CRM-Notizen und To-Dos suchen und verwalten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Zugriff auf CRM und Objektberechtigungen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von CRM-Notizen und To-Dos für Firmen, auf die Sie Zugriff haben

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HINWEIS  Auf der Seite CRM > To-Do- & Notizensuche können Sie lediglich nach CRM-Notizen suchen, die mit Firmen, Kontakten und Verkaufschancen verknüpft sind. Um alle Notizen in Ihrer Autotask-Datenbank zu durchsuchen (einschließlich Projekt-, Ticket- und Vertragsnotizen) müssen Sie die globale Notizensuche verwenden. Siehe Eine globale Notizensuche ausführen.

Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Die folgenden Tool-Schaltflächen werden über dem Raster angezeigt:

Tool-Schaltfläche Beschreibung

Auf zahlreichen Suchseiten (jedoch nicht in den Widget-Rastern zum Nachforschen) können Sie eine neue Instanz des ausgewählten Objekts erstellen. Diese Schaltfläche ist sichtbar, bevor Sie eine Suche ausführen:

  • Klicken Sie auf Neu.
  • Bei den Objekten „Vertrag“, „Ticket“ und „Projekt“ können Sie mehrere unterschiedliche Objekttypen erstellen. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus.

Um Hilfe in Bezug auf das Ausfüllen der Felder zu erhalten, nutzen Sie die kontextbezogene Hilfe für die Seite, die geöffnet wird.

SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren.

HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert.

WICHTIG  Felder, die sich auf Abrechnungsartikel für Geräte und Kontakte beziehen, werden nicht exportiert.

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Exportieren und wählen Sie eine Option aus.

    2. Option Beschreibung
    Im aktuellen Format Wenn Sie diese Option auswählen oder einfach auf die Exportschaltfläche klicken, werden lediglich die Spalten exportiert, die im Suchergebnisraster angezeigt werden.
    Im Format der Importvorlage Diese Option wird für Objekte angezeigt, die importiert werden können. Eine Liste der Objekte, die im Format der Importvorlage exportiert werden können, finden Sie unter Daten importieren oder aktualisieren.

    Wenn Sie diese Option wählen, werden alle Spalten, die in der Importvorlage für die Objekt erscheinen, exportiert. Damit können Sie Ihre Datensätze auf einmal durchgehen oder aktualisieren und sie dann erneut mithilfe der Aktualisierungsoption importieren.
  1. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können.

HINWEIS  Es werden lediglich die ersten 5.000 Datensätze exportiert.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.

Zeigen Sie mit der Maus auf das Kontextmenü und treffen Sie eine Auswahl. Klicken Sie im Raster für Notizen oder To-Dos auf den Seiten „Kontaktdetails“ mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag, um auf das Menü zuzugreifen.

HINWEIS  Abgeschlossene To-Dos werden als Notizen angesehen und zeigen das Kontextmenü für Notizen an.

Menüoption Beschreibung
Allgemein
To-Do anzeigen Öffnet die Seite To-Do anzeigen. Siehe Ein To-Do anzeigen.
To-Do bearbeiten Öffnet das Fenster To-Do bearbeiten, um alle Felder zu bearbeiten. Siehe Hinzufügen und Verwalten von Aufgaben.

HINWEIS  Diese Option ist nur dann im Einsatzkalender verfügbar, wenn der Einsatzleiter Zugriff auf das CRM-Modul hat und die Autotask-Systemeinstellung zum Bearbeiten von To-Dos im Einsatzkalender aktiviert ist.
To-Do abschließen (nur für nicht abgeschlossene To-Dos) Führt die folgenden Handlungen beim To-Do aus: weist dem To-Do ein Abschlussdatum zu, aktualisiert den Status auf „Abgeschlossen“ und erstellt eine abgeschlossene To-Do-Notiz auf den Seiten „CRM-Notizen“ und „Meine Notizen“ sowie in der Registerkarte Notizen der Seiten Firmendetails, Kontaktdetails, Auftrag und Verkaufschance.

HINWEIS  Wenn Sie „To-Do abschließen“ wählen, wird dies sofort und ohne Bestätigung ausgeführt. Sie können keine Abschlussnotiz eingeben. Wenn Sie eine Notiz eingeben möchten, verwenden Sie „To-Do bearbeiten“.
Geplant festlegen (nur für abgeschlossene To-Dos) Ändert das abgeschlossene To-Do zu nicht abgeschlossen und entfernt das Abschlussdatum und den Status „Abgeschlossen“. Änderungen erscheinen in allen To-Do-Listen. Alle CRM-Notizen, die beim Abschluss des To-Dos erstellt wurden (z. B. in CRM-Detailansichten oder CRM-Notizlisten) werden entfernt.
Wenn Sie in einem CRM-Notizraster „Geplant festlegen“ auswählen, wird die Seite aktualisiert und die Notiz verschwindet.
Wenn Sie in einer To-Do-Liste oder auf der Seite „Ticketdetails“ unter „Servicetermine“ und „To-Dos“ die Option „Geplant festlegen“ auswählen, wird das To-Do (die Notiz) zu nicht abgeschlossen geändert und bleibt in der Liste.

HINWEIS  Wenn Sie „Geplant festlegen“ auswählen, wird die Änderung sofort und ohne Bestätigung vorgenommen.
To-Do löschen

Öffnet eine Meldung zur Bestätigung des Löschvorgangs („Möchten Sie fortfahren?“). Klicken Sie auf OK, um das To-Do zu löschen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Anzeigen
Organisation Öffnet die Seite Firma . Siehe Die Seite Firma. Diese Option ist auf der Registerkarte To-Dos bei Firmen nicht verfügbar.

HINWEIS  Im Einsatzkalender ist diese Option nur dann verfügbar, wenn der Einsatzleiter über die erforderlichen CRM-Objektberechtigungen verfügt.
Verkaufschance Öffnet die Verkaufschance, die mit dem To-Do verbunden ist. Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn das To-Do mit einer Verkaufschance verbunden ist.

HINWEIS  Diese Option ist im Einsatzkalender nicht verfügbar.
LiveLinks
LiveLinks Weitere Informationen finden Sie unter LiveLinks.
Menüoption Beschreibung
Allgemein
Notiz anzeigen Öffnet die Ansichtsseite der Notiz. Siehe Eine Notiz anzeigen.
Notiz bearbeiten / To-Do bearbeiten (Notiz) (für abgeschlossene To-Dos) Öffnet das Fenster „Notiz bearbeiten“. Siehe CRM-Notizen (Firma, Kontakt oder Verkaufschance) hinzufügen oder bearbeiten.
Geplant festlegen Wandelt eine Notiz in ein To-Do um und verschiebt den Eintrag von der Registerkarte Notizen zur Registerkarte To-Dos auf den Seiten „Firmendetails“, „Kontaktdetails“ und „Verkaufschancendetails“.
Wenn Sie in einem Notizenraster Geplant festlegen auswählen, wird die Seite aktualisiert und die Notiz verschwindet.
Wenn Sie in den Ticketdetails unter „Servicetermine“ und „To-Dos“ die Option Geplant festlegen auswählen, wird die Notiz in ein To-Do umgewandelt und bleibt in der Liste.

HINWEIS  Wenn Sie Geplant festlegen auswählen, wird die Änderung sofort und ohne Bestätigung vorgenommen.
Notiz löschen Öffnet ein Dialogfeld zur Bestätigung („Möchten Sie fortfahren?“). Klicken Sie auf OK, um die Notiz zu löschen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Anzeigen
Organisation Öffnet die Seite Firma . Siehe Die Seite Firma. Diese Option ist nicht auf der Registerkarte Notizen bei Firmen verfügbar.
Verkaufschance Öffnet die Verkaufschance, die mit der Notiz verbunden ist. Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn die Notiz mit einer Verkaufschance verbunden ist.
LiveLinks
LiveLinks Zeigt LiveLinks an, die über dieses Raster verfügbar sind. Siehe LiveLinks.

Mithilfe des Sammelmenüs für die Bearbeitung können Sie mehrere To-Dos oder CRM-Notizen gleichzeitig bearbeiten und löschen. Siehe Mehrere Aufgaben und Notizen bearbeiten.