Der Kontaktgruppenmanager

Informationen über den Kontaktgruppenmanager

BEVOR SIE BEGINNEN  Diese Funktion kann in Ihrer Autotask-Instanz ausgeblendet sein, da sie nicht aktiviert ist. Wenn ja, können Sie sie auf der Seite > Admin > Adminkategorien > Aktivierungen aktivieren. Siehe Aktivierungen.

Der Autotask-Kontaktgruppenmanager ist ein wertvolles Tool für die Kontaktverwaltung und für Benachrichtigungen sowohl für den Kundendienst als auch für Marketingzwecke. Er ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach Kontakte in flexiblen Gruppen zu organisieren und dann mit allen Mitgliedern der Gruppe gleichzeitig zu kommunizieren. Zur gleichen Zeit können Sie To-Dos und Notizen für alle Gruppenmitglieder erstellen, um die Kommunikation zu dokumentieren.

Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf das CRM-Modul können auf die meisten Funktionen des Kontaktgruppenmanagers zugreifen. Die E-Mail-Aktion erfordert entsprechende Zugriffsrechte.

HINWEIS  Die Option zum Senden von E-Mails ist dafür ausgelegt, die Bestimmungen des US-Bundesgesetzes CAN-SPAM-Act von 2003 einzuhalten, einschließlich einer Abmeldeoption sowie Funktionen zur Verwaltung von Kontakten, die sich von den E-Mails abgemeldet haben. Siehe Kontakten ermöglichen, E-Mails abzubestellen.

Es gibt unzählige Wege, diese Funktion zu nutzen, um mit Ihren Kunden und Interessenten zu kommunizieren, Nachfolge-To-Dos zu erstellen und Ihre Kommunikationen anhand von Notizen zu dokumentieren.

BEISPIEL  Beispiel 1: Ihre Firma möchte alle Product-Champions bei Kunden über eine geplante Wartungsunterbrechung informieren. Möglicherweise haben Sie bereits eine Gruppe für Product-Champions. Wenn nicht, können Sie problemlos eine hinzufügen.
Sobald Sie die Gruppe für Product-Champions öffnen oder erstellen, können Sie eine E-Mail-Nachricht erstellen und an alle Kontakte in der Gruppe gleichzeitig senden. Außerdem können Sie eine Kontaktnotiz hinzufügen, die angibt, dass der Kontakt über die Serviceunterbrechung informiert wurde und wann. Wenn Ihre E-Mail-Nachricht nicht allzu lang ist, können Sie den Inhalt der Nachricht sogar kopieren und in die Notiz einfügen.

BEISPIEL  Beispiel 2: Sie sind gerade von einer Messe zurückgekommen und haben eine Liste mit neuen potenziellen Kunden. Sie möchten jedem Kontakt eine E-Mail senden und ihn darüber informieren, dass Sie ihn in etwa fünf Tagen kontaktieren werden.
Wenn Sie die Kontaktliste in Autotask importieren, können Sie über die Seite „Kontaktdaten importieren“ die Kontakte zu einer vorhandenen Gruppe hinzufügen oder eine neue Gruppe erstellen und sie zu dieser hinzufügen. Anschließend können Sie die Gruppe auf der Seite des Kontaktgruppenmanagers öffnen und „E-Mail senden“ auswählen.
Zur gleichen Zeit können Sie ein Nachfolge-To-Do für jeden Kontakt sowie eine Kontaktnotiz hinzufügen, in der steht, dass die E-Mail versandt und das Nachfolge-To-Do zugewiesen wurde. Wenn Ihre Maßnahmen fertig sind, klicken Sie auf Ausführen, um die E-Mail zu senden, die To-Dos zu erstellen und die Notizen hinzuzufügen.

Erste Schritte

Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf das CRM-Modul und Zugriffsberechtigungen auf die Kontaktgruppenfunktionen können sofort beginnen, Kontaktgruppen zu erstellen. Sobald die Gruppen eingerichtet sind und Sie die Kontakte hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, To-Dos und Kontaktnotizen für mehrere Kontakte gleichzeitig zu erstellen. Die Berechtigung für den Zugriff auf die Kontaktgruppenfunktionen ist eine Einstellung in den Zugriffsrechten. Siehe Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.

Die Berechtigung zum Senden von E-Mails an Kontaktgruppen ist jedoch standardmäßig ausgeschaltet und muss für jeden Mitarbeiter einzeln aktiviert werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Weisen Sie Berechtigungen für den Versand von Massen-E-Mails über die Registerkarte „Sicherheit“ unter „Mitarbeiter-Management“ zu. Siehe Berechtigungen für den Versand von Massen-E-Mails zuweisen.
  2. Fügen Sie eine Kontaktgruppe hinzu. Siehe Kontaktgruppen hinzufügen und verwalten.
  3. Fügen Sie der Gruppe Kontakte hinzu. Siehe Mitgliedschaft bei Kontaktgruppen verwalten. Sie können außerdem über die Seiten „Firmendetails“ und „Kontaktdetails“ Kontakte zur Gruppe hinzufügen. Siehe Die Registerkarte „Kontaktgruppen“.
  4. Richten Sie Ihre Kontaktmaßnahmen ein und führen Sie sie aus. Siehe Kontaktmaßnahmen erstellen und ausführen.
  5. Bevor Sie die Seite „Kontaktmaßnahmen“ verlassen, können Sie, wenn Sie möchten, die aktuelle Seite „Kontaktmaßnahmen“ als Kontaktmaßnahmen-Vorlage speichern. Informationen über die Verwendung von Kontaktmaßnahmen-Vorlagen finden Sie unter Kontaktmaßnahmen-Vorlagen verwalten.