Einführung in Rubriken

Mithilfe von Rubriken können Sie die Benutzeroberfläche für ausgewählte Objekte individuell anpassen.

Da Objekte wie beispielsweise Tickets und Geräte für eine Reihe von verschiedenen Zwecken und Workflows genutzt werden können, können Autotask-Objekte hunderte von Feldern enthalten.

BEISPIEL  Eventuell wollen Sie Tickets für Serviceanfragen von Kunden, technische Auftragsänderungen und das Onboarding von Mitarbeitern nutzen. Für jeden Workflow sind komplett unterschiedliche Felder erforderlich. Bei Geräten sind verschiedene benutzerdefinierte Felder erforderlich, um einen Router und eine Office 365-Lizenz zu erfassen.

Wenn alle eventuell für irgendeine Person nützlichen Informationen auf einer allgemeinen Objektseite angezeigt werden, bedeutet das, dass die Seite für alle Personen überladen ist. Mithilfe von Rubriken können Sie individuelle Oberflächen für einzelne Workflows erstellen.

Wenn Sie eine Rubrik auf ein Objekt anwenden, bestimmt die Rubrik, was der Mitarbeiter sieht, der an dem Objekt arbeitet. Folgendes kann mithilfe von Rubriken individuell angepasst werden:

Seitenelemente

Alle Objekte verfügen über Seitenelemente und Komponenten im Hauptteil, die auf Einträgen ausgeblendet werden können, die mit dieser Rubrik verbunden sind. Beispielsweise ist eine visuelle Zeitleiste bei Tickets, Aufgaben und Verkaufschancen optional. Siehe Hauptteil.

Felder und wie sie gruppiert werden

Mithilfe von Rubriken können Sie verwalten, welche Felder auf den Seiten „Neu“, „Details“ und „Bearbeiten“ eines Objekts sichtbar sind. Gibt es Felder, die von Ihrer Firma nicht genutzt werden?  Sie können die Rubrik nutzen, um unnötige Felder auszublenden, sodass Ihre Benutzer wichtige Informationen einfacher finden können. Die meisten (jedoch nicht alle) Felder können ausgeblendet werden, und Sie können außerdem entscheiden, wie Sie die Felder in benutzerdefinierten Abschnitten gruppieren möchten. Siehe Abschnitte & Felder.

Feldeigenschaften

Mithilfe jeder Rubrik können Sie unterschiedliche Feldeigenschaften konfigurieren. Möchten Sie einen Standardwert einrichten? Soll ein Feld bei einem Workflow erforderlich sein, um spätere Rückfragen einer anderen Abteilung zu vermeiden? Möchten Sie die Optionen einschränken, unter denen Benutzer bei einem Feld vom Typ Liste oder einer Datenbanktabelle auswählen können? Siehe Feldeigenschaften konfigurieren.

Insights

Mithilfe von Rubriken können Sie außerdem festlegen, welche Insights (wenn überhaupt) Informationen aus Objekten anzeigen, die mit dem Eintrag verbunden sind. Soll die Verkaufschance Details über die zugehörige Projektierung bieten? Siehe Die Registerkarte „Insights“.

Rubriken sind gegenwärtig für die folgenden Objekte verfügbar:

• Organisation
• RMM-Gerät
• Verkaufschance
• Aufgabe
• Ticket

Sie können bis zu 100 Kategorien pro Einheit erstellen.

Um Ihnen den Anfang zu erleichtern, bietet Autotask Systemrubriken für alle Objekte:

• Die Rubrik Standard beinhaltet alle Tools und Felder, die für das Autotask-Objekt verfügbar sind. Sie beinhaltet außerdem alle benutzerdefinierten Felder, die Ihre Firma erstellt hat. Wenn die von Ihnen benötigten Informationen nicht in der Rubrik Standard beinhaltet sind, bietet die Rubrik wahrscheinlich einen Link zu ihnen.
• Standard (nicht bearbeitbar) ist mit Standard identisch. Sie können sie kopieren, um neue Rubriken zu erstellen, jedoch können Sie sie nicht bearbeiten. Damit wird sichergestellt, dass Sie immer über eine Baseline-Rubrik verfügen.

Bei Geräten und Tickets sind weitere Systemrubriken verfügbar. Siehe System.

Ob Sie zusätzliche Kategorien für eine Entität benötigen, hängt von Ihren Workflows und Einstellungen ab. Sie sollten zumindest die Systemrubrik Standard für jedes Objekt präzisieren, indem Sie Felder ausblenden, die von Ihrer Firma nicht verwendet werden.

Den schrittweisen empfohlenen Vorgang finden Sie unter Rubriken einführen. Vorschläge, wie Sie Rubriken auf unterschiedliche Weise nutzen können, finden Sie unter Rubriken verwenden.

Gilt nur für Aufgaben- und Ticketrubriken.

Aufgaben- und Ticketrubriken können bei der Sicherheit eine Rolle spielen. Wenn Sie externe Benutzer (z. B. freie Mitarbeiter) oder interne Benutzer haben, die lediglich beschränkten Zugriff benötigen, können Sie Aufgaben- und Ticketrubriken konfigurieren, die speziell auf diesen Zweck zugeschnitten sind, und dann ein Zugriffsrecht nutzen, dass alle Tickets oder Aufgaben mithilfe dieser Rubrik wiedergibt, egal, wie die zugewiesene Aufgaben- oder Ticketrubrik lautet. Siehe Alle Tickets wiedergeben als Ticketrubrik: und Alle Aufgaben wiedergeben als Aufgabenrubrik:.

Es kann sein, dass manche Benutzer bestimmte Arten von Tickets oder Geräten eher erstellen als andere. Um das Erstellen zu vereinfachen, können Benutzer eine Standardrubrik zum Erstellen von neuen Objekten auswählen, oder Rubrikfavoriten markieren, unter denen sie zur Auswahl aufgefordert werden. Diese Standards werden von jedem einzelnen Benutzer auf der Seite „Einstellungen“ ausgewählt. Siehe Einstellungen.