Projektarten

Es gibt vier verschiedene Arten von Autotask-Projekten: Kunde, intern, Projektierung und Vorlage. Jede Projektart bietet eine andere Funktion in Autotask und hat andere Anforderungen. Sie sollten sich mit den Unterschieden bei Projektarten vertraut machen, wenn Sie Autotask-Projekte hinzufügen oder damit arbeiten.

HINWEIS  Wenn Sie nach einem Projekt suchen, macht es Sinn, den Filter für die Projektart zu verwenden.

Die Projektarten Kundenprojekte und interne Projekte sind sich ähnlich und werden manchmal als eins zusammengefasst, zum Beispiel bei Zugriffsrechten. Wenn Sie jedoch mit Projekten arbeiten, sind diese beiden Arten nicht austauschbar.

  • Verwenden Sie Kundenprojekte, um abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und Materialien bei Arbeiten für einen Kunden zu erfassen. Abrechenbare Posten werden unter „Genehmigen & Buchen“ angezeigt und können dem Kunden berechnet werden. Sie können ein Kundenprojekt für jeden Organisationstyp erstellen.
  • Verwenden Sie interne Projekte, um die Zeit und die Materialien zu überwachen, die für Aufgaben verwendet werden, die für Ihr Unternehmen ausgeführt werden. Sie können Mitarbeiter zuweisen und Kosten intern und nach Abteilungen erfassen. Zwar werden Warenposten und Spesen, die mit einem internen Projekt verbunden sind, an „Genehmigen & Buchen“ und die Rechnungsstellung weitergeleitet, Arbeitsaufwand jedoch nicht.

Wir empfehlen Ihnen dringend, das interne Projekt immer mit Ihrer lokalen Organisation zu verknüpfen (sieheIhre eigene Firma in Autotask. ) Obwohl Sie jede Organisation mit einem internen Projekt verknüpfen können, wird die Arbeit aus dem Projekt nicht in der Abrechnung angezeigt und wird nicht in den Finanzsummen enthalten sein.

Interne Projekte erscheinen nicht im Kundenportal, auch wenn sie der das Portal nutzenden Organisation zugeordnet sind.

HINWEIS  Verwenden Sie bei „Pro Bono“-Projekten nicht abrechenbare Tätigkeitsarten anstelle eines internen Projekts.

Verwenden Sie Projektierungsprojekte, um einen Projektplan vor dessen Beginn zu definieren oder um ein Dokument über den Umfang und Inhalt für einen Kunden oder einen potenziellen Kunden zu erstellen. Sobald eine Projektierung akzeptiert wurde, kann sie entweder als Kundenprojekt oder internes Projekt aktiviert werden.

Projektierungen sind vollständig definierte Projekte, die im System dargestellt werden. Aufgaben sind Mitarbeiter zugewiesen, und die Mitarbeiter können Zeit auf den Aufgaben eintragen. Im Gegensatz zu regulären Projekten können Ressourcen jedoch keine Angebotsaufgaben unter „Meine > Aufgaben und Tickets“ anzeigen. Projektierung wird auch nicht im Kundenportal angezeigt.

Es gibt drei Möglichkeiten für Mitarbeiter, ihre Zeit auf Projektierungsaufgaben einzutragen:

  • > Projekte > Suchen > Projektierungen > Projektierung öffnen > Projektzeitplan > Klick mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe > Neuer Zeiteintrag
  • Meine > Stundenzettel > Aktuelle Stundenzettel > Neu > Projektzeit
  • Meine > Projekte > Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Projekt > Meine Aufgaben für Projekt anzeigen > Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Aufgabe > Neuer Zeiteintrag

Zeiteinträge werden nicht unter Verträge > Genehmigen & Buchen angezeigt, solange das Projekt noch eine Projektierung ist. Die Zeit wird jedoch auf dem Stundenzettel des Benutzers erfasst. Wenn die Projektierung als ein Kundenprojekt aktiviert wird (Projektübersicht > Projekt bearbeiten > Art: Kunde auswählen), werden alle vorherigen Zeiteinträge für die Projektierungsaufgaben unter „Genehmigen & Buchen“ angezeigt. Damit können Sie den Arbeitsaufwand in Rechnung stellen, der während des Verkaufsprozesses geleistet wurde.

Angebotsprojekte erscheinen nicht im Kundenportal, auch wenn sie mit der das Portal nutzenden Organisation verknüpft sind.

HINWEIS  Es ist wichtig, die richtigen Tätigkeitsarten (abrechenbar oder nicht abrechenbar) für den in der Projektierungsphase eingetragenen Arbeitsaufwand zu wählen.

Projektvorlagen sind ein vordefinierter Satz von Phasen, Aufgaben und zugehörigen Projektinformationen. Alle Projekte oder Projektierungen können als Vorlage zur zukünftigen Verwendung gespeichert werden. Oder Sie erstellen eine separate Projektvorlage und verwenden diese, um Projekte zu erstellen.

Verwenden Sie Projektvorlagen als Ausgangspunkt für ein neues Projektierungs-, Kunden- oder internes Projekt. Das Arbeiten mit Projektvorlagen hilft Ihnen dabei, Vorgänge und Projektpläne zu standardisieren und spart Ihnen beim Erstellen eines neuen Projekts Zeit.

Sie können die Projektart ändern, es gibt jedoch einige Einschränkungen.

Bevor Rechnungspositionen genehmigt und gebucht wurden, können Sie das Projekt bearbeiten und eine beliebige Projektart auswählen. Nachdem Rechnungsposition genehmigt und gebucht wurden, gelten die folgenden Regeln:

  • Projektierungen können jederzeit in ein internes Projekt oder ein Kundenprojekt geändert werden. Die während der Projektierungsphase vorgenommenen Zeiteinträge werden unter „Genehmigen & Buchen“ angezeigt, damit Sie während des Verkaufsprozesses ausgeführte Arbeit in Rechnung stellen können.
  • Sie können ein internes Projekt in ein Kundenprojekt umwandeln. Alle Arbeitsaufwandseinträge, die dem Stundenzettel hinzugefügt wurden, während das Projekt ein internes Projekt war, werden zur Abrechnung unter „Genehmigen & Buchen angezeigt. Der abrechenbare Betrag ist jedoch Null.
  • Sie können ein Kundenprojekt weder in ein internes noch in ein Projektierungsprojekt umwandeln.
  • Jede Projektart kann als Projektvorlage gespeichert werden.