Aufträge suchen und verwalten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Zugriff auf CRM und Objektberechtigung für Aufträge

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  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Die folgenden Tool-Schaltflächen werden über dem Raster angezeigt:

Tool-Schaltfläche Beschreibung

SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren.

HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Als CSV exportieren.
  2. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können.

HINWEIS  Beachten Sie, dass nur die ausgewählten Spalten der ersten 5.000 Datensätze exportiert werden.

WICHTIG  Die Exportdatei enthält nicht alle Felder, die für einen erneuten Import der Daten mit den Vorlagen für den Datenimport erforderlich sind, und die Datenüberschriften stimmen nicht überein.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.
Name Beschreibung
Allgemein
Auftrag bearbeiten Die Berechtigung zum Bearbeiten von Aufträgen ist erforderlich. Siehe Einen Auftrag bearbeiten.
Auftrag stornieren Die Berechtigung zum Bearbeiten von Aufträgen ist erforderlich. Siehe Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.

Alle mit diesem Auftrag verbundenen Posten werden storniert. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Nachricht zu schließen, ohne den Auftrag zu stornieren.

Auftrag löschen Die Berechtigung zum Löschen von Aufträgen ist erforderlich. Siehe Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.

Alle mit diesem Auftrag verbundenen Posten werden gelöscht. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Nachricht zu schließen, ohne den Auftrag zu löschen.

Verkaufschance anzeigen Klicken Sie darauf, um die Verkaufschance zu öffnen, die mit dem Auftrag verbunden ist. Beachten Sie, dass der Verkaufschancenname nicht in der Spaltenauswahl ausgewählt werden kann.
Hinzufügen
Notiz Das Fenster „Neue CRM-Notiz“ wird geöffnet, wobei die Felder bereits mit auftragsbezogenen Informationen ausgefüllt sind.
To-Do Das Fenster „Neues To-Do“ wird geöffnet, wobei die Felder bereits mit auftragsbezogenen Informationen ausgefüllt sind.
  • Der Auftrag wird gelöscht.
  • Die Verkaufschance des Auftrags verfügt nicht länger über einen zugehörigen Auftrag. Das heißt, Benutzer können einen anderen Auftrag erstellen, wenn sie den Assistent: Gewonnene Verkaufschance erneut für die Verkaufschance ausführen.
  • Alle Notizen, To-Dos und Anhänge, die mit dem Auftrag verbunden waren, werden gelöscht.
  • Bei Warenposten, die mit dem Auftrag verbunden sind, wird deren Status auf Storniert gesetzt.
  • Alle Tickets, die mit dem Auftrag verbunden waren, sind nicht länger mit dem Auftrag verbunden, jedoch werden sie nicht gelöscht. Sie sind weiterhin mit der Verkaufschance verbunden.
  • Alle Bestellpositionen, die mit dem Auftrag verbunden waren, sind nicht länger mit der Bestellung verbunden, jedoch sind sie weiterhin mit dem Ticket, Projekt oder Vertrag verbunden.

HINWEIS  Wenn Sie nicht über die Berechtigung verfügen, alle Notizen, Aufgaben und Anhänge zu löschen, die diesem Kundenauftrag zugeordnet sind, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt: „Dieser Kundenauftrag kann nicht gelöscht werden, da er Notizen, Aufgaben und/oder Anhänge enthält, für deren Löschen Sie nicht berechtigt sind." Der Kundenauftrag wird nicht gelöscht.