Die Importvorlage für Firmenstandorte ausfüllen
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> Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Dienstprogramme > Firmenimport > Klick auf „Importieren“
NAVIGATION Um vorhandene Firmendatensätze zu exportieren und zu aktualisieren, gehen Sie zu > CRM > Suchen > Firmen > Schaltflächenleiste > Exportieren > Im Format der Importvorlage.
BEVOR SIE BEGINNEN Bitte lesen Sie sich die allgemeinen Anweisungen zum Importieren und Aktualisieren von Daten in Autotask in diesem Thema durch: Daten importieren oder aktualisieren.
Verwenden Sie diese Vorlage, um Firmen in Autotask zu importieren.
HINWEIS Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte Muss in der Datenbank nachgesehen werden? sehen, heißt das, dass in der Autotask-Benutzeroberfläche ein Wert aus einer Liste ausgewählt wird. Sie können Optionen wählen die gegenwärtig inaktiv sind, jedoch müssen sie vorhanden sein. Gehen Sie zu der in der Spalte Beschreibung dargestellten Seite und sehen Sie nach, welche Optionen gültig sind.
*= erforderliches Feld
| Feld | Muss in der Autotask-Instanz nachgesehen werden? | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmen-ID (nur Aktualisierungen) | Dieses Feld ist nur im Export Im Format der Importvorlage exportieren präsent. | |
| Name* | Der Name einer Firma ist erforderlich. |
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| Zahlen | Sie können eine Firmennummer mit bis zu 50 alphanumerischen Zeichen eingeben, die als Referenz für externe Anwendungen wie beispielsweise Buchhaltungssoftware verwendet wird. WICHTIG Ihre eigene Firma wird mit der Firmen-ID 0 (Null) gekennzeichnet und kann auch die Firmennummer 0 (Null) haben. Importieren Sie keinen Datensatz mit der Firmennummer Null. |
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| Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland/Kanton, Postleitzahl | Geben Sie die Adressinformationen ein. | |
| Land | Ja | Geben Sie den Anzeigenamen eines Landes ein, das unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Länder aufgelistet ist. |
| Zusätzliche Adressinformationen | Zusätzliches Feld, das mit der Adresse angezeigt werden kann. Wenn Sie eine Steuer-ID oder sonstige Informationen auf Dokumenten an den Kunden anzeigen müssen, geben Sie diese hier ein. | |
| Telefon* | Bei Firmenimporten erforderlich. Geben Sie die Telefonnummer der Firma ein. | |
| Alternative Telefonnr. 1 | Geben Sie eine weitere Telefonnummer ein. | |
| Alternative Telefonnr. 2 | Falls vorhanden, geben Sie eine zusätzliche Telefonnummer ein. | |
| Fax | Geben Sie eine Faxnummer ein. | |
| Web | Diese URL wird ein Link, um die Website der Firma über Autotask aufzurufen. | |
| Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) | Geben Sie die Fahrtstrecke für den Hin- und Rückweg zwischen Ihrer Geschäftsstelle und der des Kunden ein. Wenn Sie die Strecke im Firmendatensatz speichern, können Sie schnell und einfach einen Warenposten zu einem Ticket oder Projekt hinzufügen, um Fahrtkosten in Rechnung zu stellen. Siehe Service Desk-Systemeinstellungen und Einen Ticketwarenposten hinzufügen oder bearbeiten oder Einen Projektwarenposten hinzufügen oder bearbeiten. |
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| Organisationseinheit | Ja | Eine Klassifizierung, die die Beziehung zwischen Ihnen und der Firma beschreibt. Firmentypen beinhalten Kunde, Lead, Interessent, nicht interessiert, ehemalig, Lieferant, Partner. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der Unternehmenstyp standardmäßig auf den in der ausgewählten Unternehmenskategorie eingestellten gesetzt. Erfahren Sie mehr über Firmentypen im Abschnitt Überblick über Firmen. |
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Firmenrubrik |
Ja |
Diese Spalte ist optional. Wenn kein Wert eingegeben wird, wird die Firma mit der Standardfirmenrubrik importiert. Weitere Informationen zu Firmenrubriken finden Sie im Abschnitt Rubriken verwalten. |
| Klassifizierung | Ja | Geben Sie den Namen des Klassifizierungssymbols wie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Symbole für Klassifizierung ein. Erfahren Sie mehr über Firmenklassifizierungen unter Symbole für Klassifizierung. |
| Zuständiger Mitarbeiter (dies bezieht sich auf den zuständigen Mitarbeiter für diese Firma in Ihrer Organisation) | Ja | Geben Sie einen zuständigen Mitarbeiter im Format Nachname, Vorname aus der Liste der Mitarbeiter in Ihrer Datenbank ein ( > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal)). Der zuständige Mitarbeiter ist die Person in Ihrer Organisation, die die gesamte Verantwortung für die Firmenbeziehung trägt und dafür zuständig ist. Firmen, bei denen Sie der zuständige Mitarbeiter oder Mitglied des zuständigen Teams sind, können unter MEINE ... > CRM > Firmen“ gefunden werden. Außerdem können Ihre Zugriffsrechte so konfiguriert sein, dass Sie zusätzliche Berechtigungen für Meine Firmen erhalten. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, übernimmt es standardmäßig den Namen des Mitarbeiters, der den Import vornimmt. |
| Verkaufsgebiet, Marktsegment, Konkurrent | Ja | Sie finden diese Felder hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte. Sie bieten Kriterien für die Such- und Berichtsfunktionen und sind individuell von Ihrem Administrator angepasst worden. Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufsgebiete, Marktsegmente und Konkurrenten. |
| Mutterfirma | Ja | Wenn die neue Firma die Tochterfirma einer vorhandenen Firma ist, geben Sie den Namen der Mutterfirma ein. Tochterfirmen einer anderen Firma können nicht als übergeordnete Firma ausgewählt werden. Um mehr über Mutter- und Tochterfirmen zu erfahren, beziehen Sie sich auf Überblick über Firmen. |
| Facebook-URL, Twitter-URL, LinkedIn-URL | Geben Sie Links zu den Social Media-Seiten der Firma ein. | |
| Börsenkürzel, Börse, SIC-Code | Geben Sie (falls vorhanden) das Börsenkürzel, die Börse und den SIC-Code für die Firma ein. | |
| Nettoinventarwert | Geben Sie den Nettoinventarwert der Firma im Textformat ein. | |
| Firmendetailwarnung, Warnung bei neuem Ticket, Ticketdetailwarnung | Geben Sie Warnmeldungen ein, die auf den Seiten „Firmendetails“, „Neues Ticket“ und „Ticket“ der ausgewählten Firma erscheinen. Genaueres über Warnungen finden Sie unter Die Registerkarten „Firmen- und Kontaktwarnungen“. | |
| Währung (verfügbar, wenn Multi-Währung aktiviert ist) | Ja | Geben Sie den aus drei Buchstaben bestehenden Namen einer Währung ein. Wenn kein Land angegeben ist oder das angegebene Land nicht über eine ausgewählte Währung verfügt, wird die interne Währung verwendet. Wenn die Spalte beim Aktualisieren vorhandener Firmen leer gelassen wird, wird die Währung der Firma nicht geändert. |
| Steuerregion | Ja | Geben Sie die Steuerjurisdiktion ein, deren Steuerregeln für diesen Firmenstandort gelten. Sie finden die Liste der gültigen Steuerregionen hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung und Rechnungsstellung > Steuerregionen & -kategorien. Steuerregionen müssen bereits in Ihrer Datenbank eingerichtet sein. Siehe Ihre Steuertabelle konfigurieren. |
| Steuerbefreit |
Geben Sie Ja oder Nein ein.
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|
| Steuer-ID | Geben Sie die Steueridentifikationsnummer für diese Firma ein. | |
| Rechnungsvorlage | Ja |
Die Rechnungsvorlage legt das Erscheinungsbild aller Rechnungen fest, die für diese Firma veröffentlicht werden.
Rechnungsvorlagen, die Sie auswählen können, finden Sie auf der Seite |
|
E-Mail-Vorlage für Rechnungen |
Ja |
Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, erstellt Autotask automatisch eine E-Mail-Nachricht, die mit der Rechnung gesendet wird. Der Inhalt dieser Nachrichten wird mithilfe von Vorlagen für E-Mail-Nachrichten bestimmt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Standard-E-Mail-Vorlage für Rechnungen verwendet. Wenn Sie eine andere E-Mail-Nachricht zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Nachricht hier ein. E-Mail-Vorlagen für Rechnungen finden Sie auf der Seite |
| Kontakt Rechnungsempfänger (Einzelwert) |
Ja |
Der Kontaktempfänger ist der Kundenkontakt, an den die Rechnung per E-Mail gesendet wird. Wählen Sie die Kundenkontakte aus, an die Sie die Rechnungen per E-Mail senden möchten, wenn die Rechnungen bearbeitet werden.
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| Mitarbeiter Rechnungsempfänger (Einzelwert) |
Ja |
Der Mitarbeiterempfänger ist der interne Benutzer, an den die Rechnung per E-Mail gesendet wird. Wählen Sie die Benutzernamen aus, an die Sie die Rechnungen per E-Mail senden möchten, wenn die Rechnungen bearbeitet werden
|
| Angebotsvorlage | Ja | Die Angebotsvorlage legt das Erscheinungsbild aller Angebote fest, die für diese Firma veröffentlicht werden. Wenn dies leer bleibt, wird standardmäßig die Vorlage übernommen, die mit dem Land der Firma verknüpft ist, oder die globale Standardvorlage, wenn keine Standardvorlage für das Land vorhanden ist. Wenn Sie eine andere Vorlage zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Vorlage hier ein. Angebotsvorlagen, die Sie auswählen können, finden Sie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Vertrieb & Verkaufschancen > Angebotsvorlagen. |
| E-Mail-Nachricht für Angebot | Ja | Wenn Sie ein Angebot für einen Kunden veröffentlichen, erstellt Autotask automatisch eine E-Mail-Nachricht, die mit dem Angebot gesendet wird. Der Inhalt dieser Nachrichten wird mithilfe von Vorlagen für E-Mail-Nachrichten bestimmt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Standardvorlage für E-Mail-Nachrichten für Angebote verwendet. Wenn Sie eine andere E-Mail-Nachricht zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Nachricht hier ein. Sie finden E-Mail-Nachrichten für Angebote auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Vertrieb & Verkaufschancen > E-Mail-Nachrichten für Angebote. |
| Aktiv/Inaktiv | Wenn Sie neue Einträge importieren, geben Sie zum Aktivieren das Word Aktiv und zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein. Wenn die Spalte leer bleibt, wird ebenfalls aktiviert. Wenn Sie beim Import vorhandene Einträge aktualisieren, geben Sie zum Aktivieren das Wort Aktiv ein, zum Deaktivieren das Wort Inaktiv und lassen Sie die Spalte leer, um nichts zu unternehmen (der aktuelle Status für Aktiv/Inaktiv wird nicht geändert). Wenn die Spalte anderen Text als Aktiv oder Inaktiv enthält, schlägt der Import fehl. Beziehen Sie sich auf die zu prüfenden Felder in der Tabelle Neue Datensätze importieren oder vorhandene Datensätze aktualisieren. |
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Rechnungen per E-Mail aktivieren |
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Geben Sie Ja ein, um Rechnungen per E-Mail zu aktivieren, nein, um sie zu deaktivieren. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das Senden von Rechnungen per E-Mail deaktiviert. Beim Aktualisieren vorhandener Datensätze wird der aktuelle Wert beibehalten, selbst wenn dieses Feld leer gelassen wurde. Wenn keine E-Mail-Vorlage angegeben wird, wird die Standardvorlage des Systems verwendet. |
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Rechnungen per E-Mail an zuständigen Mitarbeiter senden |
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Geben Sie Ja ein, um eine Kopie der E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter zu senden und sie nicht zu deaktivieren. Wenn das Feld leer bleibt, wird die Funktion deaktiviert. Wenn keine E-Mail-Vorlage angegeben wird, wird die Standardvorlage des Systems verwendet. |
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QuickBooks-Übertragungsmethode (wenn die QuickBooks-Integration aktiviert ist) |
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Akzeptiert die folgenden Eingaben:
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| Benutzerdefinierte Felder für Firma und Site-Konfiguration | Benutzerdefinierte Felder sind individuell anpassbare Felder, die Sie Ihrer Autotask-Datenbank hinzufügen können, um Firmeninformationen zu erfassen, die nur auf Ihre Firma bezogen sind. Diese Informationen sind dann für die Such- und Berichtsfunktionen verfügbar. Weitere Informationen über das Einrichten und Verwenden von benutzerdefinierten Feldern finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder verwalten und Benutzerdefinierte Felder für Firmen zu benutzerdefinierten Feldern für die Site-Konfiguration konvertieren. HINWEIS Benutzerdefinierte Felder können auch erforderlich sein, und Ihr Import wird fehlschlagen, wenn Sie ein erforderliches benutzerdefiniertes Feld nicht ausfüllen! |
Um herauszufinden, wie Sie einen Import rückgängig machen können, beziehen Sie sich auf Einen Import zurücknehmen.
