Eine Vorlage für Benachrichtigungsmails für Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge auswählen

Was sind Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge?

Bei Kurznotizen und Quick-Zeiteinträgen müssen Sie lediglich den Notiztext eingeben und optional eine Anzahl von Minuten eingeben oder auswählen und dann auf Speichernklicken. Wenn Sie jemanden benachrichtigen möchten, wählen Sie aus einer Reihe von rollenbasierten Optionen aus. Alle anderen erforderlichen Felder und Einstellungen sind standardmäßig festgelegt.

Auf der Registerkarte Aktivität der folgenden Seiten werden Kurznotizen angezeigt:

• Firma
• Verkaufschance
• RMM-Gerät
• Aufgabe
• Ticket

Nur Aufgaben und Tickets verfügen ebenfalls über ein Quick-Zeiteintragsfeld. Siehe Feld „Notiz hinzufügen ...“ und Feld „Minuten“.

HINWEIS  Kurznotizen werden auch auf der Kontaktseite angezeigt, ohne dass Benachrichtigungen gesendet werden können.

Benachrichtigungen beim Hinzufügen einer Kurznotiz senden

Wenn Sie eine Kurznotiz auf der Registerkarte Aktivität eingeben, können Sie optional eine Benachrichtigungs-E-Mail an ausgewählte rollenbasierte Empfänger senden. Wählen Sie einfach die Empfänger aus, bevor Sie auf Speichern klicken:

• Firma: Zuständiger Mitarbeiter, Zuständiges Team
• Verkaufschance: Verkaufschancen-Verantwortlicher, Zuständiger Mitarbeiter
• Gerät: Zuständiger Mitarbeiter, Kontakt
• Ticket: Verantwortlicher Mitarbeiter, Ticketkontakte, Alle internen Ticket-Mitwirkenden
• Aufgabe: Verantwortlicher Mitarbeiter, Aufgabenkontakte, Alle internen Ticket-Mitwirkenden

Eine Definition von rollenbasierten Empfängern finden Sie unter CRM-Notiz, Aufgaben- und Aufgabennotiz und Ticketnotiz.

Eine Benachrichtigungsvorlage für Kurznotizen zuweisen

Der Text der Benachrichtigungs-E-Mail wird durch die Benachrichtigungsvorlage bestimmt. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation. (missing or bad snippet) Die Benachrichtigungsvorlage wird wie folgt ausgewählt:

Objekt	Beschreibung	Inhaltsvariable für Kurznotizen, die im Benachrichtigungstext enthalten sein muss
Kurznotizen für Firma und Verkaufschance	Die Vorlage, die dem Ereignis Notiz - erstellt oder bearbeitet zugeordnet ist, wobei das Kontrollkästchen Für Kurznotizen verwenden - CRM aktiviert ist. Andernfalls wird die Standardvorlage für dieses Ereignis verwendet.	CRM - [Notiz/To-Do: Beschreibung]
Kurznotizen für Ticket	Die Vorlage, die dem Ereignis Ticketnotiz – erstellt oder bearbeitet zugeordnet ist, wobei das Kontrollkästchen Für Kurznotizen verwenden aktiviert ist. Andernfalls wird die Standardvorlage für dieses Ereignis verwendet.	Gerät - [Gerät: Beschreibung] oder [Gerät: Beschreibung (nur Text)]
Kurznotizen für Ticket	Die Vorlage, die dem Ereignis Ticketnotiz – erstellt oder bearbeitet zugeordnet ist, wobei das Kontrollkästchen Für Kurznotizen verwenden aktiviert ist. Andernfalls wird die Standardvorlage für dieses Ereignis verwendet. Für Kurznotizen für Ticket kann die Benachrichtigungsvorlage (oder die Auswahl der verfügbaren Vorlagen) auch durch eine Einstellung der Ticketrubrik festgelegt werden. Siehe Vorlagen für Benachrichtigungsmails für Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge.	Service Desk - [Ticket: Beschreibung der Notiz]
Kurznotizen für Aufgabe	Die Vorlage, die dem Ereignis Aufgabennotiz - erstellt oder bearbeitet zugeordnet ist, wobei das Kontrollkästchen Für Kurznotizen verwenden aktiviert ist. Andernfalls wird die Standardvorlage für dieses Ereignis verwendet.	Projekt - [Aufgabe: Notizbeschreibung]

Die Standardeinstellung für die Kurznotiz-Vorlage ist unabhängig von der Standardeinstellung für das Benachrichtigungsvorlagenereignis. Die Ereignisstandardvorlage zum Erstellen oder Bearbeiten einer Notiz ist nicht unbedingt die Standardeinstellung für die Kurznotiz. Das wird durch ein Kontrollkästchen bestimmt.

Um eine andere Standardvorlage festzulegen, fügen Sie eine Vorlage hinzu oder bearbeiten Sie sie und wählen Sie das Kontrollkästchen Für Kurznotizen verwenden aus.

Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, wird die Markierung des Kontrollkästchens für die aktuelle Standardvorlage automatisch gelöscht.

HINWEIS  Da diese Einstellung auf alle auf Kurznotizen bezogenen Benachrichtigungen innerhalb des Vorlagentyps angewendet wird, empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich mit Ihren Kollegen absprechen, bevor Sie die Standardeinstellung ändern.

Sie können eine Vorlage für Benachrichtigungen, die als Für Kurznotizen verwenden festgelegt ist, nicht löschen oder deaktivieren. Sie müssen zunächst eine andere Vorlage für die Verwendung mit Kurznotizen angeben.