Rechnungsvorlagen verwalten

BEVOR SIE BEGINNEN  Wenn Sie zusätzliche Felder auf Ihrer Rechnung benötigen, beziehen Sie sich auf Zusätzliche Rechnungsfelder.

Informationen über Rechnungsvorlagen

Jede Autotask-Rechnung, die Sie für einen Kunden vorbereiten, basiert auf einer Rechnungsvorlage. Rechnungsvorlagen speichern das Layout der Rechnung, die angezeigten Felder und Spalten, die Gruppierung und Reihenfolge von Rechnungsposten und die Zahlungsbedingungen.

Ihre Autotask-Datenbank beinhaltet mehrere Systemrechnungsvorlagen, um Ihnen den Anfang zu erleichtern. Diese Vorlagen stellen die beliebtesten Rechnungslayouts dar, die für die Verwendung mit Umschlägen geeignet sind. Sie können nicht bearbeitet oder gelöscht werden, aber sie können kopiert werden, und Sie können die Kopie bearbeiten.

Sie erstellen, bearbeiten, kopieren, löschen und aktivieren/deaktivieren Vorlagen auf der Seite „Rechnungsvorlagen“. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

Weitere Informationen zum Anpassen von Rechnungsvorlagen finden Sie unter Rechnungsvorlagen entwerfen.

Wann sollten Sie zusätzliche Angebotsvorlagen erstellen?

Sie können die Systemrechnungsvorlagen zwar nicht bearbeiten, sie jedoch kopieren und bearbeiten.

Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Rechnungsvorlagen, wenn Folgendes zutrifft:

• Sie das Angebot in einer anderen Sprache bereitstellen möchten.
• Ihr Kunde befindet sich in einem anderen Land, und Rechnungen erfordern andere Informationen. Wenn Sie in mehreren Ländern geschäftlich tätig sind, können Sie eine andere Standard-Angebotsvorlage auf Länderebene festlegen. Die Vorlage wird auf alle Rechnungen angewandt, die für Kunden in dem zugehörigen Land generiert werden, und setzt die globale Standardvorlage außer Kraft. Siehe Ihre Länderliste verwalten.
• Einzelne Kunden benötigen möglicherweise spezielle Rechnungen. Wenn Sie einen oder mehrere Kunden mit speziellen Angebotsbedürfnissen haben, können Sie individuelle Angebotsvorlagen erstellen, um auf diese Bedürfnisse einzugehen. Sie können dann die Angebotsvorlage auf Firmenebene zuweisen. Die Standardvorlage auf Firmenebene überschreibt sowohl die globale Standardvorlage als auch die Standardvorlage auf Länderebene. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.

Rechnungsvorlagen verwalten

Alle Rechnungsvorlagen sind auf der Seite Rechnungsvorlagen aufgeführt. Sie können folgendermaßen vorgehen:

Option	Beschreibung
Neu	Klicken Sie hier, um die Seite „Neue Rechnungsvorlage“ zu öffnen, auf der Sie die grundlegenden Einstellungen der Rechnungsvorlage konfigurieren. Siehe Eigenschaften der Rechnungsvorlage bearbeiten.
Optionen des Kontextmenüs
Gestalten	Öffnen Sie die Seite „Rechnungsvorlage gestalten“. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsvorlagen gestalten.
Vorlageneigenschaften bearbeiten	Öffnen Sie die Seite „Eigenschaften der Rechnungsvorlage“. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften der Rechnungsvorlage bearbeiten.
Kopieren	Kopieren Sie die Vorlage und nehmen Sie Änderungen auf der Seite „Eigenschaften der Rechnungsvorlage“ vor. Siehe Eigenschaften der Rechnungsvorlage bearbeiten.
Als Standard festlegen	Richten Sie diese Vorlage als globalen Standard ein und weisen Sie sie automatisch allen Angeboten zu, die die globale Standardvorlage verwenden. Es kann nur eine globale Standardvorlage geben. Wenn Sie also diese Vorlage als Standard festlegen, wird der aktuell ausgewählte Standard ersetzt.
Aktivieren / Deaktivieren	Legen Sie diese Vorlage als aktiv oder inaktiv fest. Die Standardvorlage kann nicht deaktiviert werden. HINWEIS   Inaktive Vorlagen bleiben mit Ländern und Kunden verknüpft, denen Sie vor der Deaktivierung zugewiesen wurden, können jedoch nicht für neue Länder, Kunden oder Angebote ausgewählt werden.
Löschen	Löschen Sie die Vorlage und entfernen Sie sie somit aus dem Raster. HINWEIS  Sie können die Autotask-Standardvorlage, jede Vorlage, die zurzeit als Standardvorlage festgelegt ist, oder alle Rechnungsvorlagen, die einer Firma oder einer Rechnung zugeordnet sind, nicht löschen. Wenn die Vorlage nicht gelöscht werden kann, können Sie sie deaktivieren, um zu verhindern, dass sie für neue Angebote verwendet wird.