Dokumente mit der Funktion „Dokumente zusammenführen“ erstellen

SICHERHEIT  Alle Benutzer mit Zugriff auf das Objekt

NAVIGATION  Seite Firma > Tools > Zusammenführen von Dokumenten

NAVIGATION  Kontaktseite > Extras > Dokumentzusammenführung

NAVIGATION  Seite „Projektübersicht“ > Starten > Dokumente zusammenführen

Informationen zum Zusammenführen von Dokumenten

Die Funktion „Dokumente zusammenführen“ kann verwendet werden, um Informationen aus Autotask in vorhandenen Vorlagen zu übernehmen, um Verkaufsschreiben, Angebote, Deckblätter, Verträge und weitere Kommunikationen zu erstellen. Vorlagen zum Zusammenführen von Dokumenten bieten das Layout sowie dynamische Variablen, die durch Daten aus Autotask ersetzt werden können. Nach dem Zusammenführen können Sie das Dokument je nach Bedarf individuell anpassen. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie dann eine PDF-Datei generieren. Die PDF-Datei kann außerhalb von Autotask gespeichert und dann ausgedruckt und verteilt werden.

Zusätzliche Dokumentvorlagen müssen von einem Systemadministrator erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente zusammenführen - Vorlagen.

Variablen sind Platzhalter für Autotask-Datenfelder in Ihrer Dokumentvorlage.

Für die meisten Autotask-Systemfelder sind Variablen vorkonfiguriert und können sofort verwendet werden. Eine Liste dieser Variablen finden Sie unter Variablen im HTML-Editor verwenden.

Wie Sie ein zusammengeführtes Dokument erstellen können

Um auf die Funktion Dokumente zusammenführen zuzugreifen, gehen Sie zur Seite Firma, Kontakt oder Projektübersicht. Klicken Sie auf Tools oder Starten > Dokumente zusammenführen. Dadurch wird die Seite „Dokumente zusammenführen“ geöffnet.

WICHTIG  Dokumente werden nicht in Autotask gespeichert. Um das Dokument zu speichern, müssen Sie PDF-Datei erstellen auswählen und die generierte PDF-Datei außerhalb von Autotask speichern. Wenn Sie es in Autotask lassen möchten, können Sie es als Anhang am zugehörigen Objekt speichern.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Vorlage aus. Sobald die Vorlage ausgewählt wurde, erscheint ihr Inhalt im Editor unten auf der Seite.

Zusätzliche Dokumentvorlagen müssen von einem Systemadministrator erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente zusammenführen - Vorlagen.

In diesem Abschnitt wählen Sie die zugehörigen Einträge für diese Zusammenführung aus. Somit kann Autotask dynamische Variablen in Ihrer Vorlage durch die korrekten Werte ersetzen.

Die Werte sind bereits ausgewählt, wenn Sie das Zusammenführen des Dokuments über dieses Objekt auswählen. Wenn Sie beispielsweise über ein Projekt auf das Zusammenführen von Dokumenten zugreifen, sind Informationen in Bezug auf dieses Projekt bereits im Abschnitt Zusammenführungsinformationen ausgewählt. Geben Sie einen neuen Wert ein oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol.

WICHTIG  Wenn ein Feld deaktiviert ist, bedeutet dies, dass die ausgewählte Vorlage keine Variablen in Bezug auf dieses Feld enthält.

Die folgenden Objekte können beim Zusammenführen verwendet werden.

  • Kontakt
  • Vertrag
  • RMM-Gerät
  • Verkaufschance
  • Organisation
  • Ihre Firma - Geschäftsstellen
  • Projekt
  • Angebot
  • Mitarbeiter
  • Aufträge
  • Aufgabe
  • Ticket

    • HINWEIS  Wenn ein Ticket oder eine Aufgabe ausgewählt ist, wird der Firmenkontakt aus dem Ticket oder der Aufgabe in Kontaktvariablen in der Vorlage verwendet, unabhängig von der Auswahl im Feld „Kontakt“. Wenn kein Firmenkontakt für das Ticket oder die Aufgabe vorhanden ist, werden keine Kontaktdaten zusammengeführt, auch wenn ein Wert in das Kontaktfeld in diesem Abschnitt eingegeben wird.

In diesem Abschnitt können Sie Ihr Dokument modifizieren und die endgültige Version als ein PDF-Dokument generieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Modifizieren Sie das Dokument nach Bedarf, um es für das Zusammenführen vorzubereiten. Dieser Abschnitt nutzt den HTML-Editor, in dem Sie Text modifizieren und formatieren können (einschließlich der Verwendung von Schriftarten, Farben, Ausrichtung, Einrückungen, Aufzählungen und nummerierten Listen), Bilder oder Variablen einfügen können und Ihre Eingaben rückgängig machen oder wiederherstellen können. Informationen zum Arbeiten mit dem HTML-Editor finden Sie unter Der HTML-Editor.
  2. Wählen Sie Variablen zusammenführen aus. Dadurch werden die dynamischen Variablen in der Vorlage mit den Werten aus Autotask ersetzt, wobei die Auswahlen aus dem vorstehenden Schritt für die Zusammenführungsinformationen verwendet werden. Sie sollten erst dann auf diese Option klicken, wenn Sie sicher sind, dass die Auswahl im vorherigen Schritt abgeschlossen ist. Sobald das Zusammenführen vorgenommen wurde, kann es nicht rückgängig gemacht werden. Sie können jedoch weitere Variablen im Dokument einfügen und das Zusammenführen erneut für diese Variablen vornehmen.
  3. Wählen Sie PDF-Datei erstellen aus. Dadurch wird ein PDF-Dokument erstellt. Sobald das PDF-Dokument erstellt wurde, kann es gespeichert, gedruckt und verteilt werden. Wenn Sie nicht mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie Änderungen im HTML-Editor vornehmen und erneut auf PDF-Datei erstellen klicken.
  4. Wenn Sie mit dem erstellten PDF-Dokument zufrieden sind, können Sie es außerhalb von Autotask drucken, verteilen und speichern. Dies wird nicht automatisch in Autotask gespeichert. Um eine Kopie des Dokuments in Autotask zu behalten, speichern Sie es als Anhang an einem zugehörigen Objekt.