Formularvorlagen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Checklisten & Vorlagen. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin. Um Formularvorlagen für andere Benutzer als Sie selbst zu erstellen, müssen Sie die Berechtigung haben, sie für andere Benutzer zu erstellen. Siehe Formularvorlagen.

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HINWEIS  Wenn Sie bereits von Formularvorlagen gehört haben, jedoch nicht wissen, wie Sie diese verwenden sollen, beziehen Sie sich auf Formularvorlagen und Schnellwahlen verwenden.

Autotask-Formularvorlagen und -Schnellwahlen optimieren die Dateneingabe für bestimmte Objekte in Autotask und in LiveMobile. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

  • Formularvorlagen füllen automatisch mehrere Felder in Autotask-Formularen aus. Eine Formularvorlage kann außerdem so konfiguriert werden, dass Benachrichtigungsmails an bestimmte Empfänger gesendet werden. Nachdem Sie eine Vorlage geladen haben, können Sie die automatisch ausgefüllten Felder bearbeiten.
  • Verwenden Sie Schnellwahlen, um Vorlagen noch effizienter zu nutzen. Wenn Sie eine Formularvorlage erstellen oder bearbeiten, weisen Sie ihr eine Schnellwahl zu. Geben Sie dann beim Erstellen eines Objekts den alphanumerischen Code für die Schnellwahl in das Feld „Schnellwahl“ an, um die Vorlage zu laden.

WICHTIG  Die Auswahl einer Formularvorlage entspricht dem manuellen Ausfüllen eines Formulars. Einstellungen von Formularvorlagen überschreiben zuvor ausgefüllte Feldinhalte, einschließlich Benachrichtigungseinstellungen, zusätzliche Kontakte und zusätzliche Mitarbeiter.

Vorlagen, die Sie erstellen, können entweder nur für Sie selbst (Persönlich) verfügbar sein oder (abhängig von den Berechtigungen Ihres Zugriffsrechts) für Ihre Abteilung oder die gesamte Firma zur Verfügung gestellt werden.

HINWEIS  Benutzer können die von ihnen erstellten Formularvorlagen bearbeiten, kopieren und löschen. Um alle Formularvorlagen bearbeiten, kopieren und löschen zu können, muss das Zugriffsrecht des Benutzers Berechtigungen auf Administratorebene beinhalten, wie zu Beginn dieses Thema neben dem Symbol für Sicherheitsanforderungen beschrieben. Weitere Informationen über benutzerdefinierte Zugriffsrechte finden Sie unter Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.

HINWEIS  Zum Anzeigen und Bearbeiten aller Formularvorlagen sind die folgenden Sicherheitsberechtigungen erforderlich:
• Vorlagen für Tickets, Ticketnotizen, Ticketzeiteinträge, Serviceanrufe und Schnellanrufe erfordern die Berechtigung Admin > Service Desk (Tickets).
• Vorlagen für Aufgabennotizen und Aufgabenzeiteinträge erfordern die Berechtigung Admin > Projekte & Aufgaben.
• Für Opportunity- und Angebotsformularvorlagen ist die Berechtigung Admin > Sales & Opportunities erforderlich.

Sie fügen Formularvorlagen auf den Seiten „Formularvorlagen“ und „Meine Formularvorlagen“ hinzu und verwalten diese dort.

  • Um eine neue Formularvorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie ein Objekt aus. Siehe Formularvorlagen hinzufügen und bearbeiten.
  • Um eine bestimmte Formularvorlage zu finden, verwenden Sie die Zeile „Schnellsuche“ am oberen Rand der Tabelle.
  • Um eine Formularvorlage zu bearbeiten, zu deaktivieren, zu kopieren oder zu löschen, verwenden Sie das Kontextmenü.
  • Informationen zum Verwenden von Formularvorlagen und Schnellwahlen finden Sie unter Formularvorlagen und Schnellwahlen verwenden.

 

Option Beschreibung

Bearbeiten, Bearbeiten [Objektname]

Setzt die ausgewählte Zeile in den Bearbeitungsmodus oder öffnet das Dialogfenster „<Option> bearbeiten“. Die Felder, die bearbeitet werden können, sind in der Regel diejenigen, die Sie beim Erstellen eines neuen Listenelements ausfüllen. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern oder klicken Sie auf Abbrechen.

HINWEIS  Auf einigen Seiten können Sie eventuell Systemoptionen nicht bearbeiten.

Kopieren, Kopieren [Objektname]

Erstellt eine Kopie der ausgewählten Option. Der Name entspricht dem ursprünglichen Namen gefolgt von „(Kopie)“.

Aktivieren/Deaktivieren, Aktivieren/Deaktivieren [Objektname]

Neue Optionen sind standardmäßig aktiv.

  • Wenn eine Option deaktiviert wird, steht es nicht länger zum Verwenden zur Verfügung, allerdings bleiben vorhandene Verbindungen mit anderen Objekten bestehen und in Kraft.
  • Sie können keine Option deaktivieren, auf die an anderer Stelle verwiesen wird.

HINWEIS  Manchmal ist die Verbindung, die das Deaktivieren verhindert, nicht offensichtlich. Um zum Beispiel eine Queue oder einen Ticketstatus zu deaktivieren, der mit der eingehenden E-Mail-Verarbeitung verbunden ist, müssen Sie zuerst eine(n) andere(n) auswählen.

Löschen, Löschen [Objektname]

Die Möglichkeit zum Löschen einer Option ist äußerst beschränkt. Listenoptionen können nicht gelöscht werden, wenn:

  • Die Option eine Systemoption ist.
  • Die Option die Standardoption ist, wenn ein Standard erforderlich ist.
  • Die Option mit einem Objekt verbunden ist (dafür verwendet wurde).

WICHTIG  Um Datenintegrität zu erhalten, verhindert Autotask das Löschen von Autotask-Objekten, die zugehörige Objekte haben oder auf die an anderer Stelle verwiesen wird! Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Objekt zu löschen, sollten Sie es deaktivieren, damit es nicht zur Verwendung zur Verfügung steht.