Angebotsvorlagen verwalten

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Informationen über Angebotsvorlagen

Jedes Autotask-Angebot, das Sie einem Kunden vorlegen, basiert auf einer Angebotsvorlage. Wenn Sie Angebote in Autotask generieren und Ihren Kunden vorlegen, verwenden Sie Angebotsvorlagen. Mit der Angebotsvorlage werden der Inhalt und das Erscheinungsbild des Angebots bestimmt, einschließlich Einstellungen für das Anzeigen von Steuern, allgemeine Seiteneinstellungen sowie die Gruppierung und beschreibende Inhalte für angebotene Artikel.

Informationen über Standard- und System-Angebotsvorlagen

Ihre Autotask-Instanz beinhaltet die Angebotsvorlage „Autotask-Standard“, um Ihnen den Anfang zu erleichtern. Diese Vorlage ist zu Beginn als globale Standardvorlage zugewiesen. Falls Ihre Firma bereits Autotask-Angebote verwendete, bevor Angebotsvorlagen eingeführt wurden, sind eventuell auch mehrere System-Angebotsvorlagen basierend auf Ihren bestehenden Angeboten vorhanden. Die Standard- und System-Angebotsvorlagen in Autotask können weder bearbeitet noch gelöscht werden, allerdings können Sie eine Kopie erstellen und diese dann bearbeiten, um eine benutzerdefinierte Angebotsvorlage zu erstellen.

Wenn Sie Angebote in Autotask verwendet haben, bevor die Funktion für Angebotsvorlagen hinzugefügt wurde, finden Sie eine oder mehrere System-Angebotsvorlagen in der Liste auf der Seite „Angebotsvorlagen“. Sie sind als Systemangebot X gekennzeichnet.

Bei der Implementierung der Funktion für Angebotsvorlagen wurden diese Vorlagen von Autotask erstellt, um auf vorhandene Angebote in Ihrer Datenbank angewandt zu werden. Sie replizieren die Einstellungen für die Steueranzeige und das Zahlenformat in den vorhandenen Angeboten. Die Anzahl der System-Angebotsvorlagen in Ihrer Liste der Angebotsvorlagen hängt davon ab, wie viele unterschiedliche Angebotskonfigurationen in der Datenbank Ihrer Firma gefunden wurden.

HINWEIS  Sie können System-Angebotsvorlagen weder bearbeiten noch löschen. Sie können sie kopieren und umbenennen und dann die Kopien bearbeiten, um neue Angebotsvorlagen zu erstellen.

Wann sollten Sie zusätzliche Angebotsvorlagen erstellen?

Zwar können Sie die Angebotsvorlage „Autotask-Standard“ nicht bearbeiten, jedoch können Sie eine Kopie erstellen, diese bearbeiten und dann als neue Standardvorlage einrichten. Diese Vorlage wird automatisch auf alle neuen Angebote angewandt und reicht Ihnen eventuell vollkommen aus.

Sie müssen möglicherweise weitere Angebotsvorlagen erstellen, wenn Folgendes zutrifft:

  • Sie das Angebot in einer anderen Sprache bereitstellen möchten.
  • Ihr Kunde befindet sich in einem anderen Land, und Angebote erfordern andere Informationen. Wenn Sie in mehreren Ländern geschäftlich tätig sind, können Sie eine andere Standard-Angebotsvorlage auf Länderebene festlegen. Die Vorlage wird auf alle Angebote angewandt, die für Kunden in dem zugehörigen Land generiert werden, und überschreibt die globale Standardvorlage. Siehe Ihre Länderliste verwalten.
  • Bestimmte Arten von Kunden erfordern spezielle Angebote (zum Beispiel Behörden). Wenn Sie einen oder mehrere Kunden mit speziellen Angebotsbedürfnissen haben, können Sie individuelle Angebotsvorlagen erstellen, um auf diese Bedürfnisse einzugehen. Sie können dann die Angebotsvorlage auf Firmenebene zuweisen. Die Standardvorlage auf Firmenebene überschreibt sowohl die globale Standardvorlage als auch die Standardvorlage auf Länderebene. Siehe Registerkarte und Seite „Angebotseinstellungen“.

Angebotsvorlagen verwalten

Alle Angebotsvorlagen sind auf der Seite Angebotsvorlagen aufgeführt. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation. Sie können folgendermaßen vorgehen:

Option Beschreibung

Neu

Klicken Sie hier, um die Seite „Angebotseigenschaften“ zu öffnen, auf der Sie die Grundeinstellungen für die Angebotsvorlage konfigurieren können. Siehe Eigenschaften der Angebotsvorlage bearbeiten.

Optionen des Kontextmenüs

Gestalten

Öffnen Sie die Seite „Angebotsvorlage gestalten“. Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsvorlage gestalten.
Vorlageneigenschaften bearbeiten Öffnen Sie die Seite „Eigenschaften der Angebotsvorlage“. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Angebotsvorlage bearbeiten.
Kopieren Kopieren Sie die Vorlage und nehmen Sie Änderungen an der Seite „Angebotsvorlage“ vor. Siehe Eigenschaften der Angebotsvorlage bearbeiten.
Als Standard festlegen Richten Sie diese Vorlage als globalen Standard ein und weisen Sie sie automatisch allen Angeboten zu, die die globale Standardvorlage verwenden. Es kann nur eine globale Standardvorlage geben. Wenn Sie also diese Vorlage als Standard festlegen, wird der aktuell ausgewählte Standard ersetzt.
Aktivieren / Deaktivieren Legen Sie diese Vorlage als aktiv oder inaktiv fest. Die Standardvorlage kann nicht deaktiviert werden.

HINWEIS   Inaktive Vorlagen bleiben mit Ländern und Kunden verknüpft, denen Sie vor der Deaktivierung zugewiesen wurden, können jedoch nicht für neue Länder, Kunden oder Angebote ausgewählt werden.
Löschen Löschen Sie die Vorlage und entfernen Sie sie somit aus dem Raster.

HINWEIS  Autotask-Standard- sowie Systemangebotsvorlagen, Vorlagen, die als Standardvorlage festgelegt sind, und alle Angebotsvorlagen, die einer Firma oder einem Angebot zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden. Wenn die Vorlage nicht gelöscht werden kann, können Sie sie deaktivieren, um zu verhindern, dass sie für neue Angebote verwendet wird.