Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzufügen oder bearbeiten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigungen zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets), Firmen & Kontakte, Vertrieb & Verkaufschancen, Verträge & Rückbuchung , Projekte & Aufgaben oder Kundenportal & Taskfire, abhängig vom Objekt. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

NAVIGATION   > Admin > Automatisierung > E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen > Vorlagen für Benachrichtigungsmails > Neu

WICHTIG  Der Kaseya Helpdesk hilft nicht beim Erstellen, Modifizieren oder der Fehlersuche bei benutzerdefinierten HTML-Vorlagen für Benachrichtigungsmails!

Um eine Vorlage für Benachrichtigungsmails hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation. (missing or bad snippet) Klicken Sie auf die Registerkarte, die dem Vorlagentyp entspricht, den Sie erstellen möchten. Die entsprechende Registerkarte für das jeweilige Ereignis finden Sie unter Ereignisse, die Benachrichtigungsmails auslösen können.
  2. Klicken Sie auf Neu. Das Fenster „Vorlage für Benachrichtigungsmails“ wird geöffnet.
Feld Beschreibung
Allgemein
Name Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.
Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung ein.
Aktiv Vorlagen sind standardmäßig Aktiv, allerdings können Sie die Markierung dieser Option aufheben.
Für Kurznotizen verwenden Wenn diese Vorlage die Standardvorlage für alle Kurznotizen sein soll, wählen Sie das Kontrollkästchen aus. Siehe Eine Vorlage für Benachrichtigungsmails für Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge auswählen.
Mit diesen Ereignissen verbinden Wählen Sie unter Verwendung der verfügbaren Kontrollkästchen die Ereignisse aus, für die Sie diese Vorlage für Benachrichtigungsmails verfügbar machen möchten. Die Liste der Ereignisse hängt von der von Ihnen gewählten Registerkarte ab. Siehe Ereignisse, die Benachrichtigungsmails auslösen können.

HINWEIS  Die Registerkarte, auf der eine Vorlage erstellt wird, bestimmt dessen Verfügbarkeit zur Verwendung bei Workflow-Regeln. Alle für ein Service Desk-Objekt erstellten Vorlagen sind für alle Service Desk-Ereignisse und -Workflow-Regeln verfügbar.

HINWEIS  Wenn die Vorlage für Benachrichtigungsmails auf ein Angebot verweist, werden Werte aus dem Hauptangebot abgerufen, das mit der Verkaufschance verbunden ist.
E-Mail-Nachricht
E-Mail-Betreff

Der hier eingetragene Text wird automatisch in der Betreffzeile der E-Mail eingetragen, bleibt aber bearbeitbar. Sie können Variablen auch in der Betreffzeile verwenden.

HINWEIS  Wenn E-Mails, die sich auf eine Anfrage beziehen, in Ihrem E-Mail-Programm in der Reihenfolge der Konversation angezeigt werden sollen, müssen Sie die Regeln befolgen, die in E-Mails in Konversationsreihenfolge anzeigen erläutert werden.

HINWEIS  Die Betreffzeile ist auf 500 Zeichen begrenzt. Wenn der Inhalt einer Variable (z. B. Ticket: Beschreibung) bei der Verwendung in der Betreffzeile die Zeichenbeschränkung überschreitet, wird der Betreff auf die ersten 500 Zeichen gekürzt.
E-Mail-Format Die von Ihnen vorgenommene Auswahl in Bezug auf das E-Mail-Format legt die Art der Benachrichtigungsmail fest, die Sie erstellen können. Wenn Sie Nur Volltext auswählen, können Sie eine Benachrichtigungsmail im Textformat erstellen, allerdings mit begrenzten Formatierungsoptionen. Wenn Sie HTML/Text auswählen, können Sie HTML- und Textversionen derselben Benachrichtigungsmail erstellen. Diese Option wird empfohlen, wenn Sie Benachrichtigungsmails an Empfänger mit unterschiedlichen HTML-Anzeigemöglichkeiten senden. Siehe E-Mail-Formatoptionen: HTML oder Nur-Text.
E-Mail-Text

Geben Sie den Text Ihrer Benachrichtigungsmail ein. Sie können den Text in Ihrer bevorzugten Software erstellen, diesen dann kopieren und in den Bereich E-Mail-Text einfügen. Wenn Sie das HTML-E-Mail-Format ausgewählt haben, können Sie Ihren E-Mail-Text mithilfe der Funktion Kopieren von E-Mail-Text (HTML) in den Bereich E-Mail-Text (Volltext) kopieren.
Ausführliche Informationen zum Erstellen von HTML-Benachrichtigungsmails finden Sie unter Der HTML-Editor.

WICHTIG  Inline-Bilder in E-Mails, die in Tickets umgewandelt wurden, bleiben inline. Bilder, die an umgewandelte E-Mails angehängt sind, sind über die Registerkarte Aktivität des Tickets verfügbar. Links zu externen Bildern werden nicht umgewandelt.
Variablen

Um Variablen zur Vorlage hinzuzufügen, setzen Sie den Cursor in die Betreffzeile oder den Hauptteil und doppelklicken Sie die Variable, um sie einzufügen. Siehe Variablen im HTML-Editor verwenden.
Eine komplette Liste der jeweils verfügbaren Variablen finden Sie unter:

Liste der Autotask-Variablen

Wenn Sie Variablen beinhalten, die ein Rich-Text-Format verwenden, müssen Sie die Option HTML oder Text unter E-Mail-Format auswählen, damit die Rich-Text-Formatierung angewandt wird. Wenn Sie Nur Volltext auswählen, wird die Volltext-Version der Variable verwendet.

HINWEIS  Sie können Benachrichtigungen für Ticketnotizen und Ticketzeiteinträge senden, die Anhänge zu den Notizen oder Zeiteinträgen enthalten, indem Sie die folgenden Variablen zur Benachrichtigungsvorlage hinzufügen:
• [Anhang: Name des Anhangs (mit Link)]
• [Anhang: Datei/Ordner/URL für Anhang (mit Link)]

HINWEIS  Um die Benachrichtigung persönlich anzupassen, fügen Sie die Variable Mitarbeiter: Foto oder Diverses: Initiator - Foto zu Ihren Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzu.
E-Mail senden von

Senden von E-Mail, E-Mail senden von

Dieses Feld legt die E-Mail-Adresse fest, die als Absenderadresse bei der Benachrichtigungsmail verwendet wird.

Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als ausgehenden Absender verwenden möchten. Je nach Kontext sind die folgenden Optionen verfügbar:

WICHTIG  Antworten auf Benachrichtigungsmails werden an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Stellen Sie sicher, dass die Postfächer überwacht werden oder die E-Mails entsprechend weitergeleitet werden.

Option erscheint als: Verfügbar für: Zum Auswählen als Absender verwenden:

Initiator

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Die primäre E-Mail-Adresse des einzelnen Benutzers, der das Ereignis initiiert hat, das die Benachrichtigung ausgelöst hat.

WICHTIG  Beachten Sie, dass Kunden, die auf Benachrichtigungen antworten, nun der Initiator sind, aber möglicherweise keine autorisierten Autotask-Mailserver haben. Dies kann zu Problemen hinsichtlich Unzustellbarkeit führen. Es ist immer sicherer, die Support-E-Mail-Adresse der Firma auszuwählen.

Initiator (Wenn jedoch die ausgewählte Vorlage für Benachrichtigungsmails eine Option für eine andere „E-Mail“ verwendet, wird diese genutzt.)

Workflow-Regeln

Nein (das bedeutet: Nicht die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma verwenden)

Standardeinstellungen für Servicetermine

Name des Absenders <E-Mail-Adresse des Senders>

 

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Name undprimäre E-Mail-Adresse desAbsenders.

Dies ist die persönlichste Option. Beachten Sie, dass wenn Sie diese Option nutzen, alle Antworten an diese Adresse gesendet werden.

Formularvorlagen

Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma.

Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren.

Ja (das bedeutet: E-Mail-Adresse Support verwenden)

Standardeinstellungen für Servicetermine

<Support-E-Mail-Adresse>

Workflow-Regeln

E-Mail senden von <E-Mail-Gruppenpostfach Ihrer Firma>

Manuelle Benachrichtigungen über eine Registerkarte oder einen Abschnitt „Benachrichtigungen“

Senden von (Name) <Support-E-Mail-Adresse>

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Der für die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma konfigurierte Absender (Name) in Kombination mit der Support-E-Mail-Adresse.

 

Formularvorlagen

Name des Absenders, gefolgt von der E-Mail-Adresse für den Support

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma mit dem Namen des Initiators.

Diese Option wirkt persönlich, stellt aber gleichzeitig sicher, dass alle Antworten an den Posteingang der Supportgruppe gesendet werden. Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren.

Formularvorlagen

<Support-E-Mail-Adresse> mit dem Namen des Initiators

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Einstellungen der Vorlage für Benachrichtigungsmail verwenden

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Der in der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählte Absender.

Diese Option sollte gewählt werden, um sicherzustellen, dass einheitliche Nachrichten gesendet werden.

Formularvorlagen

Standardeinstellungen für Servicetermine

Workflow-Regeln

Alternative E-Mail-Adresse für Absender

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Eine alternative E-Mail-Adresse für Absender, die für die Warenannahmefirma konfiguriert ist.

Wenn diese Workflow-Regel lediglich für eine bestimmte Firma gilt und Sie für die Firma alternative E-Mail-Adressen für den Absender konfiguriert haben, können Sie diese aus der Dropdown-Liste auswählen. Siehe Alternative E-Mail-Adressen für Absender.

Workflow-Regeln

Sonstiges

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Alle E-Mail-Adressen.

Sonstige: Diese Option kann nur auf der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählt werden. Sie können eine beliebige E-Mail-Adresse und einen beliebigen Namen eingeben. Auf einer Vorlage, die bei einer Workflow-Regel ausgewählt wurde, wird der Initiator überschrieben, falls eine in der Workflow-Regel ausgewählt wurde.

BEISPIEL  Eine Möglichkeit, diese Option zu verwenden, ist das Einrichten einer Gruppen-E-Mail für Ihren Vertrieb (z. B. sales@yourcompany.com) und sie bei Vorlagen für CRM-Benachrichtigungen zu verwenden, bei denen Ihre Support-E-Mail-Adresse unangebracht wäre.

<Blank>

Formularvorlagen

Um keine Auswahl zu treffen und die Auswahl des Absenders dem individuellen Benutzer überlassen.

Die Formularvorlage füllt das Feld Absendernicht im Benachrichtigungspanel des Objekts aus, und Benutzer müssen manuell eine Auswahl vornehmen.
Test-E-Mail senden an Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um eine Musterbenachrichtigung an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden.
  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.