Die Seite “Projektübersicht”

Im Dropdown-Menü Neu können Sie die folgenden projektbezogenen Objekte direkt auf der Seite „Zusammenfassung“ hinzufügen:

• Teammitglied

• Warenposten

• Spesen

• Zugehörige Tickets

• Notiz

• Kalendereintrag

• Anhang

Die Funktion ist identisch mit der Schaltfläche Neu auf den jeweiligen Projektseiten.

Im Menü „Tools“ können Sie folgendermaßen vorgehen:

• Legen Sie den Projektstatus auf Abgeschlossen fest. Diese Option ist für Projektvorlagen ausgeblendet. Siehe Ein Projekt abschließen.

• Deaktivieren Sie das Projekt. Ein Projekt deaktivieren und aktivieren

• Speichern Sie das Projekt als Vorlage. Siehe Ein Projekt als Vorlage speichern:.

• Führen Sie den Bericht: Fällige Aufgaben/Ereignisse aus. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen Bericht zu starten, in dem alle Aufgaben anzeigt werden, deren Fälligkeits- oder Enddatum das gewählte Datum ist.

• Führen Sie Projektdaten in einem Dokument zusammen. Siehe Dokumente mit der Funktion „Dokumente zusammenführen“ erstellen.

Organisation

Firma oder Firmenname bezieht sich auf die Firma, die mit dem Objekt verbunden ist. Dieses Feld ist immer erforderlich.

• Im Ansichtsmodus wird der Name als Hyperlink für Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Firma und als Nur-Text für alle anderen angezeigt.

• Im Modus „Neu“ geben Sie den Namen der Organisation ein. Während der Eingabe schlägt Autotask mögliche Übereinstimmungen vor. Klicken Sie auf einen Firmennamen, um diesen auszuwählen und im Feld einzutragen. Alternativ können Sie auf das Auswahlsymbol klicken, um die Organisation aus einer Liste auszuwählen. Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Auswahlsymbol klicken, um auf die Schnelle eine neue Firma zu erstellen. Siehe Eine Firma hinzufügen.

• Im Bearbeitungsmodus kann dieses Feld für einige Objekte (zum Beispiel Projekte und Geräte) nicht geändert werden.

Klassifizierung

Klassifizierungen sind Symbolen zugewiesen, die visuelle Kennzeichnungen bieten. Diese werden verwendet, um Firmen zu kategorisieren und zu suchen. Die Symbole erscheinen in Autotask neben den Firmennamen. Siehe Symbole für Klassifizierung.

Wählen Sie auf der Seite „Neue Firma“ oder „Firma bearbeiten“ im Dropdown-Menü eine Klassifizierungsoption aus.

Externer Schlüssel

Dieses Feld ist optional und kann bearbeitet werden. Es ist bei mehreren Objekten verfügbar und bietet einen Querverweis auf ein externes Nummerierungssystem.

Startdatum

Geben Sie den ersten Tag für den Datumsbereich ein, an dem das Objekt aktiv oder gültig ist. Es ist standardmäßig das heutige Datum, kann jedoch modifiziert werden.

Verträge

Das Startdatum des Vertrags wird zum Abrechnungsdatum für alle Posten, die unter dem Vertrag abgerechnet werden.

BEISPIEL  Wenn das Startdatum der 21. des Monats ist, findet die Abrechnung für alle vertraglichen Rechnungspositionen jeweils am 21. statt. Wenn Sie möchten, dass das Abrechnungsdatum auf den Monatsanfang oder das Monatsende fällt, Sie die Services für den Rest des Monats jedoch anteilig verrechnen möchten, beziehen Sie sich auf Abrechnung für einen laufenden ersten Monat.

HINWEIS  Liegt das Startdatum auf einem Tag, der nicht im aktuellen Zeitraum vorkommt (wenn zum Beispiel das Startdatum der 31. ist und der nächste Monat nur 30 Tage hat), wird der letzte Tag des Monats für die Abrechnung verwendet.

WICHTIG  Sie können das Startdatum für einen Servicevertrag nicht länger bearbeiten, sobald der erste Service-/Servicepaketzeitraum hinzugefügt und der Vertrag gespeichert wurde.

Verkaufschancen

Das Startdatum wird verwendet, um die Anzahl der Tage zu berechnen, die sich die Verkaufschance in der Pipeline befindet.

Projekte

Das Startdatum für alle Projektphasen, Aufgaben und Projektprobleme muss >= dem Startdatum sein.

Abrechnungsregeln

Das Startdatum ist der Start des ersten Abrechnungszeitraums und das erste Abrechnungsdatum. Des Weiteren gibt es den Zeitplan für alle nachfolgenden Abrechnungsdaten vor. Es muss größer oder gleich dem Startdatum für den Vertrag sein.

BEISPIEL  Wenn das Startdatum der 3. Januar ist, dann ist das nächste Abrechnungsdatum der 3. Februar. Wenn Sie ein Datum am Tag 29, 30 oder 31 eingeben und ein Monat nicht so viele Tage hat, ist das Startdatum für diesen Zeitraum der letzte Tag des Monats. Wenn Sie einen Tag eingeben, der der letzte Tag dieses Monats ist, wird nach diesem Monat der letzte Tag bei allen Monaten verwendet.

Jeder Warenposten für einen Zeitraum wird mithilfe der neuesten Anzahl von Einheiten erstellt, die am im Feld Einheiten festlegen/Warenposten erstellen am: eingegebenen Datum ermittelt wird. Das Datum für die Zählung kann dasselbe Datum wie das Abrechnungsdatum sein oder davor liegen.

Falls keine Anzahl von Einheiten am Startdatum des ersten Abrechnungszeitraums vorhanden ist (weil der ausgewählte Tag für die Zählung nach dem Tag des Startdatums liegt), zählt Autotask die Einheiten dann, wenn die Regel zur Verwendung für diesen ersten Abrechnungszeitraum erstellt wird.

Enddatum

Geben Sie den letzten Tag für den Datumsbereich ein, an dem das Objekt aktiv oder gültig ist.

Verträge

Wenn das Enddatum nicht der geplante letzte Tag eines Abrechnungszeitraums ist (bei einem teilweisen letzten Monat), wird die Gebühr für den letzten Abrechnungszeitraum anteilig verrechnet.

Verkaufschancen

Geben Sie ein voraussichtliches Enddatum für die mit der Verkaufschance verbundene Arbeit ein. Das Feld hat keinen Einfluss auf Umsatz- oder Gewinnprognosen.

Phasen

Wenn Sie Aufgaben zur Phase hinzufügen, wird das Phasenenddatum an das Enddatum der letzten Aufgabe angepasst.

Abrechnungsregeln

Es werden keine Warenposten für Zeiträume erstellt, die nach dem Enddatum beginnen würden. Wenn dieses Feld leer bleibt, endet das Erstellen von Warenposten am Enddatum des Vertrags.

Wenn Sie ein Datum eingeben, das nach dem Enddatum des Vertrags liegt, wird eine Nachricht mit dem Enddatum des Vertrags angezeigt.

Bestellnummer

Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, und wird immer auf Arbeitsaufwand und Warenposten angewandt.

• Wenn Sie einem Angebot eine Bestellnummer zuweisen (auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen) und dann die damit verbundene Verkaufschance unter Verwendung des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance abschließen, übernehmen alle Warenposten, die im Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt wurden, die Bestellnummer.
• Wenn Sie einem Vertrag eine Bestellnummer zuweisen, übernehmen die zugehörigen Rechnungspositionen die Bestellnummer des Auftrags.
• Wenn Sie Projekten, Tickets oder Aufgaben eine Bestellnummer zuweisen, setzt diese Bestellnummer die Bestellnummer des zugeordneten Vertrags außer Kraft.
• Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma.

Siehe Mit Bestellnummern arbeiten.

Dauer

Die Länge des Vertrags oder Projekts in Tagen. Dieses Feld ist mit dem Startdatum und dem Enddatum verknüpft.

• In einem Projekt können Sie die Anzahl der Tage im Feld Dauer eingeben, nachdem Sie ein Datum im Feld Startdatum eingegeben haben. Sie können auch ein Enddatum eingeben, damit Autotask die Dauer berechnet. Die im Abschnitt Einstellungen für den Projektzeitplan getroffene Auswahl bestimmt, ob die Projektdauer anhand von Kalendertagen berechnet wird oder ob geschäftsfreie Tage und Feiertage eingeschlossen werden.

• In einem Vertrag wird die Dauer als Kalendertage zwischen dem Startdatum und dem Enddatum berechnet.

Im Ansichtsmodus wird die Dauer als Fortschrittsleiste angezeigt.

Geschäftssparte

Mithilfe von Geschäftssparten können Sie Finanzen klassifizieren und Daten segmentieren. Dieses Feld wird angezeigt, wenn die Organisationsstruktur (Geschäftssparte) aktiviert ist. Dies ist bei den folgenden Objekten verfügbar: Vertrag, Verkaufschance, Auftrag, Projekt und Ticket. Siehe Einführung in Geschäftssparten.

Wenn ein Vertrag einer anderen Geschäftssparte zugeordnet ist als das Ticket oder das Projekt, übernehmen die Rechnungspositionen immer die Geschäftssparte aus dem Vertrag und nicht vom übergeordneten Objekt. Siehe Übernahmeregeln für Geschäftssparten bei untergeordneten Objekten.

Wählen Sie eine Kombination von Bereich > Geschäftssparte aus.

Abteilung

Eine Abteilung ist ein organisatorisches Objekt in Ihrer Firma, das mit Mitarbeitern und Tätigkeitsarten verbunden ist und eine Rolle bei der Projektsicherheit spielt.

Projekte:

Die Auswahl einer Abteilung ist optional. Wenn eine Abteilung einem Projekt zugeordnet ist, kann dies zum Suchen, Filtern und Gruppieren von projektbezogenen Daten verwendet werden. Dadurch wird nicht eingeschränkt, welche Mitarbeiter und Tätigkeitsarten Projektaufgaben zugeordnet werden können.

Verkaufschance

Eine Verkaufschance ist ein potenzieller Verkauf, der von Ihnen identifiziert wurde. Das Feld wird bei Objekten angezeigt, die mit einer Verkaufschance verbunden sind. Abhängig von den Berechtigungen wird der Name der Verkaufschance oder ein Link zur Verkaufschance angezeigt.

Wählen Sie eine Verkaufschance aus oder klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine neue Verkaufschance hinzuzufügen. Sie müssen zunächst eine Firma auswählen. Alle aktiven Verkaufschancen, die mit einer Firma verbunden sind, stehen zur Verfügung.

CRM-Notizen und To-Dos:

CRM-Notizen und To-Dos, die über das Firmen- oder Kontaktobjekt erstellt werden, können optional auf eine aktive Verkaufschance für die Firma verweisen. Wenn Sie eine Notiz über die Seite Verkaufschancendetails hinzufügen, wird das Feld Verkaufschancenname standardmäßig übernommen.

Verträge:

Wenn der Vertrag beim Ausführen der Assistenten „Gewonnene Verkaufschance“ oder „Gewonnenes Angebot“ erstellt wird, wird hier auf die Verkaufschance verwiesen.

Projekte:

Sie können eine Verkaufschance mit dem Projekt verbinden und Folgendes tun:

• Wenn dies ein Projektierungsprojekt ist, konvertieren Sie die Projektierung in ein Projekt, während Sie den Assistenten: Gewonnene Verkaufschance ausführen. Angebotene Warenposten werden zu Projektwarenposten. Die Umsatzerwartung der Verkaufschance und die prognostizierten Gesamtkosten werden in die Felder Geschätzte(r) Umsatz/Kosten des Projekts übernommen (falls diese Felder keine Werte enthalten). Siehe Gewonnene Verkaufschancen abschließen.
• Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder der verknüpften Verkaufschance, um die benutzerdefinierten Felder des Projekts zu aktualisieren. Siehe Benutzerdefinierte Felder für Verkaufschancen in benutzerdefinierte Felder für ein Projekt kopieren.
• Wenn das Projekt abgeschlossen ist, können Sie die Verkaufschance im Assistenten: Projekt abschließen auf Implementiert aktualisieren. Siehe Ein Projekt abschließen.

Angebote:

Wählen Sie eine aktive Verkaufschance aus, erstellen Sie eine neue Verkaufschance oder lassen Sie die Verkaufschance automatisch erstellen. Wenn die Verkaufschance automatisch erstellt wird, hat sie den gleichen Namen wie der Auftrag, und die restlichen Felder übernehmen standardmäßig die Werte, wie unter Standardwerte für automatisch erstellte Verkaufschancen beschrieben.

Aufträge:

Wenn die Beschaffung aktiviert ist, werden aus Verkaufschancen automatisch Aufträge generiert, sobald der Assistent: Gewonnene Verkaufschance ausgeführt wird. Das Feld ist schreibgeschützt.

Tickets:

In diesem Feld wird eine Verkaufschance angezeigt, wenn der Assistent: Gewonnene Verkaufschance ausgeführt wurde und das Kontrollkästchen Dieses Ticket mit dieser Verkaufschance verbinden aktiviert wurde, sodass dieses Ticket in der Queue „Nach dem Verkauf“ erstellt wird.

Projektleiter

Der Benutzer, der für die gesamte Durchführung des Projekts verantwortlich ist. Verwenden Sie die Filter „Abteilung“, „Arbeitsgruppe“ oder „Queue“, um die Ergebnisse einzugrenzen und/oder verwenden Sie die Spaltenfilter. Der Projektleiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Projekt erstellt wurde.

Dieses Feld wird standardmäßig auf den Benutzer gesetzt, der das Projekt erstellt, jedoch kann dies geändert oder entfernt werden.

Vertrag

Alle Objekte:

• Die Auswahl eines Vertrags ist optional. Wenn kein Vertrag ausgewählt ist, gilt die Standardabrechnung für Zeit und Material.
• Das Feld Vertrag wird erst dann aktiv, wenn eine Firma ausgewählt ist.
• Wenn Sie keine Zugriffsberechtigung zum Ändern des Vertrags haben, ist das Feld nicht verfügbar.
• Wenn Sie einen Servicevertrag ausgewählt haben, müssen Sie außerdem einen Service oder ein Servicepaket auswählen.

Tickets:

• Das Feld Vertrag ist eventuell bereits ausgefüllt, wenn der Kunde (oder die Mutterfirma, falls es sich um eine Tochterfirma handelt) einen Service Desk-Standardvertrag eingerichtet hat.
• Wenn Sie ein Gerät auswählen, das mit einem Vertrag verbunden ist, hat der Vertrag des Geräts Vorrang, es sei denn, Sie wählen manuell einen anderen Vertrag aus.

Projekte:

• Wenn Sie einen Vertrag auswählen, dessen Startdatum nach dem Startdatum des Projekts oder dessen Enddatum vor dem Enddatum des Projekts liegt, erhalten Sie eine Warnmeldung. Sie können den Vertrag trotzdem auswählen, indem Sie auf OK klicken. Achten Sie darauf, den Vertrag zu bearbeiten und die Vertragszeitleiste bei Bedarf zu verlängern.
• Um einen Vertrag zu erstellen und mit dem Projekt zu verknüpfen, klicken Sie auf das Pluszeichen . Sie können den Vertragstyp auswählen. Der Firmenname ist standardmäßig die mit dem Projekt verbundene Firma. Sie können die Firma zu einer Firma ändern, die eine Mutterfirma für die Projektfirma ist. Siehe Organisation.

Zuständiger Mitarbeiter

Der Mitarbeiter in Ihrer Organisation, der die Gesamtverantwortung für die Beziehung mit der Firma übernimmt. Das Feld kann bei anderen Objekten angezeigt werden, ist jedoch schreibgeschützt.

Benutzer, die als zuständige Mitarbeiter ausgewählt sind, benötigen entsprechende Zugriffsberechtigungen, um den Firmentyp anzeigen zu können, sowie Meine oder höhere Objektberechtigungen. Zuständige Mitarbeiter verfügen über die gleichen Zugriffsrechte wie Mitglieder des zuständigen Teams. Firmen, bei denen Sie der zuständige Mitarbeiter oder Mitglied des zuständigen Teams sind, können unter Meine ... > CRM > Firmen gefunden werden. Siehe Sicherheitseinstellungen für CRM.

Vertragstyp

Die Vertragsart wird beim Erstellen des Vertrags ausgewählt und kann nicht bearbeitet werden. Bei allen Objekten, bei denen dies angezeigt wird, ist dies schreibgeschützt.

Vertragstypen werden verwendet, um unterschiedliche Abrechnungszwecke zu unterstützen. Optionen umfassen Stundenkontingent, Pauschal, Ticket, Service, Vorauszahlung und Zeit und Material.

Beispiele, wann die einzelnen Vertragstypen zu nutzen sind, finden Sie unter Geschäftsfälle und Vertragstypen.

Projektstatus

Es gibt drei Systemprojektstatus: Neu, Inaktiv und Abgeschlossen. Sie können jedoch auch weitere konfigurieren. Siehe Projektstatus.

Um ein Projekt zu deaktivieren, wählen Sie den Status Inaktiv aus. Das Deaktivieren eines Projekts versetzt dieses in eine Wartestellung. Das Projekt wird nicht länger in der Liste der aktiven Projekte angezeigt, und Aufgaben werden nicht länger auf der Seite Meine Aufgaben und Tickets angezeigt. Mitarbeiter können nicht länger Zeit über das Projekt erfassen oder Notizen auf den Aufgaben für dieses Projekt eingeben.

Um ein inaktives Projekt erneut zu aktivieren, wählen Sie einen anderen Status als Inaktiv oder Abgeschlossen aus.

Jedes Mal, wenn Sie den Status oder die Statusdetails des Projekts ändern, wird in der Ansicht „Projektnotizen“ eine neue Projektnotiz mit Details zu den Änderungen gespeichert.

Statusdatum

Die Felder Statusdatum und Zeit werden immer dann aktualisiert, wenn Sie einen anderen Status auswählen, selbst wenn der Projektstatus auf Abgeschlossen gesetzt wird.

HINWEIS  Das Abschlussdatum des Projekts wird eingetragen, sobald der Projektstatus das erste Mal auf Abgeschlossen gesetzt wird, und wird danach nicht mehr geändert.