Pro Kontakt oder Gerät abrechnen

Übersicht

Zahlreiche Autotask-Kunden schätzen es, ihren Kunden einfach einen monatlichen Pauschalpreis pro Endbenutzer (Kontakt) oder Gerät in Rechnung zu stellen. Es ist für die Kunden transparent und generiert eine vorhersehbare Einnahmequelle für Serviceanbieter. Das Zählen der Einheiten wird automatisiert und der Aufwand für die Rechnungserstellung deutlich reduziert. Gleichzeitig ermöglicht Autotask ausreichend Flexibilität, um eine große Anzahl von Anwendungsfällen zu unterstützen.

BEISPIEL  Ihr Kunde hat sieben Kontakte, die von Ihrem Vertrag abgedeckt sind. Diese sind mit dem Abrechnungsartikel „Managed Services: Benutzerbasiert“ verbunden, für den Sie 100 Euro pro Monat berechnen. Des Weiteren werden vier Datto Siris-Geräte pro Gerät in Rechnung gestellt, die Continuity Services bieten.

An einem von Ihnen gewählten Datum werden kurz nach Mitternacht (in der Zeitzone Ihrer Standardgeschäftsstelle) automatisch aktive Kontakte oder Geräte gezählt und die Warenposten für den nächsten Abrechnungszeitraum generiert. Im Gegensatz zu Kontingentkäufen müssen zukünftige Abrechnungsereignisse nicht im Voraus erstellt werden. Wie bei allen Warenposten können diese vor dem Genehmigen und Buchen bearbeitet werden. Siehe Aus Abrechnungsregeln generierte Vertragswarenposten.

Zusätzlich zur Preismethode „Standard (pauschal)“ unterstützen Abrechnungsartikel für Kontakte und Geräte eine volumenbasierte sowie eine gestaffelte Preisgestaltung. Diese Funktion steht bei Standardartikeln nicht zur Verfügung. Siehe Volumenbasierte und gestaffelte Preisgestaltung einrichten. Bei ihnen steht in der Preisliste nach dem Namen „(pro Kontakt)“ oder „(pro Gerät)“. Siehe Ihre Preisliste verwalten.

Die Abrechnung pro Kontakt/Gerät mit Ratenzahlungen und Services vergleichen

Auf den ersten Blick scheint die Abrechnung pro Kontakt oder Gerät dem Abrechnen über Ratenzahlungen oder Serviceverträgen sehr zu ähneln. Alle drei generieren regelmäßige Rechnungspositionen. In der Vergleichstabelle wird jedoch deutlich gezeigt, dass die Abrechnung pro Kontakt oder Gerät eine Reihe von Vorteilen hat, die von den anderen Optionen nicht geboten werden.

Option Vorteile Nachteile

Abrechnung pro Kontakt oder Gerät
  • Automatische Zuweisung von Abrechnungsartikeln zu Geräten basierend auf Firma, Integrationsanbieter, Gerätetyp oder Artikel des Geräts
  • Einheiten werden automatisch an einem bestimmten Datum für den nächsten Abrechnungszeitraum gezählt.
  • Kann auf Einheits-, Abrechnungs- und Vertragsebene ganz einfach eingerichtet, geändert oder terminiert werden.
  • Volumenbasierte und gestaffelte Preisgestaltung ist verfügbar.
  • Anteilige Verrechnung mit konfigurierbaren Sätzen zum anteiligen Verrechnen ist verfügbar.
  • Kontakte und Geräte können über Import/Aktualisierung mit Abrechnungsregeln verbunden werden.
  • Option, um zugewiesene Kontakte und Geräte auf der Rechnung anzuzeigen.
  • Min./Max. Einheiten für Abrechnung
  • Kann mit beliebigem Vertragstyp verwendet werden.
  • Mehrere Abrechnungsregeln können mit einem Kontakt oder einem Gerät verbunden werden.
  • Die Möglichkeit, Kosten und Preis mit Admin-Preisen synchron zu halten.
  • Die Möglichkeit, den Tag auszuwählen, an dem die Einheiten gezählt werden.
  • Globale Zuweisung von Kontakten/Geräten zu Abrechnungsartikeln mit der Möglichkeit, mehrere auf einmal zu aktualisieren sowie einem verfügbaren Export.
  • Einfaches Anpassen der Rechnungspositionen durch das Bearbeiten von Warenposten.
  • Abrechnungszeiträume sind immer monatlich.
  • Berichterstattung der Rentabilität auf die Vertragsebene begrenzt (Workaround: separater Vertrag für jede Abrechnungsregel)

 

Abrechnung über Ratenzahlungen

 
  • Abrechnungszeiträume für einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich.

 
  • Arbeitsaufwändige Einrichtung und Instandhaltung.
  • Alle Rechnungspositionen für zukünftige Abrechnungszeiträume werden zu Beginn erstellt, daher ist die vorzeitige Terminierung arbeitsaufwändig.
  • Nicht mit einem Vertrag verbunden, daher werden Kosten für möglichen Arbeitsaufwand nicht berücksichtigt.
  • Keine gleichzeitigen Ratenzahlungen für dasselbe Gerät möglich.

Abrechnung über Serviceverträge

 
  • Abrechnungszeiträume für monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich.
  • Kosten für Arbeitsaufwand werden über Vertrag erfasst.
  • Berichtserstattung der Rentabilität ist auf Serviceebene möglich.
  • Arbeitsaufwändige, manuelle Einrichtung und Instandhaltung.
  • Alle Rechnungspositionen für zukünftige Abrechnungszeiträume werden zu Beginn erstellt, daher ist die vorzeitige Terminierung arbeitsaufwändig.
  • Anteilige Verrechnung ist verfügbar, jedoch kann die Fehlersuche problematisch sein.
  • Lediglich ein Service oder Servicepaket kann mit einem Gerät verbunden werden.
  • Keine Abrechnung pro Kontakt möglich.

Woher Autotask weiß, was abzurechnen ist

  1. Autotask hat spezielle Abrechnungsartikel erstellt, um pro Kontakt oder Gerät abzurechnen. Ihr erster Schritt ist es, diese Angebote zu definieren.

BEISPIEL  Wir bieten einen Artikel namens „Managed Services: Benutzerbasiert“ für einen Kontakt für monatlich 100 Euro.

BEISPIEL  Wir bieten „Continuity Services“ für ein Gerät für 400 Euro pro Monat.

  1. Der nächste Schritt ist das Zuweisen der einzelnen Kontakte und Geräte zum entsprechenden Abrechnungsartikel.

BEISPIEL  Alle Kontakte bei Franklin GmbH sind „Managed Services: Benutzerbasiert“ zugewiesen.

BEISPIEL  4 Datto Siris-Geräte sind vom Artikel „Continuity Services“ abgedeckt.

  1. Richten Sie einen Vertrag als Hilfsmittel für die Abrechnung ein und konfigurieren Sie die Abrechnungsregeln für beide Abrechnungsartikel.

BEISPIEL  Wir erstellen einen Vertrag namens „Franklin GmbH RBA“ und fügen zwei Abrechnungsregeln für die Abrechnungsartikel „Managed Services: Benutzerbasiert“ und „Continuity Services“ hinzu.

HINWEIS  Die Abrechnungsartikel sind das Element, das die Kontakte und Geräte mit den Abrechnungsregeln und dem Vertrag verbindet. Autotask weiß, dass die Abrechnungsregel für einen Abrechnungsartikel das Abrechnen für Kontakte und Geräte ermöglicht, die mit denselben Abrechnungsartikeln verbunden sind. Sie müssen nicht manuell eine explizite Verbindung erstellen.

  1. Am Datum für „Einheiten festlegen/Warenposten erstellen am“ zählen die Abrechnungsregeln Kontakte und Geräte mit demselben Abrechnungsartikel. Diese Anzahl ist die Anzahl der Einheiten für den Abrechnungsartikel für den nächsten Abrechnungszeitraum. Die entsprechenden Warenposten werden für den nächsten Abrechnungszeitraum erstellt. Das Datum für die Rechnungsposition ist das Startdatum des Abrechnungszeitraums.

BEISPIEL  Anhand der Abrechnungsregeln wurden 7 Kontakte und 4 Geräte gefunden, die ihrem Abrechnungsartikel entsprechen.

  1. Die Warenposten werden genehmigt und gebucht. Wie bei anderen Warenposten können Sie vor dem Buchen ganz einfach bearbeitet werden.
  2. Die Warenposten werden in Rechnung gestellt. Eine Einstellung in der Abrechnungsregel gibt vor, ob die abgedeckten Kontakte und Geräte individuell aufgelistet werden.

Einstellungen

Siehe Automatische Abrechnung von Geräten.

Optimale Vorgehensweisen

Auf der Seite „Automatische Zuweisung von Abrechnungsartikeln“ können Sie Geräten Abrechnungsartikel basierend auf Gerätetyp, Artikel, Quelle und Kundenfirma zuweisen. Wenn das Gerät erstellt wird, wird die Zuweisung überprüft und auf alle Gerät angewandt, die diesen Bedingungen entsprechen.

Idealerweise wollten Geräte basierend auf Gerätetyp zugewiesen werden. Der Artikel des Geräts bietet eine detaillierte Option, bedenken Sie jedoch, dass Sie auf 150 Zuweisungen begrenzt sind. Kundenfirma und Gerätequelle werden häufig als eine zusätzliche Bedingung oder Einschränkung genutzt (nicht als einzige Bedingung), da Sie wahrscheinlich Datto Siris nicht für den gleichen monatlichen Betrag wie für ein Laptop unterstützen möchten.

Siehe Automatische Zuweisung von Abrechnungsartikeln.

Eigentlich können Abrechnungsregeln mit einem beliebigen Vertragstyp verbunden werden. Idealerweise sollten Sie jedoch einen Pauschalvertrag oder einen Servicevertrag verwenden. Somit erfassen Sie die Kosten für Arbeitsaufwand ohne Doppelberechnung sowie den Umsatz aus den Abrechnungsregeln.

Sie können Abrechnungsregeln zu einem beliebigen neuen oder vorhandenen Vertrag hinzufügen, der andere Rechnungspositionen generiert, wenn Sie aber die Rentabilität der auf Kontakten oder Geräten basierten Abrechnung berechnen und alles einfach halten möchten, wird empfohlen, für diesen Zweck einen neuen Vertrag zu erstellen.

Wenn Sie ein Szenario haben, bei dem der gesamte Support tagsüber abgedeckt ist, Sie jedoch den Support nach Geschäftsschluss in Rechnung stellen möchten, sollten Sie einen Ausnahmevertrag statt einem Individualvertrag für die Abrechnungsregel einrichten und dann sicherstellen, dass alle Tätigkeitsarten mit Ausnahme der einen, nicht von der Abrechnungsregel abgedeckten nicht abrechenbar sind.

Es ist möglich, mehrere Abrechnungsartikel mit einem Kontakt oder einem Gerät zu verbinden, jedoch ist es für Ihre Kunden einfacher zu verstehen, wenn jedem Kontakt oder jedem Gerät nur ein Abrechnungsartikel zugewiesen ist. Es reduziert auch den Verwaltungsaufwand. Es ist wesentlich einfacher, zusätzliche Abrechnungsartikel an einer Stelle zu erstellen (in Ihrer Artikelliste), anstatt „Einfacher Support“ auf alle und „Support für Führungskräfte“ auf bestimmte Einzelpersonen anzuwenden.

Sie können entweder die Preise aus der Artikelliste verwenden oder Preise auf Vertragsebene bearbeiten. Wenn Sie die unter Admin erstellten Preise beibehalten, werden Preisänderungen automatisch auf alle Verträge angewandt, die damit verbunden sind.

Das Startdatum der Abrechnungsregel (und die monatliche Wiederholung) ist das Datum der Rechnungsposition für die Warenposten. Das Datum für Einheiten festlegen/Warenposten erstellen am: ist das Datum, an dem die von Ihnen abgerechnete Anzahl von Einheiten gezählt wird. Sie rechnen jedoch die gezählte Anzahl der Einheiten immer am oder vor dem Abrechnungsdatum ab. Für Ihre Kunden ist es am einfachsten zu verstehen, wenn Sie die Einheiten am Tag Ihrer Abrechnung zählen. Das heißt: „Am 1. Juni haben wir 5 Kontakte gezählt und es wurden 5 Kontakte für Juni in Rechnung gestellt“.

Egal, ob es der Monatsanfang, -mitte oder -ende ist: Verwenden Sie denselben Tag des Monats für alle Abrechnungen pro Kontakt oder pro Gerät, um die Fehlersuche zu vereinfachen.

Für Ihre Kunden ist die anteilige Verrechnung nur am Beginn, jedoch nicht am Ende verfügbar. Egal, wann der Kontakt die Firma verlässt; Ihrem Kunden wird der letzte Abrechnungszeitraum immer komplett in Rechnung gestellt. Im Laufe der Zeit gleichen sich Zugänge und Abgänge in der Mitte von Zeiträumen aus. Ohne die anteilige Verrechnung gibt es lediglich einen Warenposten pro Kontakt oder Gerät und es erleichtert die Fehlersuche.

Eventuell nutzen Sie gegenwärtig Ratenzahlungen, um regelmäßige Warenposten abzurechnen, die für Softwarelizenzen generiert werden, oder Services bzw. Servicepakete, um monatliche Dienstleistungen zu verrechnen. Beides führt zu höheren Gemeinkosten für die Instandhaltung als die auf Regeln basierte Abrechnung. Sie sollten beide Abrechnungsmethoden neu überdenken und gegebenenfalls durch Abrechnungsregeln ersetzen.