KnowledgeBase-Beiträge hinzufügen und bearbeiten

Wählen Sie die Beitragskategorie aus, in der der Inhalt erstellt bzw. in die er verschoben werden soll. Die Kategorie ist standardmäßig die Kategorie, die Sie zuletzt während der aktuellen Sitzung ausgewählt haben. Wenn während der aktuellen Sitzung keine weiteren Inhalte erstellt wurden, dann ist die Auswahl standardmäßig Alle Beiträge.

Nur Autotask-Administratoren sehen das Symbol für Kategorie hinzufügen . Sie klicken darauf, um die Seiten „Neue Rubrik“ und „Rubrik bearbeiten“ zu öffnen, und fügen eine neue Rubrik hinzu. Siehe KnowledgeBase-Administration.

Der Standardwert ist Aktiv. Wenn Aktiv ausgewählt ist, ist der Inhalt in der KnowledgeBase verfügbar, sobald Sie auf Speichernklicken. Um Inhalte für alle Benutzer, ausgenommen Administratoren, auszublenden und auf Auswahlseiten für Beiträge nicht verfügbar zu machen, wählen Sie Inaktiv aus.

Veröffentlichen für (KnowledgeBase-Beitrag)

Wählen Sie eine Option zum Veröffentlichen aus, um festzulegen, wer den KnowledgeBase-Beitrag anzeigen kann. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

• Intern & alle Firmen: Wenn diese Option ausgewählt wird, können alle internen Benutzer sowie alle Kundenportalbenutzer bei allen Kundenfirmen mit Zugriff auf die Knowledge Base auf diesen Inhalt zugreifen. Informationen zur Verwendung der KnowledgeBase mit dem Kundenportal finden Sie unter Kundenzugriff auf Beiträge und Dokumente in Ihrer Knowledge Base verwalten.
• Nur intern (Standard): Wenn diese Option ausgewählt ist, können lediglich Ihre internen Autotask-Benutzer auf den Inhalt zugreifen.
• Intern & Firma: Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint das Feld „Firma“ rechts neben dem Feld Veröffentlichen für. Ihre internen Benutzer sowie Kundenportalbenutzer mit KnowledgeBase-Zugriff bei der von Ihnen im Feld Firma gewählten Firma können auf den Inhalt zugreifen.
  
  
  Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie außerdem eine Firma auswählen.
• Intern & Klassifizierung (nur bei Beiträgen und Beitragsverweisen): Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint das Feld Klassifizierung neben dem Feld Veröffentlichen für. Ihre internen Benutzer sowie Benutzer mit KnowledgeBase-Zugriff bei Firmen der angegebenen Klassifizierung können auf den Inhalt zugreifen. Wenn Sie diese Option auswählen, nutzen Sie die Dropdown-Liste, um die Klassifizierung auszuwählen. Wenn Sie keine Klassifizierung auswählen, werden Sie dazu aufgefordert, da dieser Inhalt sonst nur für interne Benutzer angezeigt wird.
• Intern & Verkaufsgebiet (nur Beiträge und Beitragsverweise): Dieser Inhalt ist für Ihre internen Benutzer und Benutzer in dem angegebenen Verkaufsgebiet verfügbar. Wenn diese Option aktiviert ist, verwenden Sie die Dropdown-Liste, um das Verkaufsgebiet auszuwählen. Wenn Sie kein Verkaufsgebiet auswählen, werden Sie dazu aufgefordert, da dieser Inhalt sonst nur für interne Benutzer angezeigt wird.

HINWEIS  Wenn Sie Inhalte für eine Firma veröffentlichen, die mit einer anderen zusammengeführt wird oder ein Verkaufsgebiet, das gelöscht wird, dann wird der Status Veröffentlichen für automatisch auf Nur intern gesetzt.

HINWEIS  Im Benachrichtigungspanel werden nur dann externe Kontakte angezeigt, wenn die Einstellung Veröffentlichen für auf Intern & Firma gesetzt ist. Bei allen anderen Veröffentlichungsoptionen werden externe Kontakte nicht aufgelistet.

Geben Sie den Namen einer Klassifizierung ein oder nutzen Sie die Datenauswahl, um eine Klassifizierung auszuwählen. Dieses Feld erscheint nur dann, wenn Sie Intern & Klassifizierung im Feld Veröffentlichen für ausgewählt haben. Wenn es angezeigt wird, ist das Feld erforderlich.

Standardmäßig sind neue Beiträge und Dokumente für Co-managing Benutzer sichtbar. Um den Beitrag oder das Dokument für diese Gruppe auszublenden, heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens auf. Informationen zu Zugriffsrechten vom Typ „Co-managed“ finden Sie unter Setup für Co-Management.

HINWEIS  Dieses Feld ist für Co-managing Benutzer ausgeblendet, allerdings sind Standardwerte ausgewählt.

Geben Sie den Namen einer Klassifizierung ein oder nutzen Sie die Datenauswahl, um eine Klassifizierung auszuwählen. Dieses Feld erscheint nur dann, wenn Sie Intern & Klassifizierung im Feld Veröffentlichen für ausgewählt haben. Wenn es angezeigt wird, ist das Feld erforderlich.

Geben Sie den Namen eines Verkaufsgebiets ein oder nutzen Sie die Datenauswahl, um ein Verkaufsgebiet auszuwählen. Dieses Feld erscheint nur dann, wenn Sie Intern & Verkaufsgebiet im Feld Veröffentlichen für ausgewählt haben. Wenn es angezeigt wird, ist das Feld erforderlich.

Geben Sie einen Titel für den Inhalt ein. Der Titel ist erforderlich, muss jedoch nicht einmalig sein.

Sie können ein oder mehrere Stichwörter (durch Komma getrennt) für diesen Inhalt eingeben. Das Stichwort ist eines der Felder, die bei einer KnowledgeBase-Suche durchsucht werden.

HINWEIS  Stichwort ist eine Einzelwortsuche. Wenn Sie einen Ausdruck mit zwei Wörtern als Stichwort verwenden möchten, verwenden Sie keine Leerzeichen zwischen den Wörtern. Wenn Sie zum Beispiel Drucker Server als Stichwort verwenden möchten, geben Sie Druckerserver im Feld ein.

Mithilfe des Abschnitts Zugehörige Einträge können Sie eine Liste der Autotask-Tickets hinzuzufügen, die mit diesem Inhalt zusammenhängen. Wenn Sie den Inhalt aus einem Ticket erstellen, wird dieses Ticket automatisch zugewiesen. Tickets sind nach Ticketnummer (aufsteigend) sortiert. Ein kleines Feuersymbol zeigt an, dass die Ticketzuweisung von einem Taskfire-Benutzer erstellt wurde. Benutzer mit Service Desk-Zugriff oder Benutzer, die auf dem Ticket als Mitarbeiter aufgeführt sind, können auf die Ticketnummer klicken, um das Ticket in einem neuen Fenster zu öffnen.

Um ein Ticket zur Liste hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe der Ticketnummer und wählen Sie ein Ticket aus oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Tickets aus, die Sie dem Beitrag oder Inhalt zuweisen möchten.

Um einen Inhaltseintrag über ein Ticket zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Ticket, das Sie mit dem Inhalt verknüpfen möchten, und klicken Sie auf KnowledgeBase-Suche.
2. Suchen Sie den Inhalt, den Sie verknüpfen möchten.
3. Klicken Sie auf Ticket verknüpfen.

Um andere Beiträge oder Dokumente zu verbinden, beginnen Sie mit der Eingabe des Titels und wählen Sie eine n Beitrag oder ein Dokument aus, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie mit dem Beitrag oder Inhalt verbinden möchten.

Einige Beiträge oder Dokumente sind für eine Reihe von Geräten relevant. Dadurch, dass Benutzer alle Geräte einer bestimmten Rubrik ganz einfach zuweisen können, müssen Sie nicht ständig eine Liste aktualisieren, wenn ein neues Gerät erstellt wird.

Um dem Beitrag oder Dokument Geräterubriken zuzuweisen, beginnen Sie mit der Eingabe eines Rubriknamens oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Geräterubriken aus, die Sie mit dem Beitrag oder Dokument verbinden möchten.

Um bis zu 100 Firmen mit dem Dokument zu verbinden, beginnen Sie mit der Eingabe des Firmennamens und wählen Sie eine Firma aus, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Firmen aus, die Sie mit dem Dokument verbinden möchten. Das Zuweisen eines Dokuments ist nicht das gleiche wie das Auswählen der Besitzerfirma. Inhalte können nicht für zugehörige Firmen veröffentlicht werden. Betrachten Sie zugehörige Firmen als das Erstellen eines internen Links. Wenn beispielsweise einige Ihrer Kunden den gleichen Premium-Vertrag haben, können Sie den Vertrag Ihrer eigenen Firma zuweisen und alle Kunden, für die er gilt, damit verbinden. Das Dokument erscheint auf der Seite „Dokumentationsmanager“ bei Firmen, denen es zugewiesen ist, sodass Sie es ganz einfach zum Nachschlagen öffnen können.