Servicetermine suchen und verwalten

SICHERHEIT  Alle Benutzer können ihre eigenen Servicetermine verwalten. Das Verwalten von anderen Serviceterminen wird über die Objektberechtigungen für Servicetermine des Zugriffsrechts eines Benutzers geregelt. Siehe Sicherheitseinstellungen für Service Desk.

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Raster zum Nachforschen für Servicetermin-Widgets > Kontextmenü

BEVOR SIE BEGINNEN  Diese Funktion kann in Ihrer Autotask-Instanz ausgeblendet sein, da sie nicht aktiviert ist. Wenn ja, können Sie sie auf der Seite > Admin > Adminkategorien > Aktivierungen aktivieren. Siehe Aktivierungen.

Informationen über Servicetermine

Ein Servicetermin ist eine Art von Termineintrag, mit dem Zeit für einen bestimmten Kunden auf dem Kalender eines einzelnen Benutzers und im Einsatzkalender reserviert wird. Ein oder mehrere Tickets und eventuell Aufgaben (wenn die Systemeinstellung „Benutzern, die alle Tickets anzeigen können, das Anzeigen, Bearbeiten und Planen von Projektaufgaben im Einsatzkalender erlauben“ markiert ist) werden zum Servicetermin hinzugefügt und sind nun „eingeplant“, damit zu dieser Zeit daran gearbeitet werden kann.

Alle Mitarbeiter, die Aufgaben oder Tickets aus dem Servicetermin zugewiesen sind, werden automatisch für den Servicetermin eingeplant, und der Servicetermin wird auf ihrem Kalender angezeigt.

Alle Benutzer können ihre eigenen Servicetermine verwalten. Das Verwalten von anderen Serviceterminen wird über die Objektberechtigungen für Servicetermine des Zugriffsrechts eines Benutzers geregelt. Siehe Sicherheitseinstellungen für Service Desk.

HINWEIS  Servicetermine können eingeplant werden, ohne dass Aufgaben oder Tickets hinzugefügt werden, da aber das Einplanen von Mitarbeitern mit Aufgaben und Tickets verbunden ist, erscheinen solche Servicetermine nur dann im Einsatzkalender, wenn Termine ohne geplanten Mitarbeiter anzeigen markiert ist.

Servicetermine werden mithilfe eines Kontextmenüs in Suchrastern und Widget-Rastern zum Nachforschen verwaltet sowie in Ihrem Kalender und im Einsatzkalender.

  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Die folgenden Tool-Schaltflächen werden über der Ergebnisliste angezeigt:

Tool-Schaltfläche Beschreibung

Auf zahlreichen Suchseiten (jedoch nicht in den Widget-Rastern zum Nachforschen) können Sie eine neue Instanz des ausgewählten Objekts erstellen. Diese Schaltfläche ist sichtbar, bevor Sie eine Suche ausführen:

  • Klicken Sie auf Neu.
  • Bei den Objekten „Vertrag“, „Ticket“ und „Projekt“ können Sie mehrere unterschiedliche Objekttypen erstellen. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus.

Um Hilfe in Bezug auf das Ausfüllen der Felder zu erhalten, nutzen Sie die kontextbezogene Hilfe für die Seite, die geöffnet wird.

SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren.

HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Als CSV exportieren.
  2. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können.

HINWEIS  Beachten Sie, dass nur die ausgewählten Spalten der ersten 5.000 Datensätze exportiert werden.

WICHTIG  Die Exportdatei enthält nicht alle Felder, die für einen erneuten Import der Daten mit den Vorlagen für den Datenimport erforderlich sind, und die Datenüberschriften stimmen nicht überein.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.

Fahren Sie mit der Maus über das Symbol für das Kontextmenü, um auf die folgenden Optionen zuzugreifen:

Vertragsmenü Funktion
Allgemein
Servicetermin bearbeiten Öffnet die Seite „Servicetermin“ im Bearbeitungsmodus. Weitere Informationen finden Sie unter Servicetermine hinzufügen und bearbeiten.

Zeit für Servicetermin eingeben (nur auf der Registerkarte für Extras „Servicetermine“ auf der Aufgaben- oder Ticketseite)

 

Öffnet die Seite „Zeiteintrag“. Die Felder „Datum“, „Startzeit“ und „Endzeit“ übernehmen das Datum, die Startzeit und die Endzeit des Servicetermins. Die Beschreibung des Servicetermins wird im Feld „Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten“ des Zeiteintrags übernommen.

HINWEIS  Servicetermine können mehrere Tage umfassen, jedoch können Zeiteinträge nicht länger als 23 h 59 m sein. Sie müssen für jeden Tag einen separaten Zeiteintrag erstellen.
Servicetermin abschließen Setzt den Status des Servicetermins auf den Systemstatus „Abgeschlossen“.
Im Einsatzkalender und Kalender eines einzelnen Benutzers wird ein grünes Häkchen im Zeitfenster für den Servicetermin angezeigt, wenn alle Aufgaben und Tickets abgeschlossen sind. Wenn der Servicetermin Aufgaben oder Tickets enthält, die noch nicht abgeschlossen wurden, wird ein rotes Häkchen angezeigt. Diese Farbkodierung gilt nicht für alle Serviceterminlisten.

HINWEIS  Wenn die Systemeinstellung „Servicetermine automatisch beim Abschluss der/des letzten nicht abgeschlossen Aufgabe/Ticket abschließen, die/das mit dem Servicetermin verbunden ist“ aktiviert ist, wird der Servicetermin automatisch auf „Abgeschlossen“ gesetzt, sobald das letzte offene Ticket oder die letzte Aufgabe abgeschlossen wird.
Erneut einplanen (kopieren) Erstellt eine Kopie des ursprünglichen Servicetermins mit dem Status „Neu“. Die Kopie enthält die gleichen geplanten Datumsangaben, Uhrzeiten und geplanten Posten, hat jedoch einen anderen Ersteller und ein anderes Erstellungsdatum.
Um alles neu einzuplanen, aktualisieren Sie die Datumsangaben und Uhrzeiten.
Organisation öffnen Öffnet die Seite Firma. Siehe Die Seite Firma. Für diese Option ist Zugriff auf das CRM-Modul erforderlich.
Aufgabe/Ticket aus Servicetermin entfernen

Nur im Raster für Servicetermine auf der Aufgaben- oder Ticketseite:

Entfernt das aktuelle Ticket aus dem Servicetermin.
Wenn dieses Ticket der einzige Posten im Servicetermin ist, wird der Servicetermin dadurch gelöscht.
Geplante Posten
Geplante Aufgaben/Tickets weiterleiten

Öffnet die Seite „Aufgabe/Ticket weiterleiten/ändern“. Diese Option ist nicht für Servicetermine verfügbar, die keine Einträge enthalten.

Wenn Tickets an eine Queue weitergeleitet werden, wird deren Zuweisung aufgehoben und sie werden nur dann im Zeitplan angezeigt, wenn Termine ohne geplanten Mitarbeiter anzeigen im Einsatzkalender markiert ist.

Siehe Tickets weiterleiten und ändern und Aufgaben weiterleiten und ändern.
Arbeitsbericht
Generieren Öffnet die Seite „Arbeitsbericht“ in einem neuen Fenster. Siehe Einen Arbeitsbericht anzeigen und drucken.
Generieren & Senden Öffnen Sie die Seite „Arbeitsbericht senden“. Siehe Einen Arbeitsbericht per E-Mail senden.
Sonstiges
Servicetermin löschen Löscht den Servicetermin. Das Löschen eines Servicetermins löscht die in ihm enthaltenen Aufgaben und Tickets nicht, sondern plant diese nicht länger ein. Diese Option ist für Benutzer mit der Berechtigung Servicetermin: Löschen verfügbar.