Benutzerdefinierte Felder verwalten

SICHERHEIT  Das Konfigurieren von benutzerdefinierten Feldern erfordert Adminberechtigungen für sowohl anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen als auch Admin-Berechtigungen für Service Desk (Tickets), Geräte, Firmen & Kontakte, Verträge & Rückbuchung oder Projekte & Aufgaben, abhängig vom Objekt. Das Anzeigen der Liste der benutzerdefinierten Felder erfordert nur das eine oder das andere. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Informationen über benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder werden für Daten eingerichtet, die nicht dem Standardfeldsatz in Autotask zugeordnet werden können. Es gibt zwei Möglichkeiten, um sie zu erstellen:

Sie können benutzerdefinierte Felder für die folgenden Autotask-Objekte erstellen:

  • Kontakt
  • Vertrag
  • RMM-Gerät
  • Verkaufschance
  • Firma (benutzerdefinierte Felder für Firmen und die Site-Konfiguration)
  • Artikel
  • Projekt
  • Auftrag
  • Services
  • Servicepakete
  • Ratenzahlung
  • Aufgabe
  • Ticket und Ticketserie

Die Anzahl der aktiven benutzerdefinierten Felder, die Sie für jedes Objekt einrichten können, ist begrenzt. Auf jeder Registerkarte zeigt Autotask die maximale Anzahl an und wie viele benutzerdefinierte Felder gegenwärtig aktiv sind. Wenn Sie bis auf fünf Felder an das Limit kommen, werden Sie mithilfe eines Dialogfensters darauf hingewiesen. Sobald Sie das Limit erreicht haben, können Sie ein weiteres Feld erstellen, jedoch kann dies lediglich als inaktiv gespeichert werden. Um es zu aktivieren, müssen Sie zuerst ein anderes benutzerdefiniertes Feld für dieses Objekt deaktivieren.

Die Beschränkungen lauten wie folgt:

Objekt Maximale Anzahl
Kontakt 100
Vertrag 50
Gerät 500
Verkaufschance 200
Firma 200
Artikel 100
Projekt 200
Auftrag 100
Services 100
Servicepakete 100
Ratenzahlung 100
Site-Konfiguration 500
Aufgabe 100
Ticket 300

In vielerlei Hinsicht funktionieren benutzerdefinierte Felder genau wie Autotask-Systemfelder. Sie können sie als Filter und Suchfelder nutzen, in LiveReports anzeigen und filtern sowie in Workflow-Regeln verwenden. Mithilfe von Objektrubriken können Sie festlegen, welche benutzerdefinierten Felder in den einzelnen Rubriken erscheinen. Sie sind für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf das übergeordnete Objekt haben. Es gibt zwei Ausnahmen:

Die Liste der benutzerdefinierten Felder in LiveReports wird zwischengespeichert und wird nur aktualisiert, nachdem die Kundendatenbank für 5 Minuten inaktiv war. Abhängig von Ihrer Anzahl an Benutzern und deren Aktivitätsstufe kann es etwas dauern, bis neue benutzerdefinierte Felder in LiveReports verfügbar sind.

Benutzerdefinierte Felder verwalten

Benutzerdefinierte Felder für alle Objekte werden über > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Benutzerdefinierte Felder verwaltet. Jede Registerkarte steht für eine Art von Autotask-Objekt, die benutzerdefinierte Felder unterstützt. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

Ein Rechtsklickmenü beinhaltet die folgenden Optionen:

Menüoption Beschreibung

Bearbeiten

Bei benutzerdefinierten Systemfeldern für Remote Monitoring-Erweiterungsmodule sind lediglich das Kontrollkästchen Erforderlich und das Feld Sortierung bearbeitbar.

In ein benutzerdefiniertes Feld für die Site-Konfiguration / für eine Firma konvertieren

 Benutzerdefinierte Felder für Firmen und die Site-Konfiguration sind beide mit dem Objekt „Firma“ verbunden. Benutzerdefinierte Felder für Firmen sind für Vertriebsinformationen und benutzerdefinierte Felder für die Site-Konfiguration für technische Informationen gedacht. Eine Art kann in die andere umgewandelt werden. Siehe Benutzerdefinierte Felder für Firmen zu benutzerdefinierten Feldern für die Site-Konfiguration konvertieren.

Deaktivieren

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld deaktivieren, stehen die Daten für die Suche und die Berichterstattung weiterhin zur Verfügung. Seine Sichtbarkeit bei Objekten, die Rubriken nutzen (Tickets, Aufgaben, Verkaufschancen und Geräte), wird anhand der Rubrik festgelegt. Wenn das benutzerdefinierte Feld nicht länger bei diesen Objekten erscheinen soll, müssen Sie die Rubriken modifizieren, mit denen es verbunden ist. Wenn es in der Objektrubrik erscheint, kann es bearbeitet werden.

Bei anderen Objekten, die keine Rubriken nutzen, erscheint das benutzerdefinierte Feld nicht länger. Zum Beispiel erscheint ein inaktives benutzerdefiniertes Feld für Firmen nicht auf den Seiten Neue Firma, Firma bearbeiten oder Firma.

Das Feld bleibt sichtbar, wenn es zum Anzeigen als Spalte in einem Raster ausgewählt wurde, als das benutzerdefinierte Feld deaktiviert wurde. Es kann weiterhin in der Spaltenauswahl bei Rasterlisten ausgewählt werden.

Inaktive benutzerdefinierte Felder bleiben für Widgets auf Dashboard-Registerkarten (als Spalten „Berichten über“, „Außerdem berichten über“, „Gruppieren nach“ sowie Filter und Raster) und Widget-Raster, Vorlagen für Benachrichtigungen, Rechnungsvorlagen, Kontaktmaßnahmen-Vorlagen und Kontaktgruppen verfügbar.

Inaktive benutzerdefinierte Felder stehen nicht zur Verfügung, um als Bedingungen oder Aktualisierungen in Workflow-Regeln ausgewählt zu werden. Sie sind nicht in den Importvorlagen für den Import von Firmen/Kontakten, Geräten oder Artikeln verfügbar. Sie können keine inaktiven benutzerdefinierten Felder über den Import ausfüllen oder aktualisieren.

Löschen

Benutzerdefinierte Felder, die von einer Person in Ihrer Firma erstellt wurden, können gelöscht werden.

WICHTIG  Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld löschen, werden außerdem alle seine zugehörigen Daten gelöscht. Es wird eine Warnung angezeigt, doch sobald Sie auf OK klicken, ist die Löschung permanent und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Es gelten die folgenden Einschränkungen:

  • Das benutzerdefinierte Feld ist mit einer Workflow-Regel verbunden. In diesem Fall müssen Sie die Workflow-Regel bearbeiten und das benutzerdefinierte Feld von ihr trennen, sodass es gelöscht werden kann.
  • Das benutzerdefinierte Feld ist mit einem Widget verbunden. In diesem Fall müssen Sie das Widget bearbeiten und das benutzerdefinierte Feld von ihm trennen, sodass es gelöscht werden kann.
  • Benutzerdefinierte Felder, die automatisch generiert werden, wenn ein Remote Monitoring-Erweiterungsmodul aktiviert ist, können nicht gelöscht werden. Siehe Benutzerdefinierte Systemfelder für Remote Monitoring-Erweiterungsmodule.
  • Wenn das benutzerdefinierte Feld als IsDisplayAlwaysFields für eine Webhook-Konfiguration zugewiesen ist, erhalten Sie eine Warnung, dass der Webhook deaktiviert wird, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren.

HINWEIS  Wenn eine Listenoption eines benutzerdefinierten Felds mit einem Objekt, einer Formularvorlage, einem Widget oder einer Workflow-Regel verbunden ist, kann sie erst dann gelöscht werden, wenn die Verbindung mit dem Objekt aufgehoben wurde.