Genehmigungen für den Kauf (Beschaffung erforderlich)

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Der Berechtigung zum Genehmigen und Ablehnen von Bestandsartikeln. Siehe Posten genehmigen/ablehnen.

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Die Berechtigung zum Genehmigen oder Ablehnen eines Warenpostenkaufs wird über die auf Ihre Autotask-Zugriffsrechte angewandten benutzerdefinierten Einstellungen erteilt. Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Posten genehmigen/ablehnen.

Ein Warenpostenkauf muss genehmigt werden, wenn Folgendes zutrifft:

• Dem Warenposten muss ein Artikel zugrunde liegen, welcher der Beschaffung unterliegt. Siehe Beschaffung nicht erforderlich.

• Die Gesamtkosten für einen angebotenen Artikel, Ticket-, Vertrags- oder Projektwarenposten sind gleich oder größer als der von Ihrer Firma festgelegte Betrag. Der Betrag, der den Genehmigungsprozess auslöst, wird mithilfe einer Systemeinstellung festgelegt. Siehe Vor Bestellung von angebotenen Artikeln, deren erweiterte Kosten größer oder gleich einem angegebenen Betrag sind, Genehmigung anfordern.

• Der Status des Warenpostens lautet Muss bestellt/erfüllt werden.

Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, setzt Autotask den Status des Warenpostens automatisch auf Warten auf Genehmigung, und der Warenposten wird auf der Seite Genehmigungen für den Kauf angezeigt.

Auf der Seite Genehmigungen für den Kauf werden alle Artikel mit dem Status Warten auf Genehmigung aufgelistet. Sie können die Spaltenfilter verwenden, um nach bestimmten Artikeln zu suchen. Die Spaltenauswahl für das Raster enthält die Spalten der folgenden Tabelle.

Spaltenbeschreibungen für Beschaffungsseiten

Spalte	Beschreibung
Verfügbar	Verfügbar Dieses Feld bezieht sich auf bereits sortierte Artikel, Bestellpositionen und angebotene Artikel, die Sie im Bestand haben. Es gibt die Stückzahl dieses Postens an, die aktuell am angegebenen Lagerort verfügbar sind. Verfügbar = (Lagerbestand - Reserviert/Entnommen). Wenn ein Angebot verloren geht, wird die Reservierung freigegeben und der Artikel im Lagerbestand wird auf den Status Verfügbar gesetzt.
Organisation	Die Firma, die mit dem Auftrag oder dem Ticket-, Vertrags- oder Projektwarenposten verbunden ist. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Kaufdatum	Kaufdatum Das Datum, an dem der Posten gekauft wurde. Dieses Feld ist für Vertragswarenposten deaktiviert, die über Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- oder Ticketkäufe erstellt wurden. Standardmäßig wird das Kaufdatum der Warenposten in diesem Feld angezeigt. Dieses Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum, kann jedoch bearbeitet werden.
Geschätztes Eingangsdatum (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Geschätztes Eingangsdatum Sie können ein geschätztes Eingangsdatum für Bestellpositionen eingeben. Das Feld Geschätztes Eingangsdatum erscheint im Memoformular der Seite Bestellposition. Außerdem gibt es das Fenster Geschätztes Eingangsdatum, das beim Einreichen einer Bestellung geöffnet wird. Über dieses Fenster können Sie ein geschätztes Eingangsdatum für beliebige Posten der Bestellung angeben, bei denen kein Datum angegeben ist.
Gesamtkosten (nur auf der Seite „Genehmigung des Kaufs verfügbar“)	Der Einkaufspreis multipliziert mit der Anzahl.
Interne Rechnungsnummer	Interne Rechnungsnummer Eine interne Rechnungsnummer für den Warenposten, die lediglich als Referenz verwendet wird.
Interne Bestellnummer	Interne Bestellnummer Eine interne Bestellnummer für einen Warenposten. Diese ist nur als interne Referenz gedacht und wird nicht bei der Abrechnung verwendet.
Artikelnummer des Herstellers	Die dem Artikel zugewiesene Teilenummer des Herstellers.
Notizen	Diese Spalte zeigt Notizen an, die dem Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten hinzugefügt wurden. Diese Notizen können bearbeitet werden, sofern der Warenposten noch nicht abgerechnet wurde.
Lagerbestand	Das Feld Lagerbestand zeigt die Anzahl der Lagerartikel an einem bestimmten Lagerort an. Lagerartikel werden als Lagerbestand angesehen, wenn sie verfügbar, entnommen oder reserviert sind.
Bestellnummer (nur auf den Seiten „Warenannahme und Lieferung & Versand“ verfügbar)	Bestellnummer Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, und wird immer auf Arbeitsaufwand und Warenposten angewandt. Wenn Sie einem Angebot eine Bestellnummer zuweisen (auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen) und dann die damit verbundene Verkaufschance unter Verwendung des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance abschließen, übernehmen alle Warenposten, die im Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt wurden, die Bestellnummer. Wenn Sie einem Vertrag eine Bestellnummer zuweisen, übernehmen die zugehörigen Rechnungspositionen die Bestellnummer des Auftrags. Wenn Sie Projekten, Tickets oder Aufgaben eine Bestellnummer zuweisen, setzt diese Bestellnummer die Bestellnummer des zugeordneten Vertrags außer Kraft. Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma. Siehe Mit Bestellnummern arbeiten.
Gebucht (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Ein Häkchen zeigt an, dass der Warenposten genehmigt und gebucht wurde.
Hauptlieferant (nur auf den Seiten „Genehmigungen für den Kauf“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Der angegebene Standardlieferant für den Artikel, auf dem der Warenposten basiert. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Artikel	Der Artikel, auf dem der Warenposten basiert. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Warenpostenseite zu öffnen.
SKU für Artikel (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Die Artikelnummer (SKU, Stock Keeping Unit), die dem Artikel zugewiesen ist.
Erforderliche Anzahl (nur auf den Seiten „Kaufgenehmigungen“ und „Kauf & Erfüllung“ verfügbar)	Die Anzahl, die bestellt werden muss, um den Warenposten zu erfüllen.
Reserviert / Entnommen	Die Anzahl der Artikel, die bereits entnommen oder reserviert wurden. Klicken Sie auf den Hyperlink, um das Fenster Reservierte/Entnommene Details zu öffnen.
Auftrag	Der Name des Auftrags, der mit dem Warenposten verbunden ist. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Seite Auftragsdetails zu öffnen.
Versand an (nicht bei Genehmigungen für den Kauf verfügbar)	Die in der Bestellung angegebene Versandadresse. Wenn der Artikel nicht mit einer Bestellung verbunden ist, wird die Versandadresse des Auftrags angezeigt.
Ticket/ Projekt/ Vertrag	Der Name des zugehörigen Projekts oder Vertrags oder die Nummer des zugehörigen Tickets. Klicken Sie auf den Hyperlink, um das übergeordnete Objekt zu öffnen.
Lieferant (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Auf der Seite Warenannahme wird in der Spalte Lieferant der Lieferant angezeigt, mit dem die Bestellung getätigt wurde (nicht der Hauptlieferant). Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Firmenseite zu öffnen.
Nummer der Lieferantenrechnung (nur auf der Seite „Warenannahme“ verfügbar)	Nummer der Lieferantenrechnung Die Nummer der Lieferantenrechnung ist mit Bestellpositionen verbunden, wenn sie als bestellte Artikel in Autotask eingehen. Die gleiche Lieferantenrechnungsnummer wird allen Bestellpositionen zugewiesen, die in derselben Sendung eingegangen sind. Wenn eine Bestellposition teilweise über mehrere Sendungen empfangen wird, kann sie über mehrere zugehörige Lieferantenrechnungsnummern verfügen. Auf der Bestellung ist das Feld Nummer der Lieferantenrechnung schreibgeschützt, wenn der erste Posten der Bestellung eingegangen ist. Sie enthält alle Nummern der Lieferantenrechnung, die mit allen zur Bestellung gehörenden Bestellpositionen verbunden sind (durch Kommas getrennt). Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Nummer der Lieferantenrechnung bei erhaltenen Bestellpositionen und beim manuellen Hinzufügen von Lagerartikeln zu Beständen anfordern Systemeinstellung aktiviert ist. Geben Sie die Nummer der Lieferantenrechnung ein, die mit den von Ihnen empfangenen Bestellpositionen verbunden ist.

HINWEIS  Ein einzelner Warenposten kann auf mehr als einer Beschaffungsseite (Genehmigungen für den Kauf, Kauf & Erfüllung, Warenannahme und Lieferung & Versand) gleichzeitig angezeigt werden, wenn Einheiten mit unterschiedlichen Status vorhanden sind. Zum Beispiel kann ein Artikel einige Einheiten mit dem Status Liefer-/Versandbereit und einige Einheiten mit dem Status Bestellthaben.

Um einen Kauf zu genehmigen oder abzulehnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
2. Suche nach Artikeln, die genehmigt oder abgelehnt werden sollen. Verwenden Sie die Spaltenfilter, um den Inhalt der Liste einzugrenzen.

3. Klicken Sie auf eines oder mehrere Kontrollkästchen, um Posten auszuwählen, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten. Sie können nur jeweils eine Option anwenden.

HINWEIS  Um alle Artikel in der Liste auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Überschriftszeile.

4. Um alle ausgewählten Artikel zu genehmigen, klicken Sie auf Genehmigen.

Der Status aller ausgewählten Artikel wird zu Muss bestellt/erfüllt werden geändert. Die Artikel werden auf die Seite Kauf & Erfüllung weitergeleitet.

5. Um alle ausgewählten Posten abzulehnen, klicken Sie auf Ablehnen.
6. Geben Sie den Grund für die Ablehnung ein und klicken auf Ablehnen.

Der Status der ausgewählten Artikel wird zu Ausstehend geändert. Artikel werden von der Seite Genehmigungen für den Kauf gelöscht, jedoch nicht auf die Seite Kauf & Erfüllung verschoben.

7. Es wird eine Benachrichtigung an folgende Personen gesendet: die Mitglieder des Einkaufsteams, den Mitarbeiter, der den Artikel erstellt hat, den verantwortlichen Mitarbeiter für einen Ticketwarenposten, den Projektleiter für einen Projektwarenposten, den Verkaufschancen-Verantwortlichen für einen angebotenen Artikel und den Auftragsverantwortlichen (falls sich dieser vom Verkaufschancen-Verantwortlichen unterscheidet).

HINWEIS  Die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung ist die einzige Aufzeichnung darüber, wer den Kauf genehmigt oder abgelehnt hat. Autotask-Mitarbeiter mit Admin-Zugriffsrechten können für bis zu 30 Tage nach dem Senden über die Seite Benachrichtigungshistorie auf die Benachrichtigung zugreifen ( > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Benachrichtigungshistorie).
Benachrichtigungen über Genehmigungen/Ablehnungen können mithilfe der Systemeinstellung Bestandsbenachrichtigungen aktivieren/deaktivierenfür die Bestandsführung deaktiviert werden. Wenn die Benachrichtigungen ausgeschaltet sind, gibt es keine Aufzeichnung darüber, wer den Posten genehmigt oder abgelehnt hat.

Wenn ein Kauf abgelehnt wird, wird der Artikelstatus auf Ausstehend gesetzt. Sie können über das übergeordnete Objekt auf das Objekt zugreifen.

1. Beheben Sie die in der Ablehnungsbenachrichtigung beschriebenen Gründe für die Ablehnung. Bearbeiten Sie dann den Warenposten und ändern Sie den Status auf Muss bestellt/erfüllt werden.

2. Autotask ändern erneut den Status in Genehmigung erforderlich, und der Artikel wird zurück auf die Seite Genehmigungen für den Kauf weitergeleitet. Der Genehmiger kann den Warenposten erneut überprüfen und diesen genehmigen oder ablehnen.

Um alle Einträge im Raster im CSV-Format zu exportieren, klicken Sie auf das Exportsymbol. Bei mehrseitigen Listen sind alle Seiten enthalten.