Geräte hinzufügen und bearbeiten

Bereich

Der Standort des Geräts. Diese Informationen sind für Techniker hilfreich, die eventuell vor Ort an dem Gerät arbeiten müssen. Sie können diese Informationen mithilfe von Autotask-Standardberichten und LiveReports darstellen. Siehe Berichte über Artikel, die Kundenfirmen als Geräte zugewiesen sind.

Kontakt

Ein Kontakt ist eine Person in einer Firma, die mit dem Objekt verbunden ist, das Sie erstellen oder bearbeiten.

Dieses Feld erscheint bei zahlreichen Objekten, die das Feld Firma anzeigen. Sie müssen eine Firma auswählen, bevor Sie einen Kontakt auswählen können. Alle aktiven Kontakte, die der Firma zugewiesen sind, plus der aktuelle Kontakt (selbst wenn er inaktiv ist) sind verfügbar. Wenn die Firma eine Tochterfirma einer anderen Firma ist, können Sie einen Kontakt aus der Liste der Kontakte der übergeordneten Firma auswählen, die unterhalb der gestrichelten Linie erscheinen.

Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen klicken, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Siehe Kontakte hinzufügen und bearbeiten.

Beginnen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten mit der Eingabe des Namens einer Person oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um eine Person aus einer alphabetischen Liste auszuwählen.

Vertrag

Alle Objekte:

• Die Auswahl eines Vertrags ist optional. Wenn kein Vertrag ausgewählt ist, gilt die Standardabrechnung für Zeit und Material.
• Das Feld Vertrag wird erst dann aktiv, wenn eine Firma ausgewählt ist.
• Wenn Sie keine Zugriffsberechtigung zum Ändern des Vertrags haben, ist das Feld nicht verfügbar.
• Wenn Sie einen Servicevertrag ausgewählt haben, müssen Sie außerdem einen Service oder ein Servicepaket auswählen.

Tickets:

• Das Feld Vertrag ist eventuell bereits ausgefüllt, wenn der Kunde (oder die Mutterfirma, falls es sich um eine Tochterfirma handelt) einen Service Desk-Standardvertrag eingerichtet hat.
• Wenn Sie ein Gerät auswählen, das mit einem Vertrag verbunden ist, hat der Vertrag des Geräts Vorrang, es sei denn, Sie wählen manuell einen anderen Vertrag aus.

Projekte:

• Wenn Sie einen Vertrag auswählen, dessen Startdatum nach dem Startdatum des Projekts oder dessen Enddatum vor dem Enddatum des Projekts liegt, erhalten Sie eine Warnmeldung. Sie können den Vertrag trotzdem auswählen, indem Sie auf OK klicken. Achten Sie darauf, den Vertrag zu bearbeiten und die Vertragszeitleiste bei Bedarf zu verlängern.
• Um einen Vertrag zu erstellen und mit dem Projekt zu verknüpfen, klicken Sie auf das Pluszeichen . Sie können den Vertragstyp auswählen. Der Firmenname ist standardmäßig die mit dem Projekt verbundene Firma. Sie können die Firma zu einer Firma ändern, die eine Mutterfirma für die Projektfirma ist. Siehe Organisation.

Beschreibung

Das Feld Beschreibung erscheint bei zahlreichen Autotask-Objekten. Bei Objekten wie Tickets, Aufgaben, Notizen und To-Dos ist das Feld Beschreibung ein zentraler Bestandteil des Datensatzes. Wo immer es verfügbar ist, werden damit wesentliche Informationen zum Datensatz erfasst. Oftmals steht der Objektname vor diesem Feld. Zum Beispiel Angebotsbeschreibung.

Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Objektinstanz, des Problems, bei dem der Kunde Hilfe benötigt, oder des angefragten Dienstleistung ein.

Dieses Feld unterstützt Rich-Text. Wichtige Informationen und Details zur Kompatibilität der Rich-Text-Funktion finden Sie unter Der Rich-Text-Editor.

Geräterubrik (Konfigurationselementkategorie)

Die Rubrik des Geräts gibt die Felder vor, die auf den Seiten Gerät, Neues Gerät und Gerät bearbeiten erscheinen. Wenn Sie Geräte mit den Rubriken Domain oder SSL-Zertifikat erstellen, werden zusätzliche Komponenten angezeigt. Siehe Gerät der Rubrik „Domain“ erstellen und aktualisieren und Geräterubrik „SSL-Zertifikat“ erstellen.

Wählen Sie eine Geräterubrik aus der Dropdown-Liste aus.

HINWEIS  Wenn für den Artikel eine Standardgeräterubrik angegeben ist, werden Sie bei der Auswahl des Artikels gefragt, ob Sie diese Geräterubrik verwenden möchten. Wenn ja, haben Sie außerdem die Option, alle bereits vorgenommenen Änderungen zu speichern oder zu verwerfen, bevor Sie die Rubrik hinzufügen. Wenn für die Rubrik eine Standardfirma eingerichtet ist, wird das Feld Firma ebenfalls automatisch eingetragen.

Gerätetyp

Mithilfe von Gerätetypen können Sie Geräte klassifizieren und organisieren. Bei Workstations können Sie z. B. den Gerätetyp verwenden, um zu klären, ob es sich um einen Laptop oder einen Desktop handelt oder ob es sich um Firmenobjekt oder persönliches Eigentum handelt. Der Gerätetyp wird auch von der IT Glue-Integration verwendet, um zu bestimmen, was synchronisiert werden soll und wie die Geräte in IT Glue gekennzeichnet werden sollen.

Wählen Sie einen Gerätetyp aus der Dropdown-Liste aus.

HINWEIS  Wenn für den Artikel ein standardmäßiger Gerätetyp angegeben wurde, wird dies automatisch auf den Standard aktualisiert.

Installationsdatum

Das Installationsdatum des Geräts. Standardmäßig übernimmt der Wert das aktuelle Datum.

Installiert von

Der Mitarbeiter oder Firmenkontakt, der das Gerät angelegt hat. Wenn Sie ein Gerät manuell erstellen oder bearbeiten, wird das Feld Installiert von automatisch auf den aktuellen Benutzer gesetzt.

Ihre Firma - Geschäftsstellen

Ein Standort ist eine individuelle Geschäftseinheit, die mit einer Firma in Autotask verbunden ist. Bei der Geschäftseinheit kann es sich um einen separaten Standort handeln, wie beispielsweise eine Tochtergesellschaft oder ein Franchiseunternehmen. Oder es kann ein Bereich oder eine Dienststelle sein, die am selben Standort wie die Firma tätig ist, wie beispielsweise die Notaufnahme eines Krankenhauses (wobei das Krankenhaus die Autotask-Firma ist). Die Firma handhabt die Abrechnung für die Geschäftseinheit. Siehe Firmenstandorte hinzufügen und bearbeiten.

Wählen Sie den Standort aus, der dem Objekt zugewiesen werden soll.

Der Firmenstandort kann anhand von bestimmten Regeln automatisch ausgefüllt werden:

• Wenn die ausgewählte Firma über einen Hauptstandort verfügt, wird dieser Standort automatisch in diesem Feld eingetragen. Wenn kein Hauptstandort vorhanden ist, können lediglich Standorte ausgewählt werden, die mit dieser Firma verbunden sind.
• Wenn eine Formularvorlage angewandt wird und der Standort dabei eingetragen wird, jedoch nicht die Firma, dann wird im Feld Firma automatisch die Firma für den Standort eingetragen.
• Wenn ein Kontakt ausgewählt und mit einem aktiven Firmenstandort verbunden wird, wird der Standort des Kontakts nur dann im Standortfeld des Tickets eingetragen, wenn gegenwärtig kein Standort ausgewählt ist oder der aktuelle Standort der Hauptstandort der Firma ist. Wenn ein Ticket auf der Seite Kontaktdetails erstellt wird, wird der Standort des Kontakts verwendet.
• Wenn ein Gerät mit dem Ticket verbunden ist, wird der aktive Standort des Geräts automatisch im Standortfeld eingetragen, es sei denn, der Standort wurde manuell ausgewählt.

Sie können die automatische Auswahl manuell überschreiben. Wenn der Standort erforderlich ist, jedoch keiner ausgewählt wurde, wird der Hauptstandort für die Firma verwendet.

Anzahl der Benutzer

Dies ist die Anzahl der Personen, die das Gerät bei der Firma nutzen.

Organisation

Firma oder Firmenname bezieht sich auf die Firma, die mit dem Objekt verbunden ist. Dieses Feld ist immer erforderlich.

• Im Ansichtsmodus wird der Name als Hyperlink für Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Firma und als Nur-Text für alle anderen angezeigt.

• Im Modus „Neu“ geben Sie den Namen der Organisation ein. Während der Eingabe schlägt Autotask mögliche Übereinstimmungen vor. Klicken Sie auf einen Firmennamen, um diesen auszuwählen und im Feld einzutragen. Alternativ können Sie auf das Auswahlsymbol klicken, um die Organisation aus einer Liste auszuwählen. Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Auswahlsymbol klicken, um auf die Schnelle eine neue Firma zu erstellen. Siehe Eine Firma hinzufügen.

• Im Bearbeitungsmodus kann dieses Feld für einige Objekte (zum Beispiel Projekte und Geräte) nicht geändert werden.

HINWEIS  Um zu ändern, welcher Firma das Gerät zugewiesen ist, verwenden Sie die Funktion Gerät verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Gerät verknüpfen.

Übergeordnetes Gerät

Ein Gerät kann eine zweistufige Zuordnung mit einem anderen Gerät haben, die dann als übergeordnet/untergeordnet bezeichnet wird. Zum Beispiel kann ein Desktop-Computer das übergeordnete Gerät für einen Drucker, einen Scanner und Monitore sein. Diese Beziehung hat keine Auswirkungen auf Abrechnungen.

Wählen Sie das übergeordnete Gerät aus oder modifizieren Sie es.

WICHTIG  Ein untergeordnetes Gerät kann nicht zu dessen übergeordnetem Gerät werden und erscheint nicht in der Datenauswahl.

Artikel

Artikel sind Hardware, Software und Materialien, die Ihre Firma verkauft oder bei Kunden unterstützt.

Geben Sie den Namen des Artikels ein und wählen Sie den Posten aus der Dropdown-Liste aus, die eingeblendet wird, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Oder klicken Sie auf das Symbol für die Artikelauswahl, um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste auszuwählen.

Benutzer mit Bestandsobjektberechtigungen zum Hinzufügen von Artikeln sehen ein Pluszeichen neben dem Artikelfeld und können einen neuen Artikel zur Datenbank hinzufügen.

HINWEIS  Artikel mit der Abrechnungsart Abrechnungsregeln nur pro Kontakt/Gerät erscheinen nicht auf dieser Seite. Siehe Standardartikel und Abrechnungsartikel.

Wenn das Gerät aus einem gelagerten Artikel erstellt wurde, kann der Artikel nicht geändert werden.

HINWEIS  Wenn für den Artikel eine Standardgeräterubrik angegeben ist, werden Sie bei der Auswahl des Artikels gefragt, ob Sie diese Geräterubrik verwenden möchten. Wenn ja, haben Sie außerdem die Option, alle bereits vorgenommenen Änderungen zu speichern oder zu verwerfen, bevor Sie die Rubrik hinzufügen. Wenn für die Rubrik eine Standardfirma eingerichtet ist, wird das Feld Firma ebenfalls automatisch eingetragen.

Referenzname

In diesem Feld können Sie einen Namen anzeigen oder hinzufügen, den Sie für das Gerät angeben. Sie können dieses Feld bei der Berichterstattung in Standardberichten oder LiveReports verwenden (siehe Berichte über Artikel, die Kundenfirmen als Geräte zugewiesen sind).

Wenn Sie die Geräteerkennung verwenden, ist dieser Wert ein schreibgeschütztes Feld, das von der Geräteerkennung gemeldet wird. Die Quelle für diese Information ist je nach Überwachungsdienst unterschiedlich. Der Service kann z. B. den Wert für den Namen oder Computernamen verwenden, der von der Geräteerkennung gemeldet wird. Es ist möglich, dass der Überwachungsdienst keinen Standardwert liefert. Bei einigen Überwachungsdiensten zeigt das Feld Referenzname duplizierte Informationen an. Beispielsweise ist der Inhalt im Feld Referenzname identisch mit dem Inhalt im Feld Geräte-ID. Falls kein Standardwert vorhanden ist, können Sie manuell einen Referenznamen hinzufügen.

Referenznummer

Referenznummern funktionieren wie Seriennummern, jedoch können Sie sie mithilfe Ihres eigenen Systems zuweisen. Für Artikelkategorien sind keine Referenznummern erforderlich. Sie können dieses Feld bei der Berichterstattung in Standardberichten oder LiveReports verwenden (siehe Berichte über Artikel, die Kundenfirmen als Geräte zugewiesen sind).

Auf Vertrag hin geprüft

Dieses Kontrollkästchen zeigt an, ob ein Gerät auf einen zugewiesenen Vertrag hin geprüft wurde. Wenn Sie diesem Gerät keinen Vertrag zuweisen möchten, können Sie das Kontrollkästchen Auf Vertrag hin geprüft manuell auswählen.

Wenn ein Vertrag und (bei Serviceverträgen) ein Service oder Servicepaket dem Gerät zugewiesen sind, ist das Feld automatisch ausgewählt und deaktiviert.

Bei neuen Geräten sowie Geräten, die von Datto RMM, Datto BCDR oder VSA 10 erstellt wurden, ist dieses Kontrollkästchen nicht ausgewählt, damit Sie ganz einfach Geräte erkennen können, bei denen Vertragsinformationen fehlen.

Siehe Vertragsprüfung für Geräte.

Seriennummer

Die Seriennummer identifiziert einen speziellen Artikel in Ihren Beständen oder ein bei einer Firma installiertes Gerät. Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn für den Artikel, der mit dem Gerät oder dem bestückten Artikel verbunden ist, das Kontrollkästchen Serialisiert ausgewählt ist. Seriennummern können bis zu 100 Zeichen umfassen.

Geben Sie die Seriennummern der Artikel ein, die gegenwärtig hinzugefügt werden (durch Kommas oder Zeilenumbrüche getrennt).

Geräte

• Seriennummern können nicht mithilfe eines Imports aktualisiert werden.
• Seriennummern, die mit einem Lagerartikel verknüpft sind, können nicht gelöscht werden. Wenn jedoch die Seriennummer des Lagerartikels modifiziert wird, wird die Seriennummer des Geräts automatisch aktualisiert.
• Wenn Sie ein Seriennummernduplikat eintragen, wird eine Warnung angezeigt, dass ein Gerät mit diesem Artikel und dieser Seriennummer bereits existiert. Der Import für diese Zeile schlägt fehl.
• Wenn Sie eine Seriennummer für einen Artikel ohne Seriennummer eingeben, schlägt der Import für die Zeile fehl.

Bestände:

• Die Anzahl der Seriennummern, die Sie in der Liste hinzufügen, entspricht der Anzahl der Artikel, die im Feld Posten hinzugefügt hinzugefügt wurden, und entspricht Lagerbestand (neu) - Lagerbestand (alt).
• Wenn Sie einen Lagerartikel hinzufügen, können Sie die Seriennummern in dem Feld eingeben oder einfügen. Jede Zahl muss in einer separaten Zeile sein oder die Seriennummern müssen durch Komma getrennt sein.
• Sie können eine Keyboard Wedge-Option mit einem Barcodescanner verwenden, um Seriennummern schnell einzugeben.
• Wenn eine Seriennummer reserviert oder entnommen wird, wird beim Bearbeiten eines Lagerartikels in der Zeile die Ticketnummer, der Projektname, der Vertragsname oder der Angebotsname angezeigt.

Service Level Agreement (SLA)

Der Zweck eines SLA ist die Standardisierung. Ein Service Level ist ein Leistungsstandard, der den Zeitrahmen definiert, in dem ein Problem je nach Schwere und Auswirkungen gelöst wird. Ein Service Level Agreement (SLA) ist ein Mindestsatz Service Levels, den Ihre Firma definiert, um die Servicebedürfnisse eines oder mehrerer Kunden zu erfüllen. Beispielsweise versprechen Sie Ihren Kunden, dass kritische Tickets, die mehrere Kontakte betreffen, in 90% der Fälle innerhalb von 8 Geschäftsstunden gelöst werden. Weitere Informationen zu SLAs finden Sie unter Einführung in das Service Level-Management.

Sie sollten nur sehr selten ein SLA manuell auswählen müssen. Wenn sie richtig eingerichtet sind, sollten SLAs automatisch angewandt werden.

Wenn ein Objekt aus mehreren Objekten, die ein Service Level Agreement standardmäßig übertragen können, erstellt oder mit ihnen verknüpft wird, hat das detailliertere SLA gegenüber einem allgemeineren Vorrang:

1. Manuelle Auswahl (oder Anwenden einer Formularvorlage, was als manuelle Auswahl gilt)
2. Das SLA des Geräts
3. SLA aus dem vertraglichen Service oder Servicepaket
4. SLA aus dem Vertrag

Dies gilt auch für Tickets, die im Kundenportal erstellt wurden.

Weitere Informationen zu diesem komplexen Thema finden Sie unter Service Level Agreements anwenden.

Service oder Servicepaket

Mithilfe von Services und Servicepaketen können Sie festgelegte Leistungen auf wiederkehrender Basis abrechnen. Wenn dieses Feld sichtbar ist, ist eine Eingabe erforderlich. Es kann bearbeitet werden, wenn Sie über die erforderlichen Zugriffsberechtigungen verfügen. Siehe Servicepakete einrichten.

Tickets:

Wenn das auf dem Ticket ausgewählte Gerät einen Servicevertrag und einen Service oder ein Servicepaket vorgibt, werden diese standardmäßig auf dem Ticket übernommen.

Ticket-Zeiteinträge und Aufgaben-Zeiteinträge:

Ticket- und Aufgaben-Zeiteinträge übernehmen die Einstellungen für den Vertrag und den Service oder das Servicepaket aus dem Ticket oder Projekt.

Geräte

Wenn Sie im Feld Vertrag einen Servicevertrag und einen Service oder ein Servicepaket ausgewählt haben, der/das den Support für das Gerät abdeckt, prüft Autotask, ob die Anzahl der Geräte höher ist als die Stückzahl im Service oder Servicepaket, von dem das Gerät am Installationsdatum abgedeckt ist. Wenn ja, haben Sie die Möglichkeit, die Stückzahl im Service oder Servicepaket entsprechend anzupassen, oder ohne Änderung fortzufahren (nicht empfohlen).

• Wenn Sie auf OK klicken, wird die Stückzahl erhöht und ein anteilig berechneter Warenposten wird hinzugefügt und mithilfe einer Vertragsnotiz dokumentiert. Das standardmäßige Gültigkeitsdatum wird das Installationsdatum für das Gerät.
• Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Stückzahl nicht erhöht, jedoch wird der Vertrag auf Überbucht gesetzt. Es liegt dann in der Verantwortung des Vertragsmanagers, die Stückzahl zu aktualisieren.
  

Wenn das Installationsdatum vor dem Startdatum des Vertrags liegt, wird die Vertragseinhaltung am Startdatum des Vertrags geprüft.

Beachten Sie, dass das Gerät in jedem Fall mit dem Vertrag verknüpft wird.

Status

Der Status zeigt an, wie weit ein Objekt in einem bestimmten Prozess fortgeschritten ist.

BEISPIEL  Statusbeispiele sind Neu, In Bearbeitung, Bereit zur Abrechnung, Abgeschlossen, Aktiv usw. Bei anderen Objekten sind die Statusnamen unterschiedlich.

Die meisten Objekte verfügen über eine Standardliste mit verschiedenen Status, die Sie individuell anpassen können. Das Feld Status ist oftmals erforderlich, da es häufig als Bedingung bei Workflow-Regeln verwendet wird.

HINWEIS  Der Outsourcing-Status ist separat vom Standard-Ticketstatus.

Warenposten:

Wenn ein geschätztes Eingangsdatum zur Bestellposition hinzugefügt wurde, wird dies in Klammern nach dem Status angezeigt.

• Wenn die Beschaffung aktiviert ist, basieren die Statusoptionen auf dem aktuellen Status, und einige Status werden automatisch festgelegt. Details zum Status des Warenpostens im Beschaffungsprozess finden Sie unter Einführung in die Bestandsführung.
• Wenn die Beschaffung nicht aktiviert ist, können Sie manuell einen beliebigen Status auswählen. Um Einheitlichkeit zu gewähren, sollte Ihre Firma Richtlinien für die Statuswahl bei Warenposten festlegen.
• Wenn Sie den Status eines Warenpostens zu Storniert ändern, werden die Felder Einkaufspreis und Einzelpreis auf Null gesetzt und der Warenposten wird aus „Genehmigen & Buchen“ entfernt.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder sind individuell angepasste Felder, die von Ihrem Autotask-Administrator eingerichtet werden und Informationen speziell für Ihre Firma erfassen. Sie können zu einem der folgenden Feldtypen gehören:

• Text (einzeilig, mehrzeilig oder E-Mail)
• Datum
• Numerisch
• Liste (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl)

Sie können diese Informationen abhängig von Ihren Zugriffsrechten einsehen und aktualisieren. Wenn Sie nicht berechtigt ist, die Daten einzusehen oder zu aktualisieren, werden sie mit Sternchen „maskiert“. Wenn Sie die Daten einsehen, jedoch nicht bearbeiten können, ist die Bearbeitung deaktiviert. Siehe Geschützte Daten anzeigen.

Prüfen Sie außerdem Benutzerdefinierte Felder verwalten.

Sie müssen alle erforderlichen benutzerdefinierten Felder ausfüllen, bevor Sie das Objekt speichern können.

Lieferant

Ein Lieferant ist ein Firmentyp, dessen primäre Geschäftsbeziehung mit Ihrer Firma die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen ist.

• Artikel können mit mehreren Lieferanten verbunden werden, wobei einer als der Standardlieferant ausgewiesen wird.
• Alle anderen Objekte, die auf einen Artikellieferanten verweisen, sind mit einem bestimmten Lieferanten verbunden (mit dem, von dem es tatsächlich gekauft wurde). Das Feld ist standardmäßig der Standardlieferant für den Artikel, jedoch sind weitere Artikellieferanten (mit dem Artikel verbunden) und andere Lieferanten (nicht mit dem Artikel verbunden) im Dropdown-Menü verfügbar.
• Services können nur einen Lieferanten haben. Wenn Sie den Lieferanten eines Services ändern, verweisen Verträge, die den Service beinhalten, im nächsten Abrechnungszeitraum auf den neuen Lieferanten.