Der Beschaffungs-Workflow

Wenn Sie einen Bestandsartikel zu Ihrem Angebot hinzufügen, wird auf der Seite Neuer angebotener Artikel die Anzahl der Lagerartikel angezeigt, die an allen Lagerorten verfügbar sind. Sie können Lagerartikel für Ihr Angebot reservieren, um sicherzustellen, dass diese beim Abschluss Ihrer Deals weiterhin verfügbar sind. Siehe Gelagerte Artikel für angebotene Artikel reservieren (Beschaffung erforderlich).

Wenn Sie das Geschäft abschließen und den Assistent: Gewonnene Verkaufschance ausführen, erstellt dieser die Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten für angebotene Artikel sowie einen Auftrag zur Erfassung der Warenposten. Siehe Aktivieren/Erstellen/Zuweisen.

• Die Warenposten, die der Beschaffung unterliegen, durchlaufen das Beschaffungsverfahren. Posten, die nicht der Beschaffung unterliegen, werden auf Liefer-/Versandbereit aktualisiert und erscheinen auf der Registerkarte Lieferung/Versand.
• Der Auftrag sammelt alle auf die Bestellung bezogenen Informationen an einer Stelle, einschließlich Notizen und To-Dos. Somit können Sie die Artikel bis zur Lieferung und Auftragserfüllung verfolgen. Siehe Aufträge suchen und verwalten.
• Warenposten, die direkt einem Ticket, Projekt oder Vertrag hinzugefügt werden und auf einem Artikel basieren, der der Beschaffung unterliegt, durchlaufen außerdem den Beschaffungsprozess. Sie können Artikel für den Warenposten entnehmen und Artikel aus dem Warenposten übertragen oder liefern/versenden. Siehe Einen sortierten Artikel für einen Warenposten entnehmen und Einen bereits sortierten Artikel auf einem Warenposten liefern oder versenden.

Angebotene Artikel, die keine Bestände sind, müssen gekauft werden, wenn Sie den Deal abschließen. Wenn diese Artikel der Beschaffung unterliegen, wird deren Status auf Muss bestellt/erfüllt werden gesetzt, sobald Sie den Assistent: Gewonnene Verkaufschance ausführen. Danach werden sie automatisch zur Seite Kaufgenehmigung (falls erforderlich) oder zum Einkaufweitergeleitet. Siehe Gewonnene Verkaufschancen abschließen.

Ihre Firma kann für Käufe über einen bestimmten Betrag eine Kaufgenehmigung erfordern. Diese Käufe werden zur Seite Kaufgenehmigung weitergeleitet. Über diese Seite können Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten den Kauf genehmigen oder ablehnen. Siehe Genehmigungen für den Kauf (Beschaffung erforderlich).

Die Genehmigungsanforderung sowie der Betrag, der sie auslöst, werden durch eine Systemeinstellung festgelegt. Siehe Systemeinstellungen für die Bestandsführung.

Wenn der Status eines Warenpostens auf Muss bestellt/erfüllt werden gesetzt wird und die Kaufgenehmigung erteilt wird (falls erforderlich), wird der Artikel an die Seite Kauf & Erfüllung weitergeleitet.

• Eine an das Einkaufsteam gesendete E-Mail informiert darüber, dass die Posten bestellt werden müssen. Das Einkaufsteam wird mithilfe einer Systemeinstellung für die Bestandsführung eingerichtet. Siehe Einkaufsteam.
• Auf der Seite Kauf & Erfüllung werden alle Warenposten aufgelistet, die bestellt werden müssen. Hier können Sie mehrere Posten auswählen und auf eine Schaltfläche klicken, um eine Bestellung zu erstellen, die alle ausgewählten Posten enthält. Obwohl Sie Posten von verschiedenen Lieferanten auswählen können, kann die Bestellung nur einen Lieferant enthalten.
• Wenn Sie Ihre Bestellung einreichen, wird der Warenpostenstatus der Bestellpositionen zu „Bestellt“ geändert. Die Posten werden zur Seite Warenannahme weitergeleitet. Siehe Bestellungen über die Seite Kauf & Erfüllung erstellen (Beschaffung erforderlich).

Bestellpositionen mit dem Status Bestellt erscheinen auf der Seite Warenannahme. Auf dieser Seite können Sie einen oder mehrere Posten aus derselben Bestellung auswählen und dann auf Vollständig/Teilweise erhalten klicken, um die Seite Bestellung erhalten zu öffnen. Hier kann der Eingang bestellter Posten erfolgen.

• Wenn Sie nicht die komplette Bestellmenge eines Artikels erhalten, werden die erhaltenen Einheiten auf Liefer- oder versandbereit gesetzt und sie werden auf die Seite Lieferung & Versand verschoben. Die restlichen Einheiten verbleiben auf der Seite Warenannahme mit dem Status Muss bestellt/erfüllt werden.
• Wenn die Einheiten des Warenpostens auf unterschiedliche Status gesetzt sind, kann der Warenposten auf mehreren Beschaffungsseiten erscheinen.
• Wenn alle Bestellpositionen vollständig eingegangen sind, wird der Status der Bestellung auf Vollständigerhalten gesetzt. Ansonsten wird der Status auf Teilweise erhalten gesetzt. Siehe Die Seite Warenannahme (Beschaffung erforderlich).

Wenn eine Bestellung die Lieferadresse auf die ausgewählte Organisation setzt, werden empfangene Artikel an diese Organisation versandt und der Ladestatus wird automatisch auf Geliefert/Versendet gesetzt. Alle anderen Artikel sind auf Liefer-/Versandbereit gesetzt.

Alle Artikel erscheinen auf der Seite Lieferung & Versand. Diese Seite enthält zwei Registerkarten, eine für liefer-/versandbereite Artikel und eine andere für Artikel mit dem Status Geliefert/Versendet.

• Auf beiden Registerkarten können Sie Entnahmelisten oder Packlisten für die ausgewählten Artikel ausdrucken. Wenn Sie Posten für den Versand an unterschiedliche Zielorte auswählen, wird für jeden Ort eine separate Liste erstellt.
• Wenn die Posten unterwegs sind, können Sie auf Liefern/Versenden klicken und den Status zu Geliefert/Versendet ändern. In Autotask wird eine Übertragungsaufzeichnung erstellt. Die Artikel werden zur Registerkarte Geliefert/Versendet weitergeleitet.
• Auf der Registerkarte Geliefert/Versendet werden alle Artikel mit dem Status Geliefert/Versendet aufgelistet. Bei Bedarf können Sie über diese Liste die Lieferung oder den Versand von Artikel stornieren und Entnahme- und Packlisten erstellen. Siehe Die Seite Lieferung & Versand (Beschaffung erforderlich).
• Klicken Sie auf dieser Seite, um Artikel auszuwählen, die liefer- oder versandbereit sind.

HINWEIS  Sie können auch über die Seite Neuer Warenposten oder Warenposten bearbeiten Artikel liefern oder versenden. Siehe Einen bereits sortierten Artikel auf einem Warenposten liefern oder versenden.

Wenn die letzten nicht erfüllten Artikel des Auftrags gesendet/geliefert wurden, können Sie den Auftrag auf Erfüllt setzen. Alternativ können Sie den Auftrag manuell bearbeiten und den Status Erfüllt auswählen. Siehe Aufträge suchen und verwalten.

HINWEIS  Der Status des Auftrags wird nie automatisch auf Erfüllt gesetzt.

Wie alle Warenposten erscheinen die Artikel, die den Beschaffungsvorgang durchlaufen, auf der Seite Genehmigen & Buchen. Sie können die Warenposten unabhängig von deren Postenstatus jederzeit buchen (abhängig vom Workflow Ihrer Firma).

WICHTIG  Wenn die Lieferung/der Versand eines Warenpostens storniert wurde und der Warenposten jedoch gebucht wurde, wird der gebuchte Warenposten nicht automatisch entfernt.

Wenn der Status einer Bestellposition aktualisiert wird, kann der Beschaffungsprozess automatisch Benachrichtigungen an beteiligte Personen senden:

• Den Verantwortlichen für den Warenposten (den Benutzer, der den Warenposten erstellt hat)
• Den verantwortlichen Mitarbeiter des Tickets für einen Ticketwarenposten.
• Den Projektleiter für einen Projektwarenposten
• Den Verkaufschancen-Verantwortliche für einen angebotenen Artikel.
• Den Auftragsverantwortlichen (falls sich dieser vom Verkaufschancen-Verantwortlichen unterscheidet)
• Darüber hinaus wird beim Weiterleiten von Artikeln auf die Seite Kauf & Erfüllung eine Benachrichtigung an das Einkaufsteam gesendet, wenn die Einkaufsteam Systemeinstellung eingerichtet wurde.

Siehe Bestandsbenachrichtigungen aktivieren/deaktivieren.