ADMIN: Konfigurieren ihres Verkaufsprozesses

Die Artikel, die Sie verkaufen, die Informationen, die Sie über einen Verkauf erfassen, Ihr Verkaufsprozess, das von Ihnen genutzte Angebotstool, all dies und mehr ist speziell auf Ihre Firma bezogen. Wir empfehlen Ihnen, die Einstellungen für die Funktionen zu überprüfen, die Sie verwenden werden.

Wenn Sie Verkaufschancen mit oder ohne Angebote in Autotask oder im Kaseya Quote Manager (ehemals Datto Commerce) verfolgen, sollten Sie die folgenden Einstellungen überprüfen:

  • Verkaufschancenrubriken: Die Verkaufschancenrubriken steuern, welche Felder und Elemente auf der Seite Verkaufschance erscheinen, wie sie gruppiert werden und in welcher Reihenfolge, die Standardfeldwerte sowie die Auswahlmöglichkeiten in Dropdown-Listen. Sie bestimmen auch, welche Insights angezeigt werden. Siehe Rubriken verwalten.
  • Regionen und Gebiete: Wenn Vertriebsorganisationen eine bestimmte Größe erreichen, werden sie oft hierarchisch organisiert. Autotask unterstützt dies, indem es Ihnen erlaubt, Verkaufsregionen und -gebiete auf der Grundlage von Geografie, Vorwahlen, Branchen, Kanälen usw. einzurichten. Jedem Verkaufsgebiet können mehrere Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden. Verkaufsgebiete und Regionen sind leistungsstarke Kategorien für die Berichterstattung.  Mithilfe von Verkaufsgebieten und Regionen können Vertriebsleiter sowohl den prognostizierten als auch den tatsächlichen Umsatz nach Verkaufsgebiet und Region zusammenfassen. Siehe Regionen und Verkaufsgebiete.
  • Benutzerdefinierte Felder werden für Daten eingerichtet, die Ihre Firma in Autotask eingeben möchte und nicht dem Standardfeldsatz in Autotask zuordnen kann. Sie können solche benutzerdefinierten Felder zum Verkaufschancenobjekt hinzufügen. Siehe Benutzerdefinierte Felder verwalten.
  • Für jede Verkaufschance können Sie die Lead-Quelle angeben, aus der Verkaufschance hervorgekommen ist. Wenn die Verkaufschance zu einem Verkauf führt, können Sie Widgets und Berichte in Autotask generieren, die bestimmte Lead-Quellen und Marketing-Bemühungen mit erfolgreichen Verkäufen verknüpfen. Siehe Lead-Quellen für Verkaufschancen.
  • Die meisten Vertriebsorganisationen haben für jeden Vertriebsmitarbeiter eine Verkaufsquote, die jeden Monat erreicht werden muss. Siehe Verkaufsquoten einrichten.
  • Aktionstypen: CRM-Notizen und Aufgaben haben ein erforderliches Feld Aktionstyp, das die Notizen und Aufgaben kategorisiert und die Art der Verkaufsaktivität beschreibt. Es ist sinnvoll, die Standardeinstellungen zu überprüfen. Siehe Aufgabenarten.
  • Verkaufsquotenmetriken (Umsatzverteilung): Verkaufsquotenmetriken (Umsatzverteilung) sind Autotask-Felder, die die Umsatzströme erfassen, welche zu Ihrem Vertriebserlös beitragen, wie beispielsweise Einrichtungsgebühren, Hardware-Gebühren und monatliche Lizenzgebühren.  Diese gehören zum Autotask-Objekt „Verkaufschance“ und erfassen prognostizierte oder tatsächliche Untereinnahmequellen.  Im Gegensatz zu anderen Autotask-Systemfeldern können sie umbenannt werden, um Ihr Geschäftsmodell zu reflektieren. Siehe Verkaufsquotenmetriken erfassen .
  • Verkaufschancenphasen definieren die Schritte Ihres Verkaufsprozesses, damit Sie zukünftige Umsätze korrekt prognostizieren können.  Sie können die Verkaufschancenphasen in Autotask entsprechend Ihres Prognosemodells anpassen. Siehe Verkaufschancenphasen.
  • Gründe für gewonnene und verlorene Verkaufschancen: Jede Verkaufschance, egal ob gewonnen oder verloren, bietet wertvolle Einblicke in Ihren Verkaufsprozess. Vergleichen Sie die Hauptgründe für den Gewinn oder Verlust von Verkaufschancen über einen gewissen Zeitraum, um beim Erkennen der Stärken und Schwächen in Ihren Vertriebsbemühungen zu helfen. Siehe Gründe für den Gewinn und den Verlust von Verkaufschancen.
  • Sie müssen entscheiden, ob zuständige Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf das Vertragsmodul haben, bei Firmen, für die sie verantwortlich sind, Zugriff auf die Registerkarte „Finanzielles“ haben und ob die Bearbeitung von Verkaufschancen über das Verkaufschancenraster aktiviert werden soll. Dort können Sie außerdem den Seitenfußtext bearbeiten, der auf Angeboten erscheint. Siehe Zuständigen Mitarbeitern und Mitgliedern des zuständigen Teams Zugriff auf Firmendetails > Finanzielles und den Executive Summary-Bericht für ihre Firma gewähren.
  • Workflow-Regeln: Sie können Workflow-Regeln definieren, die festlegen, wer benachrichtigt wird, wenn eine Verkaufschance bearbeitet oder abgeschlossen wird. Siehe Autotask Workflow-Regeln.

Wenn die Integration für das Kaseya-Angebotstool aktiviert ist, werden alle neuen Angebote vom Kaseya-Angebotstool verwaltet. Die Integration wird im Kaseya Quote Manager aktiviert und konfiguriert, es müssen jedoch zuvor eine Reihe von Auswahllisten in Autotask eingerichtet werden:

  • Mitarbeiter: Verkaufschancen müssen einen Ersteller haben. Diese Ressource wird zum Opportunity-Ersteller, wenn ein Angebot und eine zugehörige Opportunity im Kaseya Quote Manager erstellt und mit Autotask synchronisiert werden. Siehe Interne Mitarbeiter und mitverwaltende Benutzer verwalten.
  • Versand: Sie können Versandkosten zu einem Angebot hinzufügen. Die Liste der Versanddienstleister ist in Autotask konfigurierbar. Die Auswahl im Kaseya Quote Manager bestimmt die Versandoption für Angebote, die im Kaseya Quote Manager erstellt wurden. Siehe Versandarten hinzufügen und verwalten.
  • Phase: Verkaufschancenphasen sind konfigurierbar. Die Auswahl im Kaseya Quote Manager bestimmt die Phase für neue, gewonnene und verlorene Angebote. Siehe Verkaufschancenphasen.
  • Status: Für Status ist die Liste der Optionen in Autotask vorkonfiguriert und kann nicht bearbeitet werden. Die Auswahl im Kaseya Quote Manager bestimmt den Status für neue, gewonnene und verlorene Angebote.
  • Wahrscheinlichkeit: die Wahrscheinlichkeit, dass die Verkaufschance gewonnen wird, ausgedrückt als Prozentsatz. Der im Kaseya Quote Manager eingegebene Prozentsatz legt die Wahrscheinlichkeit für Opportunities fest, die mit neuen Angeboten verbunden sind.
  • Artikelnummer: Produkte werden in Autotask nur dann erstellt, wenn sie einem Angebot hinzugefügt werden. Wenn ein Artikel angeboten wird, der noch nicht in Autotask vorhanden ist, wird die ausgewählte Artikelnummer auf das neue Produkt angewendet. Siehe Artikelgruppen.
  • Servicematerialcode: Kaseya Quote Manager kann neue Services in Autotask erstellen. Wenn ein Service angeboten wird, der noch nicht in Autotask vorhanden ist, wird die ausgewählte Artikelnummer auf den neuen Service angewendet. Siehe Servicegruppen.

Eine Übersicht über die Kaseya Quote Manager-Integration finden Sie unterDie Integration des Kaseya-Angebotstools.

Wenn Sie Autotask-Angebote für Ihre Verkaufschancen erstellen, sollten Sie Folgendes überprüfen:

  • Versandarten: Versandarten werden in Autotask-Angeboten verwendet. Sie ermöglichen Vertriebsmitarbeitern, einen Spediteur für eine Artikelsendung auf dem Angebot anzugeben. Siehe Versandarten hinzufügen und verwalten.
  • Es ist möglich (wird jedoch nicht empfohlen), Artikelinformationen manuell auf einem Angebot einzugeben, jedoch ist es schneller, einheitlicher und akkurater, Artikel auf die Artikelliste zu setzen und sie dann auf der Angebotsseite auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Artikel suchen und verwalten.
  • Services und Servicepakete: Wenn Sie wiederkehrende Services anbieten, müssen Sie auch eine Liste der Services und Servicepakete erstellen, die Sie in einem Angebot aufführen wollen. Siehe Ihre Services einrichten und Servicepakete einrichten.
  • Angebotsvorlagen und Angebots-E-Mail-Nachrichten: Wenn Sie Angebote in Autotask generieren und Ihren Kunden vorlegen, verwenden Sie Angebotsvorlagen. Mit der Angebotsvorlage werden der Inhalt und das Erscheinungsbild des Angebots bestimmt, einschließlich Einstellungen für das Anzeigen von Steuern, allgemeine Seiteneinstellungen sowie die Gruppierung und beschreibende Inhalte für angebotene Artikel. Für Ihre ersten Schritte beinhaltet Autotask eine Standardangebotsvorlage und zwei Standardvorlagen für E-Mail-Nachrichten für Angebote. Um Angebotsvorlagen und Vorlagen für E-Mail-Nachrichten bei Angeboten individuell anzupassen, beziehen Sie sich auf Angebotsvorlagen verwalten und E-Mail-Nachrichten für Angebote verwalten.