Eine abrechenbare Ratenzahlung hinzufügen oder bearbeiten

Beschreibung

Das Feld Beschreibung erscheint bei zahlreichen Autotask-Objekten. Bei Objekten wie Tickets, Aufgaben, Notizen und To-Dos ist das Feld Beschreibung ein zentraler Bestandteil des Datensatzes. Wo immer es verfügbar ist, werden damit wesentliche Informationen zum Datensatz erfasst. Oftmals steht der Objektname vor diesem Feld. Zum Beispiel Angebotsbeschreibung.

Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Objektinstanz, des Problems, bei dem der Kunde Hilfe benötigt, oder des angefragten Dienstleistung ein.

Art des Zeitraums

Dieses Feld erscheint bei Objekten, bei denen Sie die Zeitschritte zwischen Zahlungen festlegen können. Es bestimmt die Abrechnungshäufigkeit.

Verträge:

Wählen Sie bei Serviceverträgen unter folgenden Optionen aus: monatlich (Standard), vierteljährlich, halbjährlich und jährlich.

WICHTIG  Sie können die Art des Vertragszeitraums nicht mehr ändern, nachdem Sie diesen Vertrag speichern.

Artikel:

Bei Artikeln ist die Art des Zeitraums üblicherweise einmalig.

Services:

Bei einem angebotenen Artikel, wird die Art des Zeitraums aus dem Service oder Servicepaket übernommen und kann nicht bearbeitet werden.

Die Auswahlmöglichkeiten sind Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich und Jährlich.

Wenn der Service/das Servicepaket einem Vertrag zugewiesen wird, wird die Art des Zeitraums zusammen mit der Art der Vertragslaufzeit verwendet, um das Zeitintervall für die Abrechnung des Services festzulegen.

HINWEIS  Sobald ein Service/Servicepaket gespeichert ist, kann die Art des Zeitraums nicht mehr bearbeitet werden.

• Wenn der Service/das Servicepaket über einen längeren Abrechnungszeitraum verfügt als der Vertrag, wird der Service/das Servicepaket als Ganzes abgerechnet. Wenn der Abrechnungszeitraum für den Service/das Servicepaket vierteljährlich und der Vertragszeitraum monatlich ist, wird der Service/das Servicepaket für das gesamte Quartal am nächsten Abrechnungsdatum des Vertrags in Rechnung gestellt.

• Wenn der Abrechnungszeitraum des Vertrags länger ist, wird der Service/das Servicepaket so viele Male abgerechnet, wie seit der letzten Abrechnung angefallen wären. Ist zum Beispiel der Zeitraum für den Service/das Servicepaket vierteljährlich und der Vertragszeitraum halbjährlich, wird der Service am nächsten vertraglichen Abrechnungsdatum zwei Mal abgerechnet. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Kombinationen von monatlichen und vierteljährlichen Zeiträumen für Services/Servicepakete und Verträge an.

Ratenzahlungen:

Es ist möglich, einen einmaligen Ratenzahlungszeitraum für einen reinen Artikelverkauf zu nutzen, jedoch wird empfohlen, Artikel als einen Ticket-, Vertrags- oder Projektwarenposten abzurechnen. Siehe Einen Ticketwarenposten hinzufügen oder bearbeiten.

Gültig ab, Gültigkeitsdatum

Dieses Feld gibt das früheste Datum an, an dem ein Objekt aktiv wird oder an dem ein neuer Preis in Kraft tritt. Es gibt das früheste Datum an, an dem das Objekt aktiv wird oder an dem ein neuer Preis in Kraft tritt.

Geben Sie ein gültiges Datum und eine gültige Uhrzeit ein. Abhängig von Ihren Zugriffsberechtigungen kann es bearbeitet werden.

Gültig bis

Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr verfügbar sein sollen. Es gibt das späteste Datum an, an dem das Objekt aktiv ist. Abhängig von Ihren Zugriffsberechtigungen kann es bearbeitet werden.

Ratenzahlungen haben ein Limit von 30 Jahren.

Status

Der Status zeigt an, wie weit ein Objekt in einem bestimmten Prozess fortgeschritten ist.

BEISPIEL  Statusbeispiele sind Neu, In Bearbeitung, Bereit zur Abrechnung, Abgeschlossen, Aktiv usw. Bei anderen Objekten sind die Statusnamen unterschiedlich.

Die meisten Objekte verfügen über eine Standardliste mit verschiedenen Status, die Sie individuell anpassen können. Das Feld Status ist oftmals erforderlich, da es häufig als Bedingung bei Workflow-Regeln verwendet wird.

HINWEIS  Der Outsourcing-Status ist separat vom Standard-Ticketstatus.

Warenposten:

Wenn ein geschätztes Eingangsdatum zur Bestellposition hinzugefügt wurde, wird dies in Klammern nach dem Status angezeigt.

• Wenn die Beschaffung aktiviert ist, basieren die Statusoptionen auf dem aktuellen Status, und einige Status werden automatisch festgelegt. Details zum Status des Warenpostens im Beschaffungsprozess finden Sie unter Einführung in die Bestandsführung.
• Wenn die Beschaffung nicht aktiviert ist, können Sie manuell einen beliebigen Status auswählen. Um Einheitlichkeit zu gewähren, sollte Ihre Firma Richtlinien für die Statuswahl bei Warenposten festlegen.
• Wenn Sie den Status eines Warenpostens zu Storniert ändern, werden die Felder Einkaufspreis und Einzelpreis auf Null gesetzt und der Warenposten wird aus „Genehmigen & Buchen“ entfernt.

Lieferant

Ein Lieferant ist ein Firmentyp, dessen primäre Geschäftsbeziehung mit Ihrer Firma die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen ist.

• Artikel können mit mehreren Lieferanten verbunden werden, wobei einer als der Standardlieferant ausgewiesen wird.
• Alle anderen Objekte, die auf einen Artikellieferanten verweisen, sind mit einem bestimmten Lieferanten verbunden (mit dem, von dem es tatsächlich gekauft wurde). Das Feld ist standardmäßig der Standardlieferant für den Artikel, jedoch sind weitere Artikellieferanten (mit dem Artikel verbunden) und andere Lieferanten (nicht mit dem Artikel verbunden) im Dropdown-Menü verfügbar.
• Services können nur einen Lieferanten haben. Wenn Sie den Lieferanten eines Services ändern, verweisen Verträge, die den Service beinhalten, im nächsten Abrechnungszeitraum auf den neuen Lieferanten.

Preis für den Zeitraum

Der Zeitraumpreis ist mit dem Gesamtpreis verknüpft. Geben Sie den Preis für den Zeitraum der Ratenzahlung (den Betrag, der bei jeder Abrechnung einer Teilzahlung fällig ist) oder den Gesamtpreis der Ratenzahlung ein. Das andere Feld wird automatisch berechnet.

Der Gesamtpreis ist eventuell bereits anhand des ausgewählten Artikels eingetragen, er kann aber überschrieben werden.

Wenn Multi-Währung aktiviert ist, weisen diese Felder einen Währungsindikator auf und werden in der Kundenwährung angezeigt. Klicken Sie auf den Währungsindikator, um den Preis in der internen Währung anzuzeigen.

Kosten für den Zeitraum

Die Zeitraumkosten sind mit dem Gesamtkosten verknüpft. Geben Sie die Kosten für den Zeitraum der Ratenzahlung (die Kosten bei jeder Abrechnung) oder die Gesamtkosten der Ratenzahlung ein. Das andere Feld wird automatisch berechnet, wobei die Anzahl der Zeiträume für die Gesamtdauer der Ratenzahlung berücksichtigt wird.

Diese Felder werden automatisch anhand des Felds Artikelkosten des Geräts oder des Einkaufspreises des angebotenen Artikels eingetragen, wenn Sie das Gerät und die Ratenzahlung aus einem Angebot erstellen. Zeitraumkosten und Gesamtkosten bleiben bearbeitbar. Dies ermöglicht es Ihnen, die Kosten für Ihre Ratenzahlungen so festzulegen, dass die Rentabilität auf der Seite Finanzberichte auf der Seite Firma korrekt berechnet werden kann.

Gesamtpreis

Der Zeitraumpreis ist mit dem Gesamtpreis verknüpft. Geben Sie den Preis für den Zeitraum der Ratenzahlung (den Betrag, der bei jeder Abrechnung einer Teilzahlung fällig ist) oder den Gesamtpreis der Ratenzahlung ein. Das andere Feld wird automatisch berechnet.

Der Gesamtpreis ist eventuell bereits anhand des ausgewählten Artikels eingetragen, er kann aber überschrieben werden.

Wenn Multi-Währung aktiviert ist, weisen diese Felder einen Währungsindikator auf und werden in der Kundenwährung angezeigt. Klicken Sie auf den Währungsindikator, um den Preis in der internen Währung anzuzeigen.

Gesamtkosten

Die Zeitraumkosten sind mit dem Gesamtkosten verknüpft. Geben Sie die Kosten für den Zeitraum der Ratenzahlung (die Kosten bei jeder Abrechnung einer Teilzahlung) oder die Gesamtkosten der Ratenzahlung ein. Das andere Feld wird automatisch berechnet, wobei die Anzahl der Zeiträume für die Gesamtdauer der Ratenzahlung berücksichtigt wird.

Diese Felder werden automatisch anhand des Felds Artikelkosten des Geräts oder des Einkaufspreises des angebotenen Artikels eingetragen, wenn Sie das Gerät und die Ratenzahlung aus einem Angebot erstellen. Zeitraumkosten und Gesamtkosten bleiben bearbeitbar. Dies ermöglicht es Ihnen, die Kosten für Ihre Ratenzahlungen so festzulegen, dass die Rentabilität auf der Seite Finanzberichte auf der Seite Firma korrekt berechnet werden kann.

Artikelgruppe

Die Artikelgruppe ist die mit Artikeln verbundene Abrechnungsgruppe. Dies ist ein Pflichtfeld bei Artikeln und wird von Geräten und Ratenzahlungen übernommen, kann aber überschrieben werden, wenn Sie Ratenzahlungen oder Warenposten aus einem Artikel erstellen. Ihre wichtigste Funktion besteht darin, die Steuerkategorie für einen Artikel oder Warenposten festzulegen und zu ermöglichen, dass exportierte Rechnungspositionen dem entsprechenden Sachkonto in einer externen Buchhaltungssoftware zugewiesen werden.

Wählen Sie eine Artikelgruppe aus.

Organisation

Firma oder Firmenname bezieht sich auf die Firma, die mit dem Objekt verbunden ist. Dieses Feld ist immer erforderlich.

• Im Ansichtsmodus wird der Name als Hyperlink für Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Firma und als Nur-Text für alle anderen angezeigt.

• Im Modus „Neu“ geben Sie den Namen der Organisation ein. Während der Eingabe schlägt Autotask mögliche Übereinstimmungen vor. Klicken Sie auf einen Firmennamen, um diesen auszuwählen und im Feld einzutragen. Alternativ können Sie auf das Auswahlsymbol klicken, um die Organisation aus einer Liste auszuwählen. Bei einigen Objekten, wie beispielsweise bei Tickets und Verkaufschancen, können Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Auswahlsymbol klicken, um auf die Schnelle eine neue Firma zu erstellen. Siehe Eine Firma hinzufügen.

• Im Bearbeitungsmodus kann dieses Feld für einige Objekte (zum Beispiel Projekte und Geräte) nicht geändert werden.

Gerät (Gerät, Konfigurationselement)

Ein Gerät ist ein Artikel, der mit der Firma verbunden ist, die entweder mit einem Ticket unterstützt wird oder mit einer Ratenzahlung verknüpft ist. Wenn Sie ein Gerät auf einem Ticket auswählen, bestimmt die Primäre Erkennungsinformationen für Geräte auf einem Ticket Systemeinstellung, welches Gerätefeld in diesem Feld eingetragen wird. Die Optionen sind Artikelname, Seriennummer, Referenzname oder Referenznummer.

• Wenn Sie ein Gerät auf einem neuen Ticket auswählen, werden die Felder Firma, Kontakt, Vertrag und SLA automatisch eingetragen.
• Um ein neues Gerät hinzuzufügen, klicken Sie auf neben dem Gerätefeld. Dies ist erst dann möglich, nachdem Sie eine Firma ausgewählt haben.
• Um ein vorhandenes Gerät einem Ticket zuzuweisen, suchen Sie das Gerät anhand von Namen, Seriennummer, Referenznummer oder Referenznamen.
• Um ein Gerät zu finden, das einem Ticketansprechpartner zugewiesen ist, klicken Sie auf das Kontaktsymbol. Dadurch wird eine Geräteauswahl geöffnet, bei der lediglich Geräte angezeigt werden, die mit dem Ticketansprechpartner verbunden sind (dies ist nur dann verfügbar, wenn ein Kontakt für das Ticket ausgewählt wurde).
  
• Wenn Sie ein Gerät hinzufügen, dass über einen Standardabrechnungsvertrag verfügt, überschreibt der Vertrag des Geräts alle anderen Verträge, die mit dem Ticket verbunden sind (zum Beispiel ein Service Desk-Standardvertrag), selbst wenn das Feld Vertrag durch die Ticketrubrik ausgeblendet wird. Wenn das Gerät außerdem mit einem bestimmten Service oder Servicepaket verbunden ist, wird dieser/s automatisch ausgewählt. Sie können jedoch einen anderen Service oder ein anderes Servicepaket aus demselben Vertrag auswählen.

Seriennummer

Die Seriennummer identifiziert einen speziellen Artikel in Ihren Beständen oder ein bei einer Firma installiertes Gerät. Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn für den Artikel, der mit dem Gerät oder dem bestückten Artikel verbunden ist, das Kontrollkästchen Serialisiert ausgewählt ist. Seriennummern können bis zu 100 Zeichen umfassen.

Geben Sie die Seriennummern der Artikel ein, die gegenwärtig hinzugefügt werden (durch Kommas oder Zeilenumbrüche getrennt).

Geräte

• Seriennummern können nicht mithilfe eines Imports aktualisiert werden.
• Seriennummern, die mit einem Lagerartikel verknüpft sind, können nicht gelöscht werden. Wenn jedoch die Seriennummer des Lagerartikels modifiziert wird, wird die Seriennummer des Geräts automatisch aktualisiert.
• Wenn Sie ein Seriennummernduplikat eintragen, wird eine Warnung angezeigt, dass ein Gerät mit diesem Artikel und dieser Seriennummer bereits existiert. Der Import für diese Zeile schlägt fehl.
• Wenn Sie eine Seriennummer für einen Artikel ohne Seriennummer eingeben, schlägt der Import für die Zeile fehl.

Bestände:

• Die Anzahl der Seriennummern, die Sie in der Liste hinzufügen, entspricht der Anzahl der Artikel, die im Feld Posten hinzugefügt hinzugefügt wurden, und entspricht Lagerbestand (neu) - Lagerbestand (alt).
• Wenn Sie einen Lagerartikel hinzufügen, können Sie die Seriennummern in dem Feld eingeben oder einfügen. Jede Zahl muss in einer separaten Zeile sein oder die Seriennummern müssen durch Komma getrennt sein.
• Sie können eine Keyboard Wedge-Option mit einem Barcodescanner verwenden, um Seriennummern schnell einzugeben.
• Wenn eine Seriennummer reserviert oder entnommen wird, wird beim Bearbeiten eines Lagerartikels in der Zeile die Ticketnummer, der Projektname, der Vertragsname oder der Angebotsname angezeigt.

Referenznummer

Referenznummern funktionieren wie Seriennummern, jedoch können Sie sie mithilfe Ihres eigenen Systems zuweisen. Für Artikelkategorien sind keine Referenznummern erforderlich. Sie können dieses Feld bei der Berichterstattung in Standardberichten oder LiveReports verwenden (siehe Berichte über Artikel, die Kundenfirmen als Geräte zugewiesen sind).

Zeiträume der Ratenzahlung

Das Feld Zeiträume der Ratenzahlung ist ein berechnetes Feld, das auf den Feldern „Art des Zeitraums der Ratenzahlung“ (wie oft Zahlungen fällig sind), „Gültig von“ (wann die Ratenzahlung beginnt) und „Gültig bis“ (wann die Ratenzahlung endet) basiert.

Nutzen Sie dieses Feld als Referenz um sicherzustellen, dass Sie die Gültigkeitsdaten korrekt eingegeben haben.

Erstes Abrechnungsdatum

Das erste Datum, an dem ein Kunde eine Rechnung für einen Service erhält. Das erste Abrechnungsdatum entspricht dem Datum für Gültig von, da jeder Zeitraum im Voraus in Rechnung gestellt wird.

Nächstes Abrechnungsdatum

Ein berechnetes Feld, das die nächste nicht in Rechnung gestellte (noch nicht abgerechnete) Zahlung anzeigt. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt und eine Zahlung auf die Rechnungsstellung wartet, wird das Datum rot angezeigt. Wenn alle Teilzahlungen der Ratenzahlung gebucht und in Rechnung gestellt wurden, bleibt dieses Feld leer.

Letztes Abrechnungsdatum

Das letzte Datum, an dem einem Kunden eine Ratenzahlung oder ein Service in Rechnung gestellt wird.

Ratenzahlungen:

Das letzte Abrechnungsdatum wird berechnet, indem der Zeitraum der Ratenzahlung vom Gültigkeitsenddatum subtrahiert wird. Es zeigt das Datum der letzten Rechnungsposition an, die erstellt wird, oder das Datum des letzten abgerechneten Postens, wenn alle Teilzahlungen der Ratenzahlung in Rechnung gestellt wurden.

Servicevertrag:

Das letzte Abrechnungsdatum entspricht dem Abrechnungsereignis des letzten Zeitraums, der mit dem Vertrag verbunden ist.