CRM-Notizen (Firma, Kontakt oder Verkaufschance) hinzufügen oder bearbeiten

SICHERHEIT  Sicherheitsstufe mit CRM-Zugriff und entsprechenden Objektberechtigungen für CRM-Notizen, To-dos und Anhänge

NAVIGATION  Die Seiten „Firmendetails“, „Kontakt“ und „Verkaufschance“ > Registerkarte „Aktivität“ oder „Notizen > „Neu“

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Sie können eine Notiz hinzuzufügen und optional ein Nachfolge-To-Do für sich selbst oder einen anderen Autotask-Mitarbeiter erstellen.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Öffnen Sie das Fenster Neue CRM-Notiz oder CRM-Notiz bearbeiten.
  3. Füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

Felder mit einem roten Sternchen * sind erforderlich.

Felder Beschreibung
Allgemein
Organisationseinheit

Klicken Sie in das Feld, um aus der Dropdown-Liste die Firma auszuwählen, mit der Sie die Notiz verbinden möchten. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um nach der Firma zu suchen. Informationen zur Autotask-Datenauswahl finden Sie unter Fenster für die Datenauswahl.

Wenn Sie die Notiz aus der Firma oder Verkaufschance hinzufügen, ist das Feld Firmenname bereits ausgefüllt und schreibgeschützt. Um die Seite Kontakt anzuzeigen, klicken Sie auf .

HINWEIS  Fahren Sie mit der Maus über den Namen der Firma, um die Adresse und Telefonnummer der Firma anzuzeigen.
Kontakt Klicken Sie in das Feld, um den Kontakt auszuwählen, mit dem Sie die Notiz verbinden möchten. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um nach dem Kontakt zu suchen. In der Liste sind lediglich aktive Kontakte enthalten. Wenn es mehr als 200 aktive Kontakte gibt, ersetzt eine Datenauswahl die Dropdown-Liste. Informationen zur Autotask-Datenauswahl finden Sie unter Fenster für die Datenauswahl.

Wenn die Firma eine Tochterfirma ist, können Sie einen Kontakt aus der Liste der Kontakte der übergeordneten Firma auswählen, die unterhalb der gestrichelten Linie erscheinen. Um die Seite Kontakt anzuzeigen, klicken Sie auf . Siehe Kontakte hinzufügen und bearbeiten.

HINWEIS  Fahren Sie mit der Maus über den Kontaktnamen, um die Adresse und Telefonnummer des Kontakts anzuzeigen.
Verkaufschance Klicken Sie in das Feld, um aus der Dropdown-Liste eine aktive oder inaktive Verkaufschance auszuwählen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol, um danach zu suchen. Wenn Sie die Notiz über die Seite Verkaufschancendetails hinzufügen, ist das Eingabefeld „Verkaufschancenname“ bereits ausgefüllt und schreibgeschützt. Informationen zur Autotask-Datenauswahl finden Sie unter Fenster für die Datenauswahl. Diese Notiz erscheint auf der Registerkarte Aktivität der Verkaufschance und als eine Verkaufschancennotiz auf der Detailseite des zugewiesenen Kontakts.

Um die Verkaufschance anzuzeigen, klicken Sie auf . Weitere Informationen über Verkaufschancen finden Sie unter Überblick über den Vertrieb.

Handlung
Aufgabenart*

Art der Handlung

Die Aufgabenart kategorisiert Notizen und To-Dos und beschreibt die Art der Vertriebsaktivität. Die Aufgabenart bestimmt, ob eine Notiz oder ein To-Do in Autotask im Kalender, auf der To-Do-Liste, im Kalender und der To-Do-Liste oder weder im Kalender noch auf der To-Do-Liste erscheinen wird. Siehe Aufgabenarten.

Wählen Sie eine erforderliche Aufgabenart aus.
Zugewiesen an*

Zugewiesen an

Dieses Feld bestimmt, wer einem Objekt zugewiesen ist. Dies ist standardmäßig Ihr Name.

Um das Objekt einem anderen Benutzer zuzuweisen, wählen Sie den Benutzer aus der Dropdown-Liste im Feld Zugewiesen an aus. Die Liste enthält nur Benutzer mit Zugriff auf das CRM-Modul.

Startdatum*

 Dieses Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch bearbeitet werden.

Startzeit*

Startzeit

Geben Sie den Beginn für den Zeitraum einer Aktivität ein. Die Startzeit ist standardmäßig die aktuelle Zeit.

Enddatum*

 Dieses Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch bearbeitet werden.

Endzeit*

Endzeit

Das Ende des Zeitraums für die Aktivität. Die Endzeit ist standardmäßig die aktuelle Uhrzeit + 15 Minuten.
Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung der geplanten Aktivität in das Textfeld ein. Dieses Feld ist optional, aber wir empfehlen, dass Sie es ausfüllen.

HINWEIS  Dieses Feld ist auf 32.000 Zeichen beschränkt.

Neue Anhänge hinzufügen

Anhang hinzufügen

Um eine Datei zur Notiz hinzuzufügen, klicken Sie auf Anhang hinzufügen, wählen Sie die Art des Anhangs aus, wählen Sie eine Datei aus oder geben Sie den Datei-/Ordner- oder URL-Link ein und geben Sie dem Anhang dann einen entsprechenden Namen. Der Anhang wird im Raster mit seinem Namen, dem Datei-/Ordner-/URL-Verweis und der Größe des Anhangs aufgelistet. Um weitere Anhänge zu erstellen, klicken Sie erneut auf Anhang hinzufügen. Um einen Anhang zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol . Weitere Informationen finden Sie unter Anhänge hinzufügen und verwalten.

Neue Anhänge hinzufügen

Liste der Anhänge

Dieser Abschnitt erscheint, wenn die Notiz im Bearbeitungsmodus ist. Alle zuvor erstellten Anhänge werden im Raster mit Namen, Datei-/Ordner-/URL-Verweis und Größe des Anhangs aufgelistet. Um einen Anhang zu löschen, fahren Sie mit der Maus über das Kontextmenü und wählen Sie Anhang löschen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Anhänge hinzufügen und verwalten.

Nachfolge-To-Do
Nachfolge-To-Do Planen Sie optional ein Nachfolge-To-Do. Das To-Do erscheint in den To-Do-Listen dieses Mitarbeiters und abhängig von den Ansichtseigenschaften der ausgewählten Aufgabenart eventuell in seinem Kalender. Siehe Hinzufügen oder Bearbeiten von Aufgaben.
Benachrichtigungspanel
Benachrichtigung Um eine Benachrichtigungsmail an den Benutzer zu senden, dem Sie das To-Do zugewiesen haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benachrichtigung. Siehe Benachrichtigungspanel.
  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen oder Speichern & Neu, wenn Sie fertig sind.

Wenn das Outlook-Erweiterungsmodul verfügbar ist, können Sie auch Notizen aus dem MS Outlook-Erweiterungsmodul zu Autotask hinzufügen. Autotask muss nicht geöffnet sein, allerdings muss Microsoft Outlook offen sein, und das Outlook-Erweiterungsmodul muss konfiguriert sein.

  1. Wählen Sie im Autotask-Menüband in Outlook in der Gruppe Zu Autotask hinzufügen eines der Folgenden per Klick aus:
    • Firmennotiz
    • Kontaktnotiz
  1. Folgen Sie den obigen Schritten zum Hinzufügen einer Notiz und klicken Sie dann auf Speichern & Schließen. Die Notiz wird in Autotask erstellt.

HINWEIS  Wenn die Kalenderintegration aktiviert ist, wird durch das Speichern einer Verkaufsnotiz möglicherweise eine automatische Synchronisation der Kalendereinträge ausgelöst. Wenn die Aufgabenart der Verkaufsnotiz Kalender oder Beide lautet, erscheint die Verkaufsnotiz in Ihrem Outlook-Kalender. Siehe Aufgabenarten.

In Notizenlisten mit Auswahlfeldern können Sie mehrere Notizen gleichzeitig bearbeiten.

  1. Wählen Sie in Aufgaben- und Notiztabellen mit einem Kontextmenü mehrere Aufgaben oder Notizen aus (indem Sie die Kästchen auf der linken Seite markieren), klicken Sie dann auf das Dropdown-Symbol in der Auswahlspalte und wählen Sie Ausgewählte Elemente bearbeiten.

 

  1. Ändern Sie die Aufgaben und Notizen wie gewünscht. Weitere Informationen finden Sie Mehrere Aufgaben und Notizen bearbeitenunter.