Die Importvorlage für Kontakte ausfüllen
Sicherheit und Navigation
SICHERHEIT Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Firmen & Kontakte. Siehe Firmen & Kontakte.
NAVIGATION
> Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Dienstprogramme > Kontaktimport > Importieren > Importvorlage herunterladen
NAVIGATION Um vorhandene Kontakte zu exportieren und zu aktualisieren, gehen Sie zu > CRM > Suchen > Kontakte > Schaltflächenleiste > Exportieren > Im Format der Importvorlage.
BEVOR SIE BEGINNEN Bitte lesen Sie sich die allgemeinen Anweisungen zum Importieren und Aktualisieren von Daten in Autotask in diesem Thema durch: Daten importieren oder aktualisieren.
Mit der Importvorlage für Kontakte können Sie Kontakte für Firmen in Autotask importieren, die bereits in Ihrer Datenbank sind, und vorhandene Kontakte aktualisieren. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
Es gibt drei Felder, die nicht in der Vorlage Exportieren im Format der Importvorlage erscheinen. Um diese Felder zu aktualisieren, sollten Sie die Importvorlage über die Seite Kontakt importieren unter Admin verwenden. Diese Felder sind Kontaktgruppenname, Neue E-Mail-Adresse und Rechnungen per E-Mail versenden.
HINWEIS Im Kundenportal bzw. in Taskfire importierte Kontakte erscheinen in diesem Raster. Der Name des Kontakts, der diesen Import vorgenommen hat, wird angezeigt, gefolgt vom Firmennamen in Klammern.
HINWEIS Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte Muss in der Datenbank nachgesehen werden? sehen, heißt das, dass in der Autotask-Benutzeroberfläche ein Wert aus einer Liste ausgewählt wird. Sie können Optionen wählen die gegenwärtig inaktiv sind, jedoch müssen sie vorhanden sein. Gehen Sie zu der in der Spalte Beschreibung dargestellten Seite und sehen Sie nach, welche Optionen gültig sind.
Die folgenden Spalten sind verfügbar:
| Feld | Muss in der Autotask-Instanz nachgesehen werden? | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmen-ID*, Firmenname* | Entweder die Firmen-ID oder der Name der Firma ist erforderlich. | |
| Kontakt-ID (nur Aktualisierungen) | Geben Sie beim Aktualisieren eines Kontakts die Kontakt-ID ein, um zu verhindern, dass Duplikate erstellt werden. Diese ID wird vom System generiert, und Sie finden sie beim Exportieren von Kontakten im Format der Importvorlage. | |
| Externe ID | Geben Sie eine Kontakt-ID aus einem anderen CRM-System ein. | |
| Anrede und Namenszusatz |
Ja | Geben Sie eine Anrede wie „Herr“, „Frau“ usw. oder einen Namenszusatz wie beispielsweise „Jr.“ ein. Die Liste der Anreden und Namenszusätze ist konfigurierbar. Anreden und Namenszusätze müssen auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Anreden und Namenszusätze eingegeben werden. |
| Vorname*, Zweiter Vorname, Nachname* | Vor- und Nachname sind erforderlich, und Sie müssen Firma: Name sowie Firma: Telefonnummer eintragen, um sicherzustellen, dass der Kontakt der richtigen Firma hinzugefügt wird. | |
| Titel | Geben Sie den Jobtitel für den Kontakt ein. | |
| E-Mail-Adresse* | Geben Sie die E-Mail-Adresse für den Kontakt ein. Die E-Mail-Adresse ist beim Importieren von Kontakten erforderlich. Um eine E-Mail-Adresse zu aktualisieren, beziehen Sie sich auf Neue E-Mail-Adresse. |
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| E-Mail-Adresse 2 und E-Mail-Adresse 3 | Geben Sie eine oder zwei weitere E-Mail-Adressen für diesen Kontakt ein. Diese Adressen werden bei Suchen und der eingehenden E-Mail-Verarbeitung genutzt. | |
| Geschäftsstelle | Ja | Geben Sie gegebenenfalls den zugehörigen Firmenstandort ein. Siehe Registerkarte Ihre Firma - Geschäftsstellen. |
| Adressfelder | Wenn Sie die Adressfelder des Kontakts (Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland, Postleitzahl, Land, zusätzliche Adressinformationen) leer lassen, übernehmen diese standardmäßig die Adresse der Firma. Wenn der Kontakt eine andere Adresse hat (z. B. ein Heimbüro), geben Sie diese hier ein. HINWEIS Wenn sowohl Adresse 1 als auch das Feld Standort ausgefüllt sind, da Adresse 1 nach Standort aufgeführt wird, überschreibt der Wert Adresse 1 immer den Wert Standort. |
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| Telefon | Geben Sie die Telefonnummer des Kontakts ein. | |
| Durchwahl, Alternative Telefonnummer, Handynummer, Fax | Geben Sie die Durchwahl, die alternative Telefonnummer, die Handynummer und die Faxnummer für den Kontakt ein. | |
| Facebook-URL, Twitter-URL, LinkedIn-URL | Geben Sie Links zu den Social Media-Seiten des Kontakts ein. | |
| Kundenportal-Benutzername, Kundenportal-Zugriffsrecht | Wenn Sie einen Kundenportal-Benutzernamen für einen Kontakt in Ihrer Importdatei beinhalten, wird das Kundenportal für die Firma aktiviert und der neue Kundenportalbenutzer erhält eine Benachrichtigungsmail mit seinem Benutzernamen und Passwort (wird automatisch generiert). Wenn Sie den Kundenportal-Benutzernamen aktualisieren, wird die Benachrichtigungsmail erneut gesendet. Wenn der Import ein Kundenportal-Zugriffsrecht beinhaltet, muss dies entweder mit einem System- oder einem benutzerdefiniertem Kundenportal-Zugriffsrecht übereinstimmen. Ist kein Kundenportal-Zugriffsrecht vorhanden, wird das Zugriffsrecht auf das Standardzugriffsrecht Einfach gesetzt. |
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| Name der Kontaktgruppe | Ja | Um den Kontakt zu einer vorhandenen Kontaktgruppe hinzuzufügen, geben Sie den Namen der Kontaktgruppe hier ein. Siehe Kontaktgruppen hinzufügen und verwalten. HINWEIS Dieses Feld erscheint nicht in der Option Exportieren im Format der Importvorlage im Suchraster für Kontakte. Verwenden Sie die auf der Seite Kontakte importieren unter Admin verfügbare Importvorlage, um dieses Feld zu aktualisieren. |
| Neue E-Mail-Adresse | Um die E-Mail-Adresse des Kontakts zu aktualisieren, müssen Sie die neue Adresse in der Spalte Kontakt: Neue E-Mail-Adresse in der CSV-Tabelle angeben. Die ursprüngliche E-Mail-Adresse ist in der Spalte [erforderlich] Kontakt: E-Mail-Adresse ebenfalls erforderlich, da sie zum Verifizieren des Kontakts erforderlich ist. HINWEIS Dieses Feld erscheint nicht in der Option Exportieren im Format der Importvorlage im Suchraster für Kontakte. Verwenden Sie die auf der Seite Kontakte importieren unter Admin verfügbare Importvorlage, um dieses Feld zu aktualisieren. |
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| Aktiv/Inaktiv | Wenn Sie neue Einträge importieren, geben Sie zum Aktivieren das Word Aktiv und zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein. Wenn die Spalte leer bleibt, wird ebenfalls aktiviert. Wenn Sie beim Import vorhandene Einträge aktualisieren, geben Sie zum Aktivieren das Wort Aktiv ein, zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein und lassen Sie die Spalte leer, um nichts zu unternehmen (der aktuelle Status für Aktiv/Inaktiv wird nicht geändert). Wenn die Spalte anderen Text als Aktiv oder Inaktiv enthält, schlägt der Import fehl. |
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| Primärer Kontakt | Wenn im Feld Primärer Kontakt in der Importvorlage Ja eingetragen ist, wird der zugehörige Kontakt als primärer Kontakt für die Firma gesetzt.
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| Abrechnungsartikel | Ja | Wenn Sie diesem Kunden per Kontakt abrechnen möchten, können Sie den zu verwendenden Abrechnungsartikel importieren. Der Abrechnungsartikel muss auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Artikel, Services, & Bestände > Artikel eingerichtet werden. Siehe Pro Kontakt oder Gerät abrechnen. |
| Abrechnungsartikel gültig von | Zeigt standardmäßig das aktuelle Datum an. | |
| Abrechnungsartikel gültig bis | Ist standardmäßig leer. | |
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Stimmt Benachrichtigungsmails für Aufgaben/Tickets zu (ja/nein) |
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Tragen Sie in diesem Feld Ja ein, um Benachrichtigungsmails an den Kontakt bei Aufgaben oder Tickets zuzulassen. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig der bestehende Wert übernommen. |
| Firmendetailwarnung, Warnung bei neuem Ticket, Ticketdetailwarnung | Geben Sie Warnmeldungen ein, die auf den Seiten „Kontakt“, „Neues Ticket“ und „Ticket“ des ausgewählten Kontakts erscheinen. Weitere Informationen über Kontaktwarnungen finden Sie unter Die Registerkarten „Firmen- und Kontaktwarnungen“. | |
| Rechnungen per E-Mail versenden |
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Geben Sie Ja ein, um das Senden von Rechnungen per E-Mail für diesen Kontakt zu aktivieren, nein, um ihn zu deaktivieren. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das Senden von Rechnungen per E-Mail deaktiviert. HINWEIS Dieses Feld erscheint nicht in der Option Exportieren im Format der Importvorlage im Suchraster für Kontakte. Verwenden Sie die auf der Seite Kontakte importieren unter Admin verfügbare Importvorlage, um dieses Feld zu aktualisieren. |
| Benutzerdefinierte Felder für Kontakt | Benutzerdefinierte Felder können für alle Objekte, die sie unterstützen, importiert und exportiert werden, mit einer Ausnahme: Benutzerdefinierte Felder vom Typ Liste (Mehrfachauswahl) können weder exportiert noch importiert werden. Inaktive Listenoptionen können ebenfalls importiert und exportiert werden. Erforderliche benutzerdefinierte Felder können nicht leer gelassen werden, andernfalls schlägt der Import fehl. Benutzerdefinierte Felder werden als solche identifiziert und erscheinen nach allen Systemfeldspalten. Weitere Informationen über die Einrichtung und Verwendung von UDFs finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder verwalten |
Um herauszufinden, wie Sie einen Import rückgängig machen können, beziehen Sie sich auf Einen Import zurücknehmen.
