Die Seite Warenannahme (Beschaffung erforderlich)

BEVOR SIE BEGINNEN  Diese Seite ist nur dann verfügbar, wenn „Beschaffung“ aktiviert ist. Siehe Aktivierungen.

HINWEIS  Wenn die Beschaffung nicht auf Ihrer Site aktiviert ist, müssen Sie Bestellpositionen über die Suchseite für Bestellungen erhalten. Siehe Bestellpositionen erhalten oder deren Eingang stornieren.

Informationen über die Seite „Warenannahme“

Wenn Sie über die Suchseite für Bestellungen Waren annehmen, müssen Sie die Bestellnummer kennen, um die zu empfangenden Bestellpositionen finden zu können.

Nicht so auf der Seite Warenannahme. Auf dieser Seite werden alle Bestellpositionen aufgelistet, bei denen der Postenstatus Bestellt ist. Sie können mithilfe von zahlreichen anderen Filtern (einschließlich Artikel, Lieferant oder Artikelnummer des Herstellers) nach einer Bestellposition suchen, die in einer Lieferung enthalten ist. Dies ist einfacher und schneller, als mehrere Bestellungen zu durchsuchen.

Sobald Sie einen Artikel finden, der in einer Lieferung enthalten ist, können Sie direkt die Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren öffnen.

HINWEIS  Sie können weiterhin nur Posten für eine einzelne Bestellung auf einmal erhalten.

Suchen nach Artikeln zur Annahme

Sie können nur Artikel aus jeweils einer Bestellung in Empfang nehmen. Um Artikel anzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
2. Suchen Sie nach den Artikeln, die Sie in Empfang nehmen wollen. Sie können die Spaltenfilter verwenden, um die Inhalte des Rasters selektiv zu filtern.
   
Spaltenbeschreibungen für Beschaffungsseiten

Spalte	Beschreibung
Verfügbar	Verfügbar Dieses Feld bezieht sich auf bereits sortierte Artikel, Bestellpositionen und angebotene Artikel, die Sie im Bestand haben. Es gibt die Stückzahl dieses Postens an, die aktuell am angegebenen Lagerort verfügbar sind. Verfügbar = (Lagerbestand - Reserviert/Entnommen). Wenn ein Angebot verloren geht, wird die Reservierung freigegeben und der Artikel im Lagerbestand wird auf den Status Verfügbar gesetzt.
Organisation	Die Firma, die mit dem Auftrag oder dem Ticket-, Vertrags- oder Projektwarenposten verbunden ist. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Kaufdatum	Kaufdatum Das Datum, an dem der Posten gekauft wurde. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. Standardmäßig wird das Kaufdatum der Warenposten in diesem Feld angezeigt. Dieses Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch bearbeitet werden.
Geschätztes Eingangsdatum (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Geschätztes Eingangsdatum Sie können ein geschätztes Eingangsdatum für Bestellpositionen eingeben. Das Feld Geschätztes Eingangsdatum erscheint im Memoformular der Seite Bestellposition. Außerdem gibt es das Fenster Geschätztes Eingangsdatum, das beim Einreichen einer Bestellung geöffnet wird. Über dieses Fenster können Sie ein geschätztes Eingangsdatum für beliebige Posten der Bestellung angeben, bei denen kein Datum angegeben ist.
Gesamtkosten (nur auf der Seite „Genehmigung des Kaufs verfügbar“)	Der Einkaufspreis multipliziert mit der Anzahl.
Interne Rechnungsnummer	Interne Rechnungsnummer Eine interne Rechnungsnummer für den Warenposten, die lediglich als Referenz verwendet wird.
Interne Bestellnummer	Interne Bestellnummer Eine interne Bestellnummer für einen Warenposten. Diese ist nur als interne Referenz gedacht und wird nicht bei der Abrechnung verwendet.
Artikelnummer des Herstellers	Die dem Artikel zugewiesene Teilenummer des Herstellers.
Notizen	Diese Spalte zeigt Notizen an, die dem Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten hinzugefügt wurden. Diese Notizen können bearbeitet werden, sofern der Warenposten noch nicht abgerechnet wurde.
Lagerbestand	Das Feld Lagerbestand zeigt die Anzahl der Lagerartikel an einem bestimmten Lagerort an. Lagerartikel werden als Lagerbestand angesehen, wenn sie verfügbar, entnommen oder reserviert sind.
Bestellnummer (nur auf den Seiten „Warenannahme und Lieferung & Versand“ verfügbar)	Bestellnummer Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, und wird immer auf Arbeitsaufwand und Warenposten angewandt. Wenn Sie einem Angebot eine Bestellnummer zuweisen (auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen) und dann die damit verbundene Verkaufschance unter Verwendung des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance abschließen, übernehmen alle Warenposten, die im Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt wurden, die Bestellnummer. Wenn Sie einem Vertrag eine Bestellnummer zuweisen, übernehmen die zugehörigen Rechnungspositionen die Bestellnummer des Auftrags. Wenn Sie Projekten, Tickets oder Aufgaben eine Bestellnummer zuweisen, setzt diese Bestellnummer die Bestellnummer des zugeordneten Vertrags außer Kraft. Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma. Siehe Mit Bestellnummern arbeiten.
Gebucht (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Ein Häkchen zeigt an, dass der Warenposten genehmigt und gebucht wurde.
Hauptlieferant (nur auf den Seiten „Genehmigungen für den Kauf“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Der angegebene Standardlieferant für den Artikel, auf dem der Warenposten basiert. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Artikel	Der Artikel, auf dem der Warenposten basiert. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Warenpostenseite zu öffnen.
SKU für Artikel (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Die Artikelnummer (SKU, Stock Keeping Unit), die dem Artikel zugewiesen ist.
Erforderliche Anzahl (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Die Anzahl, die bestellt werden muss, um den Warenposten zu erfüllen.
Reserviert / Entnommen	Die Anzahl der Artikel, die bereits entnommen oder reserviert wurden. Klicken Sie auf den Hyperlink, um das Fenster Reservierte/Entnommene Details zu öffnen.
Auftrag	Der Name des Auftrags, der mit dem Warenposten verbunden ist. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Seite Auftragsdetails zu öffnen.
Versand an (nicht bei Genehmigungen für den Kauf verfügbar)	Die in der Bestellung angegebene Versandadresse. Wenn der Artikel nicht mit einer Bestellung verbunden ist, wird die Versandadresse des Auftrags angezeigt.
Ticket/ Projekt/ Vertrag	Der Name des zugehörigen Projekts oder Vertrags oder die Nummer des zugehörigen Tickets. Klicken Sie auf den Hyperlink, um das übergeordnete Objekt zu öffnen.
Lieferant (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Auf der Seite Warenannahme wird in der Spalte Lieferant der Lieferant angezeigt, mit dem die Bestellung getätigt wurde (nicht der Hauptlieferant). Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Nummer der Lieferantenrechnung (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Nummer der Lieferantenrechnung Die Nummer der Lieferantenrechnung ist mit Bestellpositionen verbunden, wenn sie als bestellte Artikel in Autotask eingehen. Die gleiche Lieferantenrechnungsnummer wird allen Bestellpositionen zugewiesen, die in derselben Sendung eingegangen sind. Wenn eine Bestellposition teilweise über mehrere Sendungen empfangen wird, kann sie über mehrere zugehörige Lieferantenrechnungsnummern verfügen. Auf der Bestellung ist das Feld Nummer der Lieferantenrechnung schreibgeschützt, wenn der erste Posten der Bestellung eingegangen ist. Sie enthält alle Nummern der Lieferantenrechnung, die mit allen zur Bestellung gehörenden Bestellpositionen verbunden sind (durch Kommas getrennt). Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Nummer der Lieferantenrechnung bei erhaltenen Bestellpositionen und beim manuellen Hinzufügen von Lagerartikeln zu Beständen anfordern Systemeinstellung aktiviert ist. Geben Sie die Nummer der Lieferantenrechnung ein, die mit den von Ihnen empfangenen Bestellpositionen verbunden ist.

HINWEIS  Ein einzelner Warenposten kann auf mehr als einer Beschaffungsseite (Genehmigungen für den Kauf, Kauf & Erfüllung, Warenannahme und Lieferung & Versand) gleichzeitig angezeigt werden, wenn Einheiten mit unterschiedlichen Status vorhanden sind. Zum Beispiel kann ein Artikel einige Einheiten mit dem Status Liefer-/Versandbereit und einige Einheiten mit dem Status Bestellthaben.

3. Markieren Sie die Kontrollkästchen für einen oder mehrere in Empfang zu nehmende Artikel oder nutzen Sie die Sammelauswahl in der Überschriftszeile.
4. Klicken Sie auf Vollständig/teilweise erhalten. Die Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren wird geöffnet. Details zur Annahme von Bestellpositionen finden Sie unter Bestellpositionen erhalten oder deren Eingang stornieren.

Was geschieht, wenn Artikel angenommen werden?

Die folgenden Statusupdates werden vorgenommen, wenn Sie die Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren speichern:

• Wenn die erhaltende Anzahl = die bestellte Anzahl für alle Posten aus der Bestellung ist, wird der Bestellstatus auf Vollständig erhalten gesetzt.
• Wenn die erhaltene Anzahl < die bestellte Anzahl für einen oder mehrere Warenposten ist, wird der Bestellstatus auf Teilweise erhalten gesetzt.

• Für jeden Warenposten wird, wenn die erhaltene Anzahl = die bestellte Anzahl ist und die Bestellung so konfiguriert ist, dass direkt an eine ausgewählte Firma versandt wird, der Status für den zugehörigen Warenposten auf Geliefert/Versendet gesetzt wird. Diese Einträge erscheinen nicht länger auf der Seite Warenannahme. Sie erscheinen auf der Registerkarte Geliefert/Versendet auf der Seite Lieferung/Versand.

• Wenn die erhaltene Anzahl für einen Warenposten weniger als die bestellte Anzahl ist, bleibt der Status für den Warenposten Bestellt. Der Warenposten bleibt auf der Seite Warenannahme, erscheint jedoch außerdem auf der Seite Lieferung/Versand. Beide Seiten zeigen die erhaltene Anzahl sowie die noch benötigte Anzahl an. Wie bei den vollständig erhaltenen Warenposten bestimmt das Optionsfeld Versand an auf der Bestellung, auf welcher Registerkarte Lieferung/Versand der Warenposten erscheint.

• In den Fenstern Neuer Warenposten und Warenposten bearbeiten weisen Posten, die vollständig, jedoch nicht abwesend eingegangen sind, den Status Entnommen auf. Die Spalte Geliefert/Versendet zeigt einen Link zum Liefern/Versenden des Postens an.

• Wenn auf der Bestellung der Versand an die Zentrale oder eine andere Adresse angegeben ist, wird der Status für den Warenposten auf Liefer- oder versandbereit gesetzt, und der Warenposten erscheint auf der Registerkarte Liefer- oder versandbereit der Seite Lieferung/Versand.

• Wenn der Einkaufspreis auf der Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren geändert wird und dann beim Speichern der Einkaufspreis auf dem Vertragswarenposten, dem Projektwarenposten, dem Ticketwarenposten, dem Auftrag und dem Angebot aktualisiert wird. Für die Berichterstattungszwecke verwendet Autotask PSA den Einkaufspreis auf der erhaltenen Bestellung beim Berechnen der Rentabilität.

• Es wird eine Benachrichtigungsmail an den Mitarbeiter gesendet, der den Warenposten erstellt hat, an den verantwortlichen Ticketmitarbeiter bei einem Ticketwarenposten, an den Projektleiter bei einem Projektwarenposten, an den Verkaufschancen-Verantwortlichen bei einem angebotenen Artikel und an den Auftragsverantwortlichen, falls sich dieser vom Verkaufschancen-Verantwortlichen unterscheidet.

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