Einen Arbeitsbericht anzeigen und drucken

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Der Autotask-Arbeitsbericht ist ein Serviceterminbericht, der detaillierte Informationen über alle Tickets und Aufgaben bietet, die in einem Termin geplant sind, sowie einen Bereich, in dem gefahrene Kilometer, verwendete Teile und geleisteter Arbeitsaufwand manuell eingegeben werden können. Dies wird üblicherweise am Ende eines Servicetermins generiert und bietet einen Bereich für die Kundenabzeichnung.

Der Arbeitsbericht kann über das Kontextmenü aller Serviceterminlisten sowie das Dropdown-Menü Arbeitsbericht generieren auf der Seite „Neuer Servicetermin/Servicetermin bearbeiten“ generiert werden.

  • Klicken Sie im Kontextmenü einer Serviceterminliste auf Generieren.
  • Klicken Sie auf der Seite „Neuer Servicetermin/Servicetermin bearbeiten“ im Dropdown-Menü „Arbeitsbericht generieren“ auf Generieren.

Die Option Generieren & Senden öffnet ein Benachrichtigungspanel, in dem Sie Empfänger auswählen, an die der Arbeitsbericht als Anhang an eine E-Mail gesendet wird. Siehe Einen Arbeitsbericht per E-Mail senden. Sie können Vorlagen für Benachrichtigungsmails speziell zum Senden von Arbeitsberichten erstellen.

HINWEIS  Bevor Sie den Arbeitsbericht generieren, sollten Sie Ihre Zeit und jegliche verwendeten Warenposten für Materialien eingeben, sodass dies korrekt auf dem Arbeitsbericht dargestellt wird. Somit müssen Sie dies nicht manuell eintragen, nachdem der Arbeitsbericht generiert wurde.

Die Abschnitte des Berichts beschreiben Folgendes:

Berichtsabschnitt Beschreibung
Seitenkopf

Enthält den Berichtstitel plus:

  • Hauptlogo: Informationen, wie Sie Ihr Logo zum Arbeitsbericht hinzufügen können, finden Sie unter Logos hinzufügen.
  • Schaltfläche „Drucken“: Klicken Sie darauf, um den Arbeitsbericht zum Ausdrucken an einen Drucker zu senden, sodass der Kunde dies abzeichnen kann.
  • Schaltfläche „Senden“: Öffnet die Seite „Arbeitsbericht senden“. Siehe Einen Arbeitsbericht per E-Mail senden.
  • Schaltfläche „Schließen“
Allgemeine Informationen Firma: Zeigt den Namen, die Adresse und Telefonnummer der Hauptfirma an
Standort: Zeigt den Namen, die Adresse und Telefonnummer des Firmenstandorts an (falls vorhanden).
Berichtsdatum: Das Datum, an dem der Arbeitsbericht generiert wurde.
Startdatum/-zeit und Enddatum/-zeit des Servicetermins
Beschreibung des Servicetermins

Geplante Arbeit

 

Für jede Aufgabe bzw. jedes Ticket, die/das für den Servicetermin geplant ist, wird Folgendes angezeigt:

  • Standort, Kontakt, Telefonnr. des Kontakts, Aufgaben- oder Ticketstatus, zugewiesene Mitarbeiter und Beschreibung.
  • Im Aktivitätsraster werden Aufgaben-/Ticketnotizen sowie die Zusammenfassungen der ausgeführten Arbeiten für die Arbeitseinträge der zugewiesenen Aufgaben/Tickets angezeigt. Interne Notizen sowie vom System generierte Notizen werden nicht angezeigt. Das Raster wird ausgeblendet, wenn die Aufgabe oder das Ticket nicht über zugehörige Aktivitäten verfügt.
  • Im Warenpostenraster werden Warenposten für die zugewiesenen Tickets angezeigt (Aufgaben verfügen nicht über Warenposten, sondern sind mit Projekten verbunden). Die Tabelle wird ausgeblendet, wenn das Ticket nicht über zugehörige Warenposten verfügt.
Kilometer & Zeit Dieser Abschnitt wird manuell eingetragen. Damit können Techniker gefahrene Kilometer, Fahrtzeiten sowie Arbeitszeiten erfassen.
Teile Dieser Abschnitt ist zur manuellen Eingabe gedacht. Wenn Sie Teile in Autotask erfassen, bevor Sie den Arbeitsbericht ausdrucken, werden diese im Abschnitt „Warenposten“ aufgeführt.
Abrechenbarer Arbeitsaufwand Dieser Abschnitt ist zur manuellen Eingabe gedacht.
Unterschrift des Kunden & Datum Bietet eine Zeile für den Kunden, um den Bericht zu unterschreiben. Das Datum ist das generierte Datum des Arbeitsberichts.
Benutzerdefinierter Seitenfuß Wenn Sie für den Arbeitsbericht einen benutzerdefinierten Seitenfuß aktivieren und erstellen, wird dieser unterhalb der Unterschriftzeile angezeigt. Dies ist die einzige Option des Arbeitsberichts, die individuell angepasst werden kann. Siehe Einen benutzerdefinierten Seitenfuß für den Arbeitsbericht erstellen.