Rechnungen verarbeiten

Nach dem Erstellen von Autotask-Rechnungen ...

Dieses Feld erscheint im Dialogfeld „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“. Es verfügt über die folgenden Optionen:

• Die Rechnungen anzeigen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Rechnungsstellung nur in Autotask durchführen und die verarbeiteten Rechnungen drucken oder speichern möchten.
• Eine XML-Datei erstellen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Rechnungsdaten für die Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware in eine XML-Datei exportieren möchten. Siehe XML-Datenzuordnung für eine Tabelle, die jedes Autotask-Feld beschreibt, das in die XML-Datei exportiert wird.

Rechnungsvorlage

Dieses Feld erscheint auf Seiten, auf denen die Rechnungsvorlage ausgewählt werden kann. Mithilfe einer Rechnungsvorlage können Sie die Layout- und Stilelemente, Datenfelder sowie Gruppierungs- und Sortieroptionen auf Ihren Rechnungen definieren. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.

Wählen Sie eine aktive Rechnungsvorlage für die Batch-Verarbeitung dieser Rechnungen oder eine Standard-Rechnungsvorlage für eine Firma oder ein Land aus. Die hier vorgenommene Auswahl überschreibt Einstellungen auf System-, Landes- oder Firmenebene.

Rechnungsversand per E-Mail an Firmen, die „Rechnungen per E-Mail“ aktiviert haben

Dieses Kontrollkästchen erscheint im Dialogfeld „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“. Wenn dies ausgewählt ist, werden Rechnungen für Kunden mit der aktivierten Option Rechnungen per E-Mail an eine E-Mail angehängt und umgehend an den Kunden gesendet.

Rechnungen per E-Mail wird in den Rechnungseinstellungen auf der Seite „Firmendetails“ aktiviert. Siehe E-Mailen von Rechnungen.

Vorlage für E-Mail-Nachricht

Dieses Feld erscheint auf Seiten, auf denen eine Vorlage für E-Mail-Nachrichten ausgewählt werden kann. Die Vorlage für E-Mail-Nachrichten gibt den Inhalt der E-Mail vor, an die das Angebot oder die Rechnung angehängt wird bzw. die den entsprechenden Link enthält.

Die Standardeinstellung ist Standardbenachrichtigung/-vorlage der Firma verwenden. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen und Registerkarte und Seite „Angebotseinstellungen“.

Sie können eine beliebige aktive Vorlage für E-Mail-Nachrichten auswählen. Die hier vorgenommene Auswahl überschreibt Einstellungen auf System-, Landes- oder Firmenebene.

Rechnungsdatum

Das Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Rechnungsstellungs-Workflow gehören. Dies ist das Datum, an dem der Warenposten in Rechnung gestellt wurde.

Im Dialogfeld „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“ übernimmt es standardmäßig das aktuelle Datum, allerdings können Sie auf das Kalendersymbol klicken und ein anderes Datum auswählen. Damit können Sie das Fälligkeitsdatum bestimmen, das berechnet wird, indem die Anzahl der Tage aus den Zahlungsbedingungen der Rechnungsvorlage zum Rechnungsdatum hinzugefügt werden.

Im Protokoll für die Batchverarbeitung von Rechnungen sowie auf der Seite „Rechnungshistorie“ ist das Rechnungsdatum schreibgeschützt.

Rechnungsnummer

Dieses Feld erscheint auf Rechnungen und der Seite „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“. Feldwerte werden anhand der Systemeinstellung Nächste Rechnungsnummer (leer lassen, um automatische Nummerierung zu deaktivieren) festgelegt. Wenn die Systemeinstellung nicht aktiviert ist, bleibt das Feld leer und es werden keine Rechnungsnummern erstellt.

• Seite „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“: Wenn Sie eine einzelne Rechnung verarbeiten und die Systemeinstellung nicht aktiviert ist, können Sie eine Rechnungsnummer für diese Rechnung eingeben.
• Wenn die automatische Nummerierung aktiviert ist (global oder per Geschäftssparte), wird das Feld auf auto. nummeriert gesetzt und ist schreibgeschützt.

Rechnungsdatumsbereich

Diese beiden Felder erscheinen im Dialogfeld „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“. Diese Daten beziehen sich auf das erste und letzte in der Rechnung enthaltene Postendatum. Standardmäßig übernehmen sie die von Ihnen auf der Seite „Rechnungsstellung/Posten zur Rechnungsstellung“ gewählten Postendaten. Die Felder werden auf Rechnungen angezeigt, die die Standard-Rechnungsvorlagen in Autotask verwenden.

Bestellnummer

Dieses Feld wird bei Objekten angezeigt, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, und wird immer auf Arbeitsaufwand und Warenposten angewandt.

• Wenn Sie einem Angebot eine Bestellnummer zuweisen (auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen) und dann die damit verbundene Verkaufschance unter Verwendung des Assistenten: Gewonnene Verkaufschance abschließen, übernehmen alle Warenposten, die im Assistenten: Gewonnene Verkaufschance erstellt wurden, die Bestellnummer.
• Wenn Sie einem Vertrag eine Bestellnummer zuweisen, übernehmen die zugehörigen Rechnungspositionen die Bestellnummer des Auftrags.
• Wenn Sie Projekten, Tickets oder Aufgaben eine Bestellnummer zuweisen, setzt diese Bestellnummer die Bestellnummer des zugeordneten Vertrags außer Kraft.
• Die Bestellnummer erscheint auf Rechnungen. Für jede Bestellnummer wird eine separate Rechnung erstellt. Wenn eine Firma mehrere Rechnungspositionen hat, die unterschiedlichen Bestellnummern zugewiesen sind, erstellt Autotask mehrere Rechnungen für diese Firma.

Siehe Mit Bestellnummern arbeiten.

Zahlungsbedingung

Wenn dieses Feld auf Angeboten und Rechnungen erscheint, informiert es den Kunden, wann Sie den Zahlungseingang für seine Bestellung erwarten. Bei Bestellungen gibt es die Zahlungsbedingungen an, die Sie vom Lieferanten erwarten.

Wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus.

Steuerregion

Auf der Seite Neue Firma:

Steuerregion - Firma

Wählen Sie die Steuerjurisdiktion aus, deren Steuerregeln für diese Firma oder diesen Firmenstandort gelten. Dieses Feld wird von Objekten übernommen, die zum Abrechnungs-Workflow gehören, kann aber auf einem Angebot oder einer Rechnung überschrieben werden. Die auf dem Angebot oder der Rechnung gewählte Steuerregion legt zusammen mit der Steuerkategorie, die über Abrechnungsgruppen auf Rechnungspositionen angewandt wird, die jeweiligen Steuern auf die einzelnen Rechnungspositionen fest.

Siehe Ihre Steuertabelle konfigurieren.

Angebote und Rechnungen

Steuerregion - Angebote und Rechnungen

Dieses Feld übernimmt standardmäßig die der Firma zugewiesene Steuerregion.

• Wenn für die Firma keine Steuerregion ausgewählt ist oder wenn Sie die Steuerregion ändern möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere Steuerregion aus.
• Wenn die Firma steuerbefreit ist, wird Firma ist steuerbefreit angezeigt. Beachten Sie, dass Sie eine Steuerregion auswählen können, wenn Sie aus irgendeinem Grund die Einstellung für steuerbefreit überschreiben müssen.
• Wenn Sie Rechnungen von mehr als einer Firma zur Verarbeitung ausgewählt haben, wird das Feld Steuerregion auf Einstellung der Firma verwenden gesetzt und deaktiviert.

Bestellungen

Steuerregion - Bestellungen

Bei Bestellungen sind Sie der Kunde. Die Steuerregion sollte verwendet werden, um den Steuerbetrag zu berechnen, den Sie voraussichtlich für steuerpflichtige Posten der Bestellung bezahlen müssen. Der berechnete Steuerbetrag erscheint lediglich auf der ausgedruckten Bestellung (ähnlich wie die Fracht) und stellt den Steuerbetrag dar, der voraussichtlich erhoben wird.

Der korrekte Steuersatz (der, der gilt, wenn der Lieferant Ihnen etwas verkauft) wird fast nie angewandt. Wir empfehlen, dass Sie ihn manuell auswählen.

WICHTIG  Wenn Sie eine neue Bestellung über die Seite Bestellungen oder die Seite Kauf & Erfüllung erstellen und einen Lieferanten ohne Angabe einer Steuerregion auswählen, wird die Steuerregion des Lieferanten automatisch eingetragen, sofern für den Lieferanten eine Steuerregion angegeben wurde.

WICHTIG  Wenn das Feld Lieferant auf einem neuen Bestellformular nicht ausgefüllt wird und Sie eine Steuerregion auswählen, bevor Sie den Lieferanten auswählen, wird Ihre ausgewählte Steuerregion nicht überschrieben, wenn Sie den Lieferanten auswählen.

WICHTIG  Sie können die automatische Auswahl im Feld Steuerregion immer bearbeiten, um eine Steuerregion basierend darauf auszuwählen, wie Ihre Firma die Steuerjurisdiktion festlegt.

Notizen

Notizen bieten eine Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu erfassen, die auf ein Autotask-Objekt bezogen sind.

Das Feld Notizen erscheint bei zahlreichen Autotask-Objekten. Siehe Notizen in Autotask verwenden.

Oftmals steht der Name des Objekts vor diesem Feld. Zum Beispiel Rechnungsnotizen.

Rechnungen:

Dieses Feld erscheint im Dialogfeld „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“ und auf der Rechnung. Im Dropdown-Menü Optionen für Rechnungsnotizen können Sie wählen, ob die Notizen zu den Notizen in der Rechnungsvorlage der einzelnen Firmen hinzugefügt werden oder die Notizen der Rechnungsvorlage überschreiben.