Geschäftsfälle und Vertragstypen

BEISPIEL  Ihre Firma hat einen Satz Standardstundensätze, allerdings erhalten Sie von bestimmten Kunden genügend Aufträge, sodass Sie Rabattsätze einräumen können. Welchen Vertragstyp sollten Sie verwenden?

Dies ist der klassische Fall für den Abschluss eines „Zeit und Materialien“-Vertrags. Mit ihm können Sie die Sätze für einen bestimmten Kunden (entweder durchgängig oder für bestimmte Projekte oder Tickets) ändern, ohne Ihre gesamten Abrechnungssätze zu ändern. Die Abrechnung basiert weiterhin auf der Abrechnungsmethode für „Zeit und Materialien“, allerdings können Sie die Stundensätze, die Sie für Ihre Services berechnen, senken oder anheben.

BEISPIEL  Ihre Firma ist dabei, zu einem Managed Service-Geschäftsmodell zu wechseln. Statt darauf zu hoffen, dass etwas ausfällt und repariert werden muss, sind Sie nun dafür verantwortlich, dass die Gerätschaften und Ausrüstung des Kunden immer fehlerfrei funktionieren. Sie erreichen dies, indem Sie die Gerätschaften des Kunden überwachen und routinemäßige Wartung vornehmen.
Für Kunden werden die Kosten der IT-Services somit vorhersehbar und können im Etat eingeplant werden. Ihre Firma erreicht damit einen wiederkehrenden Umsatzstrom. Die Schwierigkeit besteht für Sie darin, zu bestimmen, was von dieser Vereinbarung abgedeckt wird und ob Sie Gewinn machen. Welchen Vertragstyp sollten Sie verwenden?

Serviceverträge bieten Folgendes:

• Sie erfassen die Services und Servicepakete, die Teil eines Vertrags sind, und wie viele Einheiten (Server, PCs, Drucker) abgedeckt sind.
• Sie generieren in regelmäßigen Zeitabständen (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) eine Rechnungsposition, die als Festbetrag pro Einheit (wie z. B. ein PC oder eine Software-Lizenz) berechnet wird.
• Sie verwalten Anpassungen an den unter dem Vertrag abgedeckten Services sowie an der Zahl der abgedeckten Einheiten, indem automatisch eine separate, anteilig berechnete Rechnungsposition generiert wird. Sie müssen beim Servicevertrag lediglich die Stückzahl im Vertrag ändern, dann wird die neue, ab jetzt geltende Summe automatisch zur Abrechnung weitergeleitet, wobei der angebrochene Monat anteilig abgerechnet wird.
• Sie können in Autotask mit bestimmten Geräten verbunden werden. Wenn dann das Gerät auf einem Ticket ausgewählt wird (z. B. ein Drucker, an dem Sie Wartungsarbeiten ausführen), wird der Vertrag automatisch auf das Ticket angewendet.
• Sie können Vertragskosten nachverfolgen (Arbeitsaufwand, Lizenzkosten und Kosten für Vertrags-, Ticket- und Projektwarenposten). Ein eingebauter Rentabilitätsmonitor erfasst die über den Vertrag zum internen Vertragssatz für jeden Mitarbeiter abgerechnete Gesamtzeit und vergleicht diese Informationen mit dem Gesamtumsatz, der im selben Zeitraum über den Vertrag eingenommen wurde. LiveReports-Rentabilitätsberichte können zu jeder Zeit und für einen beliebigen Zeitraum für Ihren gesamten Geschäftsbereich oder einen bestimmten Kunden in Echtzeit generiert werden.

Dieser Vertragstyp wird normalerweise monatlich oder vierteljährlich abgerechnet. Der Satz kann je nach Benutzern, Gerätschaften oder Nutzungsvolumen variieren. Diese Vereinbarung unterstützt häufig Remote Monitoring, Backup für Disaster-Recovery sowie SAAS-Angebote.

BEISPIEL  Das Managed Services-Geschäft Ihrer Firma wächst. Sie suchen nach Möglichkeiten, um Ihr Geschäft noch erfolgreicher zu führen. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden Geräte zum Leasen anzubieten. Somit können Sie sicher sein, dass die von Ihnen verwalteten Gerätschaften Ihren Standards in Bezug auf Alter und Zuverlässigkeit entsprechen. Sie bieten außerdem mehr Kunden Taskfire an und möchten Autotask verwenden, um die Taskfire-Lizenzen und andere Software-Lizenzen zu verwalten, die Sie Ihren Kunden bieten. Wie binden Sie diese Funktionen in unterschiedliche Kundenverträge ein, erfassen Sie Ihre Lieferantenkosten und stellen sicher, dass Sie einen fairen Preis berechnen und Gewinn machen?

Mit einem Vertrag für wiederkehrende Dienste kann Ihr Autotask-Administrator „Services” erstellen, die auf dem Angebot von Hardware oder Software über einen bestimmten Zeitraum zu einem Festpreis basieren. Jeder Service kann einen Teil der Hardware repräsentieren: eine Hardware-Gruppierung, zum Beispiel eine Workstation, oder eine Einzelplatz-Lizenz beispielsweise für Taskfire von Autotask oder ein Buchhaltungssoftwarepaket. Der Service kann eine Einzeloption sein oder mit anderen Services als Teil eines Servicepakets zusammengefasst sein. Sie fügen den Service oder das Servicepaket dann einem Servicevertrag hinzu und legen fest, wie viele Einheiten von jedem Service oder Paket der Vertrag abdecken wird. Der Vertrag generiert in jedem Abrechnungszeitraum eine Rechnungsposition für jeden Service oder jedes Servicepaket.

Sie haben z. B. einen Kunden, der fünf neue Workstations benötigt. In der Vergangenheit hätte er die Workstations gekauft. Stattdessen könnten Sie jedoch die Workstations von einem Ihrer Lieferanten leasen und dann an den Kunden weiterleasen. Sie könnten einen Service namens „Workstation“ haben, der alle notwendigen Teile einschließlich Software beinhaltet. Eine weitere Option wäre es, getrennte Services für beispielsweise Hardware und Software-Lizenzen zu haben und diese dann in einem Servicepaket zusammenzufassen. Fügen Sie den neuen Service oder das Servicepaket einem Servicevertrag hinzu und legen Sie die Anzahl der Serviceeinheiten auf 5 fest. Autotask fügt dann in jedem Abrechnungszeitraum eine neue Rechnungsposition hinzu, um den Preis für die 5 Workstations abzudecken. Bei Bedarf können Sie den Einzelpreis und die Stückzahl der Workstations jederzeit anpassen. Wenn Sie die Stückzahl während eines Abrechnungszeitraums ändern, erstellt Autotask eine anteiligen berechnete Rechnungsposition, um die Änderung einzuschließen.

Sie können jedem Service auch einen Einkaufspreis hinzufügen. Autotask schließt diese Kosten ein, wenn es die Rentabilität des Servicevertrags berechnet. Rentabilität schließt auch die Kosten des unter dem Vertrag geleisteten Arbeitsaufwands sowie dem Vertrag zugewiesene Projekt-/Ticketwarenposten ein. Sie können einen Service außerdem mit einem Lieferanten verbinden. Wenn Sie einen Warenposten und Lieferanten hinzufügen, können Sie über Kosten und Servicegebrauch nach Lieferant oder Quelle berichten, Rechnungen Ihres Servicelieferanten mit den von Ihnen verwendeten und/oder weiterverkauften Services abstimmen und Ihre Software-Lizenzvergabe erfassen und verwalten.

Wenn Sie z. B. die fünf Workstations wie oben beschrieben weiterleasen, kann der Service „Workstation“ anzeigen, welcher Lieferant die Workstations bereitstellt und was Ihre Kosten sind. Wenn Sie den Service zum Vertrag hinzufügen, werden diese Informationen an Ihre vertragsbezogenen und Firmenfinanzberichte weitergeleitet.

Serviceverträge bieten viele flexible Optionen, Services zu erstellen und Services in einem Vertrag zu verwalten. Mit diesen Optionen können Sie innerhalb eines Vertragstyps einen großen Bereich an Kundenbedürfnissen erfüllen.

BEISPIEL  Sie haben gerade den Zuschlag für einen Netzwerk-Installationsprojekt für eine schlüsselfertige Installation zu einem Pauschalpreis erhalten. Die Vereinbarung sieht vor, dass Ihre Bezahlung in drei Teilzahlungen erfolgt, die jeweils fällig werden, wenn bestimmte Leistungen erbracht wurden. Sie sollten die Kosten für den Arbeitsaufwand erfassen, um zu ermitteln, ob das Projekt profitabel ist.

Bei einem Pauschalvertrag vereinbart Ihre Firma, eine Reihe von Aufgaben zu einem Pauschalpreis durchzuführen, egal, welche internen Arbeits- und Materialkosten Ihnen entstehen. Viele Projekte werden über einen Pauschalvertrag abgerechnet. Sie sollten trotzdem den Arbeitsaufwand des Projekts erfassen und die Kosten für Arbeitsaufwand und Materialien kennen, selbst wenn die Abrechnung nicht auf Arbeitsaufwand basiert, sondern auf im Voraus vereinbarten Abrechnungsmeilensteinen, die Teil eines Pauschalvertrags sind.

Meilensteine sind Abschlagszahlungen für Projekte zu einem Pauschalpreis. Sie fügen Vertragsmeilensteine über die Ansicht „Vertragsmeilensteine“ hinzu und verwalten sie dort.

BEISPIEL  Ihre Kunden kaufen Services von Ihnen in Form von vorausbezahlten Stundenkontingenten. Sie müssen erfassen, wie die Stunden aufgebraucht werden und wann der Kunde ein neues Stundenkontingent kaufen muss.

Ein Stundenkontingentvertrag wird eingerichtet, wenn ein Kunde im Voraus für ein Stundenkontingent bezahlt (normalerweise zu einem Vorzugspreis) und die vorausbezahlten Stunden dann reduziert werden, wenn abrechenbare Arbeiten ausgeführt werden. Die Stundenbilanz wird im Vertrag verwaltet.

Obwohl jede einem Vertrag hinzugefügte Stunde des Stundenkontingents denselben Wert hat, können Sie mehr als eine Kontingentstunde für eine Stunde Arbeitsaufwand berechnen, indem Sie zur Abrechnung für bestimmte Rollen unterschiedliche Stundenkontingentfaktoren einrichten. Somit können Sie unterschiedliche Sätze für unterschiedliche Fachkenntnisse in Rechnung stellen. Autotask verrechnet dementsprechend automatisch die verschiedenen Sätze mit dem im Voraus bezahlten Stundensatz.

Stundenkontingentverträge bieten außerdem die Möglichkeit, Regeln einzurichten, die automatisch Erinnerungen auslösen oder weitere Stundenkontingente hinzufügen, wenn die Anzahl der verfügbaren Kontingentstunden unter einen bestimmten Betrag fällt. Sie können auch einen Überschussbetrag einrichten, um Arbeitsaufwand zu berechnen, wenn keine Kontingentstunden mehr verfügbar sind.

BEISPIEL  Ihr Kunde zahlt Ihnen im Voraus einen Vorschuss. Sie müssen erfassen, wie der Betrag aufgebraucht wird und wann der Kunde eine neue Vorauszahlung leisten muss.

Bei Vorauszahlungsverträgen kann der Kunde im Voraus für Services bezahlen. Im Gegensatz zu Stundenkontingenten erfassen Vorauszahlungen für künftige Services jedoch in Form von Geldbeträgen anstelle von Zeitkontingenten. Das Vorauszahlungsguthaben wird durch geleistete Arbeiten zu Vertragssätzen reduziert. Die Höhe der Vertragssätze kann den Standardabrechnungssätzen entsprechen oder sich davon unterscheiden. Außerdem wird es durch Vertragswarenposten reduziert.

Wie bei Stundenkontingent- und Ticketverträgen können Benachrichtigungsregeln verwendet werden, um Mitarbeiter zu informieren oder automatisch einen festgelegten Vorauszahlungsbetrag neu zu kaufen, wenn das Vertragssaldo einen gewissen Grenzwert erreicht. Im Unterschied zu Stundenkontingent- und Ticketverträgen können Projekt- und Ticketwarenposten zusätzlich von einer Vorauszahlung abgezogen werden.

Ist ein optionales Modul für die Vorauszahlungssteuer installiert, kann selbst die auf Arbeitsaufwand und Warenposten erhobene Steuer vom Vorauszahlungskauf abgezogen werden. Siehe Steuer auf Warenposten bei Vorauszahlungsverträgen hinzufügen.

BEISPIEL  Ihr Kunde bezahlt Sie pro Ticket. Kunden kaufen jeden Monat eine Reihe von Tickets im Voraus. Sie müssen erfassen, wie die Ticketkäufe aufgebraucht werden und wann der Kunde nachkaufen sollte.

Bei Ticketverträgen können Kunden im Voraus für einen Satz Tickets bezahlen. Das Ticket wird vom gekauften Saldo abgezogen, sobald es abgeschlossen ist, jedoch wird der Abzug auf das Datum gesetzt, als das Ticket erstellt wurde. Zum Beispiel wird ein Ticket, das am 31.3.2022 erstellt und am 2.4.2022 abgeschlossen wurde, vom Incident-Kauf für März 2022 abgezogen.

Wie bei Stundenkontingent- und Vorauszahlungsverträgen können Benachrichtigungsregeln verwendet werden, um Mitarbeiter zu informieren oder automatisch einen festgelegten Satz von Tickets zu kaufen, wenn das Vertragssaldo einen gewissen Grenzwert erreicht.

BEISPIEL  Ihr Kunde hat sieben Kontakte, die von Ihrem Vertrag abgedeckt sind. Diese sind mit dem Abrechnungsartikel „Managed Services: Benutzerbasiert“ verbunden, für den Sie 100 Euro pro Monat berechnen. Des Weiteren werden vier Datto Siris-Geräte pro Gerät verrechnet, die Continuity Services bieten.

Immer mehr Kunden schätzen die unkomplizierte Abrechnung nach Benutzer oder Gerät. Sie können Abrechnungsregeln einrichten, die automatisch monatliche Warenposten basierend auf der Anzahl der Kontakte und/oder Geräte generieren. Abrechnungsregeln unterstützen außerdem Preisstufen und Mengenrabatte. Siehe Pro Kontakt oder Gerät abrechnen.

Eigentlich können Abrechnungsregeln mit einem beliebigen Vertragstyp verbunden werden. Idealerweise sollten Sie jedoch einen Pauschalvertrag oder einen Servicevertrag verwenden. Somit erfassen Sie die Kosten für Arbeitsaufwand ohne Doppelberechnung sowie den Umsatz aus den Abrechnungsregeln.