwendet werden, mit denen der Start oder die Genehmigung eines Projekts gewährt wird • Kann sehen, jedoch nicht abschließen - Dies ist die Standardeinstellung. Kundenportalbenutzer sehen die Aufgabe, können den Aufgabenstatus jedoch nicht ändern. Kann nicht anzeigen (intern) - Diese Option blendet die Aufgabe im Kundenportal aus.
Abschlussdatum/-zeit		Schreibgeschützt. Zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Aufgabe abgeschlossen wurde.
Abgeschlossen von		Schreibgeschützt. Zeigt den Namen des Mitarbeiters an, der die Aufgabe abgeschlossen hat.
Kontakte		Weisen Sie die Aufgabe einem oder mehreren Kundenkontakten zu. Wählen Sie einen oder mehrere Kontakte aus der Datenauswahl oder geben Sie den Nachnamen ein und wählen Sie den Kontakt aus der Liste aus. In der Datenauswahl werden lediglich Kontakte angezeigt, die mit der Firma für das Projekt der Aufgabe verbunden sind.Ausgewählte Kontakte werden dem Projektteam hinzugefügt und erhalten E-Mails, die über die E-Mail-Funktion an Teammitglieder versandt wurden. Ein Benachrichtigungssymbol erscheint neben dem Namen des jeweiligen Kontakts.Wenn der ausgewählte Kontakt ein Kundenportalbenutzer ist, kann der Kontakt Aufgaben im Portal anzeigen. Kontakte können keine Zeit auf einer Aufgabe eintragen.Dieses Feld kann keinen Standardwert haben.
Vertrag		Schreibgeschützt. Zeigt den Vertrag an, der mit dem Projekt der Aufgabe verbunden ist (falls ein Vertrag vorhanden ist).
Abteilung		Wählen Sie die Abteilung aus, mit der Sie die Aufgabe verbinden möchten. Die Auswahl der Abteilung begrenzt die Auswahloptionen für verantwortliche und zusätzliche Mitarbeiter nicht länger auf Mitarbeiter, die mit der Abteilung verbunden sind. Durch Ändern der Abteilung wird das Mitarbeiterfeld nicht gelöscht.Wenn die Einstellung für die Registerkarte „Details“ der Aufgabenrubrik Andere Optionen > Benutzern lediglich erlauben, Tätigkeitsarten zuzuweisen, die der Systemeinstellung der Abteilung für die Aufgabe entsprechen aktiviert ist, wählen Sie zuerst die Abteilung aus, um die Liste mit den Namen der Tätigkeitsarten zu erstellen. Die Tätigkeitsart ist beim Zuweisen von Mitarbeitern erforderlich. Wenn die Aufgabenrubrik eine Standardabteilung vorgibt, die aktiv ist, wird auf der Seite „Neue Aufgabe“ diese Abteilung in diesem Feld eingetragen. Wenn die Aufgabenrubrik keine Abteilung vorgibt und das Projekt der Aufgabe über eine Standardabteilung verfügt, die aktiv ist, wird die Abteilung des Projekts in diesem Feld eingetragen.Dies gilt, wenn das Feld „Abteilung“ ausgeblendet ist, jedoch wird von Autotask nicht geprüft, ob die Standardabteilung des Projekts aktiv ist.
Dauer (Tage)		Die Anzahl der Tage, die zum Abschließen der Aufgabe notwendig sind. Wenn Sie auf „Speichern“ klicken, wird das Enddatum der Aufgabe automatisch basierend auf dieser Zahl eingestellt. Oder wenn Sie das Enddatum angeben, wird die Dauer automatisch auf die Differenz zwischen dem End- und dem Startdatum gesetzt.Festgelegte Arbeit: Wenn die automatische Berechnung nicht aktiviert ist, geben Sie die Dauer manuell ein. Die Automatische Berechnung wird aktiviert, wenn die Option „Kapazität zur Berechnung der Dauer verwenden“ ausgewählt ist. Details zur Berechnung finden Sie unter Tägliche Mitarbeiterkapazität. HINWEIS  Um die automatische Berechnung auf der Grundlage der Ressourcenkapazität zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für "Kapazität verwenden, um die Dauer für feste Arbeitsaufgaben zu berechnen" auf einer der drei Seiten: auf der Seite Projekt bearbeiten(Zusammenfassung > Optionen > Projekt bearbeiten > Tageskapazität), auf der Seite Projekteinstellungen(Projektplan > Aktionen > Projekteinstellungen) oder auf der Symbolleiste auf der Seite Projektplan. HINWEIS   Die Dauer wird nicht berechnet, wenn der geschätzte Zeitaufwand = 0 ist.Festgelegte Dauer: Geben Sie manuell die Anzahl der Tage ein, die zum Abschließen der Aufgabe notwendig sind. Bei beiden Arten der Aufgaben wird das Feld „Enddatum“ beim Speichern aktualisiert, um die Dauer der Aufgabe zu reflektieren. Projekteinstellungen für Geschäftszeiten und Feiertage werden berücksichtigt. HINWEIS  Wenn Sie das Enddatum manuell anpassen, wird die Dauer beim Speichern aktualisiert, um das eingegebene Datum zu reflektieren. Die maximale Dauer einer Aufgabe ist 20 Jahre.
Enddatum/Laufzeit oder Enddatum		Auf der Aufgabenseite muss entweder Enddatum/Dauer oder Enddatum angezeigt werden. Eine der beiden Optionen muss bei den sichtbaren Feldern beinhaltet sein. Sie können nicht beides anzeigen. Wenn beide Felder sichtbar oder beide ausgeblendet sind, können Sie die Aufgabenrubrik nicht speichern. Das Enddatum ist erforderlich, entweder in Kombination mit der Dauer oder alleine. Sie müssen das Datum angeben, an dem die Aufgabe enden wird. Wenn „Enddatum/Dauer“ das sichtbare Feld in der Aufgabenrubrik ist, erscheinen zwei separate Felder auf der Aufgabe: „Enddatum“ und „Dauer“. Die Dauer wird automatisch basierend auf dem Start- und Enddatum berechnet. Wenn das Feld „Dauer“ zuerst eingetragen oder bearbeitet wird, dann wird das Feld „Enddatum“ aktualisiert. Die maximale Dauer einer Aufgabe ist 20 Jahre.
Geschätzt (h) und Pro Mitarbeiter (h)		Diese beiden Felder sind voneinander abhängig, und welches Feld Sie ausfüllen, hängt von der Art der Aufgabe ab, die Sie auswählen. Wenn Sie Feste Arbeit auswählen, wird das Feld Schätzwert (h) aktiviert und Sie geben die geschätzte Gesamtzahl der Stunden für die Aufgabe ein. Die Berechnung des Mitarbeiters (h) erfolgt pro Mitarbeiter. Wenn Sie Feste Dauer ausgewählt haben, ist das Feld Pro Mitarbeiter (h) aktiviert, und Sie geben die Anzahl der Stunden ein, die die Aufgabe für jeden Mitarbeiter dauern wird. Das Feld Schätzwert (h) wird berechnet, indem Pro Mitarbeiter (h) mit der Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter multipliziert wird. HINWEIS  Wenn Sie den geschätzten Zeitaufwand und die verbleibenden Stunden manuell auf der Zeiteintragsseite oder im Projektplan anpassen, wird eine Meldung angezeigt. Sie haben die Option, zuvor an den verbleibenden Stunden vorgenommene Anpassungen beizubehalten oder die Anpassungen auf 0,00 zu setzen. HINWEIS  Im Projektzeitplan können Sie den geschätzten Zeitaufwand sowie die geleisteten und verbleibenden Stunden anzeigen, um den Fortschritt von Phasen und Aufgaben schnell zu bewerten. Verbleibende Stunden = geschätzter Zeitaufwand - tatsächliche Arbeitsstunden (das heißt, die für die Aufgabe eingetragene Zeit). Beachten Sie, dass wenn tatsächliche Arbeitsstunden > geschätzter Zeitaufwand die verbleibenden Stunden = 0 sind. Die Anzahl der für Phasen angezeigten Stunden ist die Summe der Aufgabenstunden. Daher zeigt die Phase bei einer oder mehreren Aufgaben mit 0 verbleibenden Stunden die verbleibenden Stunden > 0 an, selbst wenn die geleisteten Stunden > geschätzter Zeitaufwand sind.
Mitarbeiter nach Projektrollen filtern		Dieses Kontrollkästchen wird in Listen mit Auto-Suggest und in Datenselektoren für die Felder Mitarbeiter angezeigt. Wählen Sie diese Option, um nur Teammitglieder und Abrechnungsrollen anzuzeigen, die mit dem Projekt verbunden sind. Wenn das Kontrollkästchen nicht markiert ist, können Benutzer unter allen Mitarbeiter-Rollen-Kombinationen auswählen. HINWEIS   Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, der derzeit nicht Teil des Projektteams ist, wird der Mitarbeiter dem Team hinzugefügt.
Feld „Verantwortlichen Mitarbeiter“ nach Projektrollen filtern
(Verantwortliche/Zusätzliche) Mitarbeiter nach Projektrollen filtern
Symbol für Mitarbeiter suchen		Starten Sie den Assistent: Mitarbeitersuche, um geeignete Mitarbeiter für die Aufgabe zu suchen. Jeder Mitarbeiter, den Sie mithilfe dieses Suchwerkzeugs auswählen, wird automatisch zur Aufgabe mit der entsprechenden Zuweisung hinzugefügt. HINWEIS  Weitere Informationen finden Sie unter Der Assistent: Mitarbeitersuche. Für die Verwendung des Assistenten: Mitarbeitersuche ist es erforderlich, dass Ihre Firma die Registerkarte „Fähigkeiten“ im Mitarbeiter-Management verwendet, um Fähigkeiten, Zertifikate und Training sowie Ausbildung und Abschlüsse für alle Mitarbeiter zu erfassen, sodass Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten identifiziert werden können. Diese Funktion ist außerdem über die Registerkarte für (zusätzliche) Mitarbeiter verfügbar.
Stunden pro Mitarbeiter		Die Anzahl der Stunden, die jeder zugewiesene Mitarbeiter zum Abschließen der Aufgabe aufbringen wird. Dieser Wert wird an die Mitarbeiterauslastungs- und Auslastungsberichte weitergeleitet. Abhängig von der Art der Aufgabe: Festgelegte Arbeit: Wird automatisch ausgefüllt und kann nicht bearbeitet werden. Zeigt die Anzahl der geschätzten Zeitaufwandsstunden geteilt durch die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter an. Festgelegte Dauer: Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die jeder zugewiesene Mitarbeiter Ihrer Schätzung nach für die Aufgabe aufbringen wird. Wenn Sie zum Beispiel eine Aufgabe mit festgelegter Dauer für eine einstündige Trainingsveranstaltung erstellen, wird jeder Mitarbeiter 1 Stunde mit dieser Aufgabe verbringen; daher Stunden pro Mitarbeiter = 1.
Projektproblem		Ein Projektproblem ist eine spezielle Art von eskalierter Aufgabenzuweisung, die für gewöhnlich Priorität hat. Projektprobleme treten in der Regel unerwartet auf und können das Projekt eventuell verzögern. Um diesen Eintrag in ein Projektproblem umzuwandeln, markieren Sie dieses Kontrollkästchen.Projektprobleme können auch von Kundenportalbenutzern erstellt oder von Kunden gemeldet werden. Im diesem Fall kann es hilfreich sein festzuhalten, wer das Projektproblem gemeldet hat. Siehe nachfolgend „Projektproblem berichtet von“.Sie können im Projektzeitplan über Ansicht > Aufgaben & Projektprobleme > Projektprobleme auf Projektprobleme zugreifen. Die Spalte „Projektproblem“ im Projektzeitplan zeigt ein Symbol zum Identifizieren von Projektproblemen an.Beziehen Sie sich außerdem auf . Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Projektproblemen?
Projektproblem berichtet von		Nur verfügbar, wenn das Kontrollkästchen „Projektproblem“ markiert ist. Diese Funktion wird verwendet, wenn ein Kunde das Projektproblem meldet oder das Projektproblem im Kundenportal erstellt. Verwenden Sie die Datenauswahl, um den Namen des Kundenkontakts zu finden, oder geben Sie den Nachnamen ein und wählen Sie den entsprechenden Namen aus der Liste aus.
Standort		Klicken Sie auf die Datenauswahl und wählen Sie den Standort aus, den Sie mit der Aufgabe verbinden möchten. Wenn der Standort erforderlich ist, jedoch keiner ausgewählt wurde, wird der Hauptstandort für die Firma verwendet.
Phase		Klicken Sie auf die Datenauswahl und wählen Sie die Projektphase aus, zu der Sie die Aufgabe hinzufügen möchten. Wenn eine Phase bereits im Feld angezeigt wird, können Sie entweder eine andere Phase auswählen oder auf das X klicken, um das Feld zu löschen. Wenn keine Phase ausgewählt ist, wird die Aufgabe auf Projektebene am Ende des Zeitplans hinzugefügt.
Vorgängeraufgaben		Wenn Phasen oder andere Aufgaben oder Projektprobleme vor Beginn dieser Arbeiten abgeschlossen werden sollten, klicken Sie auf die Datenauswahl. Details zur Auswahl von Vorgängeraufgaben finden Sie unter Vorgänger- und Nachfolgeaufgaben.
Verantwortlicher Mitarbeiter Zusätzliche Mitarbeiter	(verantwortlicher Mitarbeiter)	Wählen Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aus, der für das Abschließen der Aufgabe verantwortlich sein wird. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Datenauswahl aus oder geben Sie den Nachnamen ein und wählen Sie den Kontakt aus der Liste aus. HINWEIS  Sie können nur einen verantwortlichen Mitarbeiter haben. (Verantwortliche oder zusätzliche) Mitarbeiter nach Projektrollen filtern: Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, um die Auswahloptionen bei der Mitarbeiterauswahl für die verantwortlichen und zusätzlichen Mitarbeiter auf Teammitglieder und Rollen zu beschränken, die mit dem Projekt verbunden sind. HINWEIS   Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, der derzeit nicht Teil des Projektteams ist, wird der Mitarbeiter dem Team hinzugefügt. HINWEIS  Wenn Sie die Aufgabe speichern und die Systemeinstellung „Mitarbeiterverfügbarkeit prüfen“ aktiviert ist, prüft Autotask die Verfügbarkeit des verantwortlichen Mitarbeiters anhand der „Stunden pro Mitarbeiter“ sowie der Start- und Enddaten für die Aufgabe. Wenn der Mitarbeiter nicht genügend verfügbare Zeit hat, wird die Meldung „Abbrechen und neu zuweisen oder fortsetzen“ angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Systemeinstellungen für Projekte. HINWEIS  Wenn dieses Feld nicht erforderlich ist, können Sie die Aufgabe weiterhin auf Abteilungsebene zugewiesen lassen. Abteilungsleiter können auf der Seite „Meine Aufgaben und Tickets“ über „Anzeigen > Nicht zugewiesene Aufgaben der Abteilung“ auf Aufgaben auf Abteilungsebene zugreifen. Sie können das Symbol verwenden, um einen verantwortlichen Mitarbeiter in das Feld für zusätzliche Mitarbeiter zu verschieben. Die Einstellung „Abteilung beim Zuweisen von Mitarbeitern zu Projektaufgaben/-problemen erforderlich machen“ wurde eingestellt.
Prioritätsreihenfolge		Geben Sie hier eine Prioritätsnummer ein, falls Ihre Firma eine externe numerische Liste mit Aufgabenprioritäten definiert hat. Die Nummer sollte die relative Wichtigkeit der Aufgabe anzeigen. Die Liste der Prioritätsnummern wird nicht in Autotask gespeichert. Dieses Feld ist immer erforderlich. Der Standardwert ist 0. Wenn Ihre Firma das Feld „Prioritätsreihenfolge“ nicht verwendet, lassen Sie den Standardwert auf 0 und blenden Sie das Feld aus. Beziehen Sie sich außerdem auf Priorität.
Voraussichtliche Abweichung von geschätztem Zeitaufwand		Wenn die Aufgabe eine voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand hat, wird diese Zahl in diesem schreibgeschützten Feld angezeigt. Siehe Schätzungen und verbleibende Stunden.
Bestellnummer		Wenn dem Projekt eine Bestellnummer zugewiesen ist, wird diese Nummer hier angezeigt. Sie können diese bearbeiten. Die Bestellnummer wird die Standardbestellnummer für Arbeit und Spesen, die mit dieser Aufgabe verbunden sind. Sie wird auf Rechnungen angezeigt, und für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung generiert. Wenn die Bestellnummer geändert wird und nicht gebuchte Warenposten (Auftragsänderungen) oder Spesen vorhanden sind, die mit der Aufgabe verbunden sind und die ursprüngliche Bestellnummer aufweisen, wird beim Speichern der Änderung eine Nachricht angezeigt, wie viele Posten die ursprüngliche Bestellnummer haben, und Sie haben die Möglichkeit, alle diese Posten mit der neuen Nummer zu aktualisieren.
Zusätzliche Mitarbeiter (Rolle)		Dieses Feld ist nie erforderlich. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Auswahl aus. Die Anzahl der zusätzlichen Mitarbeiter erscheint im Projektzeitplan in Klammern hinter dem Namen des verantwortlichen Mitarbeiters. HINWEIS  Sie können bis zu 57 zusätzliche Mitarbeiter haben. Sie können die Pfeilsymbole nach oben und unten verwenden, um einen verantwortlichen Mitarbeiter in das Feld für zusätzliche Mitarbeiter zu verschieben. Wenn gegenwärtig ein verantwortlicher Mitarbeiter zugewiesen ist, wird dieser Mitarbeiter in die Liste der zusätzlichen Mitarbeiter verschoben.
Startdatum/-zeit oder Startdatum		Auf der Aufgabenseite muss entweder Startdatum/-zeit oder Startdatum angezeigt werden. Eine der beiden Optionen muss bei den sichtbaren Feldern beinhaltet sein. Sie können nicht beides anzeigen. Wenn beide Felder sichtbar oder beide ausgeblendet sind, können Sie die Aufgabenrubrik nicht speichern.„Startdatum“ oder „Startdatum/-zeit“ ist erforderlich. Sie müssen das Datum angeben, an dem die Aufgabe beginnen wird. Wenn „Startdatum/-zeit“ das sichtbare Feld in der Aufgabenrubrik ist, erscheinen zwei separate Felder auf der Aufgabe: „Startdatum“ und „Endzeit“. Das Enddatum ist immer erforderlich, die Endzeit ist nicht erforderlich. Die Dauer wird automatisch basierend auf dem Start- und Enddatum berechnet. Wenn das Feld „Dauer“ zuerst eingetragen oder bearbeitet wird, dann wird das Feld „Enddatum“ aktualisiert. Geben Sie optional das Datum ein (und gegebenenfalls die Zeit), zu der die Arbeit für diese Aufgabe beginnen soll.Wenn Sie eine Dauer angegeben haben, wird das Enddatum beim Speichern aktualisiert, um die Dauer zu reflektieren. Projekteinstellungen werden berücksichtigt.Wenn Sie manuell ein Enddatum angeben und dieses Datum nicht mit der für die Dauer angegebenen Tage übereinstimmt, wird das Feld „Dauer“ beim Speichern angepasst. Wenn die eingegebenen Daten außerhalb der übergeordneten Phase oder des gesamten Projektzeitraums liegen, werden die Phasen- und Projektdaten angepasst, um die Aufgabendaten einzuschließen. HINWEIS  Wenn Sie den geschätzten Zeitaufwand anpassen und die verbleibenden Stunden wurden manuell auf der Zeiteintragsseite oder im Projektplan angepasst, wird eine Meldung angezeigt. Sie haben die Option, zuvor an den verbleibenden Stunden vorgenommene Anpassungen beizubehalten oder die Anpassungen auf 0,00 zu setzen.
Nicht starten vor		Wenn es einen Grund dafür gibt, warum Arbeiten an dieser Aufgabe nicht bis zu einem bestimmten Datum beginnen können, geben Sie dieses Datum in diesem Feld ein. Wenn beispielsweise die Aufgabe die Abrechnung beeinflusst und daher erst in der zweiten Woche des Monats beginnen kann, geben Sie hier den 15. des Monats ein. Dieses Feld kann als erforderlich eingerichtet werden. Wenn es erforderlich ist, muss ein Wert angegeben werden. Wenn Sie hier ein Datum eingeben, muss dieses > oder = dem Startdatum sein. Wenn Sie das Feld ausfüllen, erscheint ein Kalendersymbol in der Warnungsspalte. Die Warnmeldung weist daraufhin, dass die Aufgabe nicht vor dem angegebenen Datum starten kann. Sie können auf die Meldung klicken, um die Warnung auszublenden. HINWEIS  Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten und das Startdatum ändern, wird beim Speichern das Startdatum automatisch im Feld „Nicht starten vor“ eingetragen und die Warnung erscheint in der Warnungsspalte.
Art der Aufgabe		Wählen Sie eine Art der Aufgabe aus. Diese Auswahl steuert das Verhalten der Felder „Geschätzter Zeitaufwand“, „Dauer“ und „Stunden pro Mitarbeiter“. Bitte überprüfen Sie die Beschreibungen für diese Felder, bevor Sie den Abschnitt „Projektzeitplan“ abschließen.Festgelegte Arbeit: Die Arbeitsmenge in einer Aufgabe ist begrenzt und das gesamte Arbeitspensum wird auf alle zugewiesenen Mitarbeiter aufgeteilt. Schätzen Sie die gesamten Personalstunden, die die Aufgabe erfordern wird, und geben Sie den Wert im Feld Geschätzter Zeitaufwand ein.Festgelegte Dauer: Zeigt eine Aufgabe an, die eine bestimmte Anzahl von Stunden ausgeführt wird und an der mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten, zum Beispiel eine Besprechung. Schätzen Sie, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter für die Aufgabe aufwenden wird und geben Sie diese Zahl in Feld Stunden pro Mitarbeiter ein. Das Feld „Geschätzter Zeitaufwand“ wird automatisch mit der Gesamtzahl der Stunden, die für Aufgabe aufgewendet werden, ausgefüllt; das heißt, die Stunden pro Mitarbeiter werden mit der Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter multipliziert. Sind zum Beispiel 4 Mitarbeiter einer Besprechung zugeteilt, die 2 Stunden pro Mitarbeiter dauert, dann ist der geschätzte Zeitaufwand = 8 Stunden. Bei beiden Arten der Aufgaben wird der Wert im Feld „Stunden pro Mitarbeiter“ an die Berichte zur Mitarbeiterauslastung und Auslastung weitergeleitet.
Benutzerdefinierte Felder		Die benutzerdefinierten Felder für Aufgaben können auf der Aufgabenseite angezeigt werden. Sie sind in der Liste der Felder für die Registerkarte „Details“ bei den Seiten „Neue Aufgabenrubrik/Aufgabenrubrik bearbeiten“ verfügbar. Die benutzerdefinierten Felder sind nicht zusammen gruppiert. Sie erscheinen in der Liste der ausgeblendeten Felder, und nach dem Feldnamen steht „(benutzerdefiniertes Feld)“. Sie können in einem beliebigen Abschnitt des Detailbereichs beinhaltet werden. Die Einstellungen für die Aufgabenrubrik legen fest, ob ein benutzerdefiniertes Feld erforderlich ist oder über einen Standardwert verfügt.
Abweichende Stunden		Der Unterschied zwischen dem geschätzten Zeitaufwand und den tatsächlichen Arbeitsstunden der Aufgabe. Siehe Schätzungen und verbleibende Stunden.
Tätigkeitsart		Wählen Sie die Tätigkeitsart aus, die die zu leistende Arbeit am besten beschreibt. Tätigkeitsarten bieten Berichtdaten darüber, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit verschiedenen Aktivitäten verbringen. Sie bestimmen auch, ob die auf die Aufgabe aufgewandte Zeit abrechenbar ist oder nicht. Wenn eine Aufgabenabteilung standardmäßig aus dem Projekt übernommen wird oder auf der Aufgabe ausgewählt wurde und Einschränkung von Tätigkeitsarten für die Aufgabenrubrik aktiviert ist, können lediglich Tätigkeitsarten ausgewählt werden, die der Abteilung der Aufgabe zugeordnet sind. Wenn keine Abteilung ausgewählt ist, sind alle Tätigkeitsarten verfügbar. Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten und die Abteilung für eine Aufgabe ändern, bei der die Einschränkung von Tätigkeitsarten aktiviert ist, wird das Feld „Tätigkeitsart“ gelöscht.
Symbol für Auslastungsbericht		Klicken Sie darauf, um die Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Auslastungsbericht.

In vieler Hinsicht sind Aufgaben und Projektprobleme identisch.

Projektprobleme unterscheiden sich folgendermaßen von Aufgaben:

• Im Projektzeitplan können Projektprobleme hervorgehoben werden, indem Sie das Symbol für Projektprobleme/Meilensteine in der Spaltenauswahl auswählen.

• Im Dashboard „Projekte“ wird ein Link zu all Ihren offenen Projektproblemen angezeigt.

• Projektprobleme können im Gegensatz zu Aufgaben von Kundenportalbenutzern erstellt werden.

HINWEIS  Wir empfehlen Ihnen, Aufgaben für den Großteil Ihrer Projektarbeiten zu verwenden. Verwenden Sie Projektprobleme für Arbeitsaufgaben, denen Sie sich besonders widmen müssen, wie beispielsweise unvorhergesehene Aufgaben oder Aufgaben, die potenziell ein Projekt verzögern.

HINWEIS  Sofern nicht anders angegeben, beinhaltet „Aufgaben“ sowohl Aufgaben als auch Projektprobleme.

Aufgaben können Folgendem zugewiesen werden:

HINWEIS  Mitarbeiter oder Kundenkontakte, die einer Aufgabe zugewiesen werden, werden automatisch Mitglieder des Projektteams.

• Einem verantwortlichen und mehreren zusätzlichen Mitarbeitern - Wenn Sie einer Aufgabe als Mitarbeiter zugeordnet werden, können Sie die Aufgabe über die Liste „Meine ...“ an zwei Stellen öffnen: > Meine ... > Aufgaben und Tickets und > Meine ... > Projekte > Meine Aufgaben für Projekt anzeigen. Sie können Notizen und Zeiteinträge auf der Aufgabe eingeben, die automatisch auf Ihrem Stundenzettel erscheinen, und das Projekt aktualisieren.
• Einer Abteilung – Wenn die Aufgabe einer Abteilung zugewiesen wird, deren Abteilungsleiter Sie sind, jedoch keinem Mitarbeiter, können Sie sie in der Liste „Meine Aufgaben und Tickets“ anzeigen. Wählen Sie Nicht zugewiesene Aufgaben der Abteilung aus dem Ansichtsmenü aus. Sie können Zeiteinträge und Notizen auf Abteilungsaufgaben eingeben.
• Einen Kontakt - Ein Kundenkontakt kann einer Aufgabe zugewiesen werden, die eine Kundenhandlung erfordert, wie beispielsweise Feedback oder Genehmigungen, bevor das Projekt fortschreiten kann. Aufgaben mit einem Kontaktmitarbeiter verfügen weiterhin über einen internen verantwortlichen Mitarbeiter. Der Kundenkontakt wird der Aufgabe als zusätzlicher Mitarbeiter zugewiesen.

Oft werden Aufgaben mit Kundenteammitgliedern in Verbindung mit dem Kundenportal verwendet. Im Kundenportal kann Ihr Kunde die Kundenaufgabe abschließen, wenn in der Aufgabe festgelegt ist, dass der Kunde sie abschließen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über internen Helpdesk für Kundenportal und Taskfire.

HINWEIS  Die Zeit, die der Kunde für die Fertigstellung der zugeordneten Kundenaufgaben benötigt, wird nicht als Projektzeit erfasst.

HINWEIS  Selbst wenn Sie das Kundenportal nicht verwenden, kann die Kundenaufgabe verwendet werden um zu kennzeichnen, dass ein Kunde für die Aufgabe verantwortlich ist. Der interne Mitarbeiter überwacht die Handlungen des Kunden und schließt die Kundenaufgaben entsprechend ab. Jeder Zeiteintrag, der von einem internen Teammitglied auf eine Kundenaufgabe angewandt wird, ist nicht abrechenbar.

Sie können eine Verknüpfung zwischen der Aufgabe, die gegenwärtig auf der Seite „Neue Aufgabe/Aufgabe bearbeiten“ oder einer Zeile im Projektzeitplan offen ist, und einer anderen Aufgabe oder einem anderen Projektproblem erstellen. Diese Aufgabe wird die Vorgängeraufgabe genannt.

HINWEIS  Beim Arbeiten mit Vorgängeraufgaben stellen die Spalten Vorgängerund Anzahl der Nachfolger sicher, dass alle Nutzer sich der Abhängigkeiten zwischen Zeitplanelementen bewusst sind.

1. Stellen Sie sicher, dass die Spalte Vorgänger (Zeitabstand in Tagen) im Projektzeitplanraster angezeigt wird.
   
   Scrollen Sie auf der Seite „Neue Aufgabe/Aufgabe bearbeiten“ zum Feld Vorgänger.
   
   
2. Klicken Sie auf das Symbol, um die Seite „Vorgänger“ zu öffnen.
3. Das Dialogfeld Vorgänger definieren wird geöffnet.

4. Klicken Sie unter „Vorgänger definieren“ auf die ID-Spalte, um den/die Vorgänger für die Aufgabe auszuwählen.

Die ausgewählten Einträge werden der Liste in der unteren Seitenhälfte hinzugefügt.

5. Geben Sie den Zeitabstand in Tagen an.

Der Zeitabstand ist die Anzahl der Tage zwischen dem Enddatum des Vorgängers und dem Startdatum der verlinkten Aufgabe.

6. Um einen Vorgänger zu entfernen, klicken Sie auf X.
7. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe ausgewählt haben, die einen Zirkelbezug erstellt (zum Beispiel wenn die neue Vorgängeraufgabe bereits ein Nachfolger für die als Vorgänger ausgewählte Aufgabe ist), wird eine Warnmeldung geöffnet. Wählen Sie einen anderen Eintrag im Projektzeitplan aus.

• Das Startdatum der aktuellen Aufgabe wird auf das Enddatum des letzten Vorgängereintrags im Projektzeitplan zuzüglich der Anzahl der angegebenen Tage für den Zeitabstand zwischen den beiden Einträgen geändert.

BEISPIEL  Fügen Sie zum Beispiel Aufgabe B hinzu oder bearbeiten Sie sie und wählen Sie Aufgabe A als Vorgänger aus. Weisen Sie einen Zeitabstand von 1 Tag zu. Das Enddatum von Aufgabe A ist der 30. April 2018, daher wird das Startdatum für Aufgabe B auf den 2. Mai 2018 gesetzt. Das heißt, es liegt 1 Tag, der 1. Mai, zwischen dem Enddatum der Aufgabe A und dem Startdatum der Aufgabe B.

HINWEIS  Um den Start von Aufgabe B auf den Tag nach dem Ende von Aufgabe A zu setzen, setzen Sie den Zeitabstand auf 0, d. h., auf keine Tage dazwischen. Um den Start von Aufgabe B auf denselben Tag zu setzen, an dem Aufgabe A endet, setzen Sie den Zeitabstand auf -1.

Jegliche Änderungen an den Aufgaben- oder Problemdaten beeinflussen die Daten aller anderen Aufgaben oder Probleme, die mit dem Eintrag verbunden sind, zusammen mit Phasen, die die Aufgaben und Einträge enthalten. Wenn die Änderungen der Aufgaben, Projektprobleme oder Phasen dazu führen, dass Daten außerhalb des Projektzeitraums fallen, wird der Projektzeitraum ebenfalls geändert.

• Die Spalte Vorgänger zeigt die ID-Nummern für jede Vorgängeraufgabe oder jedes Vorgängerproblem sowie die Anzahl der Verzögerungstage (in Klammern) an.
  

• Der Abschnitt „Zeitleiste“ auf der Aufgabenseite zeigt die Verknüpfungen zwischen der aktuellen Aufgabe und ihren Vorgängern und Nachfolgern an.
  
• In den Das Gantt-Diagramm (Zeitachsenansicht) verbindet eine dünne Linie verlinkte Einträge miteinander. Ein Pfeil an einem Ende zeigt die Richtung der Abhängigkeit an.
  
• Wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist, wird automatisch eine Benachrichtigungsmail an alle Mitarbeiter gesendet, die der aktuelle Aufgabe zugewiesen sind.
• Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, bevor Sie eine oder mehrere Vorgängeraufgaben abgeschlossen haben, wird ein Symbol in der Benachrichtigungsspalte angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um die Benachrichtigung zu öffnen. Die Benachrichtigung beinhaltet eine Option, um die Verknüpfung der abgeschlossenen Aufgabe mit unvollständigen Vorgängeraufgaben und/oder allen Nachfolgeaufgaben aufzuheben. Weitere Informationen über Benachrichtigungen finden Sie unter Warnungen.

Beachten Sie jedoch:

HINWEIS  Das Feld „Nicht starten vor“ wird nicht automatisch aktualisiert, wenn das Datum des Vorgängers geändert wird.

HINWEIS  Wenn Sie Einträge im Projektzeitplan verschieben, werden die Daten von Vorgänger- und Nachfolgeaufgaben nicht aktualisiert. Siehe Den Projektzeitplan verschieben.

Optimale Vorgehensweise:

HINWEIS  Eine Vorgängeraufgabe kann ein späteres Enddatum als die Nachfolgeaufgabe haben. Einige Projekte erfordern jedoch das Abschließen von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge. Die zweite Aufgabe (Nachfolger) kann erst dann stattfinden, nachdem die erste Aufgabe abgeschlossen ist. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter vor dem Enddatum einer anderen Aufgabe Zeiteinträge auf einer Aufgabe eintragen, setzen Sie das Feld Nicht starten vor auf den Tag nach dem Enddatum der Vorgängeraufgabe.

HINWEIS  Workflow-Regeln für Projektaufgaben beinhalten eine Aktion, um den Status von Nachfolgeaufgaben zu ändern. Verwenden Sie diese Option, um eine Regel zu erstellen, die Nachfolgeaufgaben automatisch aktualisiert, wenn die Vorgängeraufgabe auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird. Aktualisieren Sie die Nachfolgeaufgaben mit einem Status, der anzeigt, dass Mitarbeiter nun an den Aufgaben arbeiten können. Diese Regel kann außerdem eine Benachrichtigung an das Projektteam beinhalten. Siehe Workflow-Regeln hinzufügen, bearbeiten und kopieren.