Rechnungsvorlagen entwerfen

Benötigen Sie benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen?

Alle Autotask-Kunden, die Rechnungen außerhalb von Autotask erstellen oder sie in XML exportieren, benötigen eine Rechnungsvorlage. In vielen Fällen reicht unsere Standardrechnungsvorlage.

Kunden, die ihre Abrechnungstransaktionen in CSV-Format exportieren, müssen den Abrechnungsvorgang nicht abschließen und Rechnungen erstellen. Wir empfehlen jedoch, dass Sie dies trotzdem tun. In diesem Fall benötigen Sie lediglich die Standardrechnungsvorlage.

Mit Rechnungsvorlagen können Sie individuell anpassen, welche Informationen Sie auf den an Ihre Kunden gesendeten Rechnungen aufführen möchten. Verwenden Sie den Rechnungsdesigner, um Rechnungsvorlagen zu konfigurieren, die das Layout der Rechnung, die angezeigten Felder und Spalten, die Gruppierung und Reihenfolge von Rechnungsposten sowie die Zahlungsbedingungen speichern.

Sie können:

  • Zusätzliche benutzerdefinierte Rechnungsfelder als Variablen in Ihrer Rechnungsvorlage beinhalten. Siehe Zusätzliche Rechnungsfelder.
  • Eine beliebige Anzahl an Rechnungsvorlagen erstellen und Kunden zuweisen, bei denen die Standardvorlage nicht angebracht ist. Siehe Rechnungsvorlagen gestalten.
  • Rechnungsvorlagen kopieren, löschen, als Standard setzen und ihren aktiven Status verwalten. Siehe Rechnungsvorlagen verwalten.
  • Eine Rechnungsvorlage (die nicht die Standardvorlage ist) mit einer Firma, einem Land, einer individuellen Rechnung oder einer Reihe von Rechnungen verknüpfen. Siehe Eine alternative Vorlage anwenden.

Autotask generiert für Ihre Autotask-Instanz mehrere Systemrechnungsvorlagen, um Ihnen den Anfang zu erleichtern. Diese Vorlagen stellen die beliebtesten Rechnungslayouts dar, die für die Verwendung mit Umschlägen geeignet sind. Da es sich um Systemvorlagen handelt, können sie nicht bearbeitet oder gelöscht werden, allerdings können Sie diese Vorlagen kopieren (und dann umbenennen), um von ihrem bekannten Design zu profitieren.

Die Systemvorlage Standard (Rechnungsanschrift links) ist die globale Standardvorlage für Rechnungen. Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, sollte die Vorlage, die Sie für einen Großteil Ihrer Kunden verwenden, Ihre globale Standardvorlage werden. Die Standardvorlage wird verwendet, wenn keine andere Vorlage auf Länder- oder Firmenebene oder während der Rechnungsbearbeitung ausgewählt wird.

Eine mit einem bestimmten Land verknüpfte Vorlage überschreibt die globale Standardvorlage, und die einer bestimmten Firma zugewiesenen Vorlage überschreibt die mit dem Land verknüpfte Vorlage.

Wenn die globale Standardvorlage nicht geeignet ist, können Sie auf mehrere Arten eine andere zuweisen.

Rechnung und Rechnungs-Batches

Sie können jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung oder einen Rechnungs-Batch erstellen, eine Vorlage zuweisen, die nicht die Standardvorlage ist. Dies ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise eine andere Vorlage für Managed Services vor der Abrechnung verwenden möchten.

Diese Handlung ist ein einmaliges Aufheben der Standardrechnungseinstellungen auf Firmen- oder Länderebene. Die alternative Vorlage kann auf den Seiten „Rechnungsvorschau“ und „Ausgewählte Rechnungen verarbeiten“ ausgewählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen anzeigen und Rechnungen verarbeiten.

Organisation

Sollte die Standardrechnungsvorlage nicht für Ihre Rechnungsstellung für eine Firma geeignet sein, können Sie auf der Seite „Rechnungseinstellungen“ eine andere Vorlage zuweisen. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.

Land

Wenn Sie in mehreren Ländern geschäftlich tätig sind, können Sie eine andere Rechnungsvorlage basierend auf dem Land der Firma festlegen. Siehe Ihre Länderliste verwalten.

Wenn Vorlagen auf mehreren Ebenen zugewiesen werden, überschreibt die genauere Vorlage die generellere.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Rechnungskonfiguration erstellt haben, die mit dem neuen Rechnungsvorlagen-Editor nicht erneut erstellt werden kann, konvertiert Autotask Ihre Rechnungskonfiguration in eine Rechnungsvorlage und unterstützt sie weiterhin.

WICHTIG  Sie können solche benutzerdefinierten Rechnungsvorlagen nicht bearbeiten, kopieren oder löschen.