Einen Auftrag bearbeiten

Organisation

Firma oder Firmenname bezieht sich auf die Firma, die mit dem Objekt verbunden ist. Dieses Feld ist immer erforderlich.

• Im Ansichtsmodus wird der Name als Hyperlink für Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Firma und als Nur-Text für alle anderen angezeigt.

• Im Modus „Neu“ geben Sie den Namen der Organisation ein. Während der Eingabe schlägt Autotask mögliche Übereinstimmungen vor. Klicken Sie auf einen Firmennamen, um diesen auszuwählen und im Feld einzutragen. Alternativ können Sie auf das Auswahlsymbol klicken, um die Organisation aus einer Liste auszuwählen. Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Auswahlsymbol klicken, um auf die Schnelle eine neue Firma zu erstellen. Siehe Eine Firma hinzufügen.

• Im Bearbeitungsmodus kann dieses Feld für einige Objekte (zum Beispiel Projekte und Geräte) nicht geändert werden.

Auftrag

Mit einem Auftrag können Sie angebotene Artikel erfassen, nachdem der Deal abgeschlossen ist. Der Auftragsname wird vom Namen der zugehörigen Verkaufschance übernommen und kann nicht bearbeitet werden. Wenn ein Auftrag erstellt wurde, wird sein Name auf der zugehörigen Verkaufschance angezeigt. Wenn Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen und auf den Namen klicken, wird die Seite „Auftragsdetails“ geöffnet. Siehe Einführung in Aufträge.

Status

Der Status zeigt an, wie weit ein Objekt in einem bestimmten Prozess fortgeschritten ist.

BEISPIEL  Statusbeispiele sind Neu, In Bearbeitung, Bereit zur Abrechnung, Abgeschlossen, Aktiv usw. Bei anderen Objekten sind die Statusnamen unterschiedlich.

Die meisten Objekte verfügen über eine Standardliste mit verschiedenen Status, die Sie individuell anpassen können. Das Feld Status ist oftmals erforderlich, da es häufig als Bedingung bei Workflow-Regeln verwendet wird.

HINWEIS  Der Outsourcing-Status ist separat vom Standard-Ticketstatus.

Warenposten:

Wenn ein geschätztes Eingangsdatum zur Bestellposition hinzugefügt wurde, wird dies in Klammern nach dem Status angezeigt.

• Wenn die Beschaffung aktiviert ist, basieren die Statusoptionen auf dem aktuellen Status, und einige Status werden automatisch festgelegt. Details zum Status des Warenpostens im Beschaffungsprozess finden Sie unter Einführung in die Bestandsführung.
• Wenn die Beschaffung nicht aktiviert ist, können Sie manuell einen beliebigen Status auswählen. Um Einheitlichkeit zu gewähren, sollte Ihre Firma Richtlinien für die Statuswahl bei Warenposten festlegen.
• Wenn Sie den Status eines Warenpostens zu Storniert ändern, werden die Felder Einkaufspreis und Einzelpreis auf Null gesetzt und der Warenposten wird aus „Genehmigen & Buchen“ entfernt.

Kontakt

Ein Kontakt ist eine Person in einer Firma, die mit dem Objekt verbunden ist, das Sie erstellen oder bearbeiten.

Dieses Feld erscheint bei zahlreichen Objekten, die das Feld Firma anzeigen. Sie müssen eine Firma auswählen, bevor Sie einen Kontakt auswählen können. Alle aktiven Kontakte, die der Firma zugewiesen sind, plus der aktuelle Kontakt (selbst wenn er inaktiv ist) sind verfügbar. Wenn die Firma eine Tochterfirma einer anderen Firma ist, können Sie einen Kontakt aus der Liste der Kontakte der übergeordneten Firma auswählen, die unterhalb der gestrichelten Linie erscheinen.

Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen klicken, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Siehe Kontakte hinzufügen und bearbeiten.

Beginnen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten mit der Eingabe des Namens einer Person oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um eine Person aus einer alphabetischen Liste auszuwählen.

Geschäftsleitung

Die Person, die für die Verwaltung des Objekts verantwortlich ist.

Verkaufschancen und Aufträge

Bei Verkaufschancen ist dieses Feld standardmäßig der Ersteller. Bei Aufträgen ist das Feld standardmäßig der Verkaufschancen-Verantwortliche.

Sie können den Verantwortlichen manuell zu einem beliebigen Mitarbeiter mit Zugriff auf CRM ändern. Außerdem können Sie bei einer gespeicherten Verkaufschance den Assistent: Neuzuweisung der Leads über das Feld Verantwortlicher ausführen. Mithilfe des Assistenten: Neuzuweisung der Leads können Sie außerdem den zuständigen Mitarbeiter, das Verkaufsgebiet und die Klassifizierung der Firma neu zuweisen. Siehe Verkaufschancen neu zuweisen .

Queues

Das Zuweisen eines Queue-Verantwortlichen ist optional. Wenn Sie dies tun, können Sie Workflow-Regeln erstellen, um den dynamischen Empfänger Queue-Verantwortlicher zu benachrichtigen oder den Queue-Verantwortlichen dynamisch als den Ticket-Mitarbeiter zuweisen. Somit können Sie eine automatische Ticketeinteilung in Autotask einrichten.

Geschäftssparte

Mithilfe von Geschäftssparten können Sie Finanzen klassifizieren und Daten segmentieren. Dieses Feld wird angezeigt, wenn die Organisationsstruktur (Geschäftssparte) aktiviert ist. Dies ist bei den folgenden Objekten verfügbar: Vertrag, Verkaufschance, Auftrag, Projekt und Ticket. Siehe Einführung in Geschäftssparten.

Wenn ein Vertrag einer anderen Geschäftssparte zugeordnet ist als das Ticket oder das Projekt, übernehmen die Rechnungspositionen immer die Geschäftssparte aus dem Vertrag und nicht vom übergeordneten Objekt. Siehe Übernahmeregeln für Geschäftssparten bei untergeordneten Objekten.

Wählen Sie eine Kombination von Bereich > Geschäftssparte aus.

Datum

Dieses Feld erscheint in Objekten, die mit einem bestimmten Datum verknüpft sind. Das Feld übernimmt standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch mithilfe der Datumsauswahl bearbeitet werden.

Zugesagtes Lieferdatum

Das Datum, bis zu dem Ihr Kunde von Ihnen das Erbringen eines Services erwartet.

Verkaufschancen:

Das zugesagte Lieferdatum wird häufig für eine projekt- oder servicebezogene Verkaufschance verwendet. Dieses Feld kann genutzt werden, um den Beginn des Projekts oder des Services anzuzeigen. Das Feld hat keinen Einfluss auf Umsatz- oder Gewinnprognosen.

Aufträge:

Dieses Feld ist standardmäßig das in der zugehörigen Verkaufschance angegebene zugesagte Lieferdatum, es kann jedoch geändert werden.

Adressfelder

Adressfelder sind ein integraler Teil der Datensätze für Firmen, Kontakte sowie Mitarbeiter und werden von Objekten übernommen (oder dort eingetragen), die Teil des Abrechnungs-Workflows sind. Zu den Feldern zählen Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland/Kanton und Postleitzahl. Hier können sie als Rechnungsadresse, Verkauft an, Rechnung an und Versand an ausgewiesen werden.

Das Adressformat kann bei Dokumenten, die Kunden vorgelegt werden (z. B. Angebote und Rechnungen), individuell angepasst werden.

Tragen Sie die für eine Adresse erforderlichen Felder ein.

Abschnitt „Benachrichtigung“

Diese Überschrift bzw. dieser Abschnitt erscheint überall dort, wo eine Benachrichtigungsmail von Autotask gesendet werden kann sowie im Dialogfenster für Standardeinstellungen bei Objekten, die dies unterstützen. Es folgt eine Checkliste mit rollenbasierten Empfängern, die für den Erhalt der E-Mail ausgewählt werden können. In der E-Mail selbst werden die Rollennamen durch die Kontakte oder Mitarbeiter in diesen Rollen ersetzt. Siehe Rollenbasierte Nachrichtenempfänger.

Bei Objekten (jedoch nicht in den Standardeinstellungen) können Sie Kontakte und Mitarbeiter zur Liste der Empfänger hinzufügen sowie externe E-Mail-Adressen im Feld Andere E-Mail(s) eingeben. Kundenkontakte werden im Feld An: hinzugefügt, während interne Mitarbeiter im Feld BCC: hinzugefügt werden.

Damit die Benachrichtigungsmail gesendet werden kann, müssen Sie mindestens einen Empfänger in den Feldern An:, CC:, BCC: oder Andere E-Mail(s) eingeben.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter ist ein Benutzer in Ihrer Firma, der über ein Autotask-Login verfügt. Angestellte, Berater oder freie Mitarbeiter müssen als ein Autotask-Mitarbeiter eingerichtet werden, wenn Sie folgende Handlungen vornehmen:

• Sie erstellen oder bearbeiten Autotask-Objekte wie beispielsweise Tickets, Firmen oder Verkaufschancen. In diesem Zusammenhang lautet die Feldbeschriftung in Autotask in der Regel Erstellt von oder Ersteller.
• Sie arbeiten an Projektaufgaben, Tickets oder To-Dos. In diesem Zusammenhang lautet die Feldbeschriftung in Autotask in der Regel Mitarbeiter, verantwortlicher Mitarbeiter oder zusätzliche Mitarbeiter.
• Sie sind für Vertriebskunden zuständig sowie alle von ihnen generierten Verkaufschancen. In diesem Zusammenhang lautet die Feldbeschriftung in Autotask in der Regel Firmenverantwortlicher oder Verkaufschancen-Verantwortlicher.
• Sie sind individuelle oder rollenbasierte Empfänger von Benachrichtigungsmails. In diesem Zusammenhang lautet die Feldbeschriftung in Autotask in der Regel Empfänger oder Mitarbeiter.
• Sie verwalten, genehmigen, genehmigen & buchen oder berichten über diese Aktivitäten. In diesem Zusammenhang lautet die Feldbeschriftung in Autotask in der Regel Zeiterfassungsgenehmiger, Spesengenehmiger oder Change Request-Genehmiger.

Bei zahlreichen Autotask-Objekten werden Mitarbeiter ausgewählt bzw. auf sie verwiesen. Sie können einem Objekt zugewiesen werden, selbst wenn sie nicht in der Benutzeroberfläche angezeigt werden.

Die Komponenten Vorname, zweiter Vorname und Nachname im Namen eines Mitarbeiters werden entweder in sortierender (Lang, Susanne M.) oder narrativer Reihenfolge (Susanne M. Lang) angezeigt.

Weitere E-Mail-Adressen

Dieses Feld erscheint im Abschnitt Benachrichtigung bei Autotask-Objekten. Damit können Sie Benachrichtigungsmails an Empfänger senden, deren E-Mail-Adresse nicht in Autotask gespeichert ist, da sie weder ein Kundenkontakt noch ein interner Mitarbeiter sind. Auf einigen Formularen gibt es mehrere Felder für Andere E-Mail(s), damit Sie zwischen Empfänger für An:, CC: und BCC: unterscheiden können.

Geben Sie die komplette E-Mail-Adresse für jeden Empfänger ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch ein Semikolon.

Vorlage für Benachrichtigungsmail

Vorlagen für Benachrichtigungsmails geben den Inhalt und das Layout der zu Benachrichtigungsmail vor. Die meisten Vorlagen enthalten neben der Betreffzeile und dem Text im Hauptteil auch Variablen, die Daten direkt aus Autotask abrufen.

HINWEIS  Wenn die Liste der Empfänger Mitarbeiter beinhaltet, denen Berechtigungen zum Anzeigen von internen Notizen, Anhängen usw. fehlen, wird der von der Variable abgerufene Text durch Siehe [Name des Objekts] ersetzt.

Dieses Feld erscheint in Objekten, die E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Die Standardvorlage ist ausgewählt, kann aber geändert werden. Alle aktiven Vorlagen für Benachrichtigungsmails stehen für das Objekt und Ereignis zur Verfügung.

Wenn das Symbol für die Vorschau präsent ist, klicken Sie darauf, um eine Vorschau der ausgewählten Vorlage für Benachrichtigungsmails anzuzeigen. In der Vorlage für Benachrichtigungsmails werden Variablen anstelle von tatsächlichen Daten angezeigt.

Betreff

Dieses Feld erscheint in Objekten bzw. ist bei ihnen aktiviert, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Es gibt die Betreffzeile der zu sendenden Benachrichtigungsmail vor.

Wenn Sie eine Vorlage für Benachrichtigungsmails ausgewählt haben, wird der Betreff anhand der Betreffzeile der Vorlage eingetragen, jedoch kann dies modifiziert werden.