Überblick über Firmen

Ihre Firma

Alle Kundeninformationen, die in Autotask erfasst werden, gehen auf eine Firma zurück. Jeder Firmendatensatz in Autotask stellt eine Geschäftseinheit (eine Firma oder Organisation) dar, die ein Kunde, Interessent, Partner oder Lieferant sein kann.

Eine Firma kann mehrere Kontakte, Verkaufschancen, Projekte, Tickets usw. haben. Allerdings können diese und andere Autotask-Objekte nicht in Autotask erstellt werden, ohne mit einer Firma verknüpft zu werden.

Die Vorgehensweise von Autotask unterscheidet sich von anderer Kontaktverwaltungssoftware wie etwa Microsoft Outlook, da es Ihre Beziehung mit Organisationen anstelle von Einzelpersonen reflektiert. Obwohl Kontakte sehr wichtig sind, unterliegen sie Änderungen, wenn beispielsweise Personen die Firma verlassen oder befördert werden, während Ihre Geschäftsbeziehung mit der Firma bestehen bleiben.

Besondere Eigenschaften Ihrer eigenen Firma

Damit Autotask PSA richtig funktionieren kann, muss Ihre eigene Firma über einen Datensatz in Ihrer Datenbank verfügen. Der Datensatz Ihrer eigenen Firma verfügt über besondere Eigenschaften. Siehe Ihre eigene Firma in Autotask.

Firmen verwalten

Eine Reihe von Funktionen hilft Ihnen beim Verwalten der Firmen in Ihrer Autotask-Instanz.

Die Firmentyp beschreiben die Beziehung Ihres Firma zu einer anderen Firma. Firmentypen sind vorgegeben und können weder modifiziert noch hinzugefügt werden. Zu den Optionen gehören:

  • Kunde: Eine Firma, der Sie Artikel oder Services verkaufen.
  • Lead: Ein Firmentyp, der einen potenziellen Kunden bezeichnet.
  • Interessent: Ein Firmentyp, der einen voraussichtlichen Kunden bezeichnet.
  • Nicht interessiert: Ein Lead, der nie ein Kunde wurde.
  • Ehemalige Firma: Ein Autotask-Firmentyp, der einen ehemaligen Kunden bezeichnet.
  • Lieferant: Ein Firmentyp, dessen primäre Geschäftsbeziehung mit Ihrer Firma darin besteht, Waren und Dienstleistungen zu liefern.
  • Partner: Ein Autotask-Firmentyp, der Firmen wie beispielsweise VARs, Outsourcing-Partnern usw. zugewiesen wird.

Der Firmentyp bringt einige Einschränkungen mit sich:

  • Auf der Seite „Neues Ticket“ können lediglich Kunden, Partner und Lieferanten ausgewählt werden. Tickets für Firmen vom Typ Interessent, Lead, Nicht interessiert oder Ehemalige Firma müssen auf der Registerkarte für Extras Tickets der Firmenseite erstellt werden.

  • Tickets über die eingehende E-Mail-Verarbeitung, den Service „Ticket aus E-Mail erstellen“ und die API können für alle Firmentypen außer Nicht interessiert und Ehemalig erstellt werden.

Klassifizierungen sind Symbolen zugewiesen, die visuelle Kennzeichnungen bieten. Diese werden verwendet, um Firmen zu kategorisieren und zu suchen. Die Symbole erscheinen in Autotask neben den Firmennamen. Siehe Symbole für Klassifizierung.

Ein Verkaufsgebiet ist ein geografischer Bereich oder eine Gruppe von Kunden, für die ein individueller Vertriebsmitarbeiter oder ein Vertriebsteam verantwortlich ist. Verkaufsgebiete werden Firmen zugewiesen, und ihre Nutzung ist optional.

Verkaufsgebiete werden üblicherweise anhand von Geografie, Umsatzpotenzial, Historie oder eine Kombination von Faktoren definiert. Sie werden von Vertriebsleitern verwendet, um Verkaufschancen fair zu verteilen und zu verwalten. Siehe Verkaufsgebiete.

Verkaufsgebiete können optional einer übergeordneten Region zugewiesen werden. Beispielsweise könnte das Gebiet Saarland zur übergeordneten Region Südwesten gehören. Siehe Regionen.

Firmenstandorte und Beziehungen zwischen Mutter-/Tochterfirmen

In der Realität sind Ihre Kunden nicht alle unabhängige Unternehmen, bei denen Sie alle Ihre Arbeiten für diesen Kunden an einem Standort vornehmen und alle Rechnungen an eine Adresse gesendet werden. Um Arbeiten für Kunden zu verwalten, die komplexer als das Szenario mit einem Kunden an einer Adresse sind, bietet Autotask PSA zwei Optionen: mehrere Standorte, die mit einer Firma in Autotask verbunden sind, und Beziehungen zwischen zwei unabhängigen Firmen.

Ein Standort ist eine Geschäftseinheit, die mit einer Firma in Autotask PSA verbunden ist. Bei der Geschäftseinheit kann es sich um einen separaten Standort handeln, wie beispielsweise eine Tochtergesellschaft oder ein Franchiseunternehmen. Oder es kann ein Bereich oder eine Dienststelle sein, die am selben Standort wie die Firma tätig ist, wie beispielsweise die Notaufnahme eines Krankenhauses (wobei das Krankenhaus die Autotask-Firma ist). Die Firma handhabt die Abrechnung für die Geschäftseinheit.

Alle Arbeiten und Services, die Ihr Unternehmen für die Firma und seine(n) Firmenstandort(e) bietet, werden der Firma in Rechnung gestellt, jedoch kann die Firma Arbeitsaufwand, Kosten und Spesen nach Firmenstandort erfassen. Sie können Tickets, Serviceterminen und Geräten einen Firmenstandort zuweisen, beim Genehmigen & Buchen anhand des Firmenstandorts filtern, den Firmenstandort in Beschreibungen von Rechnungspositionen beinhalten und Firmenstandorte als Bedingung bei Service Desk-Workflow-Regeln verwenden. Außerdem können Sie Berichte anhand von Firmenstandorten generieren.

Sie können Verträge nicht direkt einem Standort zuweisen. Und Sie können in Autotask PSA dem Standort nicht direkt eine Rechnung ausstellen.

HINWEIS  Sie können die Adresse eines Firmenstandorts als die Rechnungsadresse verwenden, allerdings sind die Hauptdatensätze für die Abrechnung mit der Firma verbunden.

Kontakte für Firmenstandorte sind mit der Firma verbunden. Ein Firmenkontakt kann mit einem Firmenstandort verbunden sein, und ein Firmenstandort kann mit mehreren Kontakten verbunden sein.

Eine Firma kann bis zu 5.000 Standorte haben.

Informationen zum Hinzufügen und Verwalten von Firmenstandorten finden Sie unter Firmenstandorte hinzufügen und bearbeiten.

Eine Tochterfirma ist eine unabhängige Firma mit ihrem eigenen Datensatz in Autotask PSA, die mit einer Mutterfirma verbunden ist.

Im Gegensatz zu Firmenstandorten können Tochterfirmen separate Abrechnungsverträge haben und direkt abgerechnet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, über die Mutterfirma abzurechnen. Sie haben die Flexibilität, von Fall zu Fall entscheiden zu können, wer die Rechnung erhält.

Es gibt eine strikte Hierarchie mit 2 Ebenen bei Mutter- und Tochterfirmen. Mehrere Generationen werden nicht unterstützt:

  • Eine Firma kann entweder eine Mutterfirma oder eine Tochterfirma sein, jedoch nicht beides.
  • Eine Tochterfirma kann nur eine Mutterfirma haben, aber eine Mutterfirma kann mehrere Tochterfirmen haben.

Die Mutterfirma kann als Filter- und Gruppierungsfeld in Suchanfragen und Berichten verwendet werden. Somit können Sie die Mutter-/Tochterfirmenbeziehung als Tool zur Gruppierung von Firmen nutzen.

Siehe Registerkarte Tochterfirmen.