Aufgabenarten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Vertrieb & Verkaufschancen. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Informationen über Aufgabenarten

CRM-Notizen und To-Dos verfügen über das erforderliche Feld Aufgabenart, das die Notizen und To-Dos kategorisiert und die Art der Vertriebsaktivität beschreibt. Die Aufgabenart bestimmt außerdem, ob eine Notiz oder ein To-Do in Autotask im Kalender, auf der To-Do-Liste, im Kalender und der To-Do-Liste oder weder im Kalender noch auf der To-Do-Liste erscheinen wird.

BEISPIEL  Beispiele für Aufgabenarten sind „E-Mail“, „Kundenbesprechung“ oder „Folgeanruf“.

Autotask bietet Systemaufgabenarten, um neuen Benutzern den Anfang zu erleichtern und um sicherzustellen, dass immer Aufgabenarten zur Auswahl zur Verfügung stehen. Sie können je nach Bedarf beliebig viele Aufgabenarten hinzufügen.

Im Gegensatz zu Systemnotizen sind Systemaufgabenarten nicht mit internen Autotask-Vorgängen verbunden, daher können deren Namen und Optionen für die Anzeige (Kalender, To-Do-Liste oder Beides) individuell für den Workflow Ihrer Firma angepasst werden. Systemaufgabenarten können weder deaktiviert noch gelöscht werden.

HINWEIS  Die Systemaufgabenart Verkaufschancen-Update ist nur in Ihrem persönlichen Kalender sichtbar und wird nicht im Einsatzkalender angezeigt.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Aufgabenart zu erstellen. Um eine vorhandene Aufgabenart zu bearbeiten, klicken Sie auf eine Zeile und wählen Sie Bearbeiten aus dem Kontextmenü aus.
Feld Beschreibung

Name

Geben Sie den Namen für die Aufgabenart ein oder ändern Sie den vorhandenen Namen. Die Namen von Systemaufgabenarten können nicht bearbeitet werden.

Anzeigen

Wählen oder ändern Sie die Ansicht. Hiermit wird festgelegt, wo in Autotask die Notiz oder das To-Do angezeigt wird.

Anzeigen Erscheint im/unter

Kalender

Kalender und Einsatzkalender

MEINE . . . > CRM > To-Dos

CRM > To-Dos & Notizen

Die To-Dos-Ansicht der Firma sowie optional die Seiten „Kontakt“ und „Verkaufschance“

HINWEIS  Exchange-Benutzer: Wenn Sie Erinnerungen in Outlook erhalten möchten, wählen Sie Kalender oder Kalender und To-Do. Die „To-Do“-Ansicht enthält keine Erinnerungen.

To-Do

Mein Kalender > Liste für meine geplanten Posten

Meine ... > To-Dos

CRM > To-Dos & Notizen

Die To-Dos-Ansicht der Firma sowie optional die Seiten „Kontakt“ und „Verkaufschance“

HINWEIS  Wenn Sie im Kontaktgruppenmanager eine Notiz oder ein To-Do erstellen und die Aufgabenart auswählen, erscheinen lediglich Aufgabenarten mit einer To-Do-Ansicht. Aufgabenarten mit den Ansichten Weder Kalender noch To-Do, Kalender oder Kalender und To-Do stehen nicht zur Auswahl zur Verfügung.

Kalender und To-Do

Kalender und Einsatzkalender

Mein Kalender > Liste für meine geplanten Posten

Meine ... > To-Dos

CRM > To-Dos & Notizen

Die To-Dos-Ansicht der Firma sowie optional die Seiten „Kontakt“ und „Verkaufschance“

HINWEIS  Exchange-Benutzer: Wenn Sie Erinnerungen in Outlook erhalten möchten, wählen Sie Kalender oder Kalender und To-Do. Die „To-Do“-Ansicht enthält keine Erinnerungen.

Weder Kalender noch To-Do

Erscheint weder im Kalender noch in einer To-Do-Liste.

Aktiv

Wählen Sie das Kontrollkästchen aus, um die Option verfügbar zu machen oder heben Sie die Markierung zum Deaktivieren der Option auf.

System

Dieses Feld ist schreibgeschützt und zeigt an, dass diese Aufgabenart weder deaktiviert noch gelöscht werden kann. Sie können jedoch den Namen bearbeiten und die Eigenschaften einer Systemaufgabenart anzeigen.
Option Beschreibung

Bearbeiten, Bearbeiten [Objektname]

Setzt die ausgewählte Zeile in den Bearbeitungsmodus oder öffnet das Dialogfenster „<Option> bearbeiten“. Die Felder, die bearbeitet werden können, sind in der Regel diejenigen, die Sie beim Erstellen eines neuen Listenelements ausfüllen. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern oder klicken Sie auf Abbrechen.

HINWEIS  Auf einigen Seiten können Sie eventuell Systemoptionen nicht bearbeiten.

Aktivieren/Deaktivieren, Aktivieren/Deaktivieren [Objektname]

Neue Optionen sind standardmäßig aktiv.

  • Wenn eine Option deaktiviert wird, steht es nicht länger zum Verwenden zur Verfügung, allerdings bleiben vorhandene Verbindungen mit anderen Objekten bestehen und in Kraft.
  • Sie können keine Option deaktivieren, auf die an anderer Stelle verwiesen wird.

HINWEIS  Manchmal ist die Verbindung, die das Deaktivieren verhindert, nicht offensichtlich. Um zum Beispiel eine Queue oder einen Ticketstatus zu deaktivieren, der mit der eingehenden E-Mail-Verarbeitung verbunden ist, müssen Sie zuerst eine(n) andere(n) auswählen.

Löschen, Löschen [Objektname]

Die Möglichkeit zum Löschen einer Option ist äußerst beschränkt. Listenoptionen können nicht gelöscht werden, wenn:

  • Die Option eine Systemoption ist.
  • Die Option die Standardoption ist, wenn ein Standard erforderlich ist.
  • Die Option mit einem Objekt verbunden ist (dafür verwendet wurde).

WICHTIG  Um Datenintegrität zu erhalten, verhindert Autotask das Löschen von Autotask-Objekten, die zugehörige Objekte haben oder auf die an anderer Stelle verwiesen wird! Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Objekt zu löschen, sollten Sie es deaktivieren, damit es nicht zur Verwendung zur Verfügung steht.