Einführung in die Bestandsführung

BEVOR SIE BEGINNEN  Diese Funktion kann in Ihrer Autotask-Instanz ausgeblendet sein, da sie nicht aktiviert ist. Wenn ja, können Sie sie auf der Seite > Admin > Adminkategorien > Aktivierungen aktivieren. Siehe Aktivierungen.

Module

Die PSA-Bestandsfunktion besteht aus zwei Modulen: einem grundlegenden Bestandsmodul und einem Add-on-Beschaffungsmodul, das zuerst die Aktivierung des Bestands erfordert.

Wenn Ihre Firma bestimmte Artikel im Lager haben muss, um schnell auf Kundenprobleme zu reagieren und Sie keine Buchhaltungssoftware mit Möglichkeiten zum Erfassen von Beständen oder ein spezielles Bestandsführungssystem verwenden, bietet die Autotask Bestandsfunktion möglicherweise eine Lösung für Sie.

Sie können:

  • Bestände an mehreren Lagerorten einrichten und verwalten
  • Lagerartikel entnehmen, wenn sie einen Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten erstellen
  • Bestellungen generieren und verwalten
  • Käufe in den Bestand aufnehmen
  • Die Kostenbasis für Lagerartikel erfassen
  • Lagerartikel auf einen anderen Lagerort oder an einen Kunden übertragen
  • den Geräteaustausch verwalten

Das eigenständige Bestandsmodul eignet sich gut für MSPs, die Bestandsartikel erfassen möchten (was eine erhebliche Kapitalanlage darstellt) aber kein Einkaufsteam hat, das die Bestände in Vollzeit verwaltet.

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Das Add-on-Beschaffungsmodul optimiert den Kauf, die Warenannahme und den Versand und verbindet den Verkaufsprozess mit der endgültigen Lieferung der Posten.

Sie können:

  • ein Einkaufsteam einrichten, das den Einkauf und die Bestandsführung verwaltet
  • vorrätige Artikel auf einem Angebot reservieren
  • automatisch einen Auftrag erstellen, wenn eine Verkaufschance abgeschlossen wird
  • Genehmigung von Käufen erforderlich machen, die einen festgelegten Betrag überschreiten
  • Artikel je nach Status automatisch vom Kauf über die Warenannahme bis hin zu Lieferung & Versand vorziehen lassen
  • Beteiligte Personen bei jedem Schritt automatisch benachrichtigen

Eine detaillierte Übersicht finden Sie unter Der Beschaffungs-Workflow.

Funktion Nur Bestände Wenn Beschaffung aktiviert ist
Einrichtung von Lagerorten
Erfassen von Lagerartikeln
Import von Bestandsartikel und Lagerartikeln
Übertragung von Lagerartikeln auf einen anderen Lagerort
Einen Lagerartikel auf einem Warenposten entnehmen (beanspruchen)
Ein Gerät für ein vorrätiges Gerät austauschen
Erstellung von Bestellungen
Vollständiger oder teilweiser Eingang von Posten auf einer Bestellung
Automatische Aktualisierung der Bestände
Erfassung von Bestandspreisen
Reservierung von Posten in einem Angebot  
Automatisch einen Auftrag erstellen, der die angebotenen Artikel bis zur Erfüllung erfasst  
Optionale Kaufgenehmigung für Artikelbeträge über einem festgelegten Betrag  
Ein Einkaufsteam einrichten  
Optimierte Seite „Kauf & Erfüllung“  
Optimierte Seite „Warenannahme“  
Optimierte Seite „Lieferung & Versand“  
Erstellung von Entnahmelisten und Packlisten  
Genehmigen & Buchen basierend auf Warenpostenstatus  
Automatische Benachrichtigung von beteiligten Personen bei jedem Schritt  

Erforderliche Autotask Editionen

Beide Module werden automatisch für Premium - und Ultimate-Kunden aktiviert. Sie sind für Growth-Kunden verfügbar und werden zunächst deaktiviert. Sie stehen Essentials-Kunden nicht zur Verfügung.

Aktivierung

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Erste Schritte

Damit diese Funktion für Sie verständlicher ist, haben wir sie in drei Haupt-Workflows aufgeteilt:

  • Kauf und Warenannahme: Dieser Workflow umfasst alles, was mit der Kaufgenehmigung, dem Erteilen und Verwalten von Bestellungen sowie dem Erhalt von Artikeln in den Beständen verbunden ist.

  • Bestandsverwaltung: Dieser Workflow umfasst das Einrichten von Lagerorten, die Bestimmung des Bestandsartikels und die Verwaltung von Bestandsartikeln.

  • Bestandsverkäufe und -rückgaben verwalten: Dieser Workflow umfasst alles, was die Reservierung, Entnahme und Lieferung von bestandsartikeln an Kunden betrifft, sowie die Verwaltung der Rückgabe von Geräten vom Kunden.

Jedes der erwähnten Themen erklärt, welche Seiten und Funktionen die Aktivierung der Beschaffung erfordern.