Kontakten ermöglichen, E-Mails abzubestellen

Aufgrund der zunehmenden Besorgnis über die stetig ansteigende Menge an Junk-E-Mails, die sowohl die Internetbandbreite als auch die Postfächer von Benutzern überlasten, haben die USA, Australien und zahlreiche andere Länder Richtlinien und/oder Vorschriften für den Umgang mit Massen-E-Mails erlassen. Wenn diese Richtlinien und Empfehlungen von Unternehmen eingehalten werden, die legitim Massen-E-Mails einsetzen, können Aufsichtsbehörden und ISPs einfacher diejenigen Personen identifizieren, die Missbrauch mit E-Mail-Marketing betreiben, und Sicherheitseinstellungen können Spam-E-Mails besser herausfiltern.

Viele dieser Richtlinien und Vorschriften basieren auf den Empfehlungen der Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN). Um den Empfehlungen der ICANN und des US-amerikanischen Anti-Spam-Gesetzes CAN-SPAM Act von 2003 zu folgen, integriert Autotask PSA die Abmeldeoption in allen E-Mails des Kontaktgruppenmanagers.

Wenn Kontakte Ihre E-Mails abbestellen, werden sie von Autotask PSA nicht automatisch aus Ihren Kontaktgruppen gelöscht. Es gibt eine Vielzahl an legitimen Gründen, aus denen Sie diesen Kontakten weiterhin E-Mails senden müssen, wie etwa zur Benachrichtigung über technische Updates oder Informationen über geplante Serviceunterbrechungen.

HINWEIS  Sie sind dafür verantwortlich, alle abgemeldeten Kontakte aus Kontaktlisten zu entfernen, an die Werbe-E-Mails gesendet werden.

Wenn ein Kontakt auf den Abmeldungslink klickt, treten die folgenden Ereignisse in Autotask ein.

• Der Kontakt wird in Autotask PSA gekennzeichnet, dass er kommerzielle Massen-E-Mails abbestellt hat. Das Datum der Abmeldung wird gespeichert.

Wenn sich der Kontakt mehrere Male abmeldet, wird nur das letzte Abmeldedatum gespeichert und angezeigt.

• Die Kennzeichnung für die Abmeldung ist mit der E-Mail-Adresse des Kontakts und nicht mit dessen Namen verknüpft. Auf diesem Weg kann ein Kontakt bequem mehrere Benutzer abmelden, die dieselbe E-Mail-Adresse nutzen.
• Auf der Seite „Kontakt bearbeiten“ wird automatisch ein Kontrollkästchen mit der Markierung „Kontakt ist von Kontaktgruppen-E-Mails abgemeldet“ ausgewählt. Das Abmeldedatum wird unter der Beschriftung des Kontrollkästchens eingeblendet.
• Das Abmeldedatum wird in der Spalte „Datum der Abokündigung“ im Kontaktgruppenmanager angezeigt.
• Abgemeldete Kontakte bleiben in Kontaktgruppen aktiv und werden im Raster des Kontaktgruppenmanagers angezeigt. In der Tabelle wird in der Spalte „Datum der Abokündigung“ das Datum angezeigt, an dem sich der Kontakt abgemeldet hat.

HINWEIS  Ihre Firma ist dafür verantwortlich, alle abgemeldeten Kontakte innerhalb der im CAN-SPAM Act von 2003 empfohlenen zehn Tage aus den Kontaktlisten für kommerzielle Massen-E-Mails zu löschen.

• Abgemeldete Kontakte können weiterhin in Gruppen geführt werden, an die technische und andere nicht kommerzielle E-Mails gesendet werden.
• Wenn Sie einen Kontakt in eine Liste aufgenommen haben, die mit einer geplanten E-Mail verbunden ist, und der Kontakt meldet sich ab, bevor die geplante E-Mail verarbeitet wird, gibt es derzeit keine Möglichkeit, um den Kontakt von der geplanten E-Mail zu entfernen, ohne das Mailing abzubrechen und erneut auszuführen.

Obgleich Sie die Abmeldeoption nicht daran hindert, eine Massen-E-Mail an einen Kontakt zu schicken, ist der Versand von kommerziellen E-Mails innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum der Abmeldung ein Verstoß gegen das Anti-Spam-Gesetz CAN-SPAM Act von 2003.

Zusätzlich zu der Anforderung, in E-Mails eine Abmeldeoption anzubieten, schreibt das CAN-SPAM Act Folgendes vor:

• Alle Empfänger, die Massen-E-Mails abbestellen möchten, sollten innerhalb von 10 Tagen aus den Kontaktlisten für Massen-E-Mails entfernt werden.
• Die Abmeldeoption sollte mindestens 30 Tage aufrechterhalten werden.

Mit der Abmeldeoption in Autotask können Sie die Anforderungen des CAN-SPAM Act problemlos einhalten und trotzdem weiterhin bei Bedarf technische sowie produktbezogene Informationen zu verschicken. Sie können außerdem das Abmeldedatum des Kontakts erfassen, wenn Sie die CAN-SPAM-Empfehlung befolgen und 30 Tage warten, bevor Sie dem Kontakt erneut kommerzielle E-Mails schicken.

HINWEIS  Wenn Sie die Funktion zum Planen von E-Mails verwenden, können Sie keine Kontakte aus geplanten E-Mails entfernen, sobald die E-Mail in der Queue ist und in der Liste „Geplante E-Mails“ angezeigt wird.

Abgemeldete Kontakte aus der Liste entfernen

Wenn Sie beabsichtigen, eine kommerzielle E-Mail an die Kontakte in einer Gruppe zu schicken und diese Gruppe einen oder mehrere Kontakte enthält, die keine E-Mails erhalten möchten, sollten Sie die abgemeldeten Kontakte auswählen und aus der Liste entfernen. Sie können alle Kontakte entfernen, die E-Mails abbestellt haben, oder nur solche, die diese Option vor weniger als 30 Tagen gewählt haben.

HINWEIS  Optimale Vorgehensweise: Schließen Sie bei kommerziellen E-Mails keine Kontakte ein, die vor weniger als 30 Tagen E-Mails abbestellt haben.

1. Wenn Sie beabsichtigen, die Gruppe zu speichern, nachdem Sie die Kontakte entfernt haben und jedoch auch die Originalgruppe behalten möchten, gehen Sie zunächst auf die Seite des Kontaktgruppenmanagers und kopieren Sie die Gruppe.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe in der Liste auf der Seite des Kontaktgruppenmanagers und wählen Sie Kontaktgruppe kopieren. Geben Sie auf der Seite „Gruppe kopieren“ einen Namen für die neue Gruppe ein und klicken Sie dann auf Speichern & Schließen.

2. Wählen Sie auf der Seite des Kontaktgruppenmanagers die Originalgruppe oder die Kopie per Mausklick aus.

Alle Kontakte aus der Originalgruppe werden im Kontaktraster angezeigt.

3. Suchen und markieren Sie die abgemeldeten Kontakte, die Sie entfernen möchten.

Tipps zur Suche und Auswahl von Kontakten finden Sie nachfolgend unter Abgemeldete Kontakte im Kontaktraster des Gruppenmanagers finden.

4. Klicken Sie auf Entfernen und wählen Sie Aus Gruppe entfernen aus.

Daraufhin wird eine Nachricht mit der Bestätigung eingeblendet, dass alle ausgewählten Kontakte aus der Gruppe entfernt wurden.

5. Wählen Sie E-Mail an alle senden.
6. Führen Sie auf der Seite „Kontaktmaßnahmen“ die ausgewählten Kontaktmaßnahmen durch.

Wenn Sie jegliche Kontakte beinhaltet haben, die weiterhin abgemeldet sind (die sich z. B. vor mehr als 30 Tagen abgemeldet haben, die Sie jedoch weiter in der Liste führen möchten), erhalten Sie eine Nachricht, in der Sie darauf hingewiesen werden, wie viele abgemeldete Kontakte eingeschlossen wurden.

Sie können die E-Mail an die abgemeldeten Kontakte senden und dann auf „OK“ klicken um fortzufahren. Siehe nachfolgend Abgemeldete Kontakte in Massen-E-Mails einschließen. Oder klicken Sie auf „Abbrechen“ und kehren Sie zum Gruppenmanager zurück, um weitere Kontakte aus der Gruppe zu entfernen.

Abgemeldete Kontakte im Kontaktraster des Gruppenmanagers finden

Nachfolgend finden Sie einige Tipps, um schnell abgemeldete Kontakte zu finden und sie aus der aktuellen Gruppe zu entfernen.

HINWEIS  Tipps zum Speichern der Originalgruppe sowie der Gruppe, aus der die abgemeldeten Kontakte entfernt wurden finden Sie im vorstehenden Abschnitt Abgemeldete Kontakte aus der Liste entfernen.

So finden und markieren Sie nur bestimmte abgemeldete Kontakte:

1. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte „Datum der Abokündigung“, um das Raster nach dieser Spalte zu sortieren. Klicken Sie erneut, um in absteigender Reihenfolge zu sortieren. Hierdurch werden alle Kontakte mit einem Abmeldedatum an den Anfang der Liste gesetzt.
2. Überprüfen Sie die Daten in der Datumsspalte und klicken Sie für alle Kontakte, die sich innerhalb der letzten 30 Tagen abgemeldet haben, auf das Kontrollkästchen.
3. Klicken Sie auf Entfernen.

Um mehrere abgemeldete Kontakte in einer großen Gruppe zu finden und auszuwählen, verwenden Sie bitte den erweiterten Filter:

1. Klicken Sie auf den Link Erweiterter Filter, um den erweiterten Filter zu öffnen.
2. Richten Sie den erweiterten Filter ein, um Kontakte zu suchen, die Sie aus der Gruppe entfernen möchten.

Um alle abgemeldeten Kontakte zu suchen, wählen Sie für den Filter „Datum der Abokündigung“ im Auswahlmenü „Einzeln“ und für den Operator „Enthält folgende Daten“ aus.

Um alle Kontakte zu finden, deren Abmeldedatum weniger als 30 Tage zurückliegt, wählen Sie für den Filter „Datum der Abokündigung“ im Auswahlmenü „Einzeln“, für den Operator „Größer als oder gleich“ und ein Datum, das nicht länger als dreißig Tage vom aktuellen Datum zurückliegt.

3. Klicken Sie auf Anwenden.

Daraufhin zeigt das Raster ausschließlich die gesuchten Kontakte an.

4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen ganz links neben der Überschriftszeile, um die Kontrollkästchen für alle Kontakte zu markieren, die auf der aktuellen Seite angezeigt werden.
5. Bei mehrseitigen Listen wiederholen Sie diesen Schritt für jede Seite.
6. Klicken Sie auf Entfernen.

Da Kontakte, die sich abgemeldet haben, weiter im Kontaktgruppenmanager verfügbar sind, können Sie sie weiterhin bei Massen-E-Mails miteinbeziehen. Dies kann vorkommen, wenn Sie nicht kommerzielle E-Mails verschicken wollen, wenn z. B. die Nachricht wichtige technische oder produktbezogene Informationen oder Informationen über Abrechnungen oder die Firma enthält.

Um einen Kontakt in eine Massen-E-Mail aufzunehmen, nachdem sich der Kontakt abgemeldet hat, müssen Sie nichts unternehmen. Sie können abgemeldete Kontakte in eine beliebige Gruppe aufnehmen, so wie auch alle anderen Kontakte.

Wenn Sie auf „Ausführen“ klicken, um Ihre E-Mails abzuschicken, wird eine Nachricht eingeblendet, falls sich unter den Empfängern ein Kontakt befindet, der E-Mails abbestellt hat. In der Nachricht werden Sie davon in Kenntnis gesetzt, dass Sie dabei sind, eine E-Mail an Kontakte zu schicken, die keine E-Mails erhalten möchten.

Sie können Kontakte einschließen, die E-Mails abbestellt haben. Sie können entweder alle Kontakte einschließen, die sich abgemeldet haben, oder keine Kontakte einschließen, die sich abgemeldet haben. Um nur ausgewählte Kontakte einzuschließen, müssen Sie diese zuerst suchen und auswählen, bevor Sie die Kontaktmaßnahme ausführen können.

Auf der Seite „Kontakt bearbeiten“ wird ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Kontakt ist von Massen-E-Mails abgemeldet“ eingeblendet. Dieses Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn der Kontakt auf die Option „Abmelden“ in einer Massen-E-Mail klickt, die von Ihrer Firma gesendet wurde. Sie können das Kontrollkästchen auch manuell markieren oder die Markierung aufheben.

Das Kontrollkästchen manuell auswählen

Wenn Sie manuell zur Auswahl auf das Kontrollkästchen klicken, wird das Datum, an dem Sie das Kontrollkästchen markiert haben, darunter angezeigt. Details zu den Ergebnissen finden Sie unter Was geschieht, wenn sich ein Kontakt abmeldet?.

BEISPIEL  Sie bieten Ihren Kunden eine Probezeit an, und Sie haben eine Richtlinie, die besagt, dass Sie erst dann kommerzielle E-Mails an einen neuen Kunden senden, wenn deren Probezeit abgelaufen ist. Sie können das Kontrollkästchen Kontakt ist von Massen-E-Mails abgemeldet auswählen. Somit werden die Kundenkontakte als abgemeldet markiert und das Datum angezeigt, an dem Sie die Kontakte abgemeldet haben. Dementsprechend können Sie sie aus Gruppen entfernen, wenn Sie kommerzielle E-Mails verschicken.

Das Kontrollkästchen manuell abwählen

Sie können die Markierung des Kontrollkästchen für die Abmeldung auf der Seite „Kontakt bearbeiten“ auch aufheben, ganz gleich, ob es automatisch oder manuell aktiviert wurde. Sie können dies zu jeder Zeit vornehmen, egal, ob der 30-tägige Zeitraum abgelaufen ist oder nicht.

Wenn Sie die Markierung des Kontrollkästchens Kontakt ist von Massen-E-Mails abgemeldet aufheben, erhalten Sie zur Erinnerung eine Nachricht, dass der Kontakt keine Massen-E-Mails erhalten möchte. Sie können auf OK klicken um fortzufahren, oder klicken Sie auf Abbrechen. Wenn Sie auf OK klicken, wird das Abmeldedatum von der Seite „Kontakt bearbeiten“ sowie aus den Rasterlisten „Kontaktgruppendetails“ und „Kontakte zur Gruppe hinzufügen“ entfernt.