E-Mail-Nachrichten für Angebote verwalten

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Informationen über E-Mail-Nachrichten für Angebote

Die Vorlage für E-Mail-Nachrichten für Angebote gibt den Hauptteil und die Betreffzeile der E-Mail vor und ob die Nachricht eine PDF-Version des Angebots als Anhang, einen Link zur HTML-Version des Angebots oder beides enthält.

Informationen über Standardvorlagen für E-Mail-Nachrichten für Angebote

Autotask bietet drei E-Mail-Nachrichten für Angebote:

  • Das HTML-Angebot: Diese Vorlage verweist auf die standardmäßige URL des Angebots.
  • Die Genehmigungsanfrage für das Angebot: Diese Vorlage wird verwendet, um die Angebotsgenehmigung eines Kunden per E-Mail einzuholen. Sie verweist auf eine URL, über die der Benutzer das Angebot genehmigen oder ablehnen kann.
  • Das PDF-Angebot: Bei dieser Vorlage wird das Angebot als PDF-Datei angehängt.

Alle drei Vorlagen können bearbeitet werden, jedoch dürfen Sie die Variable [Angebot: Link] nicht löschen, über die die URL des Angebots geöffnet wird. Sie können bis auf die als Standard eingerichtete E-Mail-Nachricht für Angebot alle löschen oder deaktivieren.

Wann sollten Sie zusätzliche Vorlagen für E-Mail-Nachrichten für Angebote erstellen?

Den meisten Autotask-Benutzern reichen die einfachen Vorlagen, besonders, wenn sie entsprechend der eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Für zusätzliche Anpassungen können Sie das Feld E-Mail-Notizen in den Angebotseinstellungen und auf den Seiten Veröffentlichen personalisieren. Siehe Ein Angebot veröffentlichen. Sie sollten zusätzliche Vorlagen für E-Mail-Nachrichten für Angebote in den folgenden Situationen in Erwägung ziehen:

  • Sie haben Kunden, die eine andere Sprache sprechen, und Sie möchten dies in Ihrer E-Mail-Nachricht entsprechend reflektieren.
  • Sie möchten bestimmten Kunden zusätzliche Details bieten und nicht jedes Mal, wenn Sie ein Angebot veröffentlichen, die E-Mail-Nachricht für das Angebot individuell anpassen.

HINWEIS  Um eine E-Mail-Nachricht für Angebote auf Länderebene einzurichten, müssen Sie das Land bearbeiten. Siehe Ihre Länderliste verwalten. Um eine Angebots-E-Mail-Nachricht auf Organisationsebene standardmäßig festzulegen, müssen Sie die Seite Angebotseinstellungen bearbeiten. Siehe Registerkarte und Seite „Angebotseinstellungen“.

E-Mail-Nachrichten für Angebote verwalten

Auf der Seite Angebots-E-Mail-Nachrichten werden alle Angebots-E-Mail-Nachrichtenvorlagen in Ihrer Autotask-Instanz aufgelistet. Die Liste beinhaltet immer die drei von Autotask bereitgestellten Vorlagen, die weder gelöscht noch deaktiviert werden können.

Um eine E-Mail-Nachricht für ein Angebot hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

  2. Klicken Sie auf Neu. Siehe Vorlagen für E-Mail-Nachrichten für Rechnungen oder Angebote hinzufügen oder bearbeiten.

Option Beschreibung

Bearbeiten, Bearbeiten [Objektname]

Setzt die ausgewählte Zeile in den Bearbeitungsmodus oder öffnet das Dialogfenster „<Option> bearbeiten“. Die Felder, die bearbeitet werden können, sind in der Regel diejenigen, die Sie beim Erstellen eines neuen Listenelements ausfüllen. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern oder klicken Sie auf Abbrechen.

HINWEIS  Auf einigen Seiten können Sie eventuell Systemoptionen nicht bearbeiten.

Als Standard festlegen

Richtet die ausgewählte Option als Standardsystemoption ein. Die Standardoption wird jedem Element zugewiesen, für das beim Erstellen keine Option angegeben wurde.

Es kann nur eine Standardrubrik geben. Wenn Sie einen neuen Standard angeben, wird die Standardeinstellung automatisch aus der zuvor ausgewählten Standardoption entfernt. Die neu angegebene Standardrubrik wird auf alle Posten angewandt, die mit der vorherigen Standardrubrik verbunden waren.

Aktivieren/Deaktivieren, Aktivieren/Deaktivieren [Objektname]

Neue Optionen sind standardmäßig aktiv.

  • Wenn eine Option deaktiviert wird, steht es nicht länger zum Verwenden zur Verfügung, allerdings bleiben vorhandene Verbindungen mit anderen Objekten bestehen und in Kraft.
  • Sie können keine Option deaktivieren, auf die an anderer Stelle verwiesen wird.

HINWEIS  Manchmal ist die Verbindung, die das Deaktivieren verhindert, nicht offensichtlich. Um zum Beispiel eine Queue oder einen Ticketstatus zu deaktivieren, der mit der eingehenden E-Mail-Verarbeitung verbunden ist, müssen Sie zuerst eine(n) andere(n) auswählen.

Löschen, Löschen [Objektname]

Die Möglichkeit zum Löschen einer Option ist äußerst beschränkt. Listenoptionen können nicht gelöscht werden, wenn:

  • Die Option eine Systemoption ist.
  • Die Option die Standardoption ist, wenn ein Standard erforderlich ist.
  • Die Option mit einem Objekt verbunden ist (dafür verwendet wurde).

WICHTIG  Um Datenintegrität zu erhalten, verhindert Autotask das Löschen von Autotask-Objekten, die zugehörige Objekte haben oder auf die an anderer Stelle verwiesen wird! Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Objekt zu löschen, sollten Sie es deaktivieren, damit es nicht zur Verwendung zur Verfügung steht.