Entwurfs- und Genehmigungsprozess

Ein Entwurf ist eine unveröffentlichte Version eines Knowledge Base-Beitrags oder -Dokuments. Sowohl neue als auch bearbeitete Beiträge und Dokumente können als Entwürfe gespeichert werden. Es gelten die folgenden Regeln:

• Jeder Beitrag oder jedes Dokument kann jeweils nur einen Entwurf enthalten.
• Entwürfe können von jedem Benutzer mit den Objektberechtigungen zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Beiträgen und Dokumenten erstellt werden.
• Entwürfe werden von Benutzern gemeinsam genutzt. Wenn der erste Benutzer einen Entwurf für einen Beitrag speichert und der zweite Benutzer diesen Beitrag befolgt, wird der zweite Benutzer den vom ersten Benutzer erstellten Entwurf sehen. Eine Meldungsleiste wird angezeigt:
  
• Nur Benutzer mit der Berechtigung zum Genehmigen eines Entwurfs können Beiträge und Dokumente veröffentlichen.
• Änderungen an verwandten Objekten und Registerkarten für Extras können nicht als Entwurf gespeichert werden. Sie werden sofort veröffentlicht.
• Wenn Sie auf Als Entwurf speichern klicken, aber keine Änderungen am Beitrag oder Dokument vorgenommen haben, wird kein Entwurf erstellt.

Ihr Autotask-Administrator kann optional einen Entwurfs- und Genehmigungsprozess für Knowledge Base-Beiträge und -Dokumente implementieren.

• Weisen Sie allen Benutzern, deren Beiträge und Dokumente Sie überprüfen möchten, bevor sie veröffentlicht werden, ein Zugriffsrecht zu, bei dem die Objektberechtigung Genehmigen auf Nein festgelegt ist.
• Weisen Sie allen Benutzern, die Beiträge und Dokumente ohne Überprüfungsprozess veröffentlichen können oder die Entwürfe oder andere Benutzer genehmigen können, ein Zugriffsrecht zu, bei dem die Objektberechtigung Genehmigen auf Ja festgelegt ist.

Siehe Sicherheitseinstellungen für Knowledge Base und Dokumente.

Wenn Sie einen Beitrag oder ein Dokument erstellen oder bearbeiten, werden die folgenden Schaltflächen in der Schaltflächenleiste angezeigt. Beachten Sie, dass nicht alle Schaltflächen in allen Kontexten angezeigt werden.

Nicht-Genehmiger:

Genehmiger:

Schaltfläche	Genehmiger	Nicht-Genehmiger	Beschreibung
Als Entwurf speichern			Alle Inhalte, die Sie für einen neuen Beitrag oder ein Dokument eingeben, sind für alle Benutzer verfügbar, die über Berechtigungen zum Hinzufügen oder Bearbeiten verfügen. Verwenden Sie diese Option, wenn der Beitrag oder das Dokument noch nicht vollständig ist oder ein Eingaben von einem anderen Benutzer erfordert. Ein neuer Eintrag wird mit dem Genehmigungsstatus Neuer Entwurf gespeichert. Ein bereits veröffentlichter Eintrag wird mit dem Genehmigungsstatus Entwurf in Bearbeitung gespeichert. Änderungen, die als Entwurf gespeichert wurden, werden nicht in der Beitragshistorie oder der Dokumenthistorie angezeigt.
Zur Genehmigung einreichen			Wenn Sie einen neuen Beitrag abgeschlossen oder einen vorhandenen aktualisiert haben, wählen Sie Zur Genehmigung einreichen aus. Der Genehmigungsstatus des Eintrags wird auf Entwurf, der zur Genehmigung aussteht aktualisiert. Wenn ein Benutzer Beitrag bearbeiten oder Dokument bearbeiten für einen Eintrag auswählt, für den die Genehmigung noch aussteht, wird er in einer Meldung darüber informiert, dass die Bearbeitung dieses Entwurfs die Übermittlung zurückzieht.
Entwurf verwerfen			Wenn Sie einen Entwurf erstellt oder bearbeitet haben, aber später feststellen, dass der Entwurf nicht benötigt wird, haben Sie die Möglichkeit, den Entwurf zu verwerfen. Wenn Sie einen veröffentlichten Eintrag bearbeitet haben, wird der Entwurf gelöscht und der Status wieder auf Veröffentlicht gesetzt. Wenn Sie den Entwurf eines neuen Eintrags verwerfen, wird er gelöscht.
Genehmigen & veröffentlichen			Benutzer mit Genehmigungsberechtigungen, die auf Ja festgelegt sind, können ihre eigenen oder andere Inhaltseinträge von Benutzern jederzeit genehmigen und veröffentlichen. Wenn auf diese Schaltfläche geklickt wird, geschieht Folgendes: Die Entwurfsversion wird zur zuletzt veröffentlichten Version, und der Genehmigungsstatus des Eintrags wird auf Veröffentlicht aktualisiert. Eine neue Version auf der Seite „Versionshistorie des Beitrags“ oder „Versionshistorie des Dokuments“ nachverfolgt. Auf den Seiten „Historie“ werden die vorgenommenen Bearbeitungen angezeigt. Der Registerkarte Aktivität wird eine interne Notiz hinzugefügt, dass ein Entwurf veröffentlicht wurde.
Ablehnen			Benutzer mit Genehmigungsberechtigungen, die auf Ja festgelegt sind, können die Entwürfe anderer Benutzer ablehnen. Wenn Sie einen Entwurf ablehnen, wird ein Dialogfeld geöffnet. Sie haben zwei Möglichkeiten: Wenn Sie Ablehnen und als Entwurf speichern auswählen, wird der Genehmigungsstatus auf Entwurf in Bearbeitung oder Neuer Entwurf zurückgesetzt, sodass der Autor zusätzliche Änderungen vornehmen kann. Wenn Sie Entwurf ablehnen und verwerfen auswählen, wird der Entwurf gelöscht. Wenn der Eintrag zuvor veröffentlicht wurde, wird der Status auf Veröffentlicht zurückgesetzt, und die zuletzt veröffentlichte Version wird wiederhergestellt. Wenn Sie den Entwurf eines neuen Eintrags verwerfen, wird er gelöscht.
Abbrechen			Klicken Sie auf Abbrechen, um den Bearbeitungsmodus zu beenden, ohne Änderungen vorzunehmen.

Um Beiträge und Dokumente nach Genehmigungsstatus zu suchen und zu verwalten, wurde der Filter Genehmigungsstatus zur Seite „Knowledge Base-Suche“ und zum Dokumentationsmanager hinzugefügt.

• Auf der Seite „Knowledge Base-Suche“ müssen Sie möglicherweise den Filter Genehmigungsstatus hinzufügen.
  
• Auf der Seite „Dokumentationsmanager “ wird der Filter Genehmigungsstatus in der Filterzeile angezeigt.

Dies erleichtert es Benutzern, ihre eigenen Entwürfe zu suchen, und für Genehmiger, Elemente zu suchen, die einer Genehmigung bedürfen. Um einen Eintrag zu suchen, wählen Sie einen der folgenden Genehmigungsstatus aus:

Genehmigungsstatus	Beschreibung
Neuer Entwurf	Ein neuer Beitrag oder ein neues Dokument (der bzw. das nie veröffentlicht oder zur Genehmigung übermittelt wurde), der bzw. das als Entwurf gespeichert wurde
Entwurf in Bearbeitung	Ein neuer Entwurf für einen zuvor veröffentlichten Beitrag oder ein Dokument, der bzw. das nicht zur Genehmigung vorgelegt wurde
Entwurf der ausstehenden Genehmigung	Ein Entwurf, der zur Genehmigung und Veröffentlichung vorgelegt wurde
Veröffentlicht	Ein Beitrag oder ein Dokument, der bzw. das veröffentlicht wird und für den bzw. das kein Entwurf vorhanden ist

Sie können Beiträge und Dokumente auch nach Genehmigungsstatus auf den folgenden Seiten suchen:

• > Admin > Automatisierung > KnowledgeBase & Dokumentation > KnowledgeBase
• > Admin > Automatisierung > Knowledge Base & Dokumentation > Dokumentation