Systemeinstellungen für die Bestandsführung

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von „Anwendungsübergreifenden (gemeinsamen) Funktionen". Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Die Beschreibung einer Bestellposition kann entweder mit der Beschreibung des Artikels aus der Artikelliste, des angebotenen Artikels oder des Vertrags-, Ticket- oder Projektwarenpostens ausgefüllt werden.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie den Standard aus, der auf alle neuen Bestellungen angewandt werden soll. Diese Einstellung kann auf der Bestellung überschrieben werden.

Bestandsereignisse lösen standardmäßig eine Benachrichtigung an die folgenden Empfänger aus:

Im Abschnitt Bestände der Seite Systemeinstellungen werden die Ereignisse, die gegenwärtig Benachrichtigungen auslösen, in der Spalte Einstellungswert aufgelistet. Wenn keine Ereignisse Benachrichtigungen auslösen, ist der Wert deaktiviert.

Gehen Sie wie folgt vor, um Benachrichtigungen für ausgewählte Ereignisse zu deaktivieren oder zu aktivieren:

1. Klicken Sie auf Klicken Sie zum Bearbeiten hier.

2. Markieren Sie die Kontrollkästchen für einzelne Ereignisse bzw. heben Sie deren Markierung auf.

HINWEIS  Sie können die Standardempfänger nicht ändern.

Das Feld Bestellnummer ist in Bestellrastern, Dashboard-Raster zum Nachforschen und als Variable in der Bestellvorlage verfügbar. Es wird automatisch erhöht, wobei mit der Zahl in dieser Einstellung begonnen wird.

Dieses Feld ist immer ausgefüllt. Wenn in Ihrer Datenbank keine Bestellungen erstellt wurden, ist der Standardwert = 1. Wenn eine oder mehr Bestellungen in Ihrer Datenbank erstellt wurden, entspricht der Standardwert der neuesten Bestellnummer + 1.

Der Wert kann alphanumerisch sein, muss allerdings mit einem numerischen Zeichen enden. Lediglich die numerischen Zeichen nach dem letzten nicht numerischen Zeichen werden erhöht.

BEISPIEL  Wenn der aktuelle Wert 123A456 lautet, wird der nächste Wert 123A457. Wenn der aktuelle Wert 123A999 lautet, wird der nächste Wert 123A1000.

Sie können den Wert zu einem beliebigen Wert ändern, jedoch werden Sie gewarnt, dass das Ändern der Einstellung Nächste Bestellnummer möglicherweise zu einer Unterbrechung bei Bestellnummern und/oder dem Erstellen von mehreren Bestellungen mit derselben Bestellnummer führt.

Mithilfe dieser Einstellung können Sie eine Gruppe von Benutzern erstellen, für die das Genehmigen von Käufen über einem festgelegten Betrag oder für alle Käufe verantwortlich ist. Eine E-Mail wird an alle von Ihnen ausgewählten Benutzer sowie alle im FeldAndere E-Mails eingegebenen E-Mail-Adressen gesendet.

• Um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf den Link Hier zur Bearbeitung klicken um das FensterEinkaufsteam zu öffnen. Das Fenster zeigt Verfügbare Mitarbeiter und Ausgewählte Mitarbeiter an. Doppelklicken Sie auf Namen, um sie von einer Liste in die andere zu verschieben.
• Um andere E-Mail-Empfänger hinzuzufügen, geben Sie E-Mail-Adressen ein oder löschen Sie sie. Trennen Sie mehrere Adressen durch ein Semikolon.

Der erste ausgewählte Name gefolgt von (+Zahl) zeigt die Anzahl der zusätzlich ausgewählten Mitarbeiter an, die benachrichtigt werden. Weitere E-Mail–Adressen werden separat nach dem Namen aufgelistet.

Diese Systemeinstellung legt fest, ab welchem Betrag ein angebotener Artikel genehmigt werden muss, bevor das Einkaufsteam ihn bestellen kann. Bei Autotask-Instanzen mit Multi-Währung wird der Währungsindikator für die interne Währung angezeigt.

• Wenn Sie eine Genehmigung für Warenposten ab einem bestimmten Geldbetrag erforderlich machen möchten, geben Sie diesen Betrag hier an. Ein angebotener Artikel mit Gesamtpreis > = dem angegebenen Betrag wird automatisch an den Genehmigungsvorgang weitergeleitet, bevor die Bestellung erfolgen kann.
• Wenn keine Genehmigung für Warenposten erforderlich sein soll, lassen Sie das Feld leer.
• Falls alle angebotenen Artikel den Genehmigungsvorgang durchlaufen sollen, geben Sie „0“ in dieses Feld ein.

HINWEIS  Wenn ein Artikel auf Genehmigung wartet und ein Administrator den Betrag der Systemeinstellung senkt, sodass dieser über dem abrechenbaren Betrag des Artikels liegt, ist für den Artikel weiterhin eine Genehmigung erforderlich. Er wird nicht automatisch genehmigt.

Diese Einstellung ist standardmäßig nicht aktiviert.

Wenn diese Einstellung markiert ist, muss der Benutzer auf der Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren einen Wert für die Nummer der Bestellung eingeben. Sie müssen außerdem eine Nummer für die Lieferantenrechnung eingeben, wenn Sie manuell Lagerartikel hinzufügen, indem Sie einen Bestandsartikel erstellen oder bearbeiten, und das Feld Nummer der Lieferantenrechnung ist auf der Seite Belegdetails erforderlich.

Diese Systemeinstellung bestimmt die Anzeige eines Dialogfensters, mit dem der Benutzer aufgefordert wird, den Grund einzugeben, warum er die Lagerbestandsanzahl eines Bestandsartikels manuell aktualisiert hat oder wenn er den Eingang einer Bestellposition storniert.

Wählen Sie eine Option aus, um festzulegen, wie Autotask PSA den Einkaufspreis eines Lagerartikels mit mehreren Einkaufspreisen bestimmt, wenn der Artikel als angebotener Artikel oder Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten ausgewählt wird.

Artikel, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten in die Bestandsführung aufgenommen wurden, können unterschiedliche Einkaufspreise haben. Wenn Sie einen Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten erstellen oder einen Artikel im Angebot haben, bei dem Einheiten zu unterschiedlichen Preisstufen gekauft wurden, muss Autotask PSA wissen, welche Kosten standardmäßig angewandt werden sollen. Diese Systemeinstellung gilt nur für Artikel mit mehreren Einkaufspreisen.

Die Auswahlen werden nachfolgend mithilfe des folgenden Beispiels erklärt:

BEISPIEL  2 Einheiten eines Artikels wurden am 3. Januar zu je 50 € erhalten, 5 Einheiten desselben Artikels wurden am 7. Januar zu 55 € erhalten. Der Bestandsartikel hat somit 7 Einheiten im Lagerbestand und zwei Einkaufspreise (50 $ und 55 $). 4 Einheiten werden aus dem Bedarf verkauft, sodass 3 Einheiten im Lagerbestand verbleiben.

Die vier Optionen zur Ermittlung des Einkaufspreises lauten wie folgt:

• Durchschnittliche Kosten: Errechnet und verwendet den durchschnittlichen Einkaufspreis aller erhaltenen Einheiten des Lagerartikels, einschließlich Einheiten, die nicht länger im Lagerbestand sind. Im obigen Beispiel sind 2 Einheiten des Artikels zu 50 € und weitere 5 Einheiten zu 55 € eingegangen. Die durchschnittlichen Kosten wären 53,57 €, d. h. [((2 x 50 €) + (5 x 55 €)) / 7]. Alle 7 Einheiten werden bei der Berechnung verwendet, selbst wenn 4 bereits verkauft wurden.
• Kosten der Einheit(en), deren Erhalt/Hinzufügen am längsten zurückliegt: Verwendet den Einkaufspreis des gelieferten Artikels, der am weitesten in der Vergangenheit erhalten oder hinzugefügt wurde. Im vorstehenden Beispiel beträgt der Einkaufspreis 50 €, laut Eingang vom 3. Januar. Dies sind weiterhin die verwendeten Kosten, auch wenn 4 Einheiten bereits verkauft wurden.
• Kosten der Einheit(en), die am neuesten eingegangen/hinzugefügt wurde(n): Verwendet den Einkaufspreis des Lagerartikels, der zuletzt eingegangen ist oder hinzugefügt wurde. Im vorstehenden Beispiel beträgt der Einkaufspreis für alle Einheiten 55 €, laut Eingang vom 7. Januar, unabhängig davon, wie viele verkauft wurden.
• Immer Einkaufspreis des Artikels verwenden: Verwendet den Einkaufspreis des Artikels, wie für den Artikel in der Artikelliste eingegeben. Mithilfe dieser Option können Sie festlegen, welcher Einkaufspreis auf die verkauften Artikel angewandt wird. Siehe Einen Artikel hinzufügen, bearbeiten oder kopieren.

Wenn für den ausgewählten Bestandsartikel keine Lagerbestandsartikel vorhanden sind, entspricht der angewandte Preis dem Einkaufspreis für den Artikel in der Artikelliste.