Eine globale Notizensuche ausführen

SICHERHEIT  Alle Benutzer, allerdings bestimmen die Zugriffsrechte des Benutzers, welche Notizen und Zeiteinträge sie in der globalen Notizensuche anzeigen können Wenn Sie ausschließlich interne Notizen anzeigen, sehen Co-managing Mitarbeiter diese Meldung: Sie sind nicht berechtigt, nur intern veröffentlichte Notizen anzuzeigen.

NAVIGATION   > Startseite > Suchen > Globale Notizensuche

NAVIGATION   > Berichte > Sonstige > Allgemein

Notizen können fast allen Objekten in Autotask hinzugefügt werden. Mit der globalen Notizensuche können Sie alle Arten von Notizen auf einer einzigen Seite suchen und anzeigen, jedoch nicht bearbeiten. Dies ist hilfreich, wenn Sie sich nicht mehr erinnern können, an welches Objekt Sie eine bestimmte Notiz angehängt haben.

WICHTIG  Je größer Ihre Autotask-Datenbank ist, desto länger dauert es bis eine globale Notizensuche, Ergebnisse liefert, und desto wahrscheinlicher ist es, dass die Zeit für die Suche abläuft. Dies ist eine Systembeschränkung, kein Bug. Wenn dies geschieht, müssen Sie die Suche mithilfe von Filtern einschränken. Mit dem Filter Erstellungsdatum können Sie beispielsweise das Zeitfenster einschränken, durch das Autotask suchen muss.

So können Sie ...

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Geben Sie einen Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Die Ergebnisse werden alle Notizen anzeigen, die diesen Suchbegriff enthalten.
  3. Wenden Sie bei Bedarf Filter an. Siehe Einen Suchfilter anwenden.
  4. Klicken Sie auf Suchen.

Die Suchergebnisse erscheinen im Notizenraster.

  • Die Suchergebnisse sind auf 100 beschränkt. Sollten mehr als 100 Notizen vorhanden sein, wird die Nummer 1-100 von 100+ angezeigt, und Sie erhalten einen Hinweis am Ende der Notizenliste:

HINWEIS  Um die Anzahl der in den Suchergebnissen zurückgegebenen Einträge zu reduzieren, können Sie anhand von zusätzlichen Kriterien filtern, z. B. durch das Einschränken des Datumsbereichs für das Erstellungsdatum. Nutzen Sie die Umschalt- und STRG-Tasten, um individuelle Kriterien aus Listen wie beispielsweise Objekt auszuwählen.

  • Alle Spalten in der Tabelle können in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken. Die Spaltenauswahl ist auch verfügbar.
  • Nur Notizen für Verträge, Gerät, Projekte, Aufgaben und Tickets verfügen über das Eingabefeld Titel.
  • Das Feld Beschreibung der Notiz zeigt 128 Zeichen an. Wenn die Beschreibung länger ist, erscheint „. . .“ am Ende der Beschreibung, um Sie darauf hinzuweisen, dass die Beschreibung gekürzt wurde. Sie können die gesamte Beschreibung auf der Seite „Notizdetails“ anzeigen, die durch einen Klick auf die Notiz aufgerufen werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Globale Notizendetails anzeigen.
  • Wenn Sie Zugriff auf das CRM- oder das Verzeichnismodul haben, erscheinen Firmennamen in den Ergebnissen der globalen Notizensuche als Link zur Seite Firmendetails. Ansonsten werden die Firmennamen nur als Text dargestellt.
  • To-Dos sind in der globalen Notizensuche nicht beinhaltet. Sobald ein To-Do abgeschlossen und in eine CRM-Notiz umgewandelt wurde, wird es beinhaltet.
  • Notizen für Zeiteinträge verfügen nicht über einen Notiztyp. Alle anderen Objekte verfügen darüber, und diese können auch angezeigt werden.
  • Auf der Seite Details zu Zeiteintragsnotiz wird ein zusätzliches Feld angezeigt, der Arbeitsdatum Zeiteintrag, da die Uhrzeit nicht immer sofort eingegeben wird.