Eine Notiz zu einer Aufgabe oder einem Ticket hinzufügen

Speichert die Notiz oder den Zeiteintrag und schließt das Dialogfenster.

WICHTIG  Wenn das Dialogfenster Neuer Zeiteintrag/Zeiteintrag bearbeiten oder Neue Notiz/Notiz bearbeiten auf der Seite Aufgabe bearbeiten oder Ticket bearbeiten gespeichert wird, werden sowohl der Detailbereich als auch die Hauptseite aktualisiert. Alle nicht gespeicherten Änderungen in diesen Bereichen werden beibehalten. Alle Änderungen am Status oder den Feldern für Schnellbearbeitung auf dem Zeiteintrag oder der Notiz werden ebenfalls auf die entsprechenden Ticketfelder angewandt. Wenn ein von den Dialogfeldern bereitgestelltes Status- oder Schnellbearbeitungsfeld mit einer nicht gespeicherten Änderung auf der Seite Ticket bearbeiten in Konflikt steht, wird der Wert des Dialogfelds verwendet.
Informationen im Bereich „Insights“ werden erst dann aktualisiert, wenn diese Aufgabe oder das Ticket gespeichert wird.

Speichert die Notiz oder den Zeiteintrag und öffnet ein neues Dialogfenster.

Speichert und schließt die Notiz oder den Zeiteintrag und öffnet die Seite Ticket(s) weiterleiten/ändern. Siehe Tickets weiterleiten und ändern.

HINWEIS  Wenn die Seite Ticketnotiz oder Ticket-Zeiteintrag über die Seite Ticket bearbeiten geöffnet wird, ist Weiterleiten/Ändern deaktiviert.

Klicken Sie im Warnungsfenster auf Ja.

• Wenn Sie auf der Seite Neuer Aufgaben-Zeiteintrag auf diese Schaltfläche klicken, gelangen Sie zurück auf die Auswahlseite für Aufgaben.
• Wenn Sie auf der Seite Aufgaben-Zeiteintrag bearbeiten auf diese Schaltfläche klicken, wird das Dialogfenster Aufgabe ändern geöffnet. Siehe Dem Zeiteintrag zugeordnete Aufgabe ändern.

Die Kopfzeile des Objekts identifiziert das übergeordnete Objekt, mit dem die Notiz oder der Zeiteintrag verbunden ist. Sie zeigt die Felder Aufgabennummer oder Ticketnummer, Aufgabentitel oder Tickettitel und Firma an sowie die Schaltflächen für Schnellkopien.

Der Status ist standardmäßig der aktuelle Status des übergeordneten Objekts, wenn die Seite oder das Dialogfenster geöffnet wird. Der von Ihnen gewählte Wert wird als Status für das übergeordnete Objekt eingerichtet, wenn das Dialogfenster oder die Seite gespeichert wird.

Sonderfälle:

• Wenn Sie dieses Dialogfenster oder diese Seite über die Seite „[Objekt] bearbeiten“ öffnen, wird der Abschnitt, der dieses Feld enthält, nicht angezeigt und dieses Feld ist nicht bearbeitbar.
• Wenn die Berechtigung Kann den Status von abgeschlossenen Tickets bearbeiten (gilt nicht für Autotask Web Services/API) für Ihr Zugriffsrecht nicht markiert ist und der Status des Tickets auf Abgeschlossen gesetzt ist, ist dieses Feld deaktiviert.
• Wenn das Ticket über mindestens ein nicht abgeschlossenes To-Do verfügt und der Wert in diesem Feld zu Abgeschlossen geändert wird, erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung mit der Frage, ob Sie zugehörige To-Dos abschließen möchten. Wenn Sie Ja wählen, werden alle nicht abgeschlossenen To-Dos für das Ticket auf „Abgeschlossen“ gesetzt, sobald die Notiz oder der Zeiteintrag gespeichert werden.
• Nur bei Zeiteinträgen: Wenn die Einstellung Benutzer auffordern, den Ticketstatus „Neu“ bei der Zeiteingabe zu ändern (gilt nur für Benutzeroberfläche) auf der Registerkarte Allgemein der Ticketrubrik ausgewählt ist und der Status des Tickets Neu ist, müssen Sie den Status ändern, um den Zeiteintrag speichern zu können.
• Nur bei Zeiteinträgen: Wenn der Status zu Abgeschlossen geändert wird, muss mindestens ein Tag eine Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten enthalten. Dies ist als Grund für das Abschließen erforderlich.

Der Datums-/Zeitstempel zeigt das Datum und die Uhrzeit an, an dem der Status das letzte Mal über die Aufgabe oder das Ticket aktualisiert wurde. Wenn Sie nicht auf den Link Aktuellen Status abrufen geklickt haben, ist dies das Datum/die Uhrzeit, als Sie die Seite geöffnet haben.

Wenn die Zeiteintragsseite längere Zeit offen ist, ist es möglich, dass das Feld Status von einem anderen Benutzer oder einer Workflow-Regel geändert wurde.

• Wenn Sie den Status nicht geändert haben, wird durch Klick auf diesen Link das Feld Status im Dialogfenster „Zeiteintrag“ auf den aktuellen Ticketstatus aktualisiert.
• Wenn sich der Status geändert hat und nun anders ist, können Sie wählen, ob der Status der Aufgabe oder des Tickets überschrieben werden soll.
• Wenn der Status von einer anderen Person geändert wurde und Sie selbst das Feld im Zeiteintragsformular des Tickets nicht geändert haben, hat die aktualisierte Version aus der Aufgabe oder dem Ticket vor der überholten Version in Ihrem Notiz- oder Zeiteintragsformular Vorrang. Optimale Vorgehensweise: Klicken Sie immer auf Aktuellen Status abrufen, wenn das Notiz- oder Zeiteintragsformular für einen längeren Zeitraum geöffnet war.

Notiztitel

Wenn Sie Titel unter Verwendung von Stichwörtern erstellen, können Sie mit deren Hilfe Notizen später in Listen und Suchen finden. Eine Einstellung auf der Registerkarte Allgemein der Rubrik bestimmt, ob ein Notiztitel für Aufgaben- und Ticketnotizen erforderlich ist. Siehe Notiztitel.

Geben Sie einen Titel für die Notiz ein.

Beschreibung (Notiz)

Bei Objekten wie Tickets, Aufgaben, Notizen und To-Dos ist das Feld Beschreibung ein zentraler Bestandteil des Datensatzes. Wo immer es verfügbar ist, werden damit wesentliche Informationen zum Datensatz erfasst.

Geben Sie den Notiztext (bis zu 32.000 Zeichen, 1 Million Zeichen für Aufgaben- und Ticketnotizen) in das Feld Beschreibung ein. Für längere Notizen können Sie die Größe des Felds ändern, indem Sie den Ziehpunkt in der unteren rechten Ecke nach unten ziehen. Dieses Feld unterstützt Rich-Text, einschließlich Inline-Bilder. Eine Nur-Text-Version der Notizen wird ebenfalls gespeichert und mit der Rich-Text-Version synchron gehalten. Siehe Der Rich-Text-Editor.

Das Feld Notiztyp ist standardmäßig Zusammenfassung der Aufgabe. Sie können einen anderen Notiztyp aus der Dropdown-Liste auswählen. Alle aktiven Notiztypen der Kategorie Aufgabe sind verfügbar, plus die aktuelle Auswahl, selbst wenn diese inaktiv ist.

Wenn Sie einen anderen Notiztyp auswählen, müssen Sie beachten, dass dieser eventuell eine andere Option zum Veröffentlichen haben. Überprüfen Sie die Einstellung des Kontrollkästchens Nur intern.

Sonderfälle:

• Wenn die Notiz von einem Kundenportal-Benutzer erstellt wurde, erscheint lediglich der Wert Kundenportal-Notiz in der Auswahl und das Feld ist deaktiviert.
• Wenn die Notiz von einem Taskfire-Benutzer erstellt wurde, erscheint lediglich der Wert Taskfire-Notiz in der Auswahl und das Feld ist deaktiviert.

Intern (Kontrollkästchen)

Dieses Kontrollkästchen erscheint in Aufgabennotizen, Ticketnotizen sowie sowohl Kurznotizen für Aufgaben als auch Tickets sowie Schnellantworten. Es legt fest, wer die Notiz einsehen kann.

• Bei Deaktivierung (Standardeinstellung) können alle Autotask-Mitarbeiter, Outsourcing-Partner und Kunden mit Zugriff auf das Objekt im Kundenportal die Notiz anzeigen.
• Bei Aktivierung können lediglich interne Autotask-Mitarbeiter die Notiz anzeigen, und das Kontrollkästchen für Für Co-Management sichtbar ist aktiviert, jedoch nicht markiert.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Notiz für Kundenkontakte und Co-managing Mitarbeiter auszublenden.

Für Co-Management sichtbar

Dieses Kontrollkästchen ist aktiviert, wenn das Kontrollkästchen Intern markiert ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Notiz mit der Veröffentlichungsart Intern & Co-managed erstellt.

HINWEIS  Dieses Feld ist nur dann sichtbar, wenn der Co-managed Helpdesk auf der Seite „Aktivierungen“ aktiviert ist und wird nur für Mitarbeitern angezeigt, die nicht als Co-managing eingerichtet sind.

WICHTIG  Wenn diese Funktion eingeführt wird, ändern wir die Veröffentlichungseinstellungen für Ticket- und Aufgabennotizen sowie Anhänge für alle Tickets und Aufgaben, bei denen Sichtbarkeit für Co-managing auf Sichtbar festgelegt ist.

Markieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Notiz für mitverwaltende Mitarbeiter sichtbar ist, jedoch nicht für Kunden.

An Lösung anhängen

Wenn dies ausgewählt wird, wird der im Feld Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten oder Beschreibung eingegebene Text beim Ticket an das Ende des Felds Lösung angehängt. Wenn bereits Text im Feld Lösung vorhanden ist, wird der vorhandene Text durch zwei Zeilenumbrüche vom hinzugefügten Text getrennt.

Sicherheit: Dieses Kontrollkästchen ist selbst dann verfügbar, wenn Benutzer keine Berechtigung zum Bearbeiten von Tickets haben.

HINWEIS  Wenn die KnowledgeBase aktiviert ist und das Ticket verwendet wird, um einen KnowledgeBase-Beitrag zu erstellen, wird der Inhalt des Felds Lösung in dem Beitrag erscheinen. Siehe Erstellen von Knowledge Base-Artikeln aus Tickets.

An Lösung des/der Incidents anhängen Dieses Kontrollkästchen wird nur bei Notizen und Zeiteinträgen auf Problemtickets angezeigt, die mit einem oder mehreren Incidents verbunden sind. Wenn dies ausgewählt wird, wird der in der Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten (bei Zeiteinträgen) oder im Feld Beschreibung (bei Ticketnotizen) eingegebene Text bei allen Incidents des Tickets an das Ende des Felds Lösung angehängt.