Abrechnung und Geschäftssparten

Wenn das Geschäftsfeld aktiviert ist, verfügt Ihr Vertragsmanagement- oder Buchhaltungsteam über völlig neue Tools zur Klassifizierung von Abrechnungs- und Spesenpositionen in Autotask. Dabei ist die Implementierung von Geschäftssparten für das Finanzteam komplett unabhängig von der Implementierung für Ihr Serviceteam und wird dies auch nicht beeinträchtigen. Jeder Bereich kann Geschäftssparten für seine eigenen Zwecke einrichten.

Der Grund für diese Unabhängigkeit ist der Vertrag.

Verträge sind Abrechnungsvereinbarungen, für die Ihr Team für die Vertragsverwaltung oder die Buchhaltung verantwortlich ist. Verträge können eine Geschäftssparte haben, die sich von der auf dem Ticket oder Projekt ausgewählten Geschäftssparte unterscheidet.

WICHTIG  Rechnungs- und Spesenposten, die mit dem Ticket oder Projekt verbunden sind, übernehmen die Geschäftssparte des Vertrags, nicht die des übergeordneten Objekts.

  • Ihre Vertragsmanager können komplett separate Geschäftsspartenreihen einrichten, um Rechnungspositionen den entsprechenden Profit-Centern zuzuweisen. Siehe Abrechnungsdaten exportieren.
  • Gleichzeitig können Tickets und Projekte dem Geschäftszweig zugeordnet werden, der für Ihr Serviceteam am sinnvollsten ist. Eine Erörterung dieser Ziele finden Sie unter Datensegmentierung.

HINWEIS  Rechnungs- und Spesenposten, die mit einem Vertrag verbunden sind, der eine andere Geschäftssparte als das Ticket oder Projekt hat, bleiben sichtbar und können auf dem Ticket oder Projekt verwaltet werden.

Anwendungsfälle

Mithilfe der Geschäftsspartenfunktion können Kunden mehr als eine automatische Sequenz für Rechnungsnummern beibehalten, d. h., eine für jeden auf der Seite „Organisationsstruktur“ eingerichteten Bereich. Siehe Nächste Rechnungsnummer (leer lassen, um automatische Nummerierung zu deaktivieren).

Wenn eine Rechnung erstellt wird, die Rechnungspositionen aus mehreren Bereichen enthält, erhalten Sie eine Warnung, dass eine nicht kompatible Rechnungsnummernsequenz vorliegt und können dann entscheiden, wie Sie fortfahren möchten. Siehe Informationen zum Verarbeiten von Rechnungen, wenn die Organisationsstruktur aktiviert ist und Bereiche unterschiedliche Sequenzen für Rechnungsnummern haben.

Sie können nun anhand von Bereich, Geschäftssparte oder der Kombination „Bereich > Geschäftssparte“ nach Posten und Transaktionen suchen sowie anhand von ihnen filtern und Berichte erstellen.

  • Auf den Seiten „Genehmigen & Buchen“, „Rückbuchen“, „Posten zur Rechnungsstellung“, „Assistent: Rechnungsstellung“ und „Rechnungshistorie“ werden die Filter Geschäftssparte und Geschäftssparte enthält Daten angezeigt.
  • Auf den Seiten „Posten zur Rechnungsstellung“ und „Rechnungshistorie“ wird außerdem das separate Feld Bereich zum Filtern angezeigt.

HINWEIS  Damit können Sie Probleme bei separaten Rechnungsnummernsequenzen vermeiden.

Sowohl der Rechnungsexport zu XML als auch der Export von Rechnungspositionen zu CSV machen die Informationen für „Bereich > Geschäftssparte“ für den Import in externe Buchhaltungsanwendungen verfügbar.

  • Beim Rechnungsexport zu XML ist „business_division_subdivision_name“ (Name des Unterbereichs des Geschäftsbereichs) auf Rechnungspostenebene verfügbar sowie auf Rechnungsebene, wenn alle Rechnungspositionen mit derselben Geschäftssparte verbunden sind. Siehe XML-Datenzuordnung.
  • Beim CSV-EXPORT wird die Spalte Geschäftszweig in die Exporttabelle aufgenommen. Siehe Rechnungsdaten mithilfe des Exportassistenten exportieren.

Die Möglichkeit, Finanztransaktionen mit Geschäftsbereichen zu kennzeichnen, die die Prioritäten der Finanzabteilung widerspiegeln, verbessert auch die Berichterstattung in Autotask. Die Spalten und Filter „Bereich“, „Geschäftssparte“ und „Bereich > Geschäftssparte“ wurden zu einer Reihe von LiveReports-Kategorien hinzugefügt. Siehe Auswirkungen von Geschäftssparten auf die Berichterstattung.

Empfehlungen für die optimale Vorgehensweise

Nur Mitarbeiter in der Finanzabteilung sollten darauf Zugriff haben. Damit können Sie Geschäftssparten für die Abrechnung optimieren und nicht autorisierte Benutzer von der Vertragsverwaltung fernhalten.

Wenn Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung Tickets und Projekte öffnen sollen, welche die übergeordneten Objekte für Rechnungspositionen sind, müssen Sie ihnen Zugriff auf alle Geschäftssparten geben, nicht nur die finanziellen.