Notizen in Autotask verwenden

WICHTIG  In diesem Thema und den zugehörigen Unterthemen geht es lediglich um Notizen, die mit folgenden Objekten verbunden sind:
• Geräte
• Verträge
• Projekte, Aufgaben und Projektprobleme
• Tickets, Vorlagen für Ticketserien
• Zeiteinträge
• KnowledgeBase-Beiträge und Dokumente

CRM-Firmen, Kontakte und Verkaufschancen verfügen ebenfalls über eine Notizfunktion. Aber CRM-Notizen unterscheiden sich strukturell von den Notizen, die mit Verträgen, Projekten, Aufgaben, Tickets und Zeiteinträgen verbunden sind. CRM-Aufgaben und Notizen werden verwendet, um nicht abrechenbare Organisations- oder Vertriebsaktivitäten zuzuweisen, zu planen und zu verfolgen.
Weitere Informationen über CRM-Notizen finden Sie unter Informationen über To-Dos und CRM-Notizen.

Informationen über Notizen

werden verwendet, um weitere Informationen zu erfassen, den Status des übergeordneten Autotask-Objekts zu aktualisieren und mit Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren.

  • Sie erscheinen auf der Registerkarte Aktivität und im Raster Notizen für das übergeordnete Objekt.
  • Bei einigen Objekten unterstützen Notizen die E-Mail-Benachrichtigung, mit der Sie den Text der Notiz an ausgewählte Empfänger senden können.
  • Sie können ergänzende Dokumente an eine Notiz anhängen.
  • Sie können unter Startseite > Suchen > Globale Notizensuche nach Notizen suchen.
  • Sie können einen Bericht mithilfe der Kategorie LiveReports > Notizen generieren.
  • Alle Notizen sind mit einem Zeitstempel versehen.

Notizen für KnowledgeBase-Beiträge und -Dokumente werden nicht auf der Seite „Globale Notizensuche“ angezeigt und verfügen nicht über einen Notiztyp. Auch werden sie nicht in der API oder in LiveReports angezeigt.

Informationen über Notiztypen

Notizen verfügen über die Eigenschaft Notiztyp. Durch Auswahl eines Notiztyps wird das Feld Veröffentlichen für auf der Notiz ausgefüllt, jedoch kann diese Vorgabe überschrieben werden. Für alle Autotask-Benutzer veröffentlichte Notizen sind für Kunden sichtbar. Für interne Benutzer veröffentlichte Notizen (als interne Notizen bezeichnet) sind nie für Ihre Kunden sichtbar.

Ihre Autotask-Instanz enthält eine Liste von Notiztypen, und Sie können weitere erstellen. Siehe Notiztypen.

So können Sie ...

Sie können für Folgendes manuell Notizen eingeben:

  • Verträge
  • Projekte, Aufgaben und Projektprobleme
  • Tickets
  • Zeiteinträge bei Aufgaben und Tickets
  • Notizen für Knowledge Base-Beiträge und Dokumente

Siehe:

Eine Reihe von Ereignissen in Autotask generiert automatisch Notizen, die an das übergeordnete Objekt angehängt werden.

HINWEIS  Automatisch erstellte Notizen können nicht gelöscht werden.

Hier ist ein Überblick über die Notiztypen, die für die unterschiedlichen Objekte verfügbar sind, und wie sie erstellt werden.

Objekt Notiztyp Kann manuell erstellt werden? Wird automatisch erstellt, wenn Folgendes eintritt:
RMM-Gerät RMM-Gerät Ein Gerät wird für ein anderes ausgetauscht, aus einem Projekt-, Ticket- oder Vertragswarenposten erstellt oder importiert.
Vertrag Vertragsnotizen Am Vertrag werden Änderungen vorgenommen (Einkaufspreis, Einzelpreis oder Stückzahl wird geändert) oder der Vertrag wird auf „Überbucht“ gesetzt.
Projekt E-Mail Eine E-Mail wird an das Projektteam gesendet.
Projektstatus Der Status oder die Beschreibung wird geändert oder es wird eine Auftragsänderung auf das Projekt angewandt.
Projektnotizen  
Workflow-Regel-Notiz - Projekt   Eine Workflow-Regel für Projekte wird ausgelöst.
Aufgabe oder Projektproblem Aufgabendetails  
Zusammenfassung der Aufgabe  
Aufgabennotizen  
Notiz für Workflow-Regel - Aufgabe   Eine Workflow-Regel für Aufgaben wird ausgelöst.
Ticket Aufgabendetails  
Aufgabennotizen Ticket wurde abgeschlossen und zusammengelegt, Ticket hat anderes Ticket aufgenommen, Ticket wird in ein Projekt kopiert.
Zusammenfassung der Aufgabe Angebotene Artikel, Versandposten, Warenposten und einmaligen Postenrabatte werden in Ticketwarenposten umgewandelt.
Notiz für Ticketduplikat   Die eingehende E-Mail-Verarbeitung entdeckt ein Ticketduplikat.
RMM-Notiz   Ihre Firma nutzt Datto RMM und hat die PSA-Integration konfiguriert. Eine RMM-Notiz wird erstellt, wenn die entsprechende Datto RMM-Warnung behoben oder abgeschlossen wird, wenn die gleiche Warnung in einem bestimmten Zeitraum wiederholt wird oder wenn andere Datto RMM-Warnungen für dasselbe Gerät erstellt wurden. RMM-Notizen werden nur für interne Benutzer veröffentlicht.
Notiz für Workflow-Regel - Ticket   Eine Workflow-Regel für Tickets wird ausgelöst.

Workflow-Regel - Aktionsnotiz

 

Eine Workflow-Regel für Tickets löst die Handlung „Ticketnotiz erstellen“ aus.
Notiz für Outsourcing-Workflow   Ein Ticket wird an einen Service-Partner outgesourct.
Umfragenotiz   Eine Umfrage wird an einen Ticketansprechpartner gesendet.
Kundenportal-Notiz   Ein im Kundenportal erstelltes Ticket wird automatisch an den Serviceanbieter übertragen, basierend auf der Anfrageart. Eine Ticketnotiz wird vom Kunden im Kundenportal eingegeben.
Taskfire-Notiz    
Zeiteintrag   Die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten und internen Notizen bei Aufgaben- und Ticket-Zeiteinträgen haben keinen Notiztyp, zählen jedoch als Notizen und können über die Seite für globale Notizen gesucht werden. Interne Notizen sind optional und werden nie von Ihren Kunden gesehen.

KnowledgeBase-Beitrag, Dokument

Notiz für Knowledge Base-Beitrag und Dokument

 

Sie können unter Startseite > Globale Notizensuche nach allen Notizen (einschließlich CRM-Notizen) suchen, ausgehend von der Annahme, dass dies nicht aufgrund Ihrer Zugriffsrechte eingeschränkt wird. Siehe Eine globale Notizensuche ausführen.

Weitere Informationen über die Berichterstattung zu Notizen finden Sie unter Berichte zu Autotask-Notizen.