Die Importvorlage für Geräte und Ratenzahlungen ausfüllen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Geräten. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

NAVIGATION   > Admin > Funktionen & Einstellungen > Geräte > Dienstprogramme > Geräteimport > Klick auf Importieren

NAVIGATION  Um vorhandene Geräte zu exportieren und zu aktualisieren, gehen Sie zu > CRM > Suchen > Geräte > Schaltflächenleiste > Exportieren > Im Format der Importvorlage.

NAVIGATION  Um eine Vorlage herunterzuladen, die Abonnementfelder enthält, gehen Sie zu > Admin > Features & Settings > Application-Wide (Shared) Features > Downloads > Device

BEVOR SIE BEGINNEN  Bitte lesen Sie sich die allgemeinen Anweisungen zum Importieren und Aktualisieren von Daten in Autotask in diesem Thema durch: Daten importieren oder aktualisieren.

Bitte beachten Sie Folgendes:

  • Die alte Spalte Standort heißt ab sofort Bereich. Die separate Spalte Standort erfasst den Firmenstandort, mit dem das Gerät verbunden ist.
  • Wenn Sie ein Gerät importieren und der damit verbundene Artikel nicht in Ihrem System vorhanden ist, geben Sie auf jeden Fall den Artikelnamen, die Artikelgruppe und alle erforderlichen benutzerdefinierten Felder in der CSV-Datei für Ihr Gerät ein. Autotask erstellt dann automatisch den Artikel.
  • Wenn ein Gerät nicht über einen zugehörigen Vertrag verfügt, können Sie einen Vertrag durch den Import einer Aktualisierung zuweisen (Geräte-ID ist erforderlich). Ein Vertrag, der bereits einem Gerät zugewiesen ist, kann nicht durch einen Import aktualisiert werden. Er muss manuell aktualisiert oder seine Zuweisung zum Gerät muss aufgehoben werden.
  • Beim Importieren von Geräte importieren können Sie außerdem Ratenzahlungen für die importierten Geräte erstellen. Damit eine Ratenzahlung erstellt wird, müssen Sie alle unter erforderlichen Felder für Geräte und Ratenzahlungen eintragen. Das Gerät wird nicht erstellt, wenn das Erstellen der Ratenzahlung fehlschlägt.
  • Ratenzahlungen können auch erstellt werden, wenn Geräte mithilfe eines Imports aktualisiert werden. Wenn eine Übereinstimmung mit einem vorhandenen Gerät gefunden wird, erstellt Autotask eine neue Ratenzahlung basierend auf den importierten Ratenzahlungsdaten.
  • Um auf die Abonnementfelder für den Import zuzugreifen, sollte die Vorlage unter Admin > Features & Settings > Application-Wide (Shared) Features > Downloads heruntergeladen werden. Abonnementfelder sind nicht verfügbar, wenn die Vorlage aus dem Export Geräte > Im Vorlagenformat generiert wird.

HINWEIS  Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte Muss in der Datenbank nachgesehen werden? sehen, heißt das, dass in der Autotask-Benutzeroberfläche ein Wert aus einer Liste ausgewählt wird. Sie können Optionen wählen die gegenwärtig inaktiv sind, jedoch müssen sie vorhanden sein. Gehen Sie zu der in der Spalte Beschreibung dargestellten Seite und sehen Sie nach, welche Optionen gültig sind.

*= erforderliches Feld

Feld Muss in der Autotask-Instanz nachgesehen werden? Beschreibung
Auswahlfelder
Service-ID [nur Aktualisierungen]   Nur zur Verwendung mit Aktualisierungen: Dieses Feld enthält den eindeutigen Systemidentifikator für das Gerät. Eine Zeile, die einen Wert in diesem Feld enthält, erstellt nie einen neuen Datensatz.Dieses Feld ist nicht erforderlich, wenn jedoch ein Wert angegeben ist, muss er mit einer vorhandenen Geräte-ID übereinstimmen. Dies ist die hauptsächliche Übereinstimmung für die Zeile, egal, ob jegliche weiteren Felder übereinstimmen oder nicht.

Wenn eine Überstimmung vorhanden ist, bestimmt die Einstellung unter Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, die beim Konfigurieren des Imports ausgewählt wurde, ob eine Aktualisierung vorgenommen wird oder nicht.
Artikelname*   Geben Sie den Namen des Artikels ein, auf dem das Gerät basiert.

Wenn Sie ein Gerät importieren und der damit verbundene Artikel nicht in Ihrer Autotask-Instanz vorhanden ist, geben Sie auf jeden Fall den Artikelnamen, die Artikelgruppe und alle erforderlichen benutzerdefinierten Felder in der .CSV-Datei für Ihr Gerät ein. Autotask erstellt dann automatisch den Artikel.

HINWEIS  Wenn das Gerät aus einem Lagerartikel erstellt wurde, kann der Artikelname nicht aktualisiert werden, und der Import schlägt fehl.
Organisation Ja Geben Sie den Namen der Firma ein, der das Gerät zugewiesen ist.
Sie finden eine Liste Ihrer Kunden unter > CRM > Suchen > Firmen.

Geräterubrik

Ja

Eine Liste der gültigen Geräterubriken finden Sie hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Geräte > Geräterubriken. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, wird es der Standard-Geräterubrik zugeordnet. Weitere Informationen über Geräterubriken finden Sie unter Rubriken verwalten.
Gerätetyp Ja Eine Liste der gültigen Gerätetypen finden Sie hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Geräte > Gerätetypen. Weitere Informationen zu Gerätetypen finden Sie unter Gerätetyp.
Installationsdatum*   Geben Sie das Datum ein, das als Installationsdatum für das Gerät festgehalten werden soll.
Ablauf der Garantie   Geben Sie das Datum ein, an dem die Garantie abläuft.
Seriennummer   Diese Felder sind nicht erforderlich, bieten jedoch nützliche Informationen, die auf allen Tickets erscheinen, die für dieses Gerät erstellt werden. Sie können außerdem Berichte zu diesen Feldern mithilfe der Standard- oder LiveReports-Berichte erstellen (siehe Berichte über Artikel, die Kundenfirmen als Geräte zugewiesen sind).
Referenznummer  
Referenzname  
Anzahl der Benutzer   Geben Sie die Anzahl der Benutzer ein, die dieses Gerät verwenden.
Kontakt Ja Geben Sie den Namen eines Kontakts ein, der mit der zuvor eingegebenen Firma verbunden ist.
Stelle Ja Wenn das Gerät mit einem Firmenstandort verbunden ist, geben Sie den Standort ein.
Fläche   Geben Sie den Bereich vor Ort an, wo sich das Gerät befindet.
Vertrag Ja Wenn Sie einen bestimmten Vertrag für den Support für dieses Gerät verwenden möchten, geben Sie den Namen eines Vertrags ein, der mit dieser Firma verbunden ist.

HINWEIS  Sie können den Vertrag eines Geräts nicht durch einen Import aktualisieren. Dies muss manuell vorgenommen werden.
Service oder Service/Servicepaket Ja Wenn Sie einen Servicevertrag ausgewählt haben, geben Sie den Namen eines Services oder Servicepakets ein.Der Service/Das Servicepaket muss als ein Eintrag in der Liste der Services/Servicepakete des zugehörigen Vertrags vorhanden sein.

Wenn nicht, wird der Vertrag mit dem Gerät verbunden, jedoch wird der Service/das Servicepaket ignoriert. Dabei wird kein Fehler generiert.Wenn Sie im Vertragsfeld einen Servicevertrag und einen Service oder ein Servicepaket ausgewählt haben, der/das den Support für das Gerät abdeckt, prüft Autotask, ob die Anzahl der Geräte höher ist als die Stückzahl im Service oder Servicepaket, durch den/das sie abgedeckt werden.

Wenn ja, haben Sie die Möglichkeit, die Stückzahl im Service oder Servicepaket entsprechend anzupassen, oder ohne Änderung fortzufahren (nicht empfohlen).

    Wenn Sie auf OK klicken, wird die Stückzahl erhöht und ein anteilig berechneter Warenposten wird hinzugefügt und mithilfe einer Vertragsnotiz dokumentiert.
    • Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Stückzahl nicht erhöht, jedoch wird der Vertrag auf Überbucht gesetzt.
  • Es liegt dann in der Verantwortung des Vertragsmanagers, die Stückzahl zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass das Gerät in jedem Fall mit dem Vertrag verknüpft wird.
Abrechnungsartikel Ja Der Abrechnungsartikel muss auf der Seite > Admin > Artikel, Services & Bestände > Artikel eingerichtet werden.
Abrechnungsartikel gültig von   Zeigt standardmäßig das aktuelle Datum an.
Abrechnungsartikel gültig bis   Ist standardmäßig leer.
Lieferant Ja Wenn Sie einen Lieferanten eingeben, muss diese Firma in Ihrer Autotask-Datenbank vorhanden sein und den Firmentyp Lieferant haben. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Firma hinzufügen.
Service Level Agreement Ja Geben Sie den Namen eines vorhandenen Service Level Agreements ein.

HINWEIS  Dieses SLA überschreibt ein SLA, das mit dem Vertrag des Geräts verbunden ist.
Falsche Geräteseriennummer   Geben Sie die Seriennummer des übergeordneten Geräts ein, das mit diesem Gerät verbunden ist.
Beschreibung   Geben Sie eine Beschreibung für den Bericht ein.
Kosten pro Stunde, Monatliche Kosten, Kosten pro Tag, Kosten pro Nutzung, Einrichtungsgebühr, Firmen-Link   Die hier eingegebenen Informationen können mithilfe von Autotask LiveReports dargestellt werden.
Artikelgruppe (beim Erstellen eines Artikels erforderlich) Ja Dieses Feld wird normalerweise aus der Artikelgruppe des Artikels übernommen. Wenn Sie eine andere Artikelgruppe für einen vorhandenen Artikel auswählen, wird dadurch die Zuordnung dieses Felds zur Artikelgruppe des Artikels aufgehoben, und Autotask wird die Artikelgruppe der Ratenzahlung nicht aktualisieren, wenn die Artikelgruppe des Artikels jemals in Admin geändert wird.Wenn Sie einen neuen Artikel erstellen, ist die Artikelgruppe erforderlich.

Gültige Artikelgruppen finden Sie hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Abrechnungsgruppen > Artikelgruppen.

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Aktiv/Inaktiv   Wenn Sie neue Einträge importieren, geben Sie zum Aktivieren das Word Aktiv und zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein. Wenn die Spalte leer bleibt, wird ebenfalls aktiviert.

Wenn Sie beim Import vorhandene Einträge aktualisieren, geben Sie zum Aktivieren das Wort Aktiv ein, zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein und lassen Sie die Spalte leer, um nichts zu unternehmen (der aktuelle Status für Aktiv/Inaktiv wird nicht geändert). Wenn die Spalte anderen Text als Aktiv oder Inaktiv enthält, schlägt der Import fehl. Beziehen Sie sich auf die zu prüfenden Felder in der Tabelle Duplikatkriterien für Importe.

WICHTIG  Geräte (neue und vorhandene) werden auf aktiv gesetzt, wenn die Spalte Aktiv/Inaktiv komplett aus der Importvorlage gelöscht wird. Bei vorhandenen inaktiven Geräten würde dies zur Aktivierung dieser Geräte führen.
Domain (Erforderlich wenn Rubrik = Domain)

 

 Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Rubrik Domain ist. Der Import schlägt fehl, wenn Folgendes zutrifft:

  • Die Rubrik ist Domain und es ist kein Wert angegeben.

  • Es ist ein Wert angegeben, aber die Rubrik ist nicht Domain

Dieses Feld kann nicht über den Import oder über die Benutzeroberfläche aktualisiert werden.
SSL-Quelle (Erforderlich wenn Rubrik = SSL-Zertifikat)

 

 Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Rubrik SSL-Zertifikat ist. Der Import schlägt fehl, wenn Folgendes zutrifft:

  • Die Rubrik ist SSL-Zertifikat und es ist kein Wert angegeben.

  • Es ist ein Wert angegeben, aber die Rubrik ist nicht SSL-Zertifikat

Dieses Feld kann nicht über den Import oder über die Benutzeroberfläche aktualisiert werden.
Zusätzliche Felder zum Importieren, falls Sie eine abrechenbare Ratenzahlung für das Gerät erstellen
Wenn Sie eine oder mehrere Spalten für die Ratenzahlung eintragen, geht das Importtool davon aus, dass Sie eine Ratenzahlung erstellen möchten und validiert, dass Sie in allen als erforderlich gekennzeichneten Feldern Daten eingeben.
Name der Ratenzahlung   Nicht erforderlich, obwohl dies in der Benutzeroberfläche erforderlich ist. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der Artikelname verwendet. Der Name der Ratenzahlung ist auf 100 Zeichen begrenzt.
Auf Vertrag hin geprüft   Beim Import wird dieses Feld automatisch auf Ja gesetzt, wenn ein Wert im Vertragsfeld angegeben ist. Siehe Vertragsprüfung für Geräte.
Beschreibung der Ratenzahlung   Geben Sie eine Beschreibung ein. Die Beschreibung kann auf Rechnungen angezeigt werden. Siehe Rechnungsvorlagen gestalten.
Art des Zeitraums der Ratenzahlung* Ja Geben Sie eine gültige Zeitraumart ein: monatlich (Standard), vierteljährlich, halbjährlich, jährlich und einmalig. Wählen Sie bei einem einfachen Artikelverkauf Einmalig aus.
Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung*   Geben Sie das Datum für den Beginn der Ratenzahlung ein. Dieses Datum muss kleiner oder gleich dem Ablaufdatum der Ratenzahlung sein. Diese Datum erscheint automatisch im Feld Erstes Abrechnungsdatum. Der Tag des Monats gilt ab dann als Abrechnungstag für jede Rechnungsposition.
Ablaufdatum der Ratenzahlung*   Geben Sie das Datum für den letzten Tag der Ratenzahlung ein. Dieses Datum muss größer oder gleich dem Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung sein.

HINWEIS  Wenn Sie den gesamten Kaufbetrag in Rechnung stellen (Zeitraumart für die Ratenzahlung ist Einmalig), können „Gültig von“ und „Gültig bis“ dasselbe Datum enthalten.

Wenn Sie eine Ratenzahlung für ein Jahr erstellen möchten, muss das Gültigkeitsenddatum für die Ratenzahlung ein Jahr ab dem aktuellen Datum minus einen Tag sein. Andernfalls erhalten Sie einen zusätzlichen Ratenzahlungsposten.
Preis des Zeitraums der Ratenzahlung*   Geben Sie den Betrag ein, der dem Kunden für jede Teilzahlung in Rechnung gestellt wird.
Muss eine positive Zahl oder 0 sein. Akzeptiert bis zu 2 Dezimalstellen. Der maximale Wert ist 999.999.999,99.
Artikelgruppe der Ratenzahlung* Ja Dieses Feld wird normalerweise aus der Artikelgruppe des Artikels übernommen. Wenn Sie eine andere Artikelgruppe für einen vorhandenen Artikel auswählen, wird dadurch die Zuordnung dieses Felds zur Artikelgruppe des Artikels aufgehoben, und Autotask wird die Artikelgruppe der Ratenzahlung nicht aktualisieren, wenn die Artikelgruppe des Artikels jemals in Admin geändert wird.

Wenn Sie einen neuen Artikel erstellen, ist die Artikelgruppe erforderlich.
Bestellnummer für Ratenzahlung   Geben Sie optional eine Bestellnummer ein. Die Bestellnummer wird allen Abrechnungszeiträumen der Ratenzahlung zugeordnet. Wenn die Ratenzahlung erneuert wird, wird die Bestellnummer übertragen, kann aber geändert werden.

Bestellnummern erscheinen auf Rechnungen, und für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung generiert. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Bestellnummern arbeiten.
Kosten für Zeitraum der Ratenzahlung   Geben Sie Ihre Kosten für jeden Zeitraum einer Ratenzahlung ein.
Ratenzahlung aktiv   Um eine Ratenzahlung als folgendes zu importieren:
    • Aktiv: Lassen Sie das Feld leer, geben Sie Aktiv ein oder geben Sie beliebige Buchstaben ein.
  • • Inaktiv: Geben Sie Inaktiv ein.

  • • Storniert: Geben Sie Storniert ein.
Lieferant für Ratenzahlung Ja Ein speziell auf die Ratenzahlungen eines Geräts bezogener Lieferant, zum Beispiel ein Drittanbieter, der während des Zeitraums der Ratenzahlung für den Support eines Geräts zuständig ist.

Wenn Sie einen Lieferanten eingeben, muss diese Firma in Ihrer Autotask-Datenbank vorhanden sein und den Firmentyp Lieferant haben. Weitere Informationen finden Sie unter .Eine Firma hinzufügen
Zeichnungssparte > Geschäftsbereich   Diese Spalte ist nur dann verfügbar, wenn die Organisationsstruktur aktiviert ist.

Benutzer können alle Geschäftsbereiche importieren, nicht nur die, mit denen sie verbunden sind.

Benutzerdefinierte Felder für Gerät (Name des Gerätetyps)   Benutzerdefinierte Felder können für alle Objekte, die sie unterstützen, importiert und exportiert werden, mit einer Ausnahme: Benutzerdefinierte Felder vom Typ Liste (Mehrfachauswahl) können weder exportiert noch importiert werden. Inaktive Listenoptionen können ebenfalls importiert und exportiert werden. Erforderliche benutzerdefinierte Felder können nicht leer gelassen werden, andernfalls schlägt der Import fehl. Benutzerdefinierte Felder werden als solche identifiziert und erscheinen nach allen Systemfeldspalten. Weitere Informationen über die Einrichtung und Verwendung von UDFs finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder verwalten

Um herauszufinden, wie Sie einen Import rückgängig machen können, beziehen Sie sich auf Einen Import zurücknehmen.