Rechnungsvorlagen gestalten

Rechnungsvorlagen werden in einer WYSIWYG-Schnittstelle erstellt und bearbeitet. So erhalten Sie eine Echtzeitvorschau für das Erscheinungsbild der Rechnung und können zu den Editor-Seiten für jeden Abschnitt navigieren. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

HINWEIS  Optimale Vorgehensweise: Wenn Sie kein erfahrener HTML-Programmierer sind, ist es weitaus einfacher, die Vorlage auszuwählen, die Ihrer zu erstellenden Rechnung am nächsten kommt, und sie dann zu bearbeiten, anstatt von Grund auf neu zu beginnen.

Die Vorschauseite ist in Abschnitte unterteilt. Wenn Sie mit der Maus über einen Abschnitt fahren, wird dieser schattiert angezeigt.

• Klicken Sie im schattierten Abschnitt auf Bearbeiten, um den Abschnittseditor zu öffnen.
• Klicken Sie im Abschnittseditor auf OK, um zur Vorschauseite der Vorlage zurückzukehren, und sehen Sie sich die Änderungen an diesem Abschnitt an.

WICHTIG  Änderungen, die im Abschnittseditor vorgenommen wurden, werden erst in der eigentlichen Vorlage gespeichert, wenn Sie die Seite „Rechnungsvorlage gestalten“ speichern. Um Ihre Arbeit im Lauf der Zeit zu speichern, klicken Sie auf Speichern im Menü Speichern & Schließen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rechnungsvorlage hinzuzufügen, zu kopieren oder zu bearbeiten:

1. Gehen Sie zu > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Rechnungen > Rechnungsvorlagen.
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Vorlage von Grund auf zu erstellen. Um eine Vorlage zu kopieren, fahren Sie mit der Maus über ihr Kontextmenü und wählen Sie Kopieren aus. Die Kopie wird automatisch dem Raster hinzugefügt, wobei Kopie (Nr.) vor dem Namen der kopierten Vorlage angezeigt wird.
3. Die Seite „Neue Rechnungsvorlage“ wird geöffnet. Vervollständigen Sie die Angaben auf dieser Seite und klicken Sie auf Speichern, um die Seite „Rechnungsvorlage gestalten“ zu öffnen. Weitere Informationen zum Ausfüllen der Seite „Neue Rechnungsvorlage“ finden Sie unter Eigenschaften der Rechnungsvorlage bearbeiten.
4. Um eine bestehende Vorlage zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über das Kontextmenü einer bestehenden Rechnungsvorlage und wählen Sie Bearbeiten aus. Die Seite „Rechnungsvorlage gestalten“ wird geöffnet.

Jede Rechnungsvorlage besteht aus den folgenden Abschnitten:

Abschnitt	Beschreibung
Seitenkopf	Der Abschnitt Seitenkopf wird oben auf jeder Seite (mit Ausnahme der Anlage) angezeigt. Die maximale vertikale Höhe beträgt 300 Pixel. Wenn Sie Ihr Logo und andere Informationen auf jeder Seite anzeigen möchten, platzieren Sie es in diesen Abschnitt.
Rechnungskopf	Der Rechnungskopfabschnitt wird einmal oben auf der ersten Rechnungsseite angezeigt. Verwenden Sie Variablen für die Rechnungsvorlage in diesem Abschnitt, um die Rechnungsadresse, Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Datumsbereich, die Zahlungsbedingungen und alle sonstigen Rechnungsinformationen anzuzeigen. HINWEIS  Die Variablendaten für Ihre eigene Firma sind aus dem Datensatz Ihrer eigenen Firma in Autotask. Siehe Ihre eigene Firma in Autotask. HINWEIS  Um die Steuer-ID, Mehrwertsteuer usw. für Ihre eigene Firma oder eine andere Steueridentifikationsnummer anzuzeigen, verwenden Sie die Variable Ihre Firma: Steuer-ID, Mehrwertsteuer usw.. Der Wert für diese Variable stammt nicht aus dem Datensatz Ihrer eigenen Firma. Er stammt aus einer Systemeinstellung für Verträge. Siehe Steuer-ID, Mehrwertsteuer usw. (auf Rechnungen und Angeboten anzuzeigen). HINWEIS  Rechnungsnummern werden automatisch zugewiesen, wenn die automatische Nummerierung unter Systemeinstellungen für Verträge und Abrechnung aktiviert ist. Wenn Rechnungen nicht automatisch nummeriert werden, können Nummern beim Generieren einer einzelnen Rechnung zugewiesen werden, jedoch nicht bei der Batchverarbeitung von Rechnungen.
Rechnungstabelle	Hier stellen Sie den Inhalt und das Layout des Hauptteils Ihrer Rechnung ein: die Liste der Rechnungspositionen. Je nachdem, wie viele Rechnungspositionen vorhanden sind, kann sich dieser Abschnitt auf mehrere Seiten erstrecken. Informationen zum Bearbeiten dieser Seite finden Sie unter Die Rechnungstabelle konfigurieren.
Rechnungsfuß	Dieser Inhalt wird einmal unten auf der letzten Seite der Rechnung angezeigt und empfiehlt sich für Informationen wie beispielsweise Teilsummen, Gutschriften und Anpassungen, Steuern sowie die Gesamtsumme. Diese Seite verfügt über zusätzliche Einstellungen, die in Einstellungen für den Rechnungsfuß beschrieben werden.
Seitenfuß	Der Abschnitt Seitenfuß wird unten auf jeder Seite (mit Ausnahme der Anlage) angezeigt.
Anlage	Die Anlage wird am Ende der Rechnung auf einer neuen Seite angezeigt. Sie enthält weder den Seitenkopf noch den Seitenfuß. Auf dieser Seite können Sie zum Beispiel Ihre Geschäftsbedingungen aufführen. Die Anlage wird nicht als ein Abschnitt auf der Seite „Rechnungsvorlage gestalten“ angezeigt. Um auf den Anlageneditor zuzugreifen, klicken Sie am oberen Seitenrand der Vorlage auf Anlage bearbeiten.

5. Fahren Sie mit der Maus über einen Abschnitt, sodass er schattiert wird, und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Fenster für einen Abschnittseditor wird geöffnet.
6. Verwenden Sie den HTML-Editor, um Text, Beschriftungen und Variablen in die Vorlage zu platzieren. Siehe Der HTML-Editor. Eine komplette Liste der verfügbaren Variablen finden Sie unter:

Liste der Autotask-Variablen

HINWEIS  Wenn Sie mit dem HTML-Editor arbeiten, können Sie einen Bedingungstag auf die meisten Variablen der Rechnungsvorlage anwenden, sodass die Beschriftung nur angezeigt wird, wenn sie Daten enthalten. Siehe Bedingungsabhängige Inhaltsanzeige für Variablen in Rechnungs-, Bestellungs- oder Angebotsvorlagen einrichten.

7. Wenn Sie den Kopf oder Fuß der Rechnung bearbeiten, klicken Sie auf Standardinhalte wiederherstellen, um in diesem Abschnitt der Rechnung den standardmäßigen Vorgabeinhalt „Rechnungsanschrift links“ wiederherzustellen.

Für den Rechnungskopf können Sie auf den Pfeil nach unten für „Standardinhalte wiederherstellen“ klicken, um auszuwählen, welcher Standardinhalt der Standardvorlage wiederhergestellt werden soll: „Rechnungsanschrift links“, „Rechnungsanschrift rechts“ oder „Doppelfenster“.

8. Um zur Seite „Rechnungsvorlage gestalten“ zurückzukehren, klicken Sie auf OK. Die Vorlage zeigt eine Vorschau der Rechnung an. Dabei werden Variablen in Klammern angezeigt und die Textformatierung angewandt.
9. Um die Vorlageneigenschaften zu ändern, klicken Sie in der Menüleiste auf Vorlageneigenschaften bearbeiten.
10. Um die Anlage zu bearbeiten, klicken Sie in der Menüleiste auf Anlage bearbeiten.
11. Um zu sehen, wie die Rechnung als PDF-Dokument aussehen würde, klicken Sie auf Als PDF anzeigen.
12. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern und auf der Gestaltungsseite zu bleiben, auf Speichern & Schließen, um die Seite zu speichern und zu schließen, oder klicken Sie auf Abbrechen.

WICHTIG  Ihre Änderungen werden erst dann gespeichert, wenn Sie auf Speichern oder Speichern & Schließen auf der Seite „Rechnungsvorlage“ klicken.