Rechnungen über die Rechnungshistorie verwalten

SICHERHEIT  Zugriff auf Verträge und Vertragsberechtigung Kann auf Rechnungshistorie und Exportassistent (für Rechnungen) zugreifen aktiviert Siehe Sicherheitseinstellungen für Verträge.

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Sie können auf alle Rechnungen, die in Autotask erstellt wurden, über die Seite Rechnungshistorie zugreifen. Auf dieser Seite können Sie eine Rechnung anzeigen, stornieren, exportieren oder als bezahlt kennzeichnen. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

Rechnungen können nicht gelöscht, sondern lediglich storniert werden. Stornierte Rechnungen werden standardmäßig nicht angezeigt, jedoch können Sie den Filter Storniert auf Ja setzen, um stornierte Rechnungen anzuzeigen.

Um lediglich Rechnungen von Firmen anzuzeigen, bei denen das Senden von Rechnungen per E-Mail aktiviert ist, setzen Sie den Filter E-Mailen für Firma aktiviert auf Ja.

HINWEIS  Die Suche in der Rechnungshistorie gibt bis zu 2.000 Datensätze (Zeilen) zurück. Wenn Ihre Ergebnisse mehr als 2.000 Datensätze beinhalten, erscheint über der Liste eine rot dargestellte Nachricht.

  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Schaltfläche Beschreibung

Bei den Suchrastern einer Reihe von Objektsuchen können Sie einige Spalten direkt im Raster bearbeiten. Um Ihre Änderungen beizubehalten, müssen Sie auf Speichern klicken.

  • Auf der Seite „Verkaufschancensuche“ kann das Abschlussdatum bei allen Verkaufschancen bearbeitet werden, deren Status Abgeschlossen oder Implementiert lautet.
  • In der Rechnungshistorie und auf der Registerkarte für Extras „Rechnungen“ können die Spalten Rechnungsnummer und Datum der Bezahlung bearbeitet werden.
  • Auf der Seite „Automatische Zuweisung von Abrechnungsartikeln“ können Sie einen Abrechnungsartikel einem Gerät zuweisen.
  • Auf der Suchseite für Projektzahlungen können Sie in der Spalte „Zahlung hinzufügen“ einen Betrag eingeben.

Ausgewählte Rechnungen per E-Mail senden

Um Rechnungen per E-Mail an einen Kunden zu senden, muss Rechnungen per E-Mail von Autotask aktivieren auf der Seite „Rechnungseinstellungen“ ausgewählt sein. Siehe E-Mailen von Rechnungen.

Um Rechnungen per E-Mail zu senden:

  1. Klicken Sie in der Überschriftszeile auf das Kontrollkästchen für Alle auswählen oder wählen Sie individuelle Zeilen aus.

HINWEIS  Sie können bis zu 200 Rechnungen auf einmal per E-Mail senden. Wenn Sie mehr als 200 Zeilen ausgewählt haben, wird eine Nachricht angezeigt, dass Sie mehr als 200 Rechnungen ausgewählt haben.

  1. Klicken Sie auf Ausgewählte Rechnungen per E-Mail senden.
  2. Klicken Sie im Dialogfenster zur Bestätigung auf OK.

Posten zur Rechnungsstellung

Öffnet die Seite Rechnungsstellung/Posten zur Rechnungsstellung.

Protokoll für die Batchverarbeitung von Rechnungen

Öffnet die Seite Protokoll für die Batchverarbeitung von Rechnungen.

SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren.

HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Als CSV exportieren.
  2. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können.

HINWEIS  Beachten Sie, dass nur die ausgewählten Spalten der ersten 5.000 Datensätze exportiert werden.

WICHTIG  Die Exportdatei enthält nicht alle Felder, die für einen erneuten Import der Daten mit den Vorlagen für den Datenimport erforderlich sind, und die Datenüberschriften stimmen nicht überein.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.
Spaltenname Beschreibung
Zuständiger Mitarbeiter Zeigt den Namen des Mitarbeiters an, der für die mit der Rechnung verbundene Firma verantwortlich ist.

Erstellungsdatum des Batches

 Das Systemdatum, das anzeigt, wann der Rechnungs-Batch verarbeitet wurde.
Batch-ID Eine Nummer, die allen individuellen Rechnungen zugewiesen ist, die zusammen verarbeitet wurden.
Alle markieren/Keine markieren Wenn Sie mindestens eine Rechnung markieren, wird die Schaltfläche Ausgewählte Rechnungen per E-Mail senden in der Aktionsleiste aktiviert. Dieses Kontrollkästchen ist bei Firmen deaktiviert, bei denen das E-Mailen von Rechnungen nicht aktiviert ist sowie bei Rechnungen, die storniert wurden.
E-Mail für Firma aktiviert Zeigt ein Häkchen an, wenn die Firma so konfiguriert ist, dass auf der Seite Rechnungseinstellungen die Option „Rechnungen per E-Mail“ aktiviert ist. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.
Firma Kunde, der die Rechnung erhält.
Erstellt von Der Name des Benutzers, der die Rechnung bearbeitet hat.
Datum der Bezahlung

Das Datum der Bezahlung kann ausgefüllt oder bearbeitet werden. Sie können folgendermaßen ausgefüllt werden:

  • Das Datum der Bezahlung kann von der API bereitgestellt werden
  • Wenn die Zahlungsabwicklung aktiviert ist, wird das Feld ausgefüllt, wenn eine Zahlung für die Rechnung verarbeitet wird.

Sobald das Feld ausgefüllt ist, wird die Zahlungsabwicklung deaktiviert.

Wenn das Feld leer ist, kann es in der Tabelle bearbeitet werden. Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender-Widget aus oder geben Sie das Datum in der Spalte Datum der Bezahlung im Format TT.MM.JJJ ein.

Dieses Feld ist in den LiveReports-Kategorien Genehmigt und Gebucht und Rentabilität von Serviceverträgen verfügbar. Es kann auf einem Bericht angezeigt sowie als Filter verwendet werden.
Per E-Mail gesendet Ein Häkchen zeigt an, dass die Rechnung per E-Mail gesendet wurde.
Rechnungsdatum Das Datum, das auf der Rechnung als Rechnungsdatum erscheint. Der Standardwert ist das Datum, an dem die Rechnung bearbeitet wurde, kann aber während der Rechnungsstellung geändert werden.
Rechnungs-ID Eine einmalige Autotask System-ID für jede Rechnung. Diese ID kann nicht geändert werden.
Rechnungsnotizen Rechnungsnotizen, die auf der ersten Seite des Dialogfelds Ausgewählte Rechnungen verarbeiten eingegeben wurden.
Rechnungsnummer

Dieses Feld kann in der Tabelle bearbeitet werden.

Eine Rechnungsnummer, die Sie der Rechnung entweder manuell zuweisen oder durch Aktivieren der automatischen Nummerierung von Rechnungen in der Einstellung Nächste Rechnungsnummer (leer lassen, um automatische Nummerierung zu deaktivieren).
Geschäftssparte Zeigt die Geschäftssparte an, die mit der Rechnung verbunden ist.

HINWEIS  Wenn die Rechnung Posten von mehreren Geschäftssparten oder Posten ohne Geschäftssparte enthält, wird sie mit keiner Geschäftssparte verbunden.
Bezahlt Zeigt ein Häkchen an, wenn die Rechnung bezahlt wurde.

Bestellnummer

 Die Bestellnummer der Rechnung, falls eine zugewiesen ist.
Gesamt Der Gesamtbetrag der Rechnung.

HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, werden Summen in der Kundenwährung angezeigt. Sie können außerdem nach Kundenwährung filtern.
Storniert Ein Häkchen zeigt an, dass die Rechnung storniert wurde. Stornierte Rechnungen können nicht als bereit zum Übertragen markiert oder abgebrochen werden.
Datum des Web Services Sichtbar für Benutzer mit API-Zugriff. Dieses Datum wird über die API festgelegt, normalerweise von externen Rechnungsintegrationen von Drittanbietern. Wenn eine Integration dieses Datum als einen Indikator verwendet, dass die Rechnung verarbeitet wurde und nicht erneut gelesen werden sollte, kann das Löschen dieses Datums dazu führen, dass die Integration diese Rechnung erneut verarbeitet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Datum von der Rechnung zu entfernen.

Rechnungen werden über das Kontextmenü verwaltet.

Option Beschreibung

Anzeigen
Rechnung / Alle Rechnungen in diesem Batch Rechnungen sehen genauso aus, wie sie ursprünglich erstellt wurden, da die Felder Rechnung an Adresse sowie die internen Adressfelder zum Zeitpunkt der Verarbeitung in Ihrer Autotask-Instanz gespeichert sind. Die einzige Ausnahme ist das Logo - wenn Sie Ihr Logo ändern, wird das neue Logo wird auf allen alten, aktuellen und zukünftigen Rechnungen angezeigt.
Wenn Sie einen Rechnungs-Batch öffnen, können Sie durch die Liste scrollen oder mithilfe eines Dropdown-Menüs nach Firma zu einer Rechnung gelangen. Siehe Rechnungen anzeigen.
Rechnungseinstellungen Wenn auf der Seite Rechnungshistorie eine einzelne Rechnung ausgewählt wird oder Rechnungen auf der Registerkarte für Extras Rechnungen angezeigt werden, können Sie die Seite Rechnungseinstellungen für die Firma anzeigen. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.

Allgemein
Alle Rechnungen in diesem Batch als XML exportieren Siehe Rechnungen als generisches XML exportieren.
Datum des Web Services löschen Nur für Benutzer verfügbar, die Zugriff auf die Web Services API haben, und nur wenn die Spalte Datum des Web Services sichtbar ist. Klicken Sie auf diese Option, um das Datum des Web Services von der Rechnung zu entfernen. Wenn dieses Datum von der Rechnungsintegration eines Drittanbieters hinzugefügt wurde, um anzuzeigen, dass die Rechnung verarbeitet wurde, kann die Integration die Rechnung erneut verarbeiten, wenn das Datum gelöscht wird.

Zahlung

Zahlung verarbeiten
(wenn die Zahlungsfunktion aktiviert und konfiguriert ist)

Klicken Sie auf diese Option, um eine Zahlung für die ausgewählte Rechnung zu verarbeiten. Siehe Eine Zahlung verarbeiten.

Sobald eine Zahlung auf die Rechnung angewandt und das Datum der Bezahlung eingetragen wurde, ist diese Option deaktiviert. Das Datum der Bezahlung kann manuell, durch eine Rechnungsübertragung an QuickBooks oder über die API ausgefüllt werden.

Stornieren
Alle Rechnungen stornieren/Alle Rechnungen in diesem Batch stornieren Siehe Eine Rechnung stornieren.
Rechnung stornieren & Posten rückbuchen Mithilfe dieser Option können Sie in einem Schritt eine einzelne Rechnung stornieren und alle Rechnungspositionen rückbuchen. Dabei werden die Schritte Eine Rechnung stornieren und Rechnungen rückbuchen kombiniert. Alle Posten auf der Rechnung werden zurück in ihre jeweiligen Kategorien unter Verträge > Genehmigen und Buchen verschoben, wo sie bearbeitet und neu gebucht werden können.

HINWEIS  Sie können maximal 100 Rechnungspositionen auf einmal stornieren. Wenn Sie eine Rechnung mit mehr als 100 Rechnungspositionen stornieren, müssen Sie die Posten dieser Rechnung manuell rückbuchen.