Eine Geschäftssparte anwenden

Bei einigen Objekten können Sie eine Geschäftssparte auswählen, bei anderen wird die Geschäftssparte übernommen.

Generell gilt, dass Benutzer, die auf bestimmte Geschäftssparten begrenzt sind, trotzdem Objekte für alle Geschäftssparten erstellen können. Allerdings können sie diese nicht anzeigen, sobald sie gespeichert wurden. Des Weiteren können Benutzer Workflow-Regeln, Formularvorlagen, Projektvorlagen sowie Ticketrubriken erstellen, Importe vornehmen und API-Aufrufe erstellen, die auf jegliche Geschäftssparten verweisen.

Anders ausgedrückt heißt dies, dass die Sicherheit von Geschäftssparten nicht beim Erstellen von Objekten, sondern beim Anzeigen von Objekten angewandt wird.

Tickets sind hierbei die Ausnahme. Siehe 6. Sie können weiterhin Objekte für alle Geschäftssparten erstellen mit Ausnahme von Ticketobjekten..

Die Geschäftssparte bei einem Objekt einrichten

Bei den folgenden Objekten wird das Feld „Geschäftssparte“ angezeigt, und Sie können eine Kombination von Bereich > Geschäftssparte auf verschiedene Weisen auswählen oder anwenden.

Name des Objekts Manuell / Standard aus Benutzerprofil Workflow-Regel Formular- oder Projektvorlage Import Web Services API Ticketrubrik
Vertrag        
Ticket
Projekt    
Ratenzahlung        
Spesenbericht        
Verkaufschance    
Auftrag      

So können Sie ...

Bei allen Objekten ist das manuelle Auswählen oder Bearbeiten der Geschäftssparte auf der Detailseite des Objekts möglich.

Wenn Sie auf Ihrer Einstellungsseite einen Standardgeschäftszweig ausgewählt haben, wird dieser auf alle von Ihnen erstellten Entitäten angewendet, kann jedoch überschrieben werden. Siehe Bereich > Geschäftssparte.

Wenn Sie eine Verkaufschance oder eine Ticketrubrik erstellen, können Sie Folgendes unternehmen:

  • Das Feld „Geschäftssparte“ anzeigen oder ausblenden
  • Einen Standardwert festlegen
  • Die im Feld „Geschäftssparte“ verfügbaren Listenwerte einschränken
  • Das Feld „Geschäftssparte“ erforderlich machen. Wenn das Feld erforderlich ist und ausgeblendet wird, müssen Sie außerdem einen Standardwert angeben.

Wenn Sie eine Verkaufschance oder ein Ticket erstellen, enthält die Auswahlliste für die Geschäftssparten alle aktiven Geschäftssparten, die anhand der mit Ihnen verbundenen Ticketrubrik zulässig sind.

HINWEIS  Wenn Sie eine Rubrik bearbeiten und der/die aktuelle Standardwert/Auswahl nun inaktiv ist, wird dies trotzdem als Standardwert/Auswahl angezeigt.

Sie können Workflow-Regeln nutzen, um Geschäftssparten in Workflow-Regeln für Tickets, Projekte, Verkaufschancen und Aufträge anzuwenden und zu aktualisieren sowie Geschäftssparten als Bedingungen verwenden.

Bei Workflow-Regeln für Verträge können Geschäftssparten lediglich als Bedingungen verwendet werden.

Benutzer, die Formularvorlagen erstellen oder ein Projekt als Vorlage speichern, können unter allen aktiven Geschäftssparten auswählen, selbst unter denen, auf die sie keinen Zugriff haben. Wenn die Vorlage verwendet wird, ist die Geschäftssparte standardmäßig eingetragen.

Wenn Sie Tickets mithilfe des Ticketimports erstellen:

  • Wenn in der Importvorlage für Tickets eine aktive Geschäftssparte angegeben ist, wird diese Geschäftssparte verwendet.
  • Wenn keine Geschäftssparte angegeben ist, jedoch eine Ticketrubrik ausgewählt wird, die mit einer Geschäftssparte verbunden ist, wird diese Geschäftssparte angewandt.
  • Ansonsten wird keine Geschäftssparte zugewiesen.

Wenn Sie Tickets mithilfe des Ticketimports aktualisieren:

  • Wenn in der Importvorlage für Tickets eine aktive Geschäftssparte angegeben ist, wird der Datensatz mit dieser Geschäftssparte aktualisiert.
  • Wenn eine inaktive Geschäftssparte oder keine Geschäftssparte erstellt wird, wird die vorhandene Geschäftssparte nicht vom Ticket entfernt.

Sie können über die API eine Geschäftssparte für alle Objekte einrichten, die entweder direkt mit einer Geschäftssparte verbunden sind oder eine übernehmen können. Die API berücksichtigt die Sicherheit der Geschäftssparte nicht beim Erstellen/Bearbeiten, jedoch bei der Abfrage.

Übernahmeregeln für Geschäftssparten bei untergeordneten Objekten

Bei untergeordneten Objekten können Sie keine Geschäftssparte auswählen. Alle Rechnungspositionen, die mit den zuvor aufgelisteten Objekten plus Angeboten verbunden sind, werden als untergeordnete Objekte betrachtet.

  • Wenn der Vertrag das übergeordnete Objekt ist oder das übergeordnete Objekt mit einem Vertrag verbunden ist, übernehmen untergeordnete Objekte die Geschäftssparte aus dem Vertrag.

HINWEIS  Tickets und Projekten kann eine Geschäftssparte zugewiesen werden, die sich von der Geschäftssparte des Vertrags unterscheidet. Die Rechnungspositionen auf einem Ticket oder Vertrag haben eine engere Verbindung mit dem Vertrag, der ein Finanztool ist, und übernehmen daher immer die Geschäftssparte aus dem Vertrag, nicht dem übergeordneten Objekt. Siehe Wie kann sich die Geschäftssparte beim übergeordneten Objekt und dem Vertrag unterscheiden?.

  • Wenn das übergeordnete Objekt nicht mit einem Vertrag verbunden ist, übernehmen untergeordnete Objekte die Geschäftssparte vom übergeordneten Objekt.

  • Bei Aufträgen wird die Geschäftssparte der Verkaufschance standardmäßig übernommen, kann jedoch manuell oder mithilfe einer Workflow-Regel für Aufträge überschrieben werden.

Tickets und Projekte können eine andere Geschäftssparte haben als der Vertrag, der ihnen zugewiesen ist. Ist dies der Fall, übernehmen Rechnungspositionen auf dem Ticket und Projekt immer die Geschäftssparte des Vertrags und nicht die des übergeordneten Projekts.

Somit können Sie die Geschäftsspartenfunktion nutzen, um zwei komplett voneinander unabhängige Ziele zu erreichen:

  • Die Geschäftssparte des Vertrags kann vom Vertragsmanager oder dem Buchhaltungspersonal ausgewählt werden, um Rechnungspositionen bestimmten Profit-Centern zuzuweisen.
  • Die Geschäftssparte des Projekt oder Tickets kann sie in ein bestimmtes Datensilo legen, auf das nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff haben.