Mit Bestellnummern arbeiten

Wenn Sie normalerweise einem Vertrag oder Projekt eine Bestellnummer zuweisen, sollten die unter dem Objekt anfallenden Posten wie beispielsweise Tickets, Arbeitsaufwand, Warenposten und Spesen dieselbe Bestellnummer aufweisen. Wenn Sie in Autotask auf Angebots-, Vertrags-, Projekt- oder Ticket-/Aufgabenebene eine Bestellnummer zuweisen, wird diese Bestellnummer automatisch die Standardbestellnummer für alle zugehörigen Posten wie beispielsweise Spesen, Warenposten und Arbeitsaufwand. Wenn ein Ticket oder eine Aufgabe eine Bestellnummer aus einem Vertrag oder Projekt übernimmt, wird diese Nummer auf Spesen, Warenposten und Arbeitsaufwandsposten weitergeleitet, die dem Ticket oder der Aufgabe hinzugefügt werden.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Posten eine Bestellnummer von einem zugehörigen Objekt übernehmen.

Wenn Sie diesem Objekt eine Bestellnummer zuweisen	Übernehmen diese Posten die Bestellnummer des Objekts
Angebot	Alle Ticket-, Vertrag- oder Projektwarenposten, die beim Abschluss der zugehörigen Verkaufschance mithilfe des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt werden. Sie können übernommene Bestellnummern auf Warenposten bearbeiten.
Vertrag	Übernommene Bestellnummer kann bearbeitet werden: Projekte, Tickets, Warenposten und Spesen. Bestellnummer kann nicht bearbeitet werden: Services und Servicepakete, Meilensteine, Einrichtungsgebühren. HINWEIS  Wenn der auf ein Ticket angewandte Vertrag nicht über eine Bestellnummer verfügt und dem Ticket bereits eine Bestellnummer zugewiesen ist, dann wird die aktuelle Bestellnummer beibehalten (das Feld wird nicht gelöscht). Wenn der Vertrag eine Bestellnummer hat, das Ticket aber nicht, wird die Vertrags-Bestellnummer verwendet, auch wenn der Vertrag durch eine Formularvorlage zugewiesen wird.
Projekt	Übernommene Bestellnummer kann bearbeitet werden: Aufgaben, Warenposten und Spesen.
Ticket	Übernommene Bestellnummer kann bearbeitet werden: Warenposten und Spesen. Bestellnummer kann nicht bearbeitet werden: Arbeitsaufwand.
Aufgabe	Übernommene Bestellnummer kann bearbeitet werden: Warenposten und Spesen. Bestellnummer kann nicht bearbeitet werden: Arbeitsaufwand.
Warenposten und Spesen	Keine
Ratenzahlungen	Übernommene Bestellnummer kann bearbeitet werden: Erneuerung von Ratenzahlungen. Bestellnummer kann nicht bearbeitet werden: jeder Abrechnungszeitraum für Ratenzahlungen.

Sie können eine übernommene Bestellnummer bei Projekten, Tickets, Aufgaben und Projektproblemen sowie Warenposten und Spesen manuell bearbeiten. Eine übernommene Bestellnummer auf Arbeitsaufwandsposten sowie vertraglichen Services und Servicepaketen, Einrichtungsgebühren oder Meilensteinen kann nicht manuell geändert werden.

HINWEIS  Wenn Sie eine übernommene Bestellnummer (wo zulässig) manuell bearbeiten, wird die neue Bestellnummer nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Bestellnummer des ursprünglichen Objekts ändert. Zum Beispiel: Ein Ticket weist eine aus einem Vertrag übernommene Standardbestellnummer auf und Sie ändern manuell die Bestellnummer des Tickets. Dann wird die Ticketbestellnummer nicht aktualisiert, wenn Sie die Vertragsbestellnummer zu einem späteren Zeitpunkt ändern.

HINWEIS  Wenn Sie einen Vertrag aus einem Ticket entfernen und das Ticket über eine Bestellnummer verfügt, die vom Vertrag übernommen wurde, wird die Bestellnummer aus dem Ticket entfernt. Wenn die Bestellnummer des Tickets bearbeitet oder manuell hinzugefügt wurde, wird sie nicht entfernt.

HINWEIS  Wenn eine Bestellnummer manuell zu einem Eintrag hinzugefügt wird, geht Autotask davon aus, das sie vorsätzlich hinzugefügt wurde. Daher wird sie nicht automatisch aktualisiert oder entfernt.

Wenn Sie die Bestellnummer eines Vertrages, Projekts, Tickets oder einer Aufgabe aktualisieren, überprüft Autotask alle nicht abgeschlossenen zugehörigen Projekte (nur bei Verträgen), Tickets, Aufgaben sowie nicht gebuchte Warenposten und Spesen. Wenn die Bestellnummer auf einem dieser Posten der ursprünglichen Bestellnummer (vor der Aktualisierung) entspricht, erhalten Sie eine Meldung mit drei Optionen: Sie können entweder alle nicht abgeschlossenen zugehörigen Posten auf die neue Bestellnummer aktualisieren, alle zugehörigen Posten auf die neue Bestellnummer aktualisieren oder keine Aktualisierung vornehmen. Wenn Sie sich zum Aktualisieren entscheiden, werden alle Posten auf allen Ebenen aktualisiert, die die ursprüngliche Bestellnummer übernommen hatten, mit Ausnahme von genehmigten und gebuchten Zeiteinträgen.

BEISPIEL  Falls Sie die Bestellnummer eines Vertrages mit zugehörigen Tickets aktualisieren und beschließen, alle zugehörigen Tickets mit einer Bestellnummer, die der ursprünglichen Bestellnummer des Vertrags entspricht, zu aktualisieren, dann aktualisiert Autotask ebenfalls alle mit den Tickets verbundenen nicht gebuchten Warenposten und Spesen, wenn deren Bestellnummer der ursprünglichen Bestellnummer des Vertrags entspricht.

Wenn Sie die Bestellnummer auf dem ursprünglichen Angebot aktualisieren, erfolgt keine Aktualisierung der Bestellnummer, die von einem mithilfe des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellten Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten übernommen wurde.

Die Bestellnummer verbleibt bis zum Genehmigen und Buchen sowie zur Abrechnung. Unter „Genehmigen und Buchen“ können Sie anhand von Bestellnummern suchen. Die Bestellnummer erscheint in der Detailansicht von Posten, die auf Genehmigung warten. Auf dieser Ebene können Sie Bestellnummern nicht bearbeiten.

Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma.

Bestellnummer erscheinen ebenfalls auf der Rechnung, wenn Ihre Abrechnungseinstellungen auf „Nach Freigabe des Stundenzettels abrechnen“ und „Sofort abrechnen“ gesetzt ist. Jede Bestellnummer generiert eine separate Rechnung.